Twój przewodnik po procesach odnawiania umów

Co to jest przepływ pracy odnawiania umowy?

Przepływy pracy odnawiania umów są jednym z najpotężniejszych narzędzi, których możesz użyć, aby zapewnić odnawianie umów rok po roku.

Podczas konfigurowania przepływu pracy odnawiania umowy dla umowy tworzysz zautomatyzowany proces, który będzie obsługiwał przenoszenie umowy przez proces odnawiania od początku do końca. Wskazujesz również, kto będzie odpowiedzialny za każdą część umowy, a także kiedy i w jaki sposób otrzymają powiadomienia o nadchodzących zadaniach.

Wynik?

Kontrakty są odnawiane na czas, za każdym razem — bez żadnych ręcznych wysiłków z Twojej strony lub jakiejkolwiek szansy na przeoczenie szczegółów i utraconych transakcji.

Dlaczego przepływ pracy odnawiania umowy ma znaczenie

Kontrakty są siłą napędową biznesu. Potrzebujesz ich do utrzymywania spójnych relacji z klientami, dostawcami i partnerami. Ale kiedy masz setki lub tysiące kontraktów w swojej bazie danych, łatwo jest prześlizgnąć się przez szczeliny.

Co gorsza, nieudane odnowienie kontraktu może oznaczać ogromny cios w roczny przychód lub, co gorsza, kary prawne. Ważne jest, aby być na bieżąco ze wszystkimi umowami i odnowieniami, aby uniknąć kosztownych błędów.

Ogromną wartością przepływów pracy odnawiania umów jest to, że pokazuje nadchodzące wygaśnięcia, zanim się pojawią. W ten sposób masz czas na renegocjowanie warunków lub ponowne wejście w fazę negocjacji przed wygaśnięciem istniejącej umowy, zapewniając udane partnerstwo.

Co sprawia, że ​​przepływ pracy odnawiania umowy jest wyjątkowy?

Przepływy pracy odnawiania umów są podobne do przepływów pracy zatwierdzania umów i negocjacji. To, co czyni je wyjątkowymi, to ich nazwa: przedłużenia. Wszystkie istniejące umowy mają datę wygaśnięcia, a jeśli nie chcesz, aby Twoja firma straciła możliwość ponownego podpisania i odnowienia, musisz mieć przepływ pracy, aby nad nimi zapanować.

Czas odnowienia umowy może być również doskonałą okazją do:

• Upewnij się, że Twój klient jest nadal zadowolony z Twojego produktu/usługi.

• Identyfikuj klientów zagrożonych odejściem.

• Sprzedaż dodatkowa/sprzedaż krzyżowa nowych produktów i funkcji.

Jak tworzyć odnowienia umów

Wyobraź sobie, że zbliża się termin.

Czas odnowić umowę z jednym z najważniejszych klientów i musisz uzyskać odpowiednie warunki.

Musisz upewnić się, że masz wszystkie potrzebne informacje i podpisy we właściwej kolejności i we właściwym czasie.

Ale jak się upewnić, że wszystko poszło gładko?

W tym miejscu pojawia się przepływ pracy odnawiania umowy.

Zarządzanie odnawianiem umów jest tradycyjnie procesem ręcznym i niesystematycznym, co utrudnia śledzenie statusu odnawiania umów. Proces jest zazwyczaj realizowany za pomocą poczty e-mail, arkuszy kalkulacyjnych i innych rozłącznych narzędzi. Utrudnia to śledzenie ważnych szczegółów umowy i terminów, co prowadzi do straconych okazji, a nawet kosztownych nadpłat.

Jak skonfigurować / zoptymalizować proces odnawiania umowy?

Aby tego uniknąć, wiele firm korzysta z oprogramowania do automatyzacji umów, aby usprawnić proces odnawiania umów. Automatyzacja umów pomaga organizacjom w proaktywnym i szybkim przeglądzie odnowień umów, aby zmaksymalizować liczbę odnowień umów zakończonych na czas.

W przypadku większości firm przepływy pracy odnawiania są zbyt skomplikowane, aby można je było zarządzać w arkuszu kalkulacyjnym. Dlatego Proposify wbudował w nasz produkt gotowe do konfiguracji, konfigurowalne przepływy pracy odnawiania umów. Dzięki narzędziu przepływu pracy Proposify możesz:

• Z łatwością konfiguruj etapy początkowego kontaktu, opinii klientów i przeglądu wewnętrznego.

• Twórz propozycje odnowienia bezpośrednio w narzędziu przepływu pracy, a następnie przypisuj je klientom w celu uzyskania dodatkowych opinii i podpisów elektronicznych.

  

• Skonfiguruj swoje etapy na wiele różnych sposobów z terminami, przypomnieniami i innymi niestandardowymi szczegółami, aby były całkowicie dostosowane do Twojego procesu sprzedaży.

• Dostosuj raportowanie przepływu pracy na pulpicie nawigacyjnym, aby śledzić wydajność swojego zespołu i identyfikować wszelkie wąskie gardła lub obszary poprawy.

Pro Tip: Ułatw sobie i zacznij od korzystania z biblioteki szablonów umów Proposify

Po co automatyzować proces odnawiania umowy?

Przetwarzanie przedłużeń dla dużej firmy nie jest łatwym zadaniem — prawdopodobnie istnieją dziesiątki, a nawet setki różnych rodzajów umów, którymi należy się zająć w regularnych odstępach czasu. Jeśli zarządzasz tymi odnowieniami ręcznie, prawdopodobnie spędzasz więcej czasu niż to konieczne na zajętych pracach, takich jak przesyłanie dokumentów w tę i z powrotem oraz wykonywanie połączeń telefonicznych.

Dzięki zautomatyzowanemu procesowi odnawiania umów nie musisz się martwić o niedotrzymanie terminów lub spóźnianie się z papierkową robotą. Zamiast tego możesz użyć narzędzia przepływu pracy, aby skonfigurować monity ostrzegające zespół, gdy umowa wymaga uwagi lub jest gotowa do odnowienia. Wszystko jest śledzone w jednym miejscu, a powiadomienia są zaplanowane z wyprzedzeniem. Zapobiega to prawdopodobieństwu błędów ręcznych lub opóźnień spowodowanych błędem ludzkim. Na domiar wszystkiego — po skonfigurowaniu przepływu pracy możesz to wszystko zrobić bez kiwnięcia palcem!

Jak uniknąć typowych pułapek / najlepszych praktyk związanych z procesem odnawiania umowy?

Przepływy pracy odnawiania umów są definiowane przez ich zdolność do automatyzacji czasochłonnych zadań i skrócenia czasu poświęcanego na kontakt z klientami. Choć w teorii brzmi to świetnie, istnieją pewne wady, o których musisz pamiętać:

1. To dużo pracy z góry

2. Możesz przegapić okazje do zapewnienia zindywidualizowanej uwagi

3. Błędy można nasilać

Automatyzacja przepływu pracy odnawiania umowy wymaga czasu i wysiłku, aby zbudować i wdrożyć. Jak wszystkie usprawnienia procesów, jest to inwestycja czasu i zasobów, które należy ocenić. Wiele firm ostatecznie decyduje, że praca z góry jest uzasadniona korzyściami, jakie przynosi firmie. „Ból krótkotrwały dla długoterminowego zysku”, jak mówią; automatyzacja przepływu pracy przy odnawianiu umów wymaga dużo pracy na początku, ale pozwoli zaoszczędzić czas na dłuższą metę.

Coś innego do rozważenia to personalizacja; niektórzy klienci są w porządku z automatycznymi wiadomościami e-mail i działaniami uzupełniającymi, niektórzy mogą czuć się lekceważeni, gdy nie otrzymają odręcznie napisanego listu w następnym roku lub telefonu od zaufanego doradcy, gdy nadejdzie czas odnowienia. Od Ciebie zależy, którzy klienci mogą potrzebować więcej osobistej opieki, szczególnie w przypadku większych relacji kontraktowych, które należy pielęgnować osobiście — nie za pomocą zautomatyzowanej poczty e-mail.

I na koniec musisz być bardzo ostrożny, aby nie popełnić błędu w swojej automatyzacji. Błąd w tym miejscu lub zepsuty link może nie być wielkim problemem dla jednego klienta, ale jeśli to się stanie automatycznie i zostanie wysłane do każdego klienta — będziesz miał dużo do nadrobienia.

Wniosek

Ochrona strumienia dochodów jest ważną częścią codziennych działań każdego freelancera. Przepływ pracy związany z odnawianiem umowy to doskonała strategia, dzięki której otrzymujesz zapłatę tak często, jak to możliwe, bez poświęcania zbyt wiele czasu i skupiania się na odnowieniach. Istnieje kilka pułapek, na które należy uważać, ale jeśli będziesz kierować się zdrowym rozsądkiem i przez cały czas uważnie obserwować stan swoich kontraktów, Twój przepływ pracy będzie działał płynnie w mgnieniu oka.