Co to jest Gemba Walk i jak zrobić to dobrze + Lista kontrolna

Tam, gdzie nie ma porządku, jest chaos.

Ale twoja firma nie jest taka, prawda? Wszystko odbywa się według ściśle określonych zasad i standardów. Zespoły są zwarte, wszyscy wykonują swoją część, a jednak – brakuje Ci wyników, które zamierzasz osiągnąć. Te kwartalne raporty jasno pokazują, że można by radzić sobie lepiej.

Jeśli wszystkie operacje pozornie przebiegają tak, jak powinny, to na czym polega problem?

Aby się tego dowiedzieć, możesz skorzystać z Gemba Walk.

Jak „Gemba Walk” stał się rzeczą?

Termin Gemba Walk ma pochodzenie japońskie i wywodzi się ze świata biznesu . „Gemba” oznacza „prawdziwe miejsce” lub „miejsce, w którym tworzona jest wartość”. Możesz również zinterpretować to jako „gdzie jest akcja” lub „gdzie dzieje się magia”.

Odkrywanie prawdziwej wartości

Pod względem biznesowym Gemba to miejsce, w którym wykonuje się prawdziwą pracę, to najważniejszy segment firmy. Serce produktywności. Na przykład, jeśli zarządzasz fabryką produkującą gadżety, „Gemba” będzie jej linią montażową. Jeśli prowadzisz wytwórnię muzyczną, „Gemba” będzie Twoim studiem nagraniowym.

Gemba Walk został wprowadzony przez japońskiego inżyniera przemysłowego Taiichi Ohno , który jest uważany za ojca Toyota Production System, często nazywanego The Toyota Way. Ohno poświęcało się opracowywaniu koncepcji, które poprawiają produktywność i wyniki biznesowe, rozpoznają słabości, zmniejszają wydatki i oszczędzają czas.

W swojej karierze Ohno opracował kilka metod biznesowych, które szybko zyskały popularność na całym świecie. Na przykład w 1988 roku Toyota Way została przyjęta w Stanach Zjednoczonych jako Lean Manufacturing przez Johna Krafcika, który pracował na stanowiskach kierowniczych w Google, a obecnie jest dyrektorem generalnym Maymo.

Czym właściwie jest spacer Gemba?

To spacer. Zwiedzanie obiektów biznesowych i biur.

Dobra, wyjaśnijmy . Jest to technika zarządzania, która służy do identyfikowania prawdziwej wartości, śledzenia problemów i zwiększania produktywności . Kierownictwo i kadra kierownicza udają się na spacer po biurach i obserwują rzeczywistą pracę, jak to się dzieje. Zadają dociekliwe pytania, rozmawiają bezpośrednio z pracownikami, wypytują o ich codzienne czynności i metody.

Bezpośrednie podejście, które przynosi rezultaty

To bardzo praktyczne, bezpośrednie podejście. Przenosi kierownictwo na piętro, w sam środek strefy zero, gdzie odbywa się rzeczywista praca . Nie sale konferencyjne dla kadry kierowniczej, ale rzeczywiste miejsca, w których pracownicy spędzają swój ruchliwy czas pracy.

Wykorzystując Gemba Walk jako technikę zarządzania, liderzy uzyskują wgląd w rzeczywisty przepływ pracy ich firmy . Daje to miejsce na rozwiązywanie problemów, wartość dodaną i ciągły wzrost.

Teraz, gdy masz już trochę historii na temat Gemba Walk (i zaufaj nam, było to tylko ogólne pojęcie, możesz swobodnie przeanalizować, w jaki sposób metoda powstała, bardziej szczegółowo), możemy przejść do najważniejsze, czyli jak przygotować się do efektywnego Gemba Walk.

Twoja lista kontrolna Gemba Walk

1 Zdefiniuj motyw

Gemba Walk może być skuteczny tylko wtedy, gdy odpowiednio go zaplanujesz. Wybór tematu spaceru ma kluczowe znaczenie . Jak wybrać jeden? Przyjrzyj się swoim priorytetom – jakimi sprawami chcesz się zająć jak najszybciej? Być może chcesz zmniejszyć wydatki lub zwiększyć bezpieczeństwo, pozbyć się niepotrzebnej papierkowej roboty lub po prostu zwiększyć morale firmy w celu zwiększenia produktywności.

Jeśli wybór tematu spaceru wydaje się trudny, zajrzyj do raportów z wyników lub przeprowadź burzę mózgów z innymi członkami kierownictwa. Nawet ankieta e-mailowa dla kierownictwa i personelu może Cię poprowadzić.

2 Pozwól swoim pracownikom przygotować się

Ogłoś nadchodzący spacer Gemba swoim pracownikom. Daj im znać, kiedy to się stanie i o co w tym wszystkim chodzi. Twoi pracownicy muszą znać korzyści płynące z Gemba Walk, abyś mógł zdobyć ich zaufanie . Muszą wiedzieć, że nikt nie stoi na przeszkodzie i że celem Gemba Walk jest zwiększenie wartości Twojej firmy, a nie zwolnienie kogoś.

Przejrzystość z wyprzedzeniem eliminuje stres wśród pracowników. Dla Gemba Walk ważne jest, aby praca była wykonywana jak zwykle, a aby to osiągnąć, musisz upewnić się, że warunki pracy są takie same, jak w każdy inny dzień roboczy.

3 Skoncentruj się na procesie, a nie na ludziach

Celem Gemba Walk nie jest zidentyfikowanie członków personelu, którzy są problematyczni lub wybitni. Osoby nie są analizowane. Analizowany jest proces pracy Twojej firmy . Twoim celem jest zrozumienie każdego segmentu procesu, odkrycie swoich mocnych stron i ustalenie, gdzie jest miejsce na ulepszenia.

Zawsze pamiętaj, że nie jest to ocena wydajności twojego pracownika, ale raczej wydajność twojej firmy jako całości.

4 Podążaj za strumieniem wartości

Prześledź łańcuch rzeczywistej wartości w punktach, w których jest tworzony. Wydaje się, że czegoś brakuje? Jest bardziej prawdopodobne, że za pomocą tej metody zidentyfikujesz marnotrawstwo. Jeden dział Twojego biura wyróżnia się wydajnością i nastawieniem? Skoncentruj się na ich podejściu i zobacz, jak można je wdrożyć w innych segmentach swojej pracy.

Jeśli zauważysz określoną procedurę, która zapewnia dużą wartość, postępuj zgodnie z nią w różnych działach . W ten sam sposób, gdy zobaczysz problem lub wadę, postępuj zgodnie z nim. Zobacz, dokąd Cię prowadzi.

5 Zapisz swoje obserwacje

Śledź swoje obserwacje, zapisując je. Noś ze sobą smartfon i rób zdjęcia, nagrywaj filmy, nagrywaj wiadomości głosowe – każda informacja może się przydać . Możesz nawet przejść do starej szkoły i zapisywać notatki. Ważne jest, aby prowadzić zapis swoich obserwacji Gemba Walk.

Użyj swoich danych, aby napisać raport po Gemba Walk. To, co zarejestrowałeś, będzie bezpośrednią informacją, którą dostałeś, no cóż, „miejsca, w którym tworzona jest wartość”. Dzięki temu Twój raport będzie wnikliwy i szczegółowy.

6 Zadawaj bezpośrednie pytania

Jeśli chodzi o szukanie odpowiedzi od swoich pracowników, bądź uczciwy i zawsze bądź bezpośredni, na miejscu. Myśl jak reporter, który szuka odpowiedzi . Trzy najbardziej podstawowe pytania mogą dostarczyć wszystkich potrzebnych informacji zwrotnych:

Jak?

Jak się coś robi? Jak zarządzasz taką ilością pracy? Jak śledzisz swój proces? Ile czasu potrzebujesz na wykonanie zadania?

Co?

Nad czym teraz pracujesz? Jakie masz problemy? Co zauważyłeś w tym konkretnym zadaniu, co je wyróżnia?

Kto?

Kto pracuje z tobą nad tym projektem? Kim są ludzie, którzy pomagają ci w tym zadaniu?

Kto jest waszym dobiorcą docelowym? Kim są Twoi klienci?

Kiedy?

Kiedy to robisz? Czy jest regularny czas realizacji tego procesu? Kiedy zwykle zaczynasz projekt?

Gdzie?

Skąd pracujesz? Jak myślisz, gdzie jest najbardziej stresujące miejsce w tym biurze? Gdzie możesz uzyskać produktywność?

Czemu?

Dlaczego używasz tej metody, a nie czegoś innego? Dlaczego pracujesz nad tym projektem sam? Dlaczego potrzebujesz pomocy przy tym projekcie?

To tylko kilka typowych przykładów. Możesz zapisać te proste pytania i dodać więcej własnych. Noś go przy sobie jako listę kontrolną podczas prowadzenia Gemba Walk.

7 Zapisz swoje sugestie na później

Jesteś zajęty obserwowaniem, analizowaniem i uzyskiwaniem odpowiedzi. Dzięki takiej ilości informacji zwrotnych otrzymasz wiele sugestii dotyczących wprowadzania ulepszeń. Ale nie obciążaj swoich pracowników sugestiami, gdy wciąż chodzisz po Gemba. Zachowaj je na później.

Po zakończeniu Gemba Walk i zapisaniu swoich obserwacji w formie raportu, wróć do swoich pracowników i innych członków kierownictwa z sugestiami dotyczącymi możliwych ulepszeń. Bardziej docenią cię za czekanie.

8 Zrób z tego spacer zespołowy

Gemba Walk nie musi być czynnością jednoosobową. Na Gemba Walk mogą wybrać się całe zespoły. Na przykład jako menedżer możesz poprosić kogoś z Twojego zespołu, aby do Ciebie dołączył, a także osoby z innych zespołów i działów. Gemba Walks działa lepiej z większą liczbą par oczu!

Zmień to trochę. Dodaj partnerów biznesowych, inwestorów, pracowników, a nawet klientów i klientów do swojego zespołu Gemba Walk. Każdy z nich wniesie do owczarni wyjątkową perspektywę.

Na przykład, jeśli Twoja firma korzysta ze specjalistycznego oprogramowania lub sprzętu, przyprowadź przedstawiciela swojego dostawcy. Zobaczenie, w jaki sposób ich produkt jest używany, może dostarczyć bardzo przydatnego komentarza.

9 Zachowaj elastyczność

Jeśli chodzi o regularny harmonogram Gemba Walk, zachowaj elastyczność. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, dobrze jest ogłosić Gemba Walk przed jego rozpoczęciem i sprawić, by był to wydarzenie regularne. Ale nie musisz utrzymywać sztywnego harmonogramu. Czy masz ochotę na spacer po Gemba w każdy pierwszy poniedziałek miesiąca? Najlepiej, aby była znacznie bardziej elastyczna.

Ogłoś swój spacer Gemba z tygodniowym lub kilkudniowym wyprzedzeniem. Nie zakłóci to Twojego przepływu pracy, a pracownicy będą mieli czas na przygotowanie. Gdyby wiedzieli, że Gemba Walk odbywa się co miesiąc w tym samym czasie, informacje zwrotne mogą stać się mniej wnikliwe i bardziej przewidywalne, a samo zadanie straci swoją dynamikę.

10 Uzyskaj informację zwrotną od pracowników (i przekaż informację zwrotną)

Zadawanie pytań podczas Gemba Walk jest konieczne, a zadawanie ich później jest niezwykle przydatne. Przekaż swoim pracownikom raport uzupełniający na temat tego, czego nauczyłeś się podczas Gemba Walk i jakie ulepszenia można wprowadzić.

Możesz to zrobić za pośrednictwem poczty e-mail, osobiście lub za pomocą oprogramowania do zarządzania zespołem. Pozwól ludziom zadawać pytania i wyrażać opinie. Jeśli cenisz ich sugestie, Twoi pracownicy będą znali ich opinię. To wzmocni pracę zespołową i ugruntuje Cię jako lidera biura.

11 Zrób kolejny spacer Gemba (i kolejny)

Jedną z głównych zalet Gemba Walk jest to, że daje miejsce na rozwój i ulepszenia. Możesz naprawić pewne błędy, pozbyć się niepowodzeń, zoptymalizować przepływ biznesu. Po wdrożeniu niezbędnych zmian, które otrzymałeś z pierwszego Gemba Walk, zacznij przygotowywać się do kolejnego.

Poważnie? Jeden nie wystarczy?

Absolutnie. To dopiero początek dalszej poprawy. Kiedy Ohno pierwotnie opracował Gemba Walk, wiedział, że zawsze jest miejsce na ulepszenia. Postęp nie jest ograniczony, a Twoja firma nigdy nie powinna ograniczać możliwości rozwoju.

Przygotowuję się do spaceru

Z listą kontrolną taką jak ta, możesz iść. Ok, musisz również dostosować go i zaplanować swój pierwszy spacer Gemba z wyprzedzeniem, ale zachowaj pozytywne nastawienie i zachęcaj się, że będzie to długoterminowa, powtarzająca się aktywność.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma się rozwijała, nie ma możliwości natychmiastowego przejścia na wyższy poziom. Musisz podjąć kroki, a Gemba Walk Cię tam zaprowadzi. Na dłuższą metę Twoi pracownicy przyzwyczają się do ulepszeń, które doprowadzą do większej produktywności, z mocnym przekonaniem, że kierownictwo naprawdę ceni ich wysiłki.