Correos electrónicos de recordatorio de eventos con plantillas y ejemplos (la guía completa)
Publicado: 2022-03-11Los correos electrónicos de recordatorio de eventos pueden complacer a sus clientes, aumentar las ventas y ayudar a completar su próximo evento.
Para vender eventos, seminarios web y tener una multitud llena de personas que te arrojan billetes de cincuenta dólares.
¿Estoy siendo dramático?
Tal vez, pero piénsalo por un segundo.
Los seminarios web y los eventos son una excelente manera de obtener ganancias, y muchos especialistas en marketing se están aprovechando de ellos. Las personas te arrojarán dinero si les brindas información de calidad, consejos y una solución para ayudarlos.
Tal vez no en un sentido literal y, por supuesto, todos los resultados varían, pero presentar su evento es una excelente manera de hacerlo realidad.
Tienes que hacer todo lo posible para llenar el lugar. Ya sea que se trate de un entorno en línea o de un polideportivo en Taipan, desea venderlo todo.
Y ahí es donde los correos electrónicos de recordatorio pueden ayudarlo. Mantienen las cosas frescas en mente, atrapan a las personas en el momento adecuado y, si están escritas correctamente, le darán los números que necesita.
Este artículo le enseñará cómo escribir recordatorios de eventos por correo electrónico como un profesional experimentado. Obtendrá plantillas, sugerencias, consejos y un montón de ejemplos para mantenerlo inspirado y motivado.
Saltemos directamente.
Contenido
¿Qué es un correo electrónico de recordatorio de evento?
Se envía un correo electrónico de recordatorio de evento para recordar a sus clientes y clientes potenciales sobre un próximo evento. Los envía en etapas previas al evento, y el primero se envía entre 14 y 7 días antes del evento.
Aquí hay un proceso de ejemplo de una línea de tiempo de un evento para un próximo seminario:
Horas de envío de recordatorios de eventos de seminarios
| Envío de correo electrónico | Días antes |
|---|---|
| Primer recordatorio | 14 |
| Segundo recordatorio | 10 |
| Aviso de una semana | 7 |
| tres dias antes | 3 |
| Un día antes | 24 horas |
| Día del evento | pocas horas antes |
¿Por qué necesita recordatorios por correo electrónico para eventos?
Depende del tipo de evento que les estés recordando, pero la razón principal en general para todas las ocasiones es recordárselo.
Sé que decir lo obvio, pero es verdad.
Por supuesto, podemos usar estos correos electrónicos para agregar asistentes, proporcionar información, alentar, etc., pero la razón principal es recordarles sobre el evento.
Si el evento es un seminario web en línea, puede recordarles lo siguiente:
- El evento en sí
- invitando a sus amigos
- El tiempo que comienza
- Lo que necesitan
Si el evento es una Masterclass fuera de línea en un hotel, puedes recordarles que:
- Reservar alojamiento
- Planifica su viaje
- Llegar a tiempo
- Que traer
Otra razón por la que son tan importantes, en particular para los eventos en línea, es que la gente lleva una vida ocupada. Tienen tantas citas, trabajos, deberes familiares y se olvidan a menos que se los recuerdes.
Los correos electrónicos de recordatorio de eventos son cruciales, y es por eso que los necesitamos.
¿Cómo se envía un correo electrónico de recordatorio para un evento?
La mejor manera de enviar correos electrónicos de recordatorio es a través de su software de automatización de marketing por correo electrónico.
Puede configurarlos automáticamente para que salgan en momentos específicos y agregar activadores y etiquetas para iniciar una campaña de fomento de clientes potenciales con aquellos que aún no se han registrado en el evento.
Por ejemplo, su primer correo electrónico se envía 14 días antes del evento. Lo envías a aquellos que ya se han registrado y al resto de tu lista de correo electrónico. El correo electrónico de recordatorio contiene información para aquellos que se han registrado y un enlace para aquellos interesados en el evento; cuando alguien hace clic en el enlace, activa un disparador y comienza su proceso de crianza de clientes potenciales.
A continuación, puede enviar una secuencia de correos electrónicos al cliente potencial explicando por qué debe registrarse en el evento.
¿Cómo se escribe un recordatorio por correo electrónico?
Escribir correos electrónicos es una habilidad que aprendes y mejoras cuanto más lo haces. Al escribir correos electrónicos, y en este caso "correos electrónicos de recordatorio de eventos", debe asegurarse de escribirlos correctamente para obtener mejores resultados.
Hay ciertas bases que todos los correos electrónicos comerciales y de marketing deben contener. Antes de escribir el suyo, asegúrese de que tengan las siguientes bases en su lugar.
8 fundamentos cruciales de un correo electrónico de recordatorio
1. Sea personal
Al escribir sus correos electrónicos, debe personalizarlos dirigiéndose a ellos por su nombre de pila. Un simple toque puede ser muy útil y aumenta el éxito de su marketing por correo electrónico.
Piénsalo. Cuando recibe un correo electrónico que dice: “Hola, hola, etc., no es bueno y se siente menos conectado y, a cambio, es menos probable que haga clic en los enlaces o confíe en ellos.
Asegúrese de agregar personalización a las líneas de asunto de su correo electrónico y al cuerpo principal del correo electrónico. Epsilon respalda esta teoría al publicar una estadística que indica que es más probable que el 80 % de los consumidores le compren si se dirige a ellos con un toque personal, así que asegúrese de hacerlo con sus correos electrónicos.
2. Recuérdales lo que necesitan
Les está recordando un evento, por lo que es de sentido común mencionar lo que necesitan traer con ellos, ¿sí?
Bueno, te sorprenderá la cantidad de correos electrónicos de recordatorio de eventos que he visto que no te dicen esto.
Informar a los que se han inscrito en el evento sobre las cosas que necesitan, tales como:
- Algo para tomar notas con
- Una computadora portátil o tableta
- Hojas de trabajo
- Tiempo en su agenda
- Cartas de negocios
- Y así
3. Cuándo y dónde
Incluya detalles en el correo electrónico de dónde se llevará a cabo el evento y cuándo comenzará. Si se trata de un evento en línea, como un seminario web, infórmeles cuándo iniciar sesión y proporcione el enlace al evento en los correos electrónicos.
Si es un evento fuera de línea, incluye un mapa del lugar.
4. Refrescar su memoria
Recuérdeles por qué asisten al evento y qué les proporcionará el evento. Nuevamente, puede hacer esto en uno o dos párrafos cortos y agregar una lista con viñetas de los beneficios.
Tu trabajo es mantener alto el interés, especialmente si se trata de un evento gratuito.
5. Datos de contacto
Las personas tendrán preguntas y algunas querrán preguntarle directamente, así que asegúrese de agregar su dirección de correo electrónico, número de teléfono (cuando corresponda) y cualquier otra plataforma de soporte relacionada con el evento.
6. Detalles del viaje
Si el evento está fuera de línea, asegúrese de agregar detalles de viaje y alojamiento. Por ejemplo, hágales saber las rutas de viaje desde ciertas áreas y bríndeles información sobre los hoteles donde ocurre el evento.
7. Sé agradecido
Hágales saber que aprecia que se inscriban en su evento. Una simple línea de texto diciendo gracias es todo lo que se necesita, y es muy útil.
Incluso podría ir más allá al grabar un video de agradecimiento y adjuntarlo al correo electrónico.
La experiencia del cliente es esencial para retener y mantener una base de clientes satisfechos.
8. Preguntas frecuentes
Incluya una pregunta frecuente en sus correos electrónicos sobre el evento. Sí, esto es además de ofrecerles su información de contacto.
Una lista de preguntas populares sobre el evento complacerá a la mayoría de sus clientes, así que asegúrese de abordar la mayoría de las inquietudes que puedan tener.
5 plantillas de recordatorio de eventos
A continuación se muestra una lista de cinco plantillas que puede usar al enviar un correo electrónico de recordatorio de un evento.
Puede usarlos tal como están o agregarlos según sus necesidades.
1. Correo electrónico de recordatorio del primer evento para un seminario web (enviado entre 7 y 14 días antes del evento)
Hola, {{person.firstName}} ,
El [webinar name] está a solo [insert days] de distancia.
Vas a aprender a:
-
[add the first benefit] -
[second benefit] -
[and so on]
Si aún no ha descargado la hoja de trabajo del seminario web, puede hacerlo a continuación:
[download link]
No olvide que el seminario web comenzará a las 7 p. m. en punto, así que asegúrese de tomar asiento entre 5 y 10 minutos antes de la hora de inicio y programe al menos 90 minutos en su calendario para el evento.
Puede acceder al seminario web a través del siguiente enlace:
[webinar link]
A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes relacionadas con el seminario web:
[add FAQs]
Si tiene más preguntas, responda a este correo electrónico o comuníquese con nosotros a través del sitio web o de nuestras redes sociales.
¿Puedo aprovechar esta oportunidad para agradecerle por registrarse para asistir al [webinar name] ?
Has tomado una sabia decisión y te prometo que no te arrepentirás de la decisión.
¡Te veo allí!
Un cordial saludo
[your name]
2. Correo electrónico de recordatorio del evento del seminario fuera de línea (14 días antes del evento)
Hola, {{person.firstName}} ,
¡Faltan solo 14 días para el [event name] , y estoy muy agradecido de que estés asistiendo!
Vas a aprender mucho, y estoy luchando para dormir con la emoción de lo que vas a aprender en [insert how many days]
A continuación se muestra un horario para el evento:
Día uno
- Inscripción a las 9 am el
[insert date] - Primer orador invitado a las 9.45 am
[insert guest name] - Y así
Día dos
-
[add day 2 information]
Cosas que necesitas en el día:
- Bloc de notas o algo para tomar notas
- Informe del seminario
(click here to download)
Viaje y alojamiento:
El hotel tiene un número limitado de habitaciones disponibles para aquellos que deseen quedarse, y puede contactarlos en el siguiente número de teléfono:
[insert number]
A continuación se incluye una lista de hoteles alternativos cercanos a la sede:
[insert list]
La estación de tren y autobús más cercana es [insert information] .
Introduce [añadir código postal/código postal] en tu navegador por satélite si viajas en coche.
[insert google map]
A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes sobre el evento:
- Primera pregunta
- Segunda pregunta
- Y así
Si tiene más preguntas, puede responder a este correo electrónico o ponerse en contacto con nosotros en el siguiente número de teléfono:
[add phone number]
Una vez más, muchas gracias por inscribirse en el evento y esperamos verte ese día.
Saludos cordiales
[your name]
3. Correo electrónico de recordatorio del evento de ventas del Black Friday
Hola, {{person.firstName}} ,
Solo un correo electrónico rápido para recordarle nuestro próximo evento este viernes.
El evento comienza a las 7 am y dura hasta la medianoche.
Tenemos descuentos de hasta el 80 % y ofertas de paquetes en una amplia selección de productos.
No necesita ningún código, solo se presenta el día y se aplicarán los descuentos y ofertas.
Si eres uno de los primeros 200 clientes en las instalaciones de nuestra tienda en [insert address] , recibirás un descuento adicional.
Alternativamente, seleccionaremos clientes aleatorios en línea para recibir descuentos adicionales durante todo el día. Todo lo que necesita hacer es realizar una compra y verificar su correo electrónico de confirmación.
Gracias de antemano por asistir.
Si tiene alguna pregunta, presione responder a este correo electrónico o contáctenos por teléfono o a través del sitio web.
Esperamos verte este viernes [insert date and time] .
Un cordial saludo
[your name]
4. Correo electrónico de recordatorio de evento de un afiliado
Hola, {{person.firstName}} ,
No remito productos a mi lista de correo electrónico a menos que sean especiales.
Muchos productos, cursos y seminarios web están desactualizados o simplemente son información actualizada que todos hemos escuchado un millón de veces.
Entonces, cuando [insert product owner] me pidió que mirara su curso y revisara su próximo evento, no esperaba nada diferente.
¡Me equivoqué!
El [insert webinar name] es realmente bueno, y los consejos y métodos gratuitos que te brinda son únicos.
[product owner] ha creado algo bueno aquí, y le recuerdo que asista a su seminario web en vivo, que comienza mañana a las 7 p. m. EST.
Pondré mi reputación en juego aquí porque [product owner] es una de las mentes más agudas del juego.
Reserva en la llamada gratuita a través del siguiente enlace:
[insert affiliate link here]
Si tiene alguna pregunta con respecto a la referencia, simplemente responda a este correo electrónico y me pondré en contacto con usted lo antes posible.
Saludos cordiales
[your name]
5. Correo electrónico de recordatorio del evento (aviso de 24 horas)
Hola, {{person.firstName}} ,
En 24 horas, lanzamos nuestra primera clase magistral en vivo en línea.
Hemos invertido mucho tiempo, dinero y esfuerzo para hacer de este un evento para recordar, y simplemente no puede perdérselo.
Aprenderás:
[insert benefits of attending]
A continuación se muestra una lista de preguntas relacionadas con el evento:
[insert FAQ]
Si necesita comunicarse con nosotros sobre el evento, envíenos un correo electrónico a [insert email] .
También puede ponerse en contacto con nosotros en el siguiente número de teléfono:
[phone number]
Si no ha descargado la hoja de trabajo gratuita para el evento, haga clic en el siguiente enlace para obtener una copia:
[worksheet link]
Recuerda que el evento comienza a las 7 p. m. EST y el enlace para asistir se enviará a tu dirección de correo electrónico 1 hora antes del evento (6 p. m.).
No puedo esperar a verte allí.
Un cordial saludo,
[your name]
10 ejemplos de correo electrónico de recordatorio de eventos de sitios web y empresas en vivo
A continuación se muestra una lista de diez correos electrónicos que se han enviado desde sitios web y dueños de negocios recordando a sus suscriptores sobre un próximo evento.
1. Correo electrónico de recordatorio de evento de Namecheap
Este correo electrónico es de Namecheap. Están recordando a sus clientes y suscriptores sobre un evento que cerrará pronto.
Ofrecen un descuento, escasez y proporcionan muchos enlaces a otras ofertas de productos en su sitio web.
2. Recordatorio del evento universitario 2 semanas antes del evento
Este correo electrónico de recordatorio es de la Universidad Liverpool Hope. Le recuerdan que asista a un evento de día abierto dos semanas antes de la fecha real.
Proporcionan un calendario con los datos de contacto adjuntos; la fecha y la hora del evento están en el correo electrónico.
3. Ejemplo de recordatorio de correo electrónico de Bruce Clay (aviso de 24 horas)
Bruce Clay es un gurú de SEO, y el correo electrónico a continuación es su aviso de 24 horas para su seminario web. Observe cómo brinda los beneficios de asistir, mantiene abierta la página de registro y ofrece toda la información que necesita sobre el próximo seminario web.
4. Correo electrónico de recordatorio de Pamela Wilson para comprar un programa y recibir una bonificación
Este ejemplo es un poco diferente porque Pamela le recuerda que compre su programa para recibir un bono gratis: un evento en vivo gratis.
Ella comparte los beneficios del programa en el correo electrónico, el enlace de compra y un video que explica el curso y el evento.
5. Recordatorio por correo electrónico de Eben Pagan (ejemplo de correo electrónico de vendedor afiliado)
Este es un recordatorio por correo electrónico de Eben Pagan, recordando a sus suscriptores sobre un próximo evento de uno de sus socios afiliados.
Observe cómo usa la empatía para relacionarse con el lector.
5. Correo electrónico de ejemplo del Dr. William Li sobre un evento que se realizará próximamente
El siguiente correo electrónico es del Dr. Willaim Li, quien le recuerda su próxima clase magistral sobre cómo comer para vencer las enfermedades.
El correo electrónico muestra los enlaces relevantes, la hora, la fecha y también menciona los beneficios de asistir.
6. Recordatorio de eventos en línea de Apple
Apple organizó un evento en línea para desarrolladores. El siguiente correo electrónico es un ejemplo de cómo recordaron a sus suscriptores que se registraran en el evento.
Utilizan una plantilla agradable a la vista y han dividido los beneficios de atender a un área de caja con plantilla agradable.
7. Otro recordatorio de evento de Apple (clase de Frank Bell)
Otro correo electrónico de recordatorio de Apple. Esta vez utilizan un enfoque diferente y escriben el recordatorio del evento con un proceso sencillo.
Proporcionan la hora, la fecha, las instrucciones y las expectativas del evento en vivo.
8. Correo electrónico de recordatorio de Chimp Essentials (recordatorio breve de 1 hora)
Este es un recordatorio de ejemplo de 1 hora antes del evento de Chimp Essentials. Están enviando un breve recordatorio para una próxima sesión de preguntas y respuestas en vivo.
10. Ejemplos de recordatorios de eventos múltiples de The Dots
El correo electrónico de recordatorio final es de The—Dots. La diferencia con este correo electrónico es que le recuerdan a las personas sobre múltiples eventos que ocurrirán en los próximos días.
Muestran la fecha y los enlaces para la página de registro del evento.
6 consejos profesionales para aumentar las tasas de apertura con correos electrónicos de recordatorio de eventos
Las tasas de apertura son cruciales al enviar cualquier correo electrónico, pero lo son aún más para un próximo evento.
La tasa de apertura para 2020 cayó a un promedio de 21.3%, por lo que es esencial dedicar un poco de tiempo a perfeccionar sus líneas de asunto.
Aquí hay algunos consejos para aumentar su tasa de apertura.
- Prueba dividida A/B . Pruebe y modifique las líneas de asunto de su correo electrónico para aumentar su tasa de apertura.
- Personalización . Personalice los correos electrónicos y agregue {{person.firstName}} a las líneas de asunto de sus correos electrónicos.
- Segmentación . Asegúrese de segmentar a sus suscriptores y envíe solo a las personas adecuadas.
- Nutrición de plomo . Una excelente manera de aumentar su tasa de apertura es usar activadores en correos electrónicos y contenido. De esta manera, puede enviar correos electrónicos que es más probable que el suscriptor esté interesado en recibir.
- Curiosidad. Trate de crear líneas de asunto que ofrezcan curiosidad. Una línea de asunto llamará más la atención si usas la empatía para entrar en sus mentes.
- Tómese su tiempo . Dedique bastante tiempo a pensar en las mejores líneas de asunto. Haga una lluvia de ideas y cree tantos como pueda en una hora más o menos, luego déjelos durante 24 horas, regrese y edítelos. Esto te ayudará a crear excelentes líneas de asunto. Luego, puede probarlos con probadores de línea de asunto de correo electrónico para ver si son lo suficientemente buenos para usar.
Ahora es el momento de escribir sus correos electrónicos de recordatorio.
Sal y dedica unas horas a crear tus correos electrónicos de recordatorio de eventos. Utilice las plantillas, los consejos y los ejemplos de este artículo como ayuda.
Agregue tantas bases de correo electrónico de eventos cruciales como pueda, realice pruebas divididas y edítelas a la perfección.
Si hace lo anterior, sus eventos tendrán muchas más posibilidades de atraer a una audiencia más grande y comprometida.
¡Buena suerte!
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