Su guía para los flujos de trabajo de renovación de contratos

¿Qué es un flujo de trabajo de renovación de contrato?

Los flujos de trabajo de renovación de contratos son una de las herramientas más poderosas que puede usar para asegurarse de que sus contratos se renueven año tras año.

Cuando configura un flujo de trabajo de renovación de contrato para un contrato, crea un proceso automatizado que se encargará de mover el contrato a través de su proceso de renovación de principio a fin. También designas quién será responsable de cada parte del contrato, así como cuándo y cómo recibirán notificaciones sobre sus próximas tareas.

¿El resultado?

Los contratos se renuevan a tiempo, cada vez, sin ningún esfuerzo manual de su parte, ni ninguna posibilidad de perder detalles y acuerdos perdidos.

Por qué es importante un flujo de trabajo de renovación de contrato

Los contratos son el alma de un negocio. Los necesita para mantener relaciones consistentes con sus clientes, proveedores y socios. Pero cuando tiene cientos o miles de contratos en su base de datos, es fácil que uno se escape.

Lo que es peor, una renovación de contrato perdida podría significar un gran impacto en los ingresos anuales o, lo que es peor, sanciones legales. Es importante estar al tanto de todos sus contratos y renovaciones para evitar errores costosos.

Un gran valor para los flujos de trabajo de renovación de contratos es que le muestra los próximos vencimientos antes de que sucedan. De esta manera, tiene tiempo para renegociar los términos o volver a entrar en la fase de negociación antes de que caduque su contrato existente, lo que garantiza una asociación exitosa.

¿Qué hace que un flujo de trabajo de renovación de contrato sea único?

Los flujos de trabajo de renovación de contratos son similares a los flujos de trabajo de negociación y aprobación de contratos. Lo que los hace únicos está en el nombre: renovaciones. Todos los contratos existentes tienen una fecha de finalización, y si no quiere que su negocio pierda la oportunidad de volver a firmar y renovar el suyo, debe tener un flujo de trabajo para estar al tanto de ellos.

El tiempo de renovación del contrato también puede ser una gran oportunidad para:

• Asegúrese de que su cliente aún esté satisfecho con su producto/servicio.

• Identificar clientes en riesgo de abandono.

• Venta adicional/venta cruzada de nuevos productos y características.

Cómo crear renovaciones de contrato

Imagina que te enfrentas a una fecha límite.

Es hora de renovar un contrato con uno de sus clientes más importantes y necesita obtener los términos correctos.

Debe asegurarse de tener toda la información y las firmas que necesita, en el orden correcto, en el momento adecuado.

Pero, ¿cómo te aseguras de que todo salga bien?

Ahí es donde entra en juego un flujo de trabajo de renovación de contrato.

La gestión de renovación de contratos es tradicionalmente un proceso manual y no sistemático, lo que dificulta el seguimiento del estado de las renovaciones de contratos. El proceso generalmente se completa a través de correo electrónico, hojas de cálculo y otras herramientas inconexas. Esto hace que sea difícil mantenerse al tanto de los detalles y plazos importantes del contrato, lo que genera oportunidades perdidas o incluso pagos en exceso costosos.

Cómo configurar/optimizar su flujo de trabajo de renovación de contrato

Para evitar esto, muchas empresas recurren al software de automatización de contratos para agilizar su proceso de renovación de contratos. La automatización de contratos ayuda a las organizaciones a revisar las renovaciones de contratos de manera proactiva y rápida para maximizar el volumen de renovaciones de contratos completadas a tiempo.

Para la mayoría de las empresas, los flujos de trabajo de renovación son demasiado complejos para gestionarlos en una hoja de cálculo. Es por eso que Proposify incorporó flujos de trabajo de renovación de contratos configurables y listos para usar en nuestro producto. Con la herramienta de flujo de trabajo de Proposify, puede:

• Configure fácilmente etapas para el alcance inicial, los comentarios de los clientes y la revisión interna.

  

• Cree propuestas de renovación directamente en la herramienta de flujo de trabajo, luego asígnelas a los clientes para obtener comentarios adicionales y firmas electrónicas.

• Configure sus etapas de diferentes maneras con fechas límite, recordatorios y otros detalles personalizados para que se adapten completamente a su proceso de ventas.

• Personalice sus informes de flujo de trabajo en el tablero para realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo e identificar cualquier cuello de botella o área de mejora.

Consejo profesional: Hágalo fácil para usted y comience usando la biblioteca de plantillas de contrato de Proposify

¿Por qué automatizar el proceso de renovación de contratos?

Procesar renovaciones para una gran empresa no es una tarea fácil: es probable que haya docenas o incluso cientos de diferentes tipos de contratos que deben abordarse a intervalos regulares. Si está administrando esas renovaciones manualmente, es probable que pase más tiempo del necesario en tareas como enviar y recibir documentos por correo electrónico y hacer llamadas telefónicas.

Con un proceso de renovación de contrato automatizado, no tiene que preocuparse por no cumplir con los plazos o retrasarse con el papeleo. En su lugar, puede usar una herramienta de flujo de trabajo para configurar avisos para alertar a su equipo cuando un contrato necesita atención o está listo para renovarse. Todo se rastrea en una ubicación y las notificaciones se planifican con anticipación. Esto evita la posibilidad de errores manuales o retrasos debido a errores humanos. Para colmo, una vez que se configura el flujo de trabajo, ¡puede hacer todo esto sin mover un dedo usted mismo!

Cómo evitar trampas comunes/mejores prácticas para su flujo de trabajo de renovación de contratos

Los flujos de trabajo de renovación de contratos se definen por su capacidad para automatizar tareas que consumen mucho tiempo y reducir el tiempo dedicado al seguimiento con los clientes. Si bien esto suena genial en teoría, hay algunas desventajas que debe tener en cuenta:

1. Es mucho trabajo por adelantado

2. Puede perder oportunidades de brindar atención individualizada

3. Los errores se pueden amplificar

La automatización del flujo de trabajo de renovación de contratos requiere tiempo y esfuerzo para construir e implementar. Como todas las mejoras de procesos, es una inversión de tiempo y recursos que debe evaluarse. Muchas empresas deciden que, al final, el trabajo inicial se justifica por el beneficio que aporta a la empresa. “Dolor a corto plazo para ganancia a largo plazo”, como dicen; automatizar el flujo de trabajo de renovación de contratos requiere mucho trabajo por adelantado, pero ahorrará tiempo a largo plazo.

Otra cosa a considerar es la personalización personal; algunos clientes están de acuerdo con los correos electrónicos automatizados y los seguimientos, algunos pueden sentirse menospreciados cuando no reciben una carta escrita a mano el año siguiente o una llamada de un asesor de confianza cuando llega el momento de renovar. Depende de usted saber qué clientes pueden necesitar una atención más personal, en particular para las relaciones contractuales más grandes que deben nutrirse en persona, no mediante un correo electrónico automático.

Y, por último, deberá ser extra, extra cauteloso para no cometer un error en sus automatizaciones. Un error tipográfico aquí o un enlace roto allí puede no ser un gran problema para un cliente, pero si eso sucede automáticamente y se envía a todos los clientes, tendrá mucho terreno que recuperar.

Conclusión

Proteger tu flujo de ingresos es una parte importante de las operaciones diarias de todo trabajador independiente. Un flujo de trabajo de renovación de contratos es una excelente estrategia para asegurarse de que le paguen con la mayor frecuencia posible, sin dedicar demasiado tiempo y concentrarse en las renovaciones. Hay algunas trampas a tener en cuenta, pero si usa el sentido común y vigila el estado de sus contratos en todo momento, su flujo de trabajo funcionará sin problemas en muy poco tiempo.