계약 갱신 워크플로 가이드

계약 갱신 워크플로란 무엇입니까?

계약 갱신 워크플로는 매년 계약을 갱신하는 데 사용할 수 있는 가장 강력한 도구 중 하나입니다.

계약에 대한 계약 갱신 워크플로를 설정할 때 갱신 프로세스를 통해 계약을 처음부터 끝까지 이동하는 것을 처리하는 자동화된 프로세스를 생성합니다. 또한 계약의 각 부분을 담당할 사람과 예정된 작업에 대한 알림을 받는 시기와 방법을 지정합니다.

결과?

계약은 수동으로 수작업을 하거나 세부 정보를 놓치거나 거래를 잃을 가능성 없이 매번 정시에 갱신됩니다.

계약 갱신 워크플로가 중요한 이유

계약은 비즈니스의 생명선입니다. 고객, 공급업체 및 파트너와 일관된 관계를 유지하기 위해 필요합니다. 그러나 데이터베이스에 수백 또는 수천 개의 계약이 있을 때 하나가 균열을 빠져나가기 쉽습니다.

설상가상으로 계약 갱신을 놓치면 연간 수익에 큰 타격을 입거나 더 심한 경우 법적 처벌을 받을 수 있습니다. 비용이 많이 드는 실수를 방지하기 위해 모든 계약 및 갱신을 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다.

계약 갱신 워크플로의 큰 가치는 만료일이 발생하기 전에 미리 알려준다는 것입니다. 이렇게 하면 기존 계약이 만료되기 전에 조건을 재협상하거나 협상 단계에 다시 들어갈 수 있어 성공적인 파트너십을 보장할 수 있습니다.

계약 갱신 워크플로가 고유한 이유는 무엇입니까?

계약 갱신 워크플로는 계약 승인 및 협상 워크플로와 유사합니다. 그들을 독특하게 만드는 것은 이름에 있습니다. 갱신. 존재하는 모든 계약에는 해지 날짜가 있으며, 비즈니스에서 재계약 및 갱신 기회를 놓치고 싶지 않다면 해당 계약을 준수할 수 있는 워크플로가 있어야 합니다.

계약 갱신 시간은 또한 다음과 같은 좋은 기회가 될 수 있습니다.

• 고객이 여전히 귀하의 제품/서비스에 만족하는지 확인하십시오.

• 이탈 위험이 있는 고객을 식별합니다.

• 새로운 제품 및 기능을 상향 판매/교차 판매합니다.

계약 갱신을 만드는 방법

마감일을 앞두고 있다고 상상해 보십시오.

가장 중요한 고객 중 한 명과의 계약을 갱신해야 할 때입니다. 조건을 정확히 파악해야 합니다.

필요한 모든 정보와 서명을 적시에 올바른 순서로 확보해야 합니다.

그러나 모든 것이 순조롭게 진행되는지 어떻게 확인합니까?

여기서 계약 갱신 워크플로가 시작됩니다.

계약 갱신 관리는 전통적으로 수동적이고 비체계적인 프로세스이므로 계약 갱신 상태를 추적하기 어렵습니다. 프로세스는 일반적으로 이메일, 스프레드시트 및 기타 분리된 도구를 통해 완료됩니다. 이로 인해 중요한 계약 세부 사항 및 마감일을 파악하기 어려워 기회를 놓치거나 비용이 많이 드는 초과 지불이 발생합니다.

계약 갱신 워크플로를 설정/최적화하는 방법

이를 피하기 위해 많은 회사에서 계약 갱신 프로세스를 간소화하기 위해 계약 자동화 소프트웨어로 전환하고 있습니다. 계약 자동화는 조직이 계약 갱신을 사전에 신속하게 검토하여 정시에 완료된 계약 갱신의 양을 최대화하도록 돕습니다.

대부분의 회사에서 갱신 워크플로는 스프레드시트에서 관리하기에는 너무 복잡합니다. 이것이 바로 Proposify가 즉시 사용 가능한 구성 가능한 계약 갱신 워크플로를 당사 제품에 구축한 이유입니다. Proposify의 워크플로 도구를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 초기 지원, 고객 피드백 및 내부 검토를 위한 단계를 쉽게 설정할 수 있습니다.

• 워크플로 도구에서 바로 갱신 제안을 만든 다음 추가 피드백 및 전자 서명을 위해 클라이언트에게 할당합니다.

• 기한, 미리 알림 및 기타 사용자 지정 세부 정보를 사용하여 다양한 방법으로 단계를 구성하여 판매 프로세스에 완벽하게 맞춥니다.

• 대시보드에서 워크플로 보고를 사용자 지정하여 팀의 성과를 추적하고 병목 현상이나 개선 영역을 식별합니다.

프로 팁: Proposify의 계약 템플릿 라이브러리를 사용하여 쉽게 시작하세요.

계약 갱신 프로세스를 자동화하는 이유는 무엇입니까?

대기업의 갱신 처리는 쉬운 일이 아닙니다. 정기적으로 처리해야 하는 계약 유형이 수십 또는 수백 가지일 수 있습니다. 이러한 갱신을 수동으로 관리하는 경우 문서를 이메일로 주고받고 전화를 거는 것과 같은 바쁜 작업에 필요한 것보다 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

자동 계약 갱신 프로세스를 사용하면 마감일을 놓치거나 서류 작업이 늦어지는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 대신 워크플로 도구를 사용하여 계약에 주의가 필요하거나 갱신할 준비가 되었을 때 팀에 알리도록 프롬프트를 설정할 수 있습니다. 모든 것이 한 위치에서 추적되고 알림이 미리 계획됩니다. 이것은 사람의 실수로 인한 수동 실수 또는 지연의 가능성을 방지합니다. 무엇보다도 워크플로가 설정되면 손가락 하나 까딱하지 않고도 이 모든 작업을 수행할 수 있습니다!

계약 갱신 워크플로에 대한 일반적인 함정/모범 사례를 피하는 방법

계약 갱신 워크플로는 시간 소모적인 작업을 자동화하고 고객과의 후속 조치에 소요되는 시간을 줄이는 능력으로 정의됩니다. 이론상으로는 훌륭하게 들리지만 다음과 같은 몇 가지 단점을 알고 있어야 합니다.

1. 앞에 일이 많다.

2. 개별적인 관심을 제공할 기회를 놓칠 수 있습니다.

3. 실수는 증폭될 수 있다

계약 갱신 워크플로 자동화는 구축 및 구현하는 데 시간과 노력이 필요합니다. 모든 프로세스 개선과 마찬가지로 평가해야 하는 것은 시간과 자원의 투자입니다. 많은 기업들은 결국 선행 작업이 비즈니스에 가져다주는 이점에 의해 정당화된다고 결정합니다. "장기적 이익을 위한 단기적 고통"이 말하듯이; 계약 갱신 워크플로를 자동화하려면 사전에 많은 작업이 필요하지만 장기적으로 시간을 절약할 수 있습니다.

고려해야 할 다른 사항은 개인 맞춤화입니다. 일부 고객은 자동화된 이메일과 후속 조치에 문제가 없지만, 일부 고객은 다음 해에 손으로 쓴 편지를 받지 못하거나 갱신할 시기가 되었을 때 신뢰할 수 있는 조언자로부터 전화를 받지 못하면 무시당한다고 느낄 수 있습니다. 특히 자동화된 이메일이 아닌 직접 육성해야 하는 대규모 계약 관계의 경우 더 많은 개인 관리가 필요한 고객을 아는 것은 귀하의 몫입니다.

그리고 마지막으로 자동화에서 실수를 하지 않도록 더욱 조심해야 합니다. 여기의 오타나 깨진 링크는 한 클라이언트에게 큰 문제가 아닐 수 있지만 자동으로 발생하여 모든 클라이언트에게 전송된다면 보완할 근거가 많이 생깁니다.

결론

수입원을 보호하는 것은 모든 프리랜서의 일상 업무에서 중요한 부분입니다. 계약 갱신 워크플로는 너무 많은 시간을 들이고 갱신에 집중하지 않고 가능한 한 자주 급여를 받을 수 있는 훌륭한 전략입니다. 주의해야 할 몇 가지 함정이 있지만 상식을 사용하고 계약 상태를 항상 예리하게 관찰하면 워크플로가 순식간에 원활하게 실행될 것입니다.