Email Pengingat Acara Dengan Template & Contoh (Panduan Lengkap)

Email pengingat acara dapat menyenangkan klien Anda, meningkatkan penjualan, dan membantu mengisi acara Anda yang akan datang.

Untuk menjual acara, webinar, dan membuat kerumunan penuh orang melemparkan uang lima puluh dolar kepada Anda.

Apakah saya menjadi dramatis?

Mungkin, tapi pikirkanlah sejenak.

Webinar dan acara adalah cara yang bagus untuk menghasilkan keuntungan, dan banyak pemasar membuat pembunuhan dari mereka. Orang akan membuang uang kepada Anda jika Anda memberikan informasi, saran, dan solusi berkualitas untuk membantu mereka.

Mungkin tidak secara harfiah, dan tentu saja, semua hasil bervariasi, tetapi mengajukan acara Anda adalah cara yang bagus untuk mewujudkannya.

Anda perlu melakukan semua yang Anda bisa untuk mengemas tempat itu. Apakah ini pengaturan online atau aula olahraga di Taipan, Anda ingin menjualnya.

Dan di situlah email pengingat dapat membantu Anda. Mereka menjaga hal-hal segar dalam pikiran, menangkap orang pada waktu yang tepat, dan, jika ditulis dengan benar, akan memberi Anda nomor yang Anda butuhkan.

Artikel ini akan mengajari Anda cara menulis pengingat email acara seperti seorang profesional berpengalaman. Anda akan mendapatkan template, tip, saran, dan banyak contoh untuk membuat Anda tetap terinspirasi dan termotivasi.

Mari kita langsung masuk.

Apa itu email pengingat acara?

Email pengingat acara dikirim untuk mengingatkan klien, pelanggan, dan prospek Anda tentang acara mendatang. Anda mengirimkannya secara bertahap menjelang acara, dengan yang pertama dikirim sekitar 14 hingga 7 hari sebelum acara.

Berikut adalah contoh proses timeline acara untuk seminar yang akan datang:

Waktu Pengiriman Pengingat Acara Seminar

Mengapa Anda memerlukan pengingat email untuk acara?

Itu tergantung pada jenis acara yang Anda ingatkan kepada mereka, tetapi alasan utama secara umum untuk semua kesempatan adalah untuk mengingatkan mereka.

Saya tahu bahwa menyatakan yang jelas, tapi itu benar.

Tentu saja, kita dapat menggunakan email ini untuk menambahkan peserta, memberikan informasi, mendorong, dan sebagainya, tetapi alasan utamanya adalah untuk mengingatkan mereka tentang acara tersebut.

Jika acaranya adalah webinar online, Anda dapat mengingatkan mereka tentang:

• Acara itu sendiri
• Mengundang teman-teman mereka
• Waktunya dimulai
• Apa yang mereka butuhkan?

Jika acara tersebut adalah Kelas Master offline di hotel, Anda dapat mengingatkan mereka untuk:

• Pesan akomodasi
• Rencanakan perjalanan mereka
• Tepat waktu
• Apa yang dibawa

Alasan lain mengapa mereka begitu penting, terutama untuk acara online, adalah karena orang-orang menjalani kehidupan yang sibuk. Mereka memiliki begitu banyak janji, pekerjaan, tugas keluarga, dan mereka lupa kecuali Anda mengingatkan mereka.

Email pengingat acara sangat penting, dan itulah sebabnya kami membutuhkannya.

Bagaimana Anda mengirim email pengingat untuk suatu acara?

Cara terbaik untuk mengirim email pengingat adalah melalui perangkat lunak otomatisasi pemasaran email Anda.

Anda dapat secara otomatis mengaturnya untuk keluar pada waktu tertentu dan menambahkan pemicu dan tag untuk memulai kampanye pemeliharaan prospek dengan mereka yang belum mendaftar untuk acara tersebut.

Misalnya, email pertama Anda dikirim 14 hari sebelum acara. Anda mengirimkannya kepada mereka yang telah mendaftar dan ke daftar email Anda yang lain. Email pengingat berisi informasi bagi mereka yang telah mendaftar dan tautan bagi mereka yang tertarik dengan acara tersebut; ketika seseorang mengklik tautan, mereka mengaktifkan pemicu, dan proses pemeliharaan prospek Anda dimulai.

Anda kemudian dapat mengirim urutan email ke pemimpin yang menjelaskan mengapa mereka harus mendaftar untuk acara tersebut.

Bagaimana Anda menulis pengingat email?

Menulis email adalah keterampilan yang Anda pelajari dan semakin baik jika Anda melakukannya. Saat menulis email, dan dalam hal ini "email pengingat acara", Anda perlu memastikan bahwa Anda menulisnya dengan benar untuk hasil terbaik.

Ada dasar-dasar tertentu yang harus dimiliki oleh semua email bisnis dan pemasaran. Sebelum menulis Anda sendiri, pastikan mereka memiliki dasar-dasar berikut di tempat.

8 fondasi penting dari email pengingat

1. Bersikaplah pribadi

Saat menulis email Anda, Anda harus membuatnya pribadi dengan memanggil mereka dengan nama depan mereka. Sentuhan sederhana bisa sangat membantu, dan itu meningkatkan kesuksesan pemasaran email Anda.

Pikirkan tentang itu. Saat Anda menerima email yang mengatakan, “Hai, Hai, Anda, dan seterusnya — itu tidak baik, dan Anda merasa kurang terhubung dan, sebagai imbalannya, cenderung mengeklik tautan atau mempercayainya.

Pastikan Anda menambahkan personalisasi ke baris subjek email dan badan email utama itu sendiri. Epsilon mendukung teori ini dengan merilis statistik yang menyatakan bahwa 80% konsumen lebih mungkin untuk membeli dari Anda jika Anda menangani mereka dengan sentuhan pribadi, jadi pastikan Anda melakukannya dengan email Anda.

2. Ingatkan mereka apa yang mereka butuhkan

Anda mengingatkan mereka tentang suatu acara, jadi masuk akal untuk menyebutkan apa yang perlu mereka bawa, ya?

Nah, Anda akan terkejut betapa banyak email pengingat acara yang saya lihat tidak memberi tahu Anda hal ini.

Menginformasikan kepada mereka yang telah mendaftar untuk acara tentang hal-hal yang mereka butuhkan, seperti:

• Sesuatu untuk dicatat
• Laptop atau tablet
• Lembar kerja
• Waktu dalam jadwal mereka
• Kartu nama
• Dan seterusnya

3. Kapan dan dimana

Sertakan detail dalam email tempat acara berlangsung dan kapan dimulai. Jika ini adalah acara online, seperti webinar, beri tahu mereka kapan harus masuk dan berikan tautan ke acara tersebut di email.

Jika itu adalah acara offline, sertakan peta tempat tersebut.

4. Joging memori mereka

Ingatkan mereka mengapa mereka menghadiri acara tersebut dan apa yang akan diberikan acara tersebut kepada mereka. Sekali lagi, Anda dapat melakukan ini dalam satu atau dua paragraf pendek dan menambahkan daftar manfaat.

Tugas Anda adalah menjaga minat tetap tinggi, terutama jika itu adalah acara gratis.

5. Rincian kontak

Orang-orang akan memiliki pertanyaan, dan beberapa ingin bertanya langsung kepada Anda, jadi pastikan untuk menambahkan alamat email Anda, nomor telepon (bila berlaku), dan platform dukungan lain yang terkait dengan acara tersebut.

6. Rincian perjalanan

Jika acara sedang offline, pastikan untuk menambahkan detail perjalanan dan akomodasi. Misalnya, beri tahu mereka rute perjalanan dari area tertentu dan berikan informasi tentang hotel tempat acara berlangsung.

7. Bersyukurlah

Beri tahu mereka bahwa Anda menghargai mereka yang mendaftar ke acara Anda. Baris teks sederhana yang mengatakan terima kasih adalah semua yang diperlukan, dan itu sangat membantu.

Anda bahkan dapat melangkah lebih jauh dengan merekam video terima kasih dan melampirkannya ke email.

Pengalaman pelanggan sangat penting untuk mempertahankan dan menjaga basis pelanggan yang bahagia.

8. FAQ

Sertakan FAQ di email Anda tentang acara tersebut. Ya, ini selain menawarkan informasi kontak Anda kepada mereka.

Daftar pertanyaan populer mengenai acara tersebut akan menyenangkan sebagian besar klien Anda, jadi pastikan untuk menjawab sebagian besar masalah yang mungkin mereka miliki.

5 templat pengingat acara

Di bawah ini adalah daftar lima templat yang dapat Anda gunakan saat mengirim email pengingat acara.

Anda dapat menggunakannya sebagaimana adanya atau menambahkannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

1. Email pengingat acara pertama untuk webinar (dikirim 7-14 hari sebelum acara)

2. Email pengingat acara seminar offline (14 hari sebelum acara)

Dari nama

Dari email

Hanya [days] sebelum acara besar!

Hai {{person.firstName}} ,

Tinggal 14 hari lagi [event name] , dan saya sangat berterima kasih atas kehadiran Anda!

Anda akan belajar banyak, dan saya berjuang untuk tidur dengan kegembiraan dari apa yang akan Anda pelajari [insert how many days]

Di bawah ini adalah jadwal acara:

Hari pertama

• Pendaftaran jam 9 pagi pada [insert date]
• Pembicara tamu pertama pada 09:45 [insert guest name]
• Dan seterusnya

Hari kedua

• [add day 2 information]

Hal-hal yang Anda butuhkan pada hari itu:

• Notepad atau sesuatu untuk membuat catatan
• Laporan Seminar (click here to download)

Perjalanan dan akomodasi:

Hotel ini memiliki jumlah kamar terbatas yang tersedia bagi mereka yang ingin menginap, dan Anda dapat menghubungi mereka di nomor telepon di bawah ini:

[insert number]

Daftar hotel alternatif yang dekat dengan venue adalah di bawah ini:

[insert list]

Stasiun kereta api dan bus terdekat adalah [insert information] .

Masukkan [tambahkan kode pos/kode pos] ke navigasi satelit Anda jika Anda bepergian dengan mobil.

[insert google map]

Di bawah ini adalah daftar FAQ tentang acara tersebut:

1. Pertanyaan pertama
2. pertanyaan kedua
3. Dan seterusnya

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat membalas email ini atau menghubungi kami di nomor telepon di bawah ini:

[add phone number]

Sekali lagi, terima kasih banyak telah mendaftar untuk acara ini, dan kami berharap dapat melihat Anda pada hari itu.

Salam

[your name]

3. Email pengingat acara penjualan Black Friday

4. Email pengingat acara dari afiliasi

5. Email pengingat acara (pemberitahuan 24 jam)

10 contoh email pengingat email acara dari situs web dan bisnis langsung

Di bawah ini adalah daftar sepuluh email yang telah dikirim dari situs web dan pemilik bisnis yang mengingatkan pelanggan mereka tentang acara mendatang.

1. Email pengingat acara dari Namecheap

Email ini dari Namecheap. Mereka mengingatkan pelanggan dan pelanggan mereka tentang acara yang akan segera ditutup.

Mereka menawarkan diskon, kelangkaan, dan menyediakan banyak tautan ke penawaran produk lain di situs web mereka.

2. Pengingat Acara Universitas 2 minggu sebelum acara

Email pengingat ini dari Liverpool Hope University. Mereka mengingatkan Anda untuk menghadiri acara hari terbuka dua minggu sebelum tanggal sebenarnya.

Mereka menyediakan jadwal dengan rincian kontak terlampir; tanggal dan waktu acara ada di email.

3. Contoh pengingat email Bruce Clay (pemberitahuan 24 jam)

Bruce Clay adalah seorang guru SEO, dan email di bawah ini adalah pemberitahuan 24 jam untuk webinarnya. Perhatikan bagaimana dia memberikan manfaat dari menghadiri, membuat halaman pendaftaran tetap terbuka, dan menawarkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang webinar yang akan datang.

4. Email pengingat Pamela Wilson untuk membeli program untuk menerima bonus

Contoh ini sedikit berbeda karena Pamela mengingatkan Anda untuk membeli programnya untuk menerima bonus gratis — acara langsung gratis.

Dia membagikan manfaat program dalam email, tautan pembelian, dan video yang menjelaskan kursus dan acara.

5. Email reminder Eben Pagan (contoh email affiliate marketer)

Ini adalah email pengingat dari Eben Pagan, mengingatkan pelanggannya tentang acara mendatang dari salah satu mitra afiliasinya.

Perhatikan bagaimana dia menggunakan empati untuk berhubungan dengan pembaca.

5. Contoh email Dr. William Li tentang acara yang akan segera hadir

Email di bawah ini dari Dr. Willaim Li, yang mengingatkan Anda tentang masterclass yang akan datang tentang makan untuk mengalahkan penyakit.

Email menunjukkan tautan yang relevan, waktu, tanggal dan juga menyentuh manfaat dari menghadiri.

6. Pengingat acara online Apple

Apple mengadakan acara online untuk pengembang. Email di bawah ini adalah contoh bagaimana mereka mengingatkan pelanggan mereka untuk mendaftar ke acara tersebut.

Mereka menggunakan template yang mudah dilihat dan telah membagi manfaat dari area kotak template yang bagus.

7. Pengingat acara Apple lainnya (kelas Frank Bell)

Email pengingat lain dari Apple. Kali ini mereka menggunakan pendekatan yang berbeda dan menulis event reminder dengan proses yang lugas.

Mereka memberikan waktu, tanggal, arah, dan harapan dari acara langsung.

8. Email pengingat Chimp Essentials (pengingat singkat 1 jam)

Ini adalah 1 jam sebelum pengingat contoh acara dari Chimp Essentials. Mereka mengirimkan pengingat singkat untuk sesi langsung Q&A yang akan datang.

10. Contoh pengingat beberapa acara Dots

Email pengingat terakhir berasal dari The—Dots. Perbedaan dengan email ini adalah bahwa mereka mengingatkan orang tentang beberapa peristiwa yang terjadi selama beberapa hari ke depan.

Mereka menunjukkan tanggal dan tautan untuk halaman pendaftaran acara.

6 tips pro untuk meningkatkan tarif terbuka dengan email pengingat acara

Tarif terbuka sangat penting saat mengirim email apa pun, tetapi lebih dari itu untuk acara mendatang.

Tingkat pembukaan untuk tahun 2020 turun menjadi rata-rata 21,3%, jadi penting untuk meluangkan sedikit waktu untuk menyempurnakan baris subjek Anda.

Berikut adalah beberapa tips untuk meningkatkan open rate Anda.

1. Tes pemisahan A/B . Uji dan sesuaikan baris subjek email Anda untuk meningkatkan rasio buka Anda.
2. Personalisasi . Personalisasi email, dan tambahkan {{person.firstName}} ke baris subjek email Anda.
3. Segmentasi . Pastikan untuk mengelompokkan pelanggan Anda dan hanya mengirim ke orang yang tepat.
4. Pemeliharaan timbal . Cara yang bagus untuk meningkatkan rasio terbuka Anda adalah dengan menggunakan pemicu di email dan konten. Dengan cara ini, Anda dapat mengirim email yang kemungkinan besar akan diterima oleh pelanggan.
5. Keingintahuan. Cobalah untuk membuat baris subjek yang menawarkan rasa ingin tahu. Baris subjek akan mendapatkan lebih banyak perhatian jika Anda menggunakan empati untuk masuk ke dalam pikiran mereka.
6. Luangkan waktu Anda . Luangkan sedikit waktu untuk menemukan baris subjek terbaik. Lakukan brainstorming dan buat sebanyak mungkin dalam satu jam atau lebih, lalu biarkan selama 24 jam, kembali dan edit. Ini akan membantu Anda membuat baris subjek yang bagus. Kemudian, Anda dapat mengujinya dengan penguji baris subjek email untuk melihat apakah cukup baik untuk digunakan.

Sekarang saatnya untuk menulis email pengingat email Anda.

Pergilah ke sana dan habiskan beberapa jam untuk membuat email pengingat acara Anda. Gunakan templat, tip, dan contoh dalam artikel ini untuk membantu Anda.

Tambahkan sebanyak mungkin fondasi email acara penting, pisahkan pengujian, dan edit dengan sempurna.

Jika Anda melakukan hal di atas, acara Anda akan memiliki peluang yang jauh lebih tinggi untuk menarik audiens yang lebih besar dan lebih terlibat.

Semoga berhasil!