Panduan Anda Untuk Alur Kerja Pembaruan Kontrak

Apa itu alur kerja pembaruan kontrak?

Alur kerja pembaruan kontrak adalah salah satu alat paling ampuh yang dapat Anda gunakan untuk membantu memastikan kontrak Anda diperbarui dari tahun ke tahun.

Saat Anda menyiapkan alur kerja pembaruan kontrak untuk kontrak, Anda membuat proses otomatis yang akan menangani pemindahan kontrak melalui proses pembaruannya dari awal hingga selesai. Anda juga menunjuk siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap bagian dari kontrak, serta kapan dan bagaimana mereka akan menerima pemberitahuan tentang tugas mereka yang akan datang.

Hasil?

Kontrak diperbarui tepat waktu, setiap saat—tanpa upaya manual apa pun dari Anda, atau kemungkinan detail yang terlewat dan kesepakatan yang hilang.

Mengapa alur kerja pembaruan kontrak penting

Kontrak adalah urat nadi bisnis. Anda membutuhkan mereka untuk mempertahankan hubungan yang konsisten dengan klien, vendor, dan mitra Anda. Tetapi ketika Anda memiliki ratusan atau ribuan kontrak di database Anda, mudah bagi seseorang untuk lolos dari celah.

Yang lebih buruk, perpanjangan kontrak yang terlewatkan bisa berarti pukulan besar terhadap pendapatan tahunan, atau lebih buruk lagi, hukuman hukum. Penting untuk tetap mengetahui semua kontrak dan pembaruan Anda untuk menghindari kesalahan yang merugikan.

Nilai besar untuk alur kerja pembaruan kontrak adalah bahwa hal itu menunjukkan kepada Anda kedaluwarsa yang akan datang sebelum terjadi. Dengan cara ini, Anda memiliki waktu untuk menegosiasikan kembali persyaratan atau memasuki kembali fase negosiasi sebelum kontrak yang ada berakhir, memastikan kemitraan yang sukses.

Apa yang membuat alur kerja pembaruan kontrak unik?

Alur kerja pembaruan kontrak mirip dengan alur kerja persetujuan dan negosiasi kontrak. Yang membuat mereka unik adalah namanya: pembaharuan. Semua kontrak yang ada memiliki tanggal pengakhiran, dan jika Anda tidak ingin bisnis Anda kehilangan kesempatan untuk menandatangani ulang dan memperbarui kontrak Anda, Anda harus memiliki alur kerja untuk tetap berada di atasnya.

Waktu perpanjangan kontrak juga bisa menjadi peluang bagus untuk:

• Pastikan pelanggan Anda tetap puas dengan produk/jasa Anda.

• Identifikasi pelanggan yang berisiko mengalami churning.

• Upsell/cross-sell produk dan fitur baru.

Cara membuat perpanjangan kontrak

Bayangkan Anda menghadapi tenggat waktu.

Saatnya untuk memperbarui kontrak dengan salah satu pelanggan terpenting Anda dan Anda harus mendapatkan persyaratan yang tepat.

Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi dan tanda tangan yang Anda butuhkan, dalam urutan yang benar, pada waktu yang tepat.

Tetapi bagaimana Anda memastikan semuanya berjalan lancar?

Di situlah alur kerja pembaruan kontrak masuk.

Manajemen pembaruan kontrak secara tradisional merupakan proses manual dan tidak sistematis, sehingga sulit untuk melacak status pembaruan kontrak. Proses ini biasanya diselesaikan melalui email, spreadsheet, dan alat terputus lainnya. Hal ini membuat sulit untuk tetap mengetahui rincian kontrak dan tenggat waktu yang penting, yang menyebabkan hilangnya peluang atau bahkan kelebihan pembayaran yang mahal.

Cara mengatur / mengoptimalkan alur kerja perpanjangan kontrak Anda

Untuk menghindari hal ini, banyak perusahaan yang beralih ke perangkat lunak otomatisasi kontrak untuk merampingkan proses perpanjangan kontrak mereka. Otomatisasi kontrak membantu organisasi meninjau pembaruan kontrak secara proaktif dan cepat untuk memaksimalkan volume pembaruan kontrak yang diselesaikan tepat waktu.

Bagi sebagian besar perusahaan, alur kerja pembaruan terlalu rumit untuk dikelola dalam spreadsheet. Itulah mengapa Proposify membangun alur kerja pembaruan kontrak yang siap pakai dan dapat dikonfigurasi ke dalam produk kami. Dengan alat alur kerja Proposify, Anda dapat:

• Siapkan tahapan dengan mudah untuk penjangkauan awal, umpan balik klien, dan tinjauan internal.

  

• Buat proposal pembaruan langsung di alat alur kerja, lalu tetapkan ke klien untuk umpan balik tambahan dan tanda tangan elektronik.

• Konfigurasikan tahapan Anda dalam beberapa cara berbeda dengan tenggat waktu, pengingat, dan detail khusus lainnya sehingga semuanya benar-benar disesuaikan dengan proses penjualan Anda.

• Sesuaikan pelaporan alur kerja Anda di dasbor untuk melacak kinerja tim Anda dan mengidentifikasi setiap hambatan atau area peningkatan.

Kiat Pro: Permudah diri Anda dan mulailah dengan menggunakan perpustakaan templat kontrak Proposify

Mengapa mengotomatiskan proses perpanjangan kontrak?

Memproses pembaruan untuk perusahaan besar bukanlah tugas yang mudah—kemungkinan ada lusinan atau bahkan ratusan jenis kontrak berbeda yang perlu ditangani secara berkala. Jika Anda mengelola pembaruan tersebut secara manual, Anda mungkin menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan untuk pekerjaan sibuk seperti mengirim dokumen bolak-balik dan melakukan panggilan telepon.

Dengan proses perpanjangan kontrak otomatis, Anda tidak perlu khawatir melewatkan tenggat waktu atau terlambat mengurus dokumen. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan alat alur kerja untuk menyiapkan permintaan untuk memberi tahu tim Anda saat kontrak membutuhkan perhatian atau siap untuk diperpanjang. Semuanya dilacak di satu lokasi, dan pemberitahuan direncanakan sebelumnya. Ini mencegah kemungkinan kesalahan manual atau penundaan karena kesalahan manusia. Untuk melengkapi semuanya—setelah alur kerja diatur, Anda dapat melakukan semua ini tanpa harus mengangkat jari sendiri!

Cara menghindari jebakan umum/praktik terbaik untuk alur kerja pembaruan kontrak Anda

Alur kerja perpanjangan kontrak ditentukan oleh kemampuannya untuk mengotomatiskan tugas yang memakan waktu dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menindaklanjuti dengan pelanggan. Meskipun secara teori ini terdengar bagus, ada beberapa kelemahan yang harus Anda waspadai:

1. Ini banyak pekerjaan di depan

2. Anda mungkin kehilangan kesempatan untuk memberikan perhatian individual

3. Kesalahan bisa diperbesar

Otomatisasi alur kerja pembaruan kontrak membutuhkan waktu dan upaya untuk membangun dan mengimplementasikannya. Seperti semua perbaikan proses, ini adalah investasi waktu dan sumber daya yang harus dievaluasi. Banyak bisnis memutuskan pada akhirnya pekerjaan di muka dibenarkan oleh manfaat yang dibawanya ke bisnis. “Rasa sakit jangka pendek untuk keuntungan jangka panjang,” seperti yang mereka katakan; mengotomatisasi alur kerja pembaruan kontrak membutuhkan banyak pekerjaan di muka, tetapi akan menghemat waktu dalam jangka panjang.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah penyesuaian pribadi; beberapa klien baik-baik saja dengan email otomatis dan tindak lanjut, beberapa mungkin merasa diremehkan ketika mereka tidak menerima surat tulisan tangan pada tahun berikutnya atau panggilan dari penasihat tepercaya ketika saatnya untuk memperbarui. Terserah Anda untuk mengetahui klien mana yang mungkin membutuhkan lebih banyak perawatan pribadi, terutama untuk hubungan kontrak yang lebih besar yang harus dipelihara secara langsung—bukan melalui email otomatis.

Dan akhirnya, Anda harus ekstra, ekstra hati-hati agar tidak membuat kesalahan dalam otomatisasi Anda. Kesalahan ketik di sini atau tautan yang rusak mungkin bukan masalah besar bagi satu klien, tetapi jika itu terjadi secara otomatis dan dikirim ke setiap klien — Anda akan memiliki banyak alasan untuk diperbaiki.

Kesimpulan

Melindungi aliran pendapatan Anda adalah bagian penting dari operasi harian setiap freelancer. Alur kerja pembaruan kontrak adalah strategi yang sangat baik untuk memastikan bahwa Anda dibayar sesering mungkin, tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu dan fokus pada pembaruan. Ada beberapa jebakan yang harus diwaspadai, tetapi jika Anda menggunakan akal sehat dan terus memperhatikan status kontrak Anda setiap saat, alur kerja Anda akan berjalan lancar dalam waktu singkat.