如何整理您的数字空间

已发表: 2022-05-07

数字化整理已变得与每天刷牙两次一样重要。尤其是现在，当知识产业大规模转向在线和远程工作时。除非我们学会保持在线空间整洁有序，否则我们的心理健康和生产力可能会受到严重影响。分散注意力、疲惫、不堪重负和易怒只是混乱数字空间的一些症状。

在本文中，我们将看看数字混乱带来的风险，以及如何开始清理您的数字工作空间。

什么是数字整理？

简而言之，整理您的数字空间意味着清除您不再使用的所有应用程序和文件的计算机、手机或平板电脑（或所有三者）。

这意味着要学会接受你的许多程序、应用程序和扩展是可选的，而只有少数有实际用途，无论是在你的工作还是个人生活中。但我已经听到你在想：“我什至需要数字整理器吗？ ” 也许你管理得很好，因为你知道一切都在哪里。

但是，那些你已经忘记的那些在你的磁盘空间中积聚灰尘的文件呢？仅仅因为你不使用它们并不意味着它们是无害的。

为什么要进行数字整理？

数字混乱实际上会对知识工作者产生不利的心理影响。在这个时代，我们被鼓励收集大量信息并将它们存储起来以备将来使用、潜在的职业机会、学习材料等。

此外，还有另一种类型的数字杂波掩蔽是每个知识工作者都应该拥有的有益事物。

虽然我们知道过度接触社交媒体和数字内容可能会损害我们的个人生活，但我们经常忽视它对职业的影响。知识工作者依靠数字空间来实现增长、保持更新和连接。我们一直认为在线是永远不会错过职业机会的唯一途径。这包括无数的社交媒体账户——LinkedIn、Twitter、Medium、Quora、Facebook、Instagram——无处不在！

然而，如今已成为家喻户晓的《数字极简主义》和《深度工作》的作者卡尔·纽波特证明这根本不是真的。

数字杂波带来的损害

在他的TEDx演讲中，纽波特透露，拥有所有这些账户会导致注意力分散，并导致注意力永久受损。我们越是分散注意力或一心多用，注意力就越集中。在线上的一切都是为了满足我们短暂的注意力而设计的，我们当然注定要遭受这样的命运。

纽波特声称，我们开发的这种多任务处理性质与现代经济所重视的——深度工作和专注——形成鲜明对比。我们所学的技术帮助我们在工作中取得进步，实际上正在对我们不利，我们甚至都没有注意到。

因此，您可能会争辩说，对于数字工作者而言，需要在 Facebook、LinkedIn、Twitter 等所有平台上工作可能会助长阻碍日常工作的“永远在线”心态。这是我们关注的额外混乱，它从我们身上夺走了太多的利益。我们天生就对在线上其他有影响力的人、品牌或公司的可见度施加了如此大的压力，以至于我们甚至没有注意到我们最有价值的资产——专注和精力——正在如何恶化。

数字化整理如何挽救您的生命

现在，摆脱数字混乱既适用于您的在线状态，也适用于您管理工作（和个人）文件的方式、组织事物的方式、桌面的外观，甚至您记得多久清空回收站。它是关于重新控制您的工作流程，并拾起您分散注意力的碎片。

就像在现实生活中一样，一台凌乱的电脑会让人头脑混乱。而且，回到 Newport 提到的分散注意力，为什么一个空的磁盘空间会对你有好处是有道理的。

每次你想下载一个文件时，试着回忆一下，却发现自己在寻找合适的文件夹：

除厨房水槽外，下载内容包含所有内容。
您的桌面上有几个名称相似的文件夹。

你找不到合适的地方，所以你不会忘记文件。

您最终要么将其保存在桌面上，要么创建一个全新的一次性文件夹，稍后忘记删除。

随着时间的推移，这些小事情上的挫败感、时间和精力都会累积起来。

您应该整理哪些数字空间？

让我们考虑一下如何整理您的工作计算机，以及您的手机和个人数字空间。

整理您的工作计算机/文件

我们将从清理您的数字工作空间开始，因为它是您最需要关注的地方。让我们看一下您需要引入的小改动，以确保您的注意力不会分散到所有地方。

不要偷懒命名文件

让你的文件名“有意义”。是的，我们都希望更快地下载文件并继续我们的工作，但这会损害我们未来的自我。

当您需要扫描特定文件的打包文件夹，但在“17253933625”或“H02QL6-PDF-ENG.doc”或我最喜欢的“IMG_20200728_161623.jpg”的所有变体中找不到它时会发生什么. 顺便说一句，这些都是真实的例子，来自我自己的下载文件夹。不要让我开始使用屏幕截图名称。

我计划从今天开始遵循的建议是更加注意文件名。如果有的话，它使磁盘清理变得更加容易：我可以更快地确定哪些图像和文件应该移动到特定文件夹或删除。我们倾向于忽略那些标题不佳的文件，就像它们不会弄乱我们的计算机一样。直到我们的空间用完为止。

到那时，我们不得不清理它，从而创造了一个巨大的时间汇。

只有几个指定的文件夹（或将它们视为待办事项列表）

如果您不确定如何对工作文件夹进行分类，请将它们视为看板。

将您的工作量限制在三个或四个文件夹中：

重要的（您每天或特定日子需要的东西）；
待办事项（第二天或几天后需要做的事情）；
杂项（您下载以备将来使用的文件，未确定使用）。

请记住每天修改这些文件夹，并根据其紧迫性或必要性移动文档。对文件夹进行分类的类似方法是通过艾森豪威尔矩阵：

重要和紧急的事情
重要但不紧急的事情
不重要但紧急的事情
不重要且不紧急的事情

这些只是帮助您入门的一些想法。给他们一些想法，并调整最适合您的工作流程的分类风格。

将最常用的应用程序保留在任务栏中

从个人经验来看，桌面上节省的空间可以帮助您了解您最常使用的软件。因此，对这些应用程序进行排序。

只需将常用应用程序移至任务栏，您就无需不断最小化窗口以访问桌面。作为奖励，这些应用程序只需单击一下即可。这是我的样子：

我的任务栏的一小部分，上面只有 6 个应用程序。

我使用 Ubuntu 并在网上完成大部分写作，所以这里的工具是 Pumble（公司的团队聊天应用程序）、文件浏览器、Chrome、屏幕截图工具和图像处理程序。

你的桌面不应该是你的“下载”文件夹

作为一名长期的专业作家，我对这种数字犯罪也不是无可指责的。想要快速解决问题，我会将桌面视为存储在线文件的更快方式。毕竟，谁有时间浏览正确的文件夹？

但事实是，从长远来看，多几秒钟来找到正确的文件夹会更好。几天前，受这项研究的启发，我决定清理我的桌面，却发现我不记得为什么我下载了一些 .pdf 文件、图像或屏幕截图。即使在文件达到目的之后，我也只是忘记删除它们。

这正是问题所在。这些文件在我们桌面上停留的时间越长，我们对它们就越麻木，我们的大脑甚至会忘记它们在那里。杂物成为我们新的桌面壁纸。

因此，为了您自己的理智，并节省清理时间，请将下载文件夹用于其预期目的，并记得每天清除它。或者，每当我需要提升动力时，我只记得热门节目“IT Crowd”中 Roy Trenneman 的睿智话语：

“珍，[笔记本电脑]被感染了！ 如果这是一个人，我会朝它的脸开枪！”

我们都应该努力变得更像 Roy——严格限制我们的桌面上可以和不可以有什么。

限制启动时启动的程序

通常，默认情况下，新软件可以选择在启动时启动。通常我们不会考虑它，直到太多的应用程序开始消耗计算机的启动能力。

很快，计算机需要很长时间才能从沉睡中醒来。这只会从一开始就减慢你所有的工作。

幸运的是，您可以选择退出，并手动将它们一一打开。大多数程序都可以选择

最小化您的聊天列表

现在，由于个人的烦恼，这是我经常做的事情，但我注意到我的很多同事都没有这样做。

它正在清理您在公司聊天中的 DM 列表。

对于在大公司工作的任何人，尤其是远程工作的人来说，通信应用程序至关重要。这是我们现在花费大部分时间进行头脑风暴、讨论和解决问题的地方。但是，我注意到当我的 DM 列表中没有人满为患时，通过应用程序聊天对我来说要容易得多。

我还注意到，在某些情况下，人们并不介意这一点。他们只是简单地结束聊天，从不回头。但对我来说，向下滚动无穷无尽的列表以找出是谁 ping 我是一个额外的烦恼。

这就是我退出所有 DM 并保留一两个我最常与之交谈的人的原因。像这样的微小变化可以让您更轻松地找到同事，并让您免于筛选更大的人员列表。这是我的 Pumble 聊天侧边栏的屏幕截图。之前和之后，如果你愿意：

看起来更整洁，不是吗？此外，您可以折叠您不使用的任何类别。就我而言，这是我不经常使用的频道。而且我已经制作了一个包含所有作者频道的附加部分。这样，当弹出通知时，我会知道它是否需要立即关注。

练习管理浏览器标签

这个技巧不言自明：了解如何限制浏览器标签的使用。您应该始终打开最多 5 个选项卡。不多，最好少。

看到打开的十几个或更多选项卡会产生额外的紧迫感和不知所措，即使您没有挤满工作。更不用说它们可怕地减慢了浏览器的加载时间。

利用书签（但也要保持那些干净、整洁和经常过滤），每隔一小时左右扫描一次标签，检查是否可以关闭不再使用的标签，等等。

管理您的收件箱

以下是您可以做的所有事情来整理您的电子邮件：

为传入的电子邮件制作过滤器，以便您的传入邮件立即分类到正确的文件夹中。您可以在此处找到 Google 自己的说明。
练习 Merlin Mann 创造的“收件箱零”——每天快速高效地整理您的电子邮件，这样您就不会花太多时间去想它；
每天检查电子邮件不要超过两次，并有一个指定的时间段；
按照生产力教练 Patty Kreamer 在接受 Clockify 的采访时的建议，旨在管理您的电子邮件生产力：

删除不再需要的邮件，转发需要转发的邮件，然后删除或归档。如果不需要采取任何措施，但电子邮件包含重要信息，请将其存档在某个地方。正如 Kreamer 总结的那样，收件箱不是不受欢迎的电子邮件的存储单元。

这些确实是我们可以生活的词。因此，下次您打开电子邮件时，请立即决定您想用它做什么，然后去做。不再略读。

每天进行浏览器/在线清理

您可以将这种新的整理习惯融入您的日常放松程序中。就在下班之前，请务必检查以下列表：

️ 清理您当天的电子邮件（存档、移动、删除）；

️ 清除下载文件夹；

️ 关闭所有不必要的标签，清除当天的搜索记录（事先将重要网站加入书签！），并缓存；

️清空回收站；

️ 关闭公司聊天应用程序中的所有 DM。

所有这些都可以在 20 分钟内完成，顶。一两周后，您甚至可以将时间缩短到 10 分钟。除了整理，你会得到很好的关闭，并为你的工作日结束带来轻松感。

整理你的手机

如果你愿意的话，你的手机也可能是一个很棒的小窝。鉴于它比计算机更容易访问，整理只是略有不同。

删除所有社交媒体应用程序，因为您不会受到诱惑

您可以在许多在线文章中以及 Cal Newport 本人的建议中找到一条友好的建议，即从您的手机中删除所有社交媒体应用程序，并将它们的使用限制在您的计算机上。

每个应用程序都有其基于 Web 的对应项。在您的计算机上浏览 Instagram 的吸引力可能会降低，因为用户体验不如应用程序上的流畅和快速。

清理你的画廊

整理手机很简单，只需几个步骤：

筛选您的照片、屏幕截图和其他图像以查找重复、低分辨率和意外拍摄的照片。有些手机甚至有一个内置选项可以为您识别；
将照片分类到文件夹中；
将您的整个画廊移动到云端，或者将其从手机中完全删除，或者保留最重要的画廊。

毕竟，您多久打开一次画廊并浏览图片？可能不是每天都有。因此，它们没有理由占用您手机的内存空间。

清理和管理您的下载

我个人不会检查下载，直到我在浏览特定内容时不小心进入该文件夹。

哦，天哪，每次我都对那里收集灰尘的文件数量感到惊讶！

从用于维生素描述的 .pdf 文件、浏览时发现的食谱到我忘记的 gif 和图像。

删除旧文件或已经达到目的的文件。

️ 注意：我可以提供的一个温馨建议是不要下载阴暗的手机清理应用程序。除非您可以从受信任的来源找到一些，否则最好手动进行。

整理您的个人数字空间

整理您的个人电脑与您的工作电脑没有太大区别。只有一些额外的东西需要注意。

整理您的个人文件

一张一张地浏览您的每个磁盘，并扫描您不再使用的文件夹和文件。试着扼杀那些认为“其中一些文件有一天可能有用”的囤积者：从个人经验来看——你写的那些文件，以及你四五年前做的项目，可能不再重要了。只归档最重要的文件，其余的扔掉。

如果这太过分了，您可以随时购买 SSD（固态硬盘），您可以像 USB 一样将其插入您的计算机，然后在那里传输所有内容。 SSD 可以达到 30 TB 的内存空间，这超出了我们大多数人的需求。同样，您可以使用Dropbox或Google Drive在线存储文件。

对音乐文件进行排序

如今，很少有人会直接从电脑上听音乐。借助Soundcloud和Spotify甚至YouTube等流媒体服务，几乎不需要在本地存储音乐。

在线创建您的个人播放列表而不必担心，因为您的互联网连接连续几天中断的可能性很小。但是，您可以将仍在听的音乐分类到特定文件夹中以进行离线即兴演奏。

移动照片

当涉及到混乱时，数码照片可能是最大的违规者。在极少数情况下，我们会决定浏览我们的计算机以寻找记忆。它仍然是为实体专辑保留的活动，这是理所当然的。以下是照片整理的选项：

将它们组织到适当的文件夹中，并将它们移动到 SSD；
将它们上传到Google 相册；
选择你最喜欢的并制作它们。购买实体专辑（或多张！），并将它们作为您可以交互的对象而不是数字文件来享受。

当我向妈妈要一些旧照片时，也发生了类似的事情，只是给了一个 SSD，她说里面有我们所有的童年照片。插上电源后，我浏览了文件夹，我们笑了笑，然后把它关掉，把它收起来。它真的感觉像一个数码相册。这也不是一个坏主意。

清除您的社交帐户

您的个人在线形象也可能杂乱无章。尤其是您的社交媒体帐户。

就在去年，我做了一些清理工作，意识到我的高中电子邮件仍然存在于网络上，以及我只使用了两个月的网站的无数帐户（即使是这样）。

我们在这里建议的是删除所有未使用的帐户，删除非常旧的电子邮件帐户（如果我能记住密码的话），并检查您的 Google 个人资料以查找您可能已经注册（并忘记）的任何网站。

此外，一位 Reddit 用户根据自己的经验制作了一份令人惊叹的在线整理清单。根据您想走多远，您可以遵循他们的部分或全部观点。

重新访问浏览器扩展

浏览器扩展是我们在线存在的一个很小的方面，但它们可能会引起一些挫败感。我们常常忘记他们甚至在那里。我有一个语言应用程序，可以将外来词无缝地整合到我的网页中，这样我就可以学习新术语。但是，过了一会儿，我禁用了它，并忘记再次启用它。

仅仅几周后，我才发现我的浏览器上还有那个扩展，还有其他几个！他们没有破坏我的经历，但他们正在收集灰尘。因此，我不仅禁用了它们，还删除了它们。现在我有三个我用得最多的，这是我能要求的最干净的东西。当您在工具栏上只看到三个图标时，可以减轻压力。

你也可以更进一步。

在Google设置中，您可以禁用书签工具栏（如果您不经常使用它），并从窗口中删除标题栏。 更少的文字=更清晰的视觉效果。像这样：

最上面的有设置 - 谷歌浏览器可见，以及我的搜索栏下的书签。但底部隐藏了我可能不需要的所有信息，并浓缩了重要的部分，如退出、最小化和最大化按钮。

既然我们已经介绍了清理数字空间可以做的所有事情，那么您如何将其付诸实践？你从哪里开始？如果您想花有限的时间进行整理怎么办？

如何在有限的时间内进行数字整理

无论您是想花 10 分钟、100 分钟还是 30 天整理您的数字空间，我们都会为您准备一份清单。

10分钟搞定

如果您每天只有 10 分钟的时间，但仍想获得一台整洁的计算机的完全满足感，那么您可以这样做。

关闭浏览器中所有不必要的标签
对当天的电子邮件进行排序、存档或删除
退出公司聊天中的所有 DM （第二天从头开始）
清空您的这种简短但甜蜜的方法非常适合临时清理。或者直到您设法留出更多时间进行“深度清洁”。
100 分钟内整理
如果你有超过 10 分钟——实际上是一个半小时——那么你可以做以上所有事情，甚至更多：
清除当天的搜索记录
准备第二天的重要文件（在指定文件夹中）
从桌面上查找并删除不必要的图标（还有屏幕截图、任何下载的文件）
对单个文档中的任何笔记和待办事项进行排序
关闭通知，或暂停通知直到第二天
浏览非常旧的电子邮件，然后归档、排序或删除它们
擦拭您的硬件组件（键盘、显示器、鼠标等）
30天内整理
将数字整理作为一个项目的最佳方法是将其延长四个星期。
为什么？
30 天是足够的时间，因为婴儿步骤更容易管理。它使您有足够的时间来考虑最适合您的行动方案。此外，如果您需要删除数千兆字节的文件并重新组织您的整个计算机，您将需要时间考虑问题。
分析导致您压力的原因，以及您的数字混乱最严重的地方。 计划好整理的顺序。问你自己：
是什么导致你的数字不堪重负？
你为什么要整理你的电脑/手机？
你会本能地避免或拖延清理的哪一部分？
在您的浏览器和社交平台上工作
这是向更大的鱼（您的计算机）过渡的简单方法。只需一天一天地应用我们上面列出的方法。取消关注人员和帐户，删除旧电子邮件帐户，达到收件箱零等。
清理你的电脑文件
把你的清理工作分成几天。每天都应该属于不同的磁盘或文件夹，具体取决于混乱的严重程度。
回顾、重新审视和控制这些习惯
建立您每天都会遵循的清洁程序和新习惯。这样您就可以进入维护模式，让未来的清理工作更轻松、更快捷、更轻松。
结论
如果我们想在数字时代生存，数字化整理已成为必须。虽然我们的计算机是在我们的生活空间之后需要清理的另一件事，但它们不必太麻烦。每天简单地建立十分钟的例行程序已经可以改变世界。
️您如何看待我们的整理技巧？你有没有下意识地应用过？或者你是一个总是保持电脑整洁的人，所以你有一些技巧要分享？通过 [email protected] 写信给我们，我们可能会在下一篇文章中介绍您的建议或轶事。