La tua guida ai flussi di lavoro di rinnovo dei contratti

Che cos'è un flusso di lavoro per il rinnovo del contratto?

I flussi di lavoro di rinnovo dei contratti sono uno degli strumenti più potenti che puoi utilizzare per garantire che i tuoi contratti vengano rinnovati anno dopo anno.

Quando imposti un flusso di lavoro di rinnovo del contratto per un contratto, crei un processo automatizzato che gestirà lo spostamento del contratto attraverso il processo di rinnovo dall'inizio alla fine. Designi anche chi sarà responsabile di ciascuna parte del contratto, nonché quando e come riceveranno le notifiche sulle loro attività imminenti.

Il risultato?

I contratti vengono rinnovati in tempo, ogni volta, senza alcuno sforzo manuale da parte tua o alcuna possibilità di dettagli mancati e affari persi.

Perché un flusso di lavoro di rinnovo del contratto è importante

I contratti sono la linfa vitale di un'impresa. Hai bisogno di loro per mantenere relazioni coerenti con i tuoi clienti, fornitori e partner. Ma quando hai centinaia o migliaia di contratti nel tuo database, è facile che uno sfugga alle crepe.

Quel che è peggio, un mancato rinnovo del contratto potrebbe significare un enorme colpo alle entrate annuali o, peggio ancora, sanzioni legali. È importante essere sempre aggiornati su tutti i contratti e rinnovi per evitare errori costosi.

Un enorme valore per i flussi di lavoro di rinnovo del contratto è che ti mostra le scadenze imminenti prima che accadano. In questo modo, hai tempo per rinegoziare i termini o rientrare nella fase di negoziazione prima della scadenza del contratto esistente, assicurando una partnership di successo.

Cosa rende unico un flusso di lavoro di rinnovo del contratto?

I flussi di lavoro di rinnovo del contratto sono simili ai flussi di lavoro di approvazione e negoziazione del contratto. Ciò che li rende unici è nel nome: rinnovi. Tutti i contratti in essere hanno una data di scadenza e, se non vuoi che la tua azienda perda l'opportunità di firmare nuovamente e rinnovare il tuo, devi avere un flusso di lavoro per tenerti al passo.

Il tempo di rinnovo del contratto può anche essere una grande opportunità per:

• Assicurati che il tuo cliente sia ancora soddisfatto del tuo prodotto/servizio.

• Identificare i clienti a rischio di abbandono.

• Upsell/cross-sell di nuovi prodotti e funzionalità.

Come creare rinnovi contrattuali

Immagina di dover affrontare una scadenza.

È tempo di rinnovare un contratto con uno dei tuoi clienti più importanti e devi ottenere i termini giusti.

Devi assicurarti di avere tutte le informazioni e le firme di cui hai bisogno, nell'ordine giusto, al momento giusto.

Ma come assicurarsi che tutto vada liscio?

È qui che entra in gioco un flusso di lavoro di rinnovo del contratto.

La gestione dei rinnovi dei contratti è tradizionalmente un processo manuale e non sistematico, che rende difficile tenere traccia dello stato dei rinnovi dei contratti. Il processo viene in genere completato tramite e-mail, fogli di calcolo e altri strumenti disgiunti. Ciò rende difficile rimanere al passo con importanti dettagli contrattuali e scadenze, con conseguente perdita di opportunità o addirittura costosi pagamenti in eccesso.

Come impostare/ottimizzare il flusso di lavoro per il rinnovo del contratto

Per evitare ciò, molte aziende si stanno rivolgendo a software di automazione dei contratti per semplificare il processo di rinnovo dei contratti. L'automazione dei contratti aiuta le organizzazioni a rivedere i rinnovi dei contratti in modo proattivo e rapido per massimizzare il volume dei rinnovi dei contratti completati in tempo.

Per la maggior parte delle aziende, i flussi di lavoro di rinnovo sono troppo complessi per essere gestiti in un foglio di calcolo. Ecco perché Proposify ha integrato nel nostro prodotto flussi di lavoro di rinnovo del contratto configurabili e pronti all'uso. Con lo strumento del flusso di lavoro di Proposify, puoi:

• Configura facilmente le fasi per la sensibilizzazione iniziale, il feedback dei clienti e la revisione interna.

  

• Crea proposte di rinnovo direttamente nello strumento del flusso di lavoro, quindi assegnale ai clienti per un feedback aggiuntivo e firme elettroniche.

• Configura le tue fasi in diversi modi con scadenze, promemoria e altri dettagli personalizzati in modo che siano completamente adattati al tuo processo di vendita.

• Personalizza i rapporti sul flusso di lavoro nella dashboard per monitorare le prestazioni del tuo team e identificare eventuali colli di bottiglia o aree di miglioramento.

Suggerimento per professionisti: semplificati la vita e inizia utilizzando la libreria di modelli di contratto di Proposify

Perché automatizzare il processo di rinnovo del contratto?

L'elaborazione dei rinnovi per una grande azienda non è un compito facile: ci sono probabilmente dozzine o addirittura centinaia di diversi tipi di contratti che devono essere gestiti a intervalli regolari. Se gestisci manualmente quei rinnovi, probabilmente trascorrerai più tempo del necessario in lavori impegnativi come inviare documenti via e-mail avanti e indietro ed effettuare telefonate.

Con un processo automatizzato di rinnovo del contratto, non devi preoccuparti di mancare le scadenze o di essere in ritardo con le scartoffie. Invece, puoi utilizzare uno strumento del flusso di lavoro per impostare prompt per avvisare il tuo team quando un contratto richiede attenzione o è pronto per il rinnovo. Tutto viene tracciato in un'unica posizione e le notifiche vengono pianificate in anticipo. Ciò previene la probabilità di errori manuali o ritardi dovuti a errori umani. Per finire, una volta impostato il flusso di lavoro, puoi fare tutto questo senza muovere un dito da solo!

Come evitare le insidie ​​comuni / le migliori pratiche per il flusso di lavoro di rinnovo del contratto

I flussi di lavoro di rinnovo del contratto sono definiti dalla loro capacità di automatizzare attività che richiedono tempo e ridurre il tempo dedicato al follow-up con i clienti. Anche se in teoria suona benissimo, ci sono alcuni aspetti negativi di cui devi essere consapevole:

1. È un sacco di lavoro in anticipo

2. Potresti perdere le opportunità di fornire un'attenzione personalizzata

3. Gli errori possono essere amplificati

L'automazione del flusso di lavoro di rinnovo del contratto richiede tempo e fatica per essere costruita e implementata. Come tutti i miglioramenti dei processi, è un investimento di tempo e risorse da valutare. Molte aziende decidono che alla fine il lavoro iniziale è giustificato dal vantaggio che apporta all'azienda. "Dolore a breve termine per un guadagno a lungo termine", come si suol dire; l'automazione del flusso di lavoro di rinnovo del contratto richiede molto lavoro in anticipo, ma farà risparmiare tempo a lungo termine.

Qualcos'altro da considerare è la personalizzazione personale; alcuni clienti stanno bene con e-mail automatizzate e follow-up, altri potrebbero sentirsi disprezzati quando non ricevono una lettera scritta a mano l'anno successivo o una chiamata da un consulente di fiducia quando è il momento di rinnovare. Sta a te sapere quali clienti potrebbero aver bisogno di più cure personali, in particolare per rapporti contrattuali più ampi che dovrebbero essere alimentati di persona, non da un'e-mail automatizzata.

E infine, dovrai essere più, più cauto nel non commettere errori nelle tue automazioni. Un errore di battitura qui o un collegamento interrotto potrebbe non essere un grosso problema per un cliente, ma se ciò accade automaticamente e viene inviato a ogni cliente, avrai molto terreno da recuperare.

Conclusione

La protezione del flusso di reddito è una parte importante delle operazioni quotidiane di ogni libero professionista. Un flusso di lavoro di rinnovo del contratto è una strategia eccellente per assicurarti di essere pagato il più spesso possibile, senza dedicare troppo tempo e concentrarti sui rinnovi. Ci sono alcune insidie ​​a cui prestare attenzione, ma se usi il buon senso e tieni sempre d'occhio lo stato dei tuoi contratti, il tuo flusso di lavoro funzionerà senza intoppi in pochissimo tempo.