Письма-напоминания о событиях с шаблонами и примерами (полное руководство)

Электронные письма с напоминанием о мероприятии могут порадовать ваших клиентов, увеличить продажи и помочь заполнить ваше предстоящее мероприятие.

Распродать мероприятия, вебинары и собрать толпу людей, швыряющих в вас пятидесятидолларовые купюры.

Я драматизирую?

Возможно, но задумайтесь об этом на секунду.

Вебинары и мероприятия — отличный способ получить прибыль, и многие маркетологи наживаются на них. Люди будут бросать вам деньги, если вы предоставите качественную информацию, совет и решение, которое поможет им.

Может быть, не в буквальном смысле, и, конечно, все результаты разные, но регистрация вашего мероприятия — отличный способ воплотить это в жизнь.

Вы должны сделать все возможное, чтобы упаковать это место. Будь то онлайн-обстановка или спортивный зал на Тайпане, вы хотите продать все.

И в этом вам могут помочь напоминания по электронной почте. Они сохраняют свежесть в памяти, ловят людей в нужное время и, если они написаны правильно, дадут вам нужные цифры.

Эта статья научит вас, как писать напоминания по электронной почте о мероприятиях, как опытный профессионал. Вы получите шаблоны, советы, советы и множество примеров, которые будут вдохновлять и мотивировать вас.

Давайте прыгать прямо в.

Что такое электронное письмо с напоминанием о событии?

Электронное письмо с напоминанием о событии отправляется, чтобы напомнить вашим клиентам, покупателям и потенциальным клиентам о предстоящем событии. Вы отправляете их поэтапно перед событием, причем первое отправляется примерно за 14–7 дней до события.

Вот пример процесса временной шкалы предстоящего семинара:

Время отправки напоминания о семинаре

Зачем нужны напоминания по электронной почте о событиях?

Это зависит от типа события, о котором вы им напоминаете, но основная цель на все случаи жизни — напомнить им.

Я знаю, что констатирую очевидное, но это правда.

Конечно, мы можем использовать эти электронные письма для добавления участников, предоставления информации, поощрения и т. д., но основная цель — напомнить им о мероприятии.

Если мероприятие представляет собой онлайн-вебинар, вы можете напомнить им о:

• Само событие
• Приглашение своих друзей
• Время, когда оно начинается
• Что им нужно

Если мероприятие представляет собой офлайн-мастер-класс в отеле, вы можете напомнить им:

• Забронировать проживание
• Планируйте свое путешествие
• Быть вовремя
• Что принести

Еще одна причина, по которой они так важны, особенно для онлайн-мероприятий, заключается в том, что люди живут насыщенной жизнью. У них так много встреч, работы, семейных обязанностей, и они забывают, если вы им не напомните.

Электронные письма с напоминаниями о событиях имеют решающее значение, и именно поэтому они нам нужны.

Как отправить письмо с напоминанием о событии?

Лучший способ отправить электронное письмо с напоминанием — использовать программное обеспечение для автоматизации электронного маркетинга.

Вы можете автоматически настроить их на выход в определенное время и добавить триггеры и теги, чтобы начать кампанию по взращиванию лидов с теми, кто еще не подписался на мероприятие.

Например, ваше первое электронное письмо отправляется за 14 дней до мероприятия. Вы отправляете его тем, кто уже подписался, и остальным в вашем списке рассылки. Письмо-напоминание содержит информацию для тех, кто подписался, и ссылку для тех, кто заинтересован в мероприятии; когда кто-то нажимает на ссылку, он активирует триггер, и начинается процесс взращивания потенциальных клиентов.

Затем вы можете отправить лиду серию электронных писем, объясняющих, почему ему следует зарегистрироваться на мероприятие.

Как написать напоминание по электронной почте?

Написание электронных писем — это навык, которому вы учитесь, и чем больше вы этим занимаетесь, тем лучше. При написании электронных писем, и в данном случае «электронных писем с напоминаниями о событиях», вам нужно убедиться, что вы пишете их правильно для достижения наилучших результатов.

Есть определенные основы, которые должны содержать все деловые и маркетинговые электронные письма. Прежде чем писать свои собственные, убедитесь, что они имеют следующие основания.

8 важных основ электронного письма-напоминания

1. Станьте личным

При написании электронных писем вы должны сделать их личными, обращаясь к ним по имени. Простое прикосновение может иметь большое значение, и оно увеличивает ваш успех в электронном маркетинге.

Подумай об этом. Когда вы получаете электронное письмо, в котором говорится: «Привет, привет, и так далее — это нехорошо, и вы чувствуете себя менее связанными и, в свою очередь, с меньшей вероятностью нажимаете на ссылки или доверяете им.

Убедитесь, что вы добавили персонализацию к строкам темы вашего электронного письма и к самому основному тексту электронного письма. Epsilon подтверждает эту теорию, публикуя статистику, в которой говорится, что 80% потребителей с большей вероятностью совершат покупку у вас, если вы обратитесь к ним лично, поэтому убедитесь, что вы делаете это в своих электронных письмах.

2. Напомните им, что им нужно

Вы напоминаете им о событии, так что здравый смысл упомянуть, что им нужно взять с собой, да?

Что ж, вы будете удивлены, узнав, сколько писем с напоминанием о событиях, которые я видел, не говорят вам об этом.

Сообщите тем, кто записался на мероприятие, о том, что им нужно, например:

• Есть с чем делать заметки
• Ноутбук или планшет
• Рабочие листы
• Время в их расписании
• Визитки
• И так далее

3. Когда и где

Включите в электронное письмо информацию о том, где происходит событие и когда оно начинается. Если это онлайн-мероприятие, такое как вебинар, сообщите им, когда нужно войти в систему, и предоставьте ссылку на мероприятие в электронных письмах.

Если это офлайн-мероприятие, приложите карту места проведения.

4. Встряхните их память

Напомните им, почему они посещают мероприятие и что мероприятие им даст. Опять же, вы можете сделать это в одном или двух коротких абзацах и добавить маркированный список преимуществ.

Ваша задача — поддерживать высокий интерес, особенно если это бесплатное мероприятие.

5. Контактная информация

У людей будут вопросы, а некоторые захотят задать их вам напрямую, поэтому обязательно укажите свой адрес электронной почты, номер телефона (если применимо) и любые другие платформы поддержки, связанные с мероприятием.

6. Подробная информация о путешествии

Если мероприятие офлайн, обязательно добавьте информацию о проезде и проживании. Например, сообщите им маршруты поездок из определенных районов и предоставьте информацию об отелях, в которых происходит событие.

7. Будьте благодарны

Дайте им понять, что вы цените их подписку на ваше мероприятие. Простая строка текста с выражением «спасибо» — это все, что нужно, и это действительно имеет большое значение.

Вы даже можете пойти дальше, записав видео с благодарностью и прикрепив его к электронному письму.

Опыт работы с клиентами имеет важное значение для сохранения и поддержания базы довольных клиентов.

8. Часто задаваемые вопросы

Включите часто задаваемые вопросы в свои электронные письма о событии. Да, это в дополнение к предложению им вашей контактной информации.

Список популярных вопросов, касающихся мероприятия, понравится большинству ваших клиентов, поэтому не забудьте ответить на большинство вопросов, которые могут у них возникнуть.

5 шаблонов напоминаний о событиях

Ниже приведен список из пяти шаблонов, которые вы можете использовать при отправке электронного письма с напоминанием о событии.

Вы можете использовать их как есть или дополнить их в соответствии с вашими потребностями.

1. Первое электронное письмо с напоминанием о вебинаре (отправляется за 7–14 дней до мероприятия).

2. Электронное письмо с напоминанием о проведении офлайн-семинара (за 14 дней до мероприятия).

От имени

Из электронной почты

Всего [days] до большого события!

Привет, {{person.firstName}} ,

До [event name] осталось всего 14 дней, и я так благодарен, что вы пришли!

Ты так многому научишься, и я изо всех сил пытаюсь уснуть от возбуждения от того, что ты узнаешь за [insert how many days]

Ниже представлено расписание мероприятия:

День первый

• Регистрация в 9:00 [insert date]
• Первый приглашенный докладчик в 9:45 [insert guest name]
• И так далее

День второй

• [add day 2 information]

Вещи, которые вам понадобятся в этот день:

• Блокнот или что-то для заметок
• Отчет о семинаре (click here to download)

Проезд и проживание:

В отеле есть ограниченное количество номеров для желающих остановиться, и вы можете связаться с ними по указанному ниже номеру телефона:

[insert number]

Ниже приведен список альтернативных отелей рядом с местом проведения:

[insert list]

Ближайшая железнодорожная и автобусная станция: [insert information] .

Введите [добавить почтовый индекс/почтовый индекс] в навигатор, если вы путешествуете на машине.

[insert google map]

Ниже приведен список часто задаваемых вопросов о событии:

1. Первый вопрос
2. Второй вопрос
3. И так далее

Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете ответить на это письмо или связаться с нами по указанному ниже номеру телефона:

[add phone number]

Еще раз большое спасибо за регистрацию на мероприятии, и мы с нетерпением ждем встречи с вами в этот день.

С уважением

[your name]

3. Электронное письмо с напоминанием о распродажах в Черную пятницу

4. Электронное письмо с напоминанием о событии от партнера

5. Электронное письмо с напоминанием о мероприятии (уведомление за 24 часа)

10 примеров электронных писем-напоминаний о событиях с действующих веб-сайтов и компаний

Ниже приведен список из десяти электронных писем, отправленных веб-сайтами и владельцами бизнеса с напоминанием своим подписчикам о предстоящем событии.

1. Электронное письмо с напоминанием о событии от Namecheap

Это электронное письмо от Namecheap. Они напоминают своим клиентам и подписчикам о мероприятии, которое должно скоро закрыться.

Они предлагают скидки, дефицит и предоставляют множество ссылок на другие предложения продуктов на своем веб-сайте.

2. Напоминание о мероприятии в университете за 2 недели до мероприятия

Это электронное письмо с напоминанием отправлено Ливерпульским университетом Хоуп. Они напоминают вам посетить день открытых дверей за две недели до фактической даты.

Они предоставляют расписание с прикрепленными контактными данными; дата и время мероприятия в письме.

3. Пример напоминания Брюса Клея по электронной почте (уведомление за 24 часа)

Брюс Клэй — гуру SEO, и электронное письмо ниже — это его 24-часовое уведомление о его вебинаре. Обратите внимание, как он рассказывает о преимуществах посещения, держит страницу регистрации открытой и предлагает всю необходимую информацию о предстоящем вебинаре.

4. Электронное письмо Памелы Уилсон с напоминанием о покупке программы для получения бонуса.

Этот пример немного отличается, потому что Памела напоминает вам о покупке ее программы, чтобы получить бесплатный бонус — бесплатное живое событие.

Она рассказывает о преимуществах программы в электронном письме, ссылке на покупку и видео, объясняющем курс и мероприятие.

5. Напоминание по электронной почте Eben Pagan (пример электронной почты аффилированного маркетолога)

Это напоминание по электронной почте от Эбена Пагана, напоминающее его подписчикам о предстоящем событии от одного из его аффилированных партнеров.

Обратите внимание, как он использует эмпатию, чтобы относиться к читателю.

5. Пример письма доктора Уильяма Ли о предстоящем событии

Электронное письмо ниже от доктора Уиллаима Ли, который напоминает вам о своем предстоящем мастер-классе о том, как есть, чтобы победить болезнь.

Электронное письмо показывает соответствующие ссылки, время, дату, а также затрагивает преимущества посещения.

6. Напоминание об онлайн-событии Apple

Apple провела онлайн-мероприятие для разработчиков. Приведенное ниже электронное письмо является примером того, как они напомнили своим подписчикам зарегистрироваться для участия в мероприятии.

Они используют удобный для глаз шаблон и разделили преимущества посещения красивой области шаблона.

7. Еще одно напоминание о событии Apple (класс Фрэнка Белла)

Еще одно письмо-напоминание от Apple. На этот раз они используют другой подход и пишут напоминания о событиях с помощью простого процесса.

Они указывают время, дату, направления и ожидания от прямого эфира.

8. Электронное письмо с напоминанием о Chimp Essentials (короткое напоминание на 1 час)

Это за 1 час до примера напоминания о событии от Chimp Essentials. Они рассылают краткое напоминание о предстоящем сеансе вопросов и ответов в прямом эфире.

10. Примеры напоминаний о нескольких событиях Dots

Последнее электронное письмо с напоминанием пришло от The—Dots. Отличие этого письма в том, что оно напоминает людям о нескольких событиях, которые произойдут в ближайшие несколько дней.

Они показывают дату и ссылки на страницу регистрации на мероприятие.

6 профессиональных советов по увеличению открываемости с помощью писем-напоминаний о событиях

Открытые ставки имеют решающее значение при отправке любого электронного письма, но еще больше они важны для предстоящего мероприятия.

Коэффициент открываемости в 2020 году упал в среднем до 21,3%, поэтому важно потратить немного времени на совершенствование своих тем.

Вот несколько советов, как увеличить открываемость.

1. Сплит-тест А/Б . Протестируйте и настройте темы писем, чтобы увеличить открываемость.
2. Персонализация . Персонализируйте электронные письма и добавьте {{person.firstName}} в строку темы письма.
3. Сегментация . Обязательно сегментируйте своих подписчиков и отправляйте только нужным людям.
4. Воспитание свинца . Отличный способ увеличить открываемость — использовать триггеры в электронных письмах и контенте. Таким образом, вы можете отправлять электронные письма, которые подписчик с большей вероятностью будет заинтересован в получении.
5. Любопытство. Попробуйте создать темы, которые предлагают любопытство. Строка темы привлечет больше внимания, если вы используете эмпатию, чтобы проникнуть в их мысли.
6. Не торопитесь . Потратьте немало времени на придумывание лучших сюжетных линий. Проведите мозговой штурм и создайте столько, сколько сможете за час или около того, затем оставьте их на 24 часа, вернитесь и отредактируйте их. Это поможет вам создать отличные сюжетные линии. Затем вы можете протестировать их с помощью тестеров темы электронной почты, чтобы убедиться, что они достаточно хороши для использования.

Теперь пришло время написать письма-напоминания по электронной почте.

Отправляйтесь туда и потратьте несколько часов на создание писем-напоминаний о мероприятиях. Используйте шаблоны, советы и примеры из этой статьи, чтобы помочь вам.

Добавьте как можно больше основ рассылки важных событий, разделите тесты и отредактируйте их до совершенства.

Если вы сделаете все вышеперечисленное, ваши мероприятия будут иметь гораздо больше шансов привлечь большую и более заинтересованную аудиторию.

Удачи!