Qué es un Gemba Walk y cómo hacerlo bien + Lista de verificación

Donde no hay orden, hay caos.

Pero, tu empresa no es así, ¿verdad? Todo se hace de acuerdo con reglas y estándares estrictamente definidos. Los equipos están unidos, todos están haciendo su parte y, sin embargo, te estás perdiendo los resultados que te has propuesto lograr. Esos informes trimestrales muestran claramente que podría estar haciéndolo mejor.

Si aparentemente todas las operaciones funcionan como se supone que deben hacerlo, ¿cuál es el problema?

Para averiguarlo, podría usar un Gemba Walk.

¿Cómo se convirtió en algo “Gemba Walk”?

El término Gemba Walk es de origen japonés y proviene del mundo de los negocios . “Gemba” significa “el lugar real” o “el lugar donde se crea valor”. También podría interpretarlo como "dónde está la acción" o "dónde ocurre la magia".

Descubriendo el verdadero valor

En términos comerciales, Gemba es donde se realiza el verdadero trabajo, es el segmento más importante de una empresa. El corazón de la productividad. Por ejemplo, si está administrando una fábrica que produce dispositivos, "Gemba" sería su línea de ensamblaje. Si tienes un sello discográfico, “Gemba” sería tu estudio de grabación.

Gemba Walk fue presentado por el ingeniero industrial japonés Taiichi Ohno , considerado el padre del sistema de producción de Toyota, a menudo llamado The Toyota Way. Ohno se dedicó a desarrollar conceptos que mejoren la productividad y el desempeño empresarial, reconozcan debilidades, disminuyan gastos y ahorren tiempo.

A lo largo de su carrera, Ohno desarrolló varios métodos comerciales que rápidamente ganaron popularidad mundial. Por ejemplo, en 1988, John Krafcik, quien trabajó en puestos ejecutivos en Google y actualmente es el director ejecutivo de Maymo, adoptó The Toyota Way en los Estados Unidos como Lean Manufacturing.

Entonces, ¿qué es exactamente un Gemba Walk?

es un paseo Un recorrido por las instalaciones y oficinas de su negocio.

Bien, vamos a explicar . Es una técnica de gestión que se utiliza para identificar el verdadero valor, localizar problemas y aumentar la productividad . La gerencia y los ejecutivos realizan un recorrido a pie por las oficinas y ven el trabajo real a medida que sucede. Hacen preguntas inquisitivas, hablan directamente con los miembros del personal, preguntan sobre sus rutinas y métodos diarios.

Un enfoque directo que ofrece resultados

Este es un enfoque muy práctico y directo. Lleva a la gerencia al piso, justo en el medio de la zona cero, donde se lleva a cabo el trabajo real . No son las salas de reuniones de las oficinas ejecutivas, sino los lugares reales donde el personal pasa sus ajetreadas horas de trabajo.

Al utilizar el Gemba Walk como técnica de gestión, los líderes obtienen información sobre el flujo de trabajo real de su empresa . Esto brinda espacio para la resolución de problemas, el valor agregado y el crecimiento continuo.

Ahora que tiene un poco de historia de fondo sobre el Gemba Walk (y confíe en nosotros, esto fue solo para tener una idea general, puede analizar con mayor detalle cómo llegó a ser el método), podemos continuar con el lo más importante, y es cómo prepararse para un Gemba Walk eficiente.

Su lista de verificación de Gemba Walk

1 Definir un tema

Un Gemba Walk solo puede ser eficiente si lo ha planificado correctamente. Escoger un tema para su caminata es crucial . ¿Cómo elegir uno? Analice sus prioridades: ¿cuáles son los problemas que desea que se aborden lo antes posible? Tal vez desee reducir los gastos, aumentar la seguridad, deshacerse del papeleo innecesario o simplemente aumentar la moral de la empresa para aumentar la productividad.

Si elegir un tema para su caminata parece difícil, consulte los informes de desempeño o realice una sesión de intercambio de ideas con otros miembros de la gerencia. Incluso una encuesta por correo electrónico tanto para la gerencia como para el personal podría guiarlo.

2 Deje que sus empleados se preparen

Anuncie el próximo Gemba Walk a sus empleados. Hágales saber cuándo sucederá y de qué se trata. Sus empleados necesitan conocer los beneficios de un Gemba Walk, para que pueda ganarse su confianza . Necesitan saber que el trabajo de nadie está en juego y que el objetivo de un Gemba Walk es aumentar el valor de su empresa, no despedir a alguien.

Ser transparente de antemano elimina el estrés entre su personal. Es crucial para un Gemba Walk que el trabajo se realice como de costumbre y, para lograrlo, debe asegurarse de que las condiciones de trabajo sean las mismas que en cualquier otro día laboral.

3 Centrarse en el proceso, no en las personas

El objetivo de un Gemba Walk no es identificar a los miembros de su personal que son problemáticos o sobresalientes. Los individuos no están siendo analizados. Lo que se analiza es el proceso de trabajo de su empresa . Su objetivo es comprender cada segmento del proceso, descubrir cuáles son sus puntos fuertes y descubrir dónde puede mejorar.

Recuerde siempre que esta no es una evaluación del desempeño de su empleado, sino del desempeño de su empresa en su conjunto.

4 Seguir el flujo de valor

Seguir la cadena de valor real, en los puntos donde se está creando. ¿Algo parece faltar? Es más probable que identifique actividades inútiles utilizando este método. ¿Un departamento de su oficina se destaca por su productividad y actitud? Concéntrese en su enfoque y vea cómo se puede implementar en otros segmentos de su trabajo.

Si observa un determinado procedimiento que proporciona un gran valor, sígalo en todos los departamentos . De la misma manera, cuando vea un problema o un inconveniente, sígalo. Mira a dónde te lleva.

5 Registra tus observaciones

Lleve un registro de sus observaciones registrándolas. Lleve un teléfono inteligente con usted y tome fotos, grabe videos, grabe mensajes de voz: cada bit de información puede ser útil . Incluso puedes ir a la vieja escuela y escribir notas. Lo importante es que mantenga un registro de sus observaciones del Gemba Walk.

Use sus registros para escribir un informe después de su Gemba Walk. Lo que hayas registrado será información directa que obtuviste de, bueno, “el lugar donde se crea el valor”. Esto asegura que su informe será perspicaz y detallado.

6 Haz preguntas directas

Cuando se trata de buscar respuestas de sus empleados, sea honesto y manténgase siempre directo y puntual. Piense como un reportero que busca respuestas . Las tres preguntas más básicas pueden proporcionarle toda la información que necesita:

¿Cómo?

¿Cómo se está haciendo algo? ¿Cómo estás gestionando esta cantidad de trabajo? ¿Cómo llevas el control de tu proceso? ¿Cuánto tiempo necesitas para completar una tarea?

¿Qué?

¿En qué estás trabajando ahora mismo? ¿Cuáles son los problemas que está experimentando? ¿Qué ha notado acerca de esta tarea en particular que la hace destacar?

¿Quién?

¿Quién está trabajando contigo en este proyecto? ¿Quiénes son las personas que te ayudan con esta tarea?

¿Quién es tu público objetivo? ¿Quiénes son sus clientes?

¿Cuándo?

¿Cuándo estás haciendo esto? ¿Hay un tiempo regular en el que se está implementando este proceso? ¿Cuándo sueles empezar un proyecto?

¿Donde?

¿Desde dónde estás trabajando? ¿Cuál crees que es el lugar más estresante de esta oficina? ¿Dónde puedes ser productivo?

¿Por qué?

¿Por qué estás usando este método y no otro? ¿Por qué estás trabajando solo en este proyecto? ¿Por qué necesita ayuda con este proyecto?

Estos fueron solo algunos ejemplos comunes. Siéntase libre de escribir esas preguntas simples y agregar más propias. Llévelo con usted como una lista de verificación mientras realiza su Gemba Walk.

7 Guarda tus sugerencias para más tarde

Estás ocupado observando, analizando y obteniendo respuestas. Con esa cantidad de comentarios, se le ocurrirán muchas sugerencias sobre cómo realizar mejoras. Pero, no cargue a sus empleados con sugerencias mientras todavía está caminando por Gemba. Guárdalos para más tarde.

Una vez que haya terminado su Gemba Walk y haya escrito sus observaciones en un informe, vuelva a comunicarse con sus empleados y otros miembros de la gerencia con sugerencias sobre posibles mejoras. Te apreciarán más por esperar.

8 Que sea una caminata en equipo

Un Gemba Walk no tiene que ser una actividad de una sola persona. Equipos completos pueden realizar un Gemba Walk. Por ejemplo, como gerente, puede hacer que alguien de su equipo se una a usted, así como también personas de otros equipos y departamentos. ¡Gemba Walks funciona mejor con más pares de ojos!

Cámbialo un poco. Agregue socios comerciales, inversionistas, empleados o incluso clientes a su equipo de Gemba Walk. Cada uno de ellos aportará una perspectiva única al redil.

Por ejemplo, si su empresa utiliza software o equipo especializado, traiga un representante de su proveedor. Ver cómo se usa su producto podría proporcionar algunos comentarios muy útiles.

9 Mantenlo flexible

Cuando se trata de tener un horario regular de Gemba Walk, manténgalo flexible. Como mencionamos anteriormente, es recomendable anunciar su Gemba Walk antes de que suceda y convertirlo en un evento regular. Pero, no tienes que mantener un horario rígido. ¿Tienes un Gemba Walk cada primer lunes de mes? Es mejor mantenerlo mucho más flexible que eso.

Anuncie su Gemba Walk con una semana o varios días de anticipación. No interrumpirá su flujo de trabajo y los empleados tendrán tiempo para prepararse. Si supieran que se está realizando un Gemba Walk todos los meses a la misma hora, la retroalimentación podría volverse menos perspicaz y más predecible y la tarea en sí misma perdería su dinámica.

10 Obtener retroalimentación de los empleados (y dar retroalimentación)

Es necesario hacer preguntas durante su Gemba Walk, y hacerlas después es increíblemente útil. Proporcione a sus empleados un informe de seguimiento sobre lo que han aprendido de su Gemba Walk y qué mejoras se pueden realizar.

Puede hacerlo por correo electrónico, en persona o mediante un software de gestión de equipos. Permita que las personas hagan preguntas y den su opinión. Si valora sus sugerencias, sus empleados sabrán que su opinión es importante. Esto fortalecerá el trabajo en equipo y lo consolidará como líder de la oficina.

11 Haz otro Gemba Walk (y otro)

Una de las principales ventajas de un Gemba Walk es que brinda espacio para el crecimiento y las mejoras. Puede corregir ciertos errores, deshacerse de contratiempos, optimizar el flujo de su negocio. Una vez que haya implementado los cambios necesarios que obtuvo de su primer Gemba Walk, comience a prepararse para otro.

¿En serio? ¿Uno no es suficiente?

Absolutamente. Es solo el comienzo de una mejora continua. Cuando Ohno desarrolló originalmente el Gemba Walk, sabía que siempre había espacio para mejorar. El progreso no es finito y su negocio nunca debe limitar su margen de crecimiento.

preparándose para caminar

Con una lista de verificación como esta, está listo para comenzar. De acuerdo, también debe personalizarlo y planificar su primer Gemba Walk con anticipación, pero mantenga una actitud positiva y anímese a pensar que esta será una actividad recurrente a largo plazo.

Si desea que su negocio evolucione, no hay un cambio instantáneo para llevarlo al siguiente nivel. Debe tomar medidas, y un Gemba Walk lo llevará allí. A la larga, su personal se acostumbrará a las mejoras que conducirán a una mayor productividad, con la firme creencia de que la gerencia realmente valora sus esfuerzos.