Ce este Gemba Walk și cum să o faci corect + Lista de verificare

Acolo unde nu există ordine, este haos.

Dar compania ta nu este așa, nu? Totul se face după reguli și standarde strict definite. Echipele sunt strânse, toată lumea își face partea și totuși – îți lipsesc rezultatele pe care ți-ai propus să le obții. Aceste rapoarte trimestriale arată clar că ai putea fi mai bine.

Dacă toate operațiunile par să ruleze așa cum ar trebui, atunci care este problema?

Pentru a afla, ai putea folosi Gemba Walk.

Cum a devenit „Gemba Walk” un lucru?

Termenul Gemba Walk este de origine japoneză și provine din lumea afacerilor . „Gemba” înseamnă „locul real” sau „locul în care se creează valoarea”. L-ați putea interpreta și ca „unde se află acțiunea” sau „unde se întâmplă magia”.

Descoperirea adevăratei valori

În termeni de afaceri, Gemba este locul în care se realizează munca, este cel mai important segment al unei companii. Inima productivității. De exemplu, dacă gestionați o fabrică care produce gadgeturi, „Gemba” ar fi linia de asamblare a acesteia. Dacă conduceți o casă de discuri, „Gemba” ar fi studioul dvs. de înregistrare.

Gemba Walk a fost introdus de inginerul industrial japonez Taiichi Ohno , care este considerat părintele sistemului de producție Toyota, adesea numit The Toyota Way. Ohno s-a dedicat dezvoltării de concepte care îmbunătățesc productivitatea și performanța afacerii, recunosc punctele slabe, reduc cheltuielile și economisesc timp.

De-a lungul carierei sale, Ohno a dezvoltat mai multe metode de afaceri care au câștigat rapid popularitate la nivel mondial. De exemplu, în 1988, The Toyota Way a fost adoptată în Statele Unite ca Lean Manufacturing de către John Krafcik, care a lucrat în poziții executive în Google și este în prezent CEO-ul Maymo.

Deci, ce este exact o plimbare Gemba?

Este o plimbare. Un tur al facilităților și birourilor dvs. de afaceri.

Bine, hai să explicăm . Este o tehnică de management care este utilizată pentru a identifica valoarea adevărată, a urmări problemele și a crește productivitatea . Conducerea și directorii merg într-un tur pietonal al birourilor și văd munca reală așa cum se întâmplă. Ei pun întrebări curioase, vorbesc direct cu membrii personalului, se întreabă despre rutinele și metodele lor zilnice.

O abordare directă care oferă rezultate

Aceasta este o abordare foarte practică, directă. Este nevoie de conducere la podea, chiar în mijlocul punctului zero, unde se desfășoară munca efectivă . Nu sălile de ședințe ale birourilor executive, ci locurile reale în care personalul își petrece orele de lucru aglomerate.

Folosind Gemba Walk ca tehnică de management, liderii obțin o perspectivă asupra fluxului de lucru real al companiei lor . Acest lucru oferă loc pentru rezolvarea problemelor, valoare adăugată și creștere continuă.

Acum că aveți o mică poveste de fundal despre Gemba Walk (și aveți încredere în noi, aceasta a fost doar pentru a vă face o idee generală, sunteți liber să analizați cum a ajuns metoda în detaliu), putem continua la cel mai important lucru și acesta este cum să te pregătești pentru o plimbare eficientă Gemba.

Lista dvs. de verificare Gemba Walk

1 Definiți o temă

O plimbare Gemba poate fi eficientă numai dacă ați planificat-o corect. Alegerea unei teme pentru plimbarea ta este crucială . Cum să alegi unul? Privește prioritățile tale – care sunt problemele de care vrei să fii îngrijit cât mai curând posibil? Poate doriți să reduceți cheltuielile sau să creșteți siguranța, să scăpați de documentele inutile sau pur și simplu să creșteți moralul companiei pentru o productivitate crescută.

Dacă alegerea unei teme pentru plimbarea dvs. pare dificilă, consultați rapoartele de performanță sau organizați o sesiune de brainstorming cu alți membri ai managementului. Chiar și un sondaj prin e-mail atât pentru conducere, cât și pentru personal, vă poate ghida.

2 Lasă-ți angajații să se pregătească

Anunțați viitoarea Gemba Walk angajaților dvs. Spune-le când se va întâmpla și despre ce este vorba. Angajații dvs. trebuie să cunoască beneficiile unui Gemba Walk, astfel încât să le puteți câștiga încrederea . Ei trebuie să știe că slujba nimănui nu este în joc și că scopul unui Gemba Walk este să crească valoarea companiei tale – nu să concediezi pe cineva.

A fi transparent în prealabil elimină stresul în rândul personalului tău. Este esențial pentru un Gemba Walk ca munca să se desfășoare ca de obicei și, pentru a realiza acest lucru, trebuie să vă asigurați că condițiile de muncă sunt aceleași ca în orice altă zi de lucru.

3 Concentrați-vă pe proces, nu pe oameni

Scopul unei Gemba Walk nu este să identifici membrii personalului tău care sunt problematici sau remarcabili. Indivizii nu sunt analizați. Ceea ce este analizat este procesul de lucru al companiei dvs. Scopul tău este să înțelegi fiecare segment al procesului, să descoperi care sunt punctele tale forte și să afli unde este loc de îmbunătățire.

Amintiți-vă întotdeauna că aceasta nu este o evaluare a performanței angajatului dvs., ci mai degrabă a performanței companiei dvs. în ansamblu.

4 Urmați fluxul de valori

Urmăriți lanțul valorii reale, în punctele în care este creat. Pare că lipsește ceva? Este mai probabil să identificați activități risipitoare folosind această metodă. Un departament al biroului tău iese în evidență prin productivitate și atitudine? Concentrează-te pe abordarea lor și vezi cum poate fi implementată în alte segmente ale muncii tale.

Dacă observați o anumită procedură care oferă o mare valoare, urmați-o în diferite departamente . În același mod, atunci când vedeți o problemă sau un dezavantaj, urmați-o. Vezi unde te duce.

5 Înregistrați-vă observațiile

Urmăriți observațiile dvs. înregistrându-le. Purtați cu dvs. un smartphone și faceți fotografii, înregistrați videoclipuri, înregistrați mesaje vocale - fiecare informație poate fi utilă . Puteți chiar să mergeți la școala veche și să scrieți notițe. Important este că ține o evidență a observațiilor tale Gemba Walk.

Folosiți-vă înregistrările pentru a scrie un raport după Gemba Walk. Ceea ce ați înregistrat vor fi informații directe pe care le-ați obținut de la, ei bine, „locul în care se creează valoarea”. Acest lucru vă asigură că raportul dvs. va fi perspicace și detaliat.

6 Pune întrebări directe

Când vine vorba de a căuta răspunsuri de la angajații tăi, fii sincer și rămâi mereu direct, punctual. Gândește ca un reporter care caută răspunsuri . Cele mai de bază trei întrebări vă pot oferi toate feedback-urile de care aveți nevoie:

Cum?

Cum se face ceva? Cum gestionați această cantitate de muncă? Cum ține evidența procesului tău? De cât timp aveți nevoie pentru a finaliza o sarcină?

Ce?

La ce lucrezi acum? Care sunt problemele pe care le întâmpinați? Ce ați observat despre această sarcină specială care o face să iasă în evidență?

OMS?

Cine lucrează cu tine la acest proiect? Cine sunt oamenii care te ajută cu această misiune?

Cine este publicul tău țintă? Cine sunt clienții tăi?

Când?

Când faci asta? Există un moment regulat când acest proces este implementat? Când începeți de obicei un proiect?

Unde?

De unde lucrezi? Unde crezi că este cel mai stresant loc din acest birou? Unde poți deveni productiv?

De ce?

De ce folosești această metodă și nu altceva? De ce lucrezi singur la acest proiect? De ce ai nevoie de ajutor cu acest proiect?

Acestea au fost doar câteva exemple comune. Simțiți-vă liber să scrieți acele întrebări simple și să adăugați mai multe dintre ele. Purtați-l cu dvs. ca listă de verificare în timp ce vă desfășurați Gemba Walk.

7 Salvați sugestiile pentru mai târziu

Ești ocupat să observi, să analizezi și să obții răspunsuri. Cu această cantitate de feedback, veți veni cu o mulțime de sugestii despre cum să aduceți îmbunătățiri. Dar, nu vă împovărați angajații cu sugestii în timp ce încă vă plimbați Gemba. Păstrați-le pentru mai târziu.

Odată ce Gemba Walk s-a terminat și ați notat observațiile dvs. sub formă de raport, apoi reveniți la angajații dvs. și la alți membri ai managementului cu sugestii privind posibilele îmbunătățiri. Ei te vor aprecia mai mult pentru așteptare.

8 Faceți din asta o plimbare în echipă

O plimbare Gemba nu trebuie să fie o activitate pentru o singură persoană. Echipe întregi pot merge într-o plimbare Gemba. De exemplu, în calitate de manager, puteți obține pe cineva din echipa dvs. să vi se alăture, precum și oameni din alte echipe și departamente. Gemba Walks funcționează mai bine cu mai multe perechi de ochi!

Schimbă-l puțin. Adăugați parteneri de afaceri, investitori, angajați sau chiar clienți și clienți echipei dvs. Gemba Walk. Fiecare dintre ele va aduce o perspectivă unică.

De exemplu, dacă compania dumneavoastră utilizează software sau echipamente specializate, aduceți un reprezentant al furnizorului dumneavoastră. A vedea cum este utilizat produsul lor ar putea oferi câteva comentarii foarte utile.

9 Păstrați-l flexibil

Când vine vorba de un program regulat Gemba Walk, mențineți-l flexibil. După cum am menționat anterior, este recomandabil să anunțați Gemba Walk înainte de a avea loc și să faceți din aceasta un eveniment regulat. Dar, nu trebuie să menții un program rigid. Aveți o plimbare Gemba în fiecare prima zi de luni a lunii? Cel mai bine este să-l păstrați mult mai flexibil decât atât.

Anunțați Gemba Walk cu o săptămână sau cu câteva zile înainte. Nu vă va perturba fluxul de lucru, iar angajații vor avea timp să se pregătească. Dacă ar ști că o plimbare Gemba are loc în fiecare lună în același timp, feedback-ul ar putea deveni mai puțin perspicace și mai previzibil, iar sarcina în sine își va pierde dinamica.

10 Obțineți feedback de la angajați (și oferiți feedback)

A pune întrebări în timpul Gemba Walk este necesar, iar după aceea este incredibil de util. Oferiți angajaților dvs. un raport de urmărire despre ceea ce ați învățat de la Gemba Walk și ce îmbunătățiri pot fi aduse.

Puteți face acest lucru prin e-mail, în persoană sau prin software-ul de management al echipei. Lăsați oamenii să pună întrebări și să-și dea feedback. Dacă prețuiești sugestiile lor, angajații tăi vor ști că opinia lor contează. Acest lucru va consolida munca în echipă și vă va consolida ca lider de birou.

11 Mai faceți o plimbare Gemba (și încă una)

Unul dintre principalele avantaje ale unui Gemba Walk este că oferă loc pentru creștere și îmbunătățiri. Puteți remedia anumite erori, puteți scăpa de eșecuri, vă puteți optimiza fluxul de afaceri. Odată ce ați implementat modificările necesare primite de la prima dvs. Gemba Walk, începeți să vă pregătiți pentru altul.

Serios? Unul nu este suficient?

Absolut. Este doar începutul unei îmbunătățiri continue. Când Ohno a dezvoltat inițial Gemba Walk, el știa că există întotdeauna loc de îmbunătățire. Progresul nu este finit, iar afacerea dvs. nu ar trebui să-și limiteze niciodată spațiul de creștere.

Pregătește-te de mers

Cu o listă de verificare ca aceasta, ești gata. Bine, trebuie să-l personalizați și să vă planificați prima Gemba Walk în avans, dar mențineți o atitudine pozitivă și încurajați-vă că aceasta va fi o activitate recurentă pe termen lung.

Dacă doriți ca afacerea dvs. să evolueze, nu există o schimbare instantanee pentru a o duce la următorul nivel. Trebuie să faci pași, iar o plimbare Gemba te va duce acolo. Pe termen lung, personalul dumneavoastră se va obișnui cu îmbunătățiri care vor duce la o productivitate mai mare, cu convingerea fermă că managementul își prețuiește cu adevărat eforturile.