E-mails de rappel d'événement avec modèles et exemples (le guide complet)

Les e-mails de rappel d'événement peuvent plaire à vos clients, augmenter les ventes et aider à remplir votre événement à venir.

Pour vendre des événements, des webinaires et avoir une foule pleine de gens qui vous lancent des billets de cinquante dollars.

Suis-je dramatique ?

Peut-être, mais réfléchissez-y une seconde.

Les webinaires et les événements sont un excellent moyen de générer des bénéfices, et de nombreux spécialistes du marketing en tirent un profit. Les gens vous donneront de l'argent si vous fournissez des informations de qualité, des conseils et une solution pour les aider.

Peut-être pas au sens littéral, et bien sûr, tous les résultats varient, mais classer votre événement est un excellent moyen d'en faire une réalité.

Vous devez faire tout ce que vous pouvez pour emballer l'endroit. Qu'il s'agisse d'un site en ligne ou d'une salle de sport à Taipan, vous voulez vendre.

Et c'est là que les e-mails de rappel peuvent vous aider. Ils gardent les choses à l'esprit, attrapent les gens au bon moment et, s'ils sont écrits correctement, vous obtiendront les chiffres dont vous avez besoin.

Cet article vous apprendra à rédiger des rappels par e-mail d'événement comme un professionnel chevronné. Vous obtiendrez des modèles, des astuces, des conseils et un tas d'exemples pour vous inspirer et vous motiver.

Allons droit au but.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel d'événement ?

Un e-mail de rappel d'événement est envoyé pour rappeler à vos clients et prospects un événement à venir. Vous les envoyez par étapes avant l'événement, le premier étant envoyé environ 14 à 7 jours avant l'événement.

Voici un exemple de processus de chronologie d'événement pour un séminaire à venir :

Heures d'envoi des rappels d'événement de séminaire

Pourquoi avez-vous besoin de rappels par e-mail pour les événements ?

Cela dépend du type d'événement que vous leur rappelez, mais la raison principale en général pour toutes les occasions est de leur rappeler.

Je sais que dire l'évidence, mais c'est vrai.

Bien sûr, nous pouvons utiliser ces e-mails pour ajouter des participants, fournir des informations, encourager, etc., mais la raison principale est de leur rappeler l'événement.

Si l'événement est un webinaire en ligne, vous pouvez leur rappeler :

• L'événement lui-même
• Inviter ses amis
• Le temps que ça commence
• Ce dont ils ont besoin

Si l'événement est une Masterclass hors ligne dans un hôtel, vous pouvez leur rappeler de :

• Réserver un hébergement
• Planifier son voyage
• Être à l'heure
• Ce qu'il faut apporter

Une autre raison pour laquelle ils sont si importants, en particulier pour les événements en ligne, est que les gens mènent une vie bien remplie. Ils ont tellement de rendez-vous, d'emplois, de tâches familiales, et ils oublient à moins que vous ne leur rappeliez.

Les e-mails de rappel d'événements sont cruciaux, et c'est pourquoi nous en avons besoin.

Comment envoyer un e-mail de rappel pour un événement ?

La meilleure façon d'envoyer des e-mails de rappel est d'utiliser votre logiciel d'automatisation du marketing par e-mail.

Vous pouvez les configurer automatiquement pour qu'ils sortent à des heures précises et ajouter des déclencheurs et des balises pour lancer une campagne de maturation de prospects avec ceux qui ne se sont pas encore inscrits à l'événement.

Par exemple, votre premier email est envoyé 14 jours avant l'événement. Vous l'envoyez à ceux qui se sont déjà inscrits et au reste de votre liste de diffusion. L'e-mail de rappel contient des informations pour ceux qui se sont inscrits et un lien pour ceux qui sont intéressés par l'événement ; lorsque quelqu'un clique sur le lien, il active un déclencheur et votre processus de maturation de prospects commence.

Vous pouvez ensuite envoyer une séquence d'e-mails au responsable expliquant pourquoi il doit s'inscrire à l'événement.

Comment rédigez-vous un e-mail de rappel ?

La rédaction d'e-mails est une compétence que vous apprenez et que vous améliorez au fur et à mesure que vous le faites. Lorsque vous rédigez des e-mails, et dans ce cas des "e-mails de rappel d'événement", vous devez vous assurer de les écrire correctement pour obtenir les meilleurs résultats.

Il existe certaines bases que tous les e-mails commerciaux et marketing doivent contenir. Avant d'écrire le vôtre, assurez-vous qu'ils ont les bases suivantes en place.

8 fondements cruciaux d'un e-mail de rappel

1. Soyez personnel

Lors de la rédaction de vos e-mails, vous devez les personnaliser en vous adressant à eux par leur prénom. Une simple touche peut faire beaucoup de chemin et augmenter le succès de votre marketing par e-mail.

Pensez-y. Lorsque vous recevez un e-mail disant : « Salut, salut, etc., ce n'est pas bon, vous vous sentez moins connecté et, en retour, moins susceptible de cliquer sur les liens ou de leur faire confiance.

Assurez-vous d'ajouter une personnalisation aux lignes d'objet de votre e-mail et au corps principal de l'e-mail lui-même. Epsilon confirme cette théorie en publiant une statistique indiquant que 80% des consommateurs sont plus susceptibles d'acheter chez vous si vous leur adressez une touche personnelle, alors assurez-vous de le faire avec vos e-mails.

2. Rappelez-leur ce dont ils ont besoin

Vous leur rappelez un événement, il est donc logique de mentionner ce qu'ils doivent apporter avec eux, n'est-ce pas ?

Eh bien, vous serez surpris du nombre d'e-mails de rappel d'événements que j'ai vus qui ne vous le disent pas.

Informez les personnes qui se sont inscrites à l'événement des choses dont elles ont besoin, telles que :

• De quoi prendre des notes avec
• Un ordinateur portable ou une tablette
• Des feuilles de calcul
• Temps dans leur emploi du temps
• Cartes de visite
• Etc

3. Quand et où

Incluez dans l'e-mail des détails sur l'endroit où l'événement a lieu et quand il commence. S'il s'agit d'un événement en ligne, tel qu'un webinaire, indiquez-leur quand se connecter et fournissez le lien vers l'événement dans les e-mails.

S'il s'agit d'un événement hors ligne, incluez une carte du lieu.

4. Jog leur mémoire

Rappelez-leur pourquoi ils assistent à l'événement et ce que l'événement leur apportera. Encore une fois, vous pouvez le faire dans un court paragraphe ou deux et ajouter une liste à puces des avantages.

Votre travail consiste à maintenir l'intérêt élevé, surtout s'il s'agit d'un événement gratuit.

5. Coordonnées

Les gens auront des questions, et certains voudront vous les poser directement, alors assurez-vous d'ajouter votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone (le cas échéant) et toute autre plate-forme d'assistance liée à l'événement.

6. Détails du voyage

Si l'événement est hors ligne, assurez-vous d'ajouter les détails du voyage et de l'hébergement. Par exemple, faites-leur connaître les itinéraires de voyage à partir de certaines zones et fournissez des informations sur les hôtels où l'événement se produit.

7. Soyez reconnaissant

Faites-leur savoir que vous appréciez qu'ils s'inscrivent à votre événement. Une simple ligne de texte disant merci suffit, et cela fait beaucoup de chemin.

Vous pouvez même aller plus loin en enregistrant une vidéo de remerciement et en la joignant à l'e-mail.

L'expérience client est essentielle pour fidéliser et conserver une clientèle satisfaite.

8. FAQ

Incluez une FAQ dans vos e-mails concernant l'événement. Oui, c'est en plus de leur offrir vos coordonnées.

Une liste de questions populaires concernant l'événement plaira à la plupart de vos clients, alors assurez-vous de répondre à la plupart des préoccupations qu'ils pourraient avoir.

5 modèles de rappel d'événement

Vous trouverez ci-dessous une liste de cinq modèles que vous pouvez utiliser lors de l'envoi d'un e-mail de rappel d'événement.

Vous pouvez les utiliser tels quels ou les compléter selon vos besoins.

1. Premier e-mail de rappel d'événement pour un webinaire (envoyé 7 à 14 jours avant l'événement)

2. Courriel de rappel d'événement de séminaire hors ligne (14 jours avant l'événement)

De nom

De l'email

Juste [days] avant le grand événement !

Salut {{person.firstName}} ,

Il ne reste que 14 jours avant le [event name] , et je vous suis très reconnaissant d'y participer !

Vous allez tellement apprendre, et j'ai du mal à dormir avec l'excitation de ce que vous allez apprendre dans [insert how many days]

Ci-dessous le calendrier de l'événement :

Jour un

• Inscription à 9h00 le [insert date]
• Premier conférencier invité à 9h45 [insert guest name]
• Etc

Jour deux

• [add day 2 information]

Choses dont vous avez besoin le jour:

• Bloc-notes ou quelque chose pour prendre des notes
• Rapport du séminaire (click here to download)

Voyage et hébergement :

L'hôtel dispose d'un nombre limité de chambres disponibles pour ceux qui souhaitent séjourner, et vous pouvez les contacter au numéro de téléphone ci-dessous :

[insert number]

Une liste d'hôtels alternatifs à proximité du lieu est ci-dessous:

[insert list]

La gare ferroviaire et routière la plus proche est [insert information] .

Saisissez [add postcode/zip code] dans votre GPS si vous voyagez en voiture.

[insert google map]

Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ concernant l'événement :

1. Première question
2. Deuxième question
3. Etc

Si vous avez d'autres questions, vous pouvez répondre à cet e-mail ou nous contacter au numéro de téléphone ci-dessous :

[add phone number]

Encore une fois, merci beaucoup de vous être inscrit à l'événement, et nous avons hâte de vous voir le jour.

Bien à vous

[your name]

3. E-mail de rappel de l'événement de vente du Black Friday

4. E-mail de rappel d'événement d'un affilié

5. E-mail de rappel d'événement (préavis de 24 heures)

10 exemples d'e-mails de rappel d'événements provenant de sites Web et d'entreprises en direct

Vous trouverez ci-dessous une liste de dix e-mails qui ont été envoyés par des sites Web et des propriétaires d'entreprise rappelant à leurs abonnés un événement à venir.

1. E-mail de rappel d'événement de Namecheap

Cet e-mail provient de Namecheap. Ils rappellent à leurs clients et abonnés un événement qui doit bientôt se terminer.

Ils offrent un rabais, une rareté et fournissent de nombreux liens vers d'autres offres de produits sur leur site Web.

2. Rappel de l'événement universitaire 2 semaines avant l'événement

Cet e-mail de rappel provient de la Liverpool Hope University. Ils vous rappellent d'assister à une journée portes ouvertes deux semaines avant la date réelle.

Ils fournissent un calendrier avec les coordonnées ci-jointes; la date et l'heure de l'événement sont dans l'e-mail.

3. Exemple de rappel d'e-mail de Bruce Clay (préavis de 24 heures)

Bruce Clay est un gourou du référencement, et l'e-mail ci-dessous est son préavis de 24 heures pour son webinaire. Remarquez comment il offre les avantages de participer, garde la page d'inscription ouverte et offre toutes les informations dont vous avez besoin sur le prochain webinaire.

4. Email de rappel de Pamela Wilson pour acheter un programme afin de recevoir un bonus

Cet exemple est un peu différent car Pamela vous rappelle d'acheter son programme pour recevoir un bonus gratuit - un événement en direct gratuit.

Elle partage les avantages du programme dans l'e-mail, le lien d'achat et une vidéo expliquant le cours et l'événement.

5. Rappel par e-mail Eben Pagan (exemple d'e-mail de marketing affilié)

Ceci est un rappel par e-mail d'Eben Pagan, rappelant à ses abonnés un événement à venir de l'un de ses partenaires affiliés.

Remarquez comment il utilise l'empathie pour communiquer avec le lecteur.

5. Exemple d'e-mail du Dr William Li concernant un événement à venir

L'e-mail ci-dessous provient du Dr Willaim Li, qui vous rappelle sa prochaine masterclass sur l'alimentation pour vaincre la maladie.

L'e-mail indique les liens pertinents, l'heure, la date et aborde également les avantages de la participation.

6. Rappel d'événement en ligne Apple

Apple a organisé un événement en ligne pour les développeurs. L'e-mail ci-dessous est un exemple de la façon dont ils ont rappelé à leurs abonnés de s'inscrire à l'événement.

Ils utilisent un modèle facile à l'œil et ont divisé les avantages d'assister à une belle zone de boîte à modèles.

7. Un autre rappel d'événement Apple (classe Frank Bell)

Un autre e-mail de rappel d'Apple. Cette fois, ils utilisent une approche différente et écrivent le rappel d'événement avec un processus simple.

Ils fournissent l'heure, la date, les directions et les attentes de l'événement en direct.

8. E-mail de rappel Chimp Essentials (rappel court d'une heure)

Il s'agit d'un exemple de rappel d'une heure avant l'événement de Chimp Essentials. Ils envoient un bref rappel pour une prochaine session de questions-réponses en direct.

10. Exemples de rappels d'événements multiples Dots

Le dernier e-mail de rappel provient de The—Dots. La différence avec cet e-mail est qu'ils rappellent aux gens plusieurs événements survenus au cours des prochains jours.

Ils affichent la date et les liens vers la page d'inscription à l'événement.

6 conseils de pro pour augmenter les taux d'ouverture avec les e-mails de rappel d'événement

Les taux d'ouverture sont cruciaux lors de l'envoi d'un e-mail, mais ils le sont encore plus pour un événement à venir.

Le taux d'ouverture pour 2020 a chuté à une moyenne de 21,3%, il est donc essentiel de passer un peu de temps à perfectionner vos lignes d'objet.

Voici quelques conseils pour augmenter votre taux d'ouverture.

1. Test fractionné A/B . Testez et modifiez les lignes d'objet de vos e-mails pour augmenter votre taux d'ouverture.
2. Personnalisation . Personnalisez les e-mails et ajoutez {{person.firstName}} aux lignes d'objet de vos e-mails.
3. Segmentation . Veillez à segmenter vos abonnés et à n'envoyer qu'aux bonnes personnes.
4. Nourrir les leads . Un excellent moyen d'augmenter votre taux d'ouverture consiste à utiliser des déclencheurs dans les e-mails et le contenu. De cette façon, vous pouvez envoyer des e-mails que l'abonné est plus susceptible d'être intéressé à recevoir.
5. Curiosité. Essayez de créer des lignes d'objet qui suscitent la curiosité. Une ligne d'objet attirera plus d'attention si vous utilisez l'empathie pour entrer dans leur esprit.
6. Prenez votre temps . Passez pas mal de temps à trouver les meilleurs sujets. Faites un remue-méninges et créez-en autant que vous le pouvez en une heure environ, puis laissez-les pendant 24 heures, revenez et modifiez-les. Cela vous aidera à créer de superbes lignes d'objet. Ensuite, vous pouvez les tester avec des testeurs de ligne d'objet d'e-mail pour voir s'ils sont assez bons pour être utilisés.

Il est maintenant temps d'écrire vos e-mails de rappel.

Allez-y et passez quelques heures à créer vos e-mails de rappel d'événement. Utilisez les modèles, les conseils et les exemples de cet article pour vous aider.

Ajoutez autant de fondations d'e-mails d'événements cruciaux que possible, effectuez des tests fractionnés et modifiez-les à la perfection.

Si vous faites ce qui précède, vos événements auront beaucoup plus de chances d'attirer un public plus large et plus engagé.

Bonne chance!