デジタル空間を整理する方法

デジタルデクラッタリングは、1日に2回歯を磨くのと同じくらい重要になっています。 特に今、知識産業がオンラインおよびリモートワークに大規模に移行したとき。 私たちの精神的な幸福と生産性は、オンラインスペースを整頓された状態に保つことを学ばない限り、大きな影響を被る可能性があります。 断片化された注意力​​、倦怠感、圧倒的および過敏性は、乱雑なデジタル空間の症状のほんの一部です。

この記事では、デジタルクラッターがもたらすリスクと、デジタルワークスペースのクリーンアップを開始する方法について説明します。

デジタルデクラッタリングとは何ですか？

つまり、デジタルスペースを整理するということは、使用しなくなったすべてのアプリとファイルをコンピューター、電話、またはタブレット（または3つすべて）から取り除くことを意味します。

これは、プログラム、アプリ、拡張機能の多くがオプションであることを受け入れることを学ぶことを意味しますが、仕事と私生活の両方で実際の目的を持っているのはほんの一握りです。 しかし、私はすでにあなたが不思議に思うのを聞くことができます。 」すべてがどこにあるかを正確に知っているので、たぶんあなたはうまく管理しています。

しかし、ディスクスペースにほこりを集めている、忘れてしまったすべてのファイルについてはどうでしょうか。 使用しないからといって無害というわけではありません。

なぜあなたはデジタルデクラッターをする必要がありますか？

デジタルクラッターは、実際には知識労働者に心理的な悪影響を与える可能性があります。 この時代において、私たちは膨大な量の情報を収集し、将来の使用、潜在的なキャリアの機会、学習資料などのためにそれらを保存することが奨励されています。

さらに、すべての知識労働者が持つべき有益なものとして、別のタイプのデジタルクラッターマスキングがあります。

ソーシャルメディアやデジタルコンテンツへの過度の露出は私たちの個人的な生活に損害を与える可能性があることを私たちは知っていますが、私たちはしばしばそれがキャリアに与える影響を見落としています。 知識労働者は、成長、最新情報の入手、接続のためにデジタルスペースに依存しています。 私たちは、オンラインであることはキャリアの機会を決して逃さない唯一の方法であるという考えを永続させてきました。 LinkedIn、Twitter、Medium、Quora、Facebook、Instagramなどの無数のソーシャルメディアアカウントがどこにでも存在します。

しかし、 Digital Minimalism and DeepWorkの著者であるCalNewportは、今では一般的な名前になっていますが、これは単に真実ではないことを証明しました。

デジタルクラッターがもたらすダメージ

ニューポートはTEDxの講演で、これらすべてのアカウントを持っていると注意が断片化し、集中力が永久に損なわれることを明らかにしています。 集中力が低下するほど、気を散らしたり、マルチタスクを実行したりできます。 そして、オンラインのすべてが私たちの短い注目のスパンを養うように設計されているので、もちろん私たちはそのような運命に運命づけられるでしょう。

ニューポートは、私たちが開発したこのマルチタスクの性質は、現代の経済が重視するもの、つまり深い仕事と集中とは正反対であると主張しています。 私たちが教えられたテクノロジーは、私たちが気付かないうちに、仕事の進歩が実際に私たちに逆らって働いているのを助けます。

したがって、デジタルワーカーの場合、Facebook、LinkedIn、Twitterなどのすべてのプラットフォームにいる必要があると、日常業務を妨げる「常時オン」の精神に寄与する可能性があると主張できます。 それは私たちが注意を向ける追加の混乱であり、それは私たちからあまりにも多くの利益を得ることができません。 私たちは本質的に、オンラインで他の影響力のある人々、ブランド、または企業に見えるようにすることに非常に大きな圧力をかけているため、私たちの最も価値のある資産である焦点とエネルギーがどのように劣化しているかにさえ気づいていません。

デジタルデクラッターがあなたの命を救う方法

現在、デジタルクラッターを取り除くことは、オンラインプレゼンスと、作業（および個人）ファイルの管理方法、整理方法、デスクトップの外観、さらにはごみ箱を空にすることを覚えている頻度の両方に当てはまります。 それはあなたのワークフローの制御を取り戻し、あなたの断片化された注意の断片を拾い上げることです。

実生活と同じように、散らかったコンピューターは散らかった心を作ります。 そして、ニューポートの注意の破綻についての言及に戻ると、空のディスクスペースが精神的にあなたに良いことをする理由は理にかなっています。

ファイルをダウンロードしたいときはいつでも思い出してみてください。適切なフォルダを探しているだけです。

ダウンロードには、台所の流し以外のすべてが詰め込まれています。
デスクトップには、同じような名前のフォルダがいくつかあります。

あなたは十分にあなたの顔にある適切な場所を見つけることができないので、あなたはファイルを忘れないでください。

そして、それをデスクトップに保存するか、後で削除するのを忘れたまったく新しいワンタイムフォルダを作成することになります。

これらの小さなことに対する欲求不満、時間、エネルギーを節約することは、時間の経過とともに増加します。

どのデジタルスペースを整理する必要がありますか？

仕事用のコンピューターだけでなく、電話や個人のデジタルスペースを整理する方法を考えてみましょう。

仕事用のコンピューター/ファイルを整理する

焦点が最も必要とされる場所であるデジタルワークスペースのクリーンアップから始めます。 あなたの注意がいたるところに行き渡らないようにするために、あなたが導入する必要のある小さな変更を見てみましょう。

ファイルの命名に怠惰にならないでください

ファイル名を「意味のある」ものにします。 はい、私たちは皆、ファイルをより速くダウンロードして作業を続けたいと思っていますが、それは私たちの将来の自分自身を損なうことになります。

パックされたフォルダでその特定のファイルをスキャンする必要があるが、「17253933625」または「H02QL6-PDF-ENG.doc」、または私のお気に入りの「IMG_20200728_161623.jpg」のすべてのバリエーションの中でそれを見つけることができない場合はどうなりますか。 ちなみに、これらは私自身のダウンロードフォルダからの実際の例です。 スクリーンショットの名前を始めないでください。

今日から私が従う予定のアドバイスは、ファイル名にもっと注意を払うことです。 どちらかといえば、ディスクのクリーンアップがはるかに簡単になります。特定のフォルダーに移動するか、削除する必要があるイメージとファイルをより迅速に特定できます。 私たちは、コンピュータを乱雑にしないように、タイトルの悪いファイルを見落としがちです。 スペースがなくなるまで。

そしてそれまでに、すべてをクリーンアップする必要があるため、巨大なタイムシンクを作成しました。

指定されたフォルダをいくつかだけ持つ（またはそれらをやることリストのように扱う）

Work Folderを分類する方法がわからない場合は、かんばんボードのように扱ってください。

ワークロードを3つまたは4つのフォルダーのみに制限します。

1. 重要（毎日、またはその特定の日に必要なもの）;
2. やること（翌日、または今から数日後に必要なこと）;
3. その他（将来のためにダウンロードしたファイル、未定の使用）。

これらのフォルダを毎日改訂し、緊急性や必要性に応じてドキュメントを移動することを忘れないでください。 フォルダを分類する同様の方法は、アイゼンハワーマトリックスを使用することです。

1. 重要かつ緊急なこと
2. 重要だが緊急ではないこと
3. 重要ではないが緊急のこと
4. 重要ではなく、緊急ではないもの

これらはあなたが始めるためのほんの一部のアイデアです。 彼らにいくつかの考えを与え、あなたのワークフローに最も適した分類スタイルを適応させてください。

最もよく使用するアプリをタスクバーに保持する

個人的な経験から言えば、デスクトップに節約されたスペースは、どのソフトウェアを最もよく使用しているかを理解するのに役立ちます。 だから、それらのアプリを並べ替えます。

頻繁に使用するアプリをタスクバーに移動するだけで、デスクトップに到達するためにウィンドウを常に最小化する必要がなくなります。 ボーナスとして、アプリはクリックするだけです。 これが私の見た目です：

6つのアプリしかないタスクバーの小さなセクション。

私はUbuntuを使用しており、ほとんどの書き込みをオンラインで行っているため、ここでのツールはPumble（会社のチームチャットアプリ）、ファイルブラウザー、Chrome、スクリーンショットツール、および画像操作プログラムです。

デスクトップを「ダウンロード」フォルダにしないでください

長年のプロの作家として、私もこのデジタル違反のせいではありません。 物事をすばやく解決したいので、デスクトップをオンラインファイルを保存するためのより高速な方法として扱います。 結局のところ、誰が適切なフォルダを参照する時間がありますか？

しかし、真実は、適切なフォルダを見つけるための余分な数秒は、長期的にはより良いものになるということです。 数日前、この調査に触発されてデスクトップをクリーンアップすることにしましたが、.pdfファイル、画像、またはスクリーンショットの一部をダウンロードした理由を思い出せないことに気づきました。 ファイルが目的を果たした後でも、私は単にそれらを削除するのを忘れていました。

そしてそれがまさに問題です。 それらのファイルがデスクトップに長く留まるほど、私たちはそれらに無感覚になり、私たちの脳はそれらがそこにあることさえ忘れてしまいます。 雑然としたものが新しいデスクトップの壁紙になります。

したがって、自分の正気とクリーンアップ時間を節約するために、ダウンロードフォルダーを本来の目的に使用し、毎日パージすることを忘れないでください。 または、モチベーションを高める必要があるときはいつでも、ヒットショー「ITクラウド」のロイ・トレンネマンの賢明な言葉を覚えています。

「ジェン、[ラップトップ]は感染しています！ もしこれが人間だったら、顔を撃ちます！」

私たちは皆、Royのようになるように努力する必要があります。つまり、デスクトップに表示できるものとできないものを厳密に設定する必要があります。

起動時に起動するプログラムを制限する

通常、新しいソフトウェアには、デフォルトで起動時に起動するオプションがあります。 そして通常、あまりにも多くのアプリがコンピューターの起動能力を使い果たし始めるまで、私たちはそれについて何も考えません。

すぐに、コンピュータが眠りから目覚めるのに何年もかかります。 そして、これは最初からすべての作業を遅くします。

幸い、これをオプトアウトして、手動で1つずつオンにすることができます。 ほとんどのプログラムにはオプションがあります

チャットリストを最小化する

さて、これは私が個人的なペットのおしっこのためにいつもしていることですが、私の同僚の多くがそうしていないことに気づきました。

会社のチャットでDMリストをクリーンアップしています。

大企業、特にリモートで働く人にとって、コミュニケーションアプリは不可欠です。 ここで、私たちはほとんどの時間をブレインストーミング、議論、そして問題解決に費やしています。 ただし、DMリストが人でいっぱいになっていないと、アプリを介したチャットがはるかに簡単になることに気付きました。

また、場合によっては、人々がこれを気にしないことにも気づきました。 彼らは単にチャットを終了し、決して振り返ることはありません。 しかし、私にとって、無限のリストを下にスクロールして、誰が私にpingを送信したかを見つけることは、さらに厄介です。

これが、私がすべてのDMを終了し、私が最も頻繁に話す1人または2人の人を維持する理由です。 このような小さな変更により、同僚を見つけやすくなり、より多くの人のリストをフィルタリングする必要がなくなります。 これが私のPumbleチャットサイドバーのスクリーンショットです。 前と後、あなたがするなら：

かなりきれいに見えますねさらに、使用しないカテゴリは折りたたむことができます。 私の場合、それは私が頻繁に使用しないチャネルです。 そして、私はすべての作家のチャンネルで追加のセクションを作りました。 このように、通知がポップアップしたときに、それがすぐに注意を払う必要があるものであるかどうかがわかります。

ブラウザタブの管理を練習する

このヒントはそれ自体を物語っています：ブラウザタブの使用を制限する方法を学びましょう。 常に最大5つのタブを開いておく必要があります。 それ以下、できればそれ以下。

十数個以上のタブが開いているのを見ると、仕事で混雑していなくても、緊急性と圧倒感が増します。 言うまでもなく、ブラウザの読み込み時間がひどく遅くなります。

ブックマークを利用し（ただし、それらをきれいに、きちんと整理し、頻繁にフィルタリングします）、1時間ごとにタブをスキャンして、使用しなくなったタブを閉じることができるかどうかを確認します。

受信トレイを管理する

メールを整理するためにできることはすべて次のとおりです。

1. 受信メールのフィルターを作成して、受信メールがすぐに適切なフォルダーに分類されるようにします。 あなたはここでそれについてのグーグル自身の指示を見つけることができます。
2. Merlin Mannによって造られた「受信トレイゼロ」を練習します—毎日すばやく効率的にメールを並べ替えるので、それについて考えるのにあまり時間をかけません。
3. 1日に2回以上メールをチェックしないでください。また、指定された時間枠を設定してください。
4. Clockifyとのインタビューで、生産性コーチのPatty Kreamerのアドバイスに従って、電子メールの生産性を管理することを目指します。

不要になったメールを削除し、転送が必要なメールを転送してから、削除またはアーカイブします。 アクションは必要ありませんが、電子メールに重要な情報が含まれている場合は、どこかにアーカイブしてください。 Kreamerが要約すると、受信トレイは愛されていないメールのストレージユニットではありません。

そして、それらは本当に私たちが生きることができる言葉です。 それで、次にあなたが電子メールを開くとき、あなたがそれで何をしたいのかをその場で決定し、そしてそれをしなさい。 これ以上のスキミングはありません。

毎日のブラウザ/オンラインクリーンアップを実行します

この新しい整頓された習慣をあなたの毎日のワインドダウンルーチンに統合することができます。 クロックアウトする直前に、必ず次のリストを確認してください。

️その日のメールをクリーンアップします（アーカイブ、移動、削除）。

️ダウンロードフォルダをクリアします。

️不要なタブをすべて閉じ、その日の検索履歴をクリアし（重要なウェブサイトを事前にブックマークしてください！）、キャッシュします。

️ごみ箱を空にします。

️会社のチャットアプリからすべてのDMを閉じます。

これはすべて20分で完了します。 1〜2週間後、その時間を10分に短縮することもできます。 整理整頓は別として、あなたは素晴らしい閉鎖を手に入れ、あなたの仕事の終わりに安らぎの感覚をもたらすでしょう。

お使いの携帯電話を整理する

あなたがそれを許せば、あなたの電話はまた、散らかった素晴らしい小さな巣になることができます。 コンピュータよりも簡単にアクセスできることを考えると、整理整頓はわずかに異なります。

誘惑が少なくなるので、すべてのソーシャルメディアアプリを削除します

多くのオンライン記事やCalNewport自身からのフレンドリーなアドバイスは、すべてのソーシャルメディアアプリを電話から削除し、それらの使用をコンピューターのみに制限することです。

すべてのアプリには、Webベースの対応物があります。 ユーザーエクスペリエンスはアプリの場合ほどスムーズで迅速ではないため、コンピューターでInstagramを閲覧することはあまり魅力的ではありません。

ギャラリーをクリーンアップする

お使いの携帯電話の整理は、いくつかの手順と同じくらい簡単です。

1. 写真、スクリーンショット、その他の画像をふるいにかけて、重複した写真、低解像度の写真、誤って撮影した写真を探します。 一部の電話には、それを識別するための組み込みオプションさえあります。
2. 写真をフォルダに並べ替えます。
3. ギャラリー全体をクラウドに移動し、携帯電話から完全に削除するか、最も重要なギャラリーを保持します。

結局のところ、どのくらいの頻度でギャラリーを開いて写真を確認しますか？ おそらく毎日ではありません。 したがって、彼らがあなたの電話のメモリスペースを占有する必要がある理由はありません。

ダウンロードをクリーンアップして管理する

特定の何かを閲覧しているときに誤ってフォルダに遭遇するまで、私は個人的にダウンロードをチェックしません。

そして、おやおや、そこにほこりを集めるファイルの数に驚かされるたびに！

ビタミンの説明用の.pdfファイル、閲覧中に見つかったレシピから、忘れていたgifや画像までありました。

古いファイル、またはすでに目的を果たしているファイルを削除します。

️注：私が提供できる温かいアドバイスの1つは、日陰の電話クリーンアップアプリをダウンロードしないことです。 信頼できるソースからいくつかを見つけることができない限り、手動で行うことをお勧めします。

個人のデジタルスペースを整理する

あなたのパソコンを片付けることはあなたの仕事のものと大差ありません。 注意すべき追加事項はわずかです。

個人ファイルを整理する

各ディスクを1つずつ移動し、使用しなくなったフォルダとファイルをスキャンします。 「これらのファイルのいくつかはいつか役立つかもしれない」と考えるあなたの買いだめを抑えてみてください。個人的な経験から—あなたが書いたドキュメントや4、5年前に行ったプロジェクトはおそらくもう重要ではありません。 最も重要なドキュメントのみをアーカイブし、残りを破棄します。

これがあまりにも劇的な動きである場合は、いつでもSSD（ソリッドステートドライブ）を購入できます。これは、USBのようにコンピューターに接続して、そこにすべてを転送できます。 SSDは最大30テラバイトのメモリスペースを使用できますが、これは私たちのほとんどが必要とする以上のものです。 同様に、 DropboxまたはGoogleドライブを使用してファイルをオンラインで保存できます。

音楽ファイルを並べ替える

今日では、コンピューターから直接音楽を聴く人はほとんどいません。 SoundcloudやSpotify 、さらにはYouTubeなどのストリーミングサービスでは、音楽をローカルに保存する必要はほとんどありません。

個人的なプレイリストをオンラインで作成します。インターネット接続が何日も続く可能性は低いため、それほど恐れることはありません。 ただし、まだ聴いている音楽を特定のフォルダに並べ替えて、オフラインで妨害することはできます。

写真を移動する

雑然としたものになると、デジタル写真は最大の違反者になる可能性があります。 そして、ごくまれに、コンピュータを閲覧して思い出を探すことにします。 それはまだ物理的なアルバムのために予約された活動であり、当然のことながらそうです。 写真を整理するためのオプションは次のとおりです。

1. それらを適切なフォルダーに整理し、SSDに移動します。
2. それらをGoogleフォトにアップロードします;
3. あなたが最も好きなものを選んで、それらを作ってください。 物理的なアルバム（またはいくつか！）を購入して、デジタルファイルではなく、操作できるオブジェクトとして楽しんでください。

私が母に古い写真をいくつか頼んだときも同様のことが起こりましたが、SSDが与えられただけで、私たちの子供時代の写真がすべて含まれていると彼女は言いました。 そして、プラグを差し込んだ後、フォルダを調べて、笑いました。それから、電源を切って片付けました。 それは本当にデジタルフォトアルバムのように感じました。 これも悪い考えではありません。

ソーシャルアカウントを削除します

あなたの個人的なオンラインプレゼンスもまた、散らかっていることもあります。 特にあなたのソーシャルメディアアカウント。

ちょうど昨年、私はある種のパージを行い、高校の電子メールがまだWebに存在していることがいかに混沌としているのか、そして2か月しか使用しなかったWebサイトの無数のアカウント（それでも）に気づきました。

ここでアドバイスするのは、未使用のアカウントをすべて削除し、非常に古いメールアカウントを削除し（パスワードを覚えている場合）、登録した（そして忘れた）WebサイトがないかGoogleプロファイルを確認することです。

さらに、あるRedditユーザーは、自分の経験に基づいて、すばらしいオンライン整理チェックリストを作成しました。 どこまで行きたいかに応じて、それらのポイントの一部またはすべてに従うことができます。

ブラウザ拡張機能に再度アクセスする

ブラウザ拡張機能は、私たちのオンライン存在の非常に小さな側面ですが、それでもいくつかのフラストレーションを引き起こす可能性があります。 彼らがそこにいることさえ忘れてしまうことがよくあります。 私は自分のウェブページに外国語をシームレスに組み込む言語アプリを持っていたので、新しい用語を学ぶことができます。 しかし、しばらくして無効にし、再度有効にするのを忘れてしまいました。

ほんの数週間後、私は自分のブラウザや他のいくつかのブラウザにまだその拡張機能があることに気づきました！ 彼らは私の経験を台無しにしていませんでしたが、彼らはほこりを集めていました。 そのため、単に無効にするのではなく、それらを削除しました。 今、私は私が最も使用する3つを持っています、そしてそれは私が求めることができる最もきれいなものです。 ツールバーにアイコンが3つしかない場合は、ストレスが大幅に軽減されます。

さらに一歩進めることもできます。

Googleの設定では、ブックマークツールバーを無効にし（頻繁に使用しない場合）、ウィンドウからタイトルバーを削除できます。 テキストが少ない=ビジュアルが鮮明になります。 そのようです：

一番上のものには、 [設定] – Google Chromeが表示され、検索バーの下にブックマークが表示されます。 しかし、一番下のものは、私が必要としないかもしれないすべての情報を隠し、終了、最小化、最大化ボタンなどの重要な部分を凝縮します。

デジタル空間をクリアするためにできることをすべてカバーしたので、これをどのように実践しますか？ どこから始めますか？ そして、限られた時間を整理整頓に費やしたい場合はどうでしょうか。

限られた時間でデジタルデクラッターを行う方法

デジタルスペースを整理するために10分、100分、または30日を費やしたいかどうかに関係なく、チェックリストが用意されています。

10分で片付けます

1日10分しかないのに、整頓されたコンピューターを完全に満足させたい場合は、次のことができます。

1. ブラウザの不要なタブをすべて閉じます
2. その日からのメールを並べ替え、アーカイブ、または削除する
3. 会社のチャットですべてのDMを終了します（翌日、白紙の状態から始めます）
4. ダウンロードフォルダを空にして、ごみ箱をリサイクルします

この短いが甘い方法は、一時的なクリーンアップに最適です。 または、「ディープクリーニング」のためにもう少し時間を取っておくことができるまで。

100分で片付けます

10分を超える場合（実際には1時間半）、上記のすべてとそれ以上のことを実行できます。

1. その日の検索履歴を消去します
2. 翌日のために重要な書類を準備します（指定されたフォルダーに）
3. デスクトップから不要なアイコンを見つけて削除します（スクリーンショット、ダウンロードしたファイルも）
4. メモややることを1つのドキュメントに並べ替える
5. 通知をオフにするか、翌日まで一時停止します
6. 非常に古いメールに目を通し、アーカイブ、並べ替え、または削除します
7. ハードウェアコンポーネント（キーボード、モニター、マウスなど）を拭き取ります

30日で片付け

プロジェクトとしてデジタルデクラッタを実行する最良の方法は、4週間にわたってそれを拡張することです。

なんで？

赤ちゃんのステップは管理がはるかに簡単なので、30日は十分な時間です。 それはあなたにあなたのための最善の行動方針を熟考するのに十分な時間を与えます。 さらに、ギガバイト単位のファイルを削除してコンピューター全体を再編成する必要がある場合は、時間をかけて考え抜く必要があります。

1. 何があなたにストレスを引き起こしているのか、そしてあなたのデジタルクラッターがどこで最悪なのかを分析してください。 整理整頓の順序を計画します。 自問してみてください：

• あなたのデジタルを圧倒する原因は何ですか？
• なぜあなたはあなたのコンピュータ/電話を整理したいのですか？
• クリーンアップのどの部分を本能的に回避または先延ばしにしますか？

2. ブラウザとソーシャルで作業する

それは、より大きな魚、つまりコンピューターへの移行が簡単です。 上記の方法を1日1回適用するだけです。 ユーザーとアカウントのフォローを解除する、古いメールアカウントを削除する、受信トレイをゼロにするなど。

3. コンピュータファイルをクリーンアップします

クリーンアップを数日に分割します。 混乱の程度に応じて、毎日異なるディスクまたはフォルダに属する必要があります。

4. それらの習慣を見直し、再訪し、統治する

毎日従うクリーンアップルーチンと新しい習慣を確立します。 そうすることで、メンテナンスモードに移行し、将来のクリーンアップをより簡単、迅速、そして面倒な作業から解放します。

結論

デジタル時代を生き抜くためには、デジタルデクラッターが必須になりました。 私たちのコンピューターは私たちの生活空間の後で片付けるもう一つのことですが、それらはそれほど面倒である必要はありません。 毎日10分のルーチンを確立するだけで、すでに世界に違いをもたらすことができます。