คำแนะนำของคุณเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญา

เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าสัญญาของคุณได้รับการต่ออายุทุกปี

เมื่อคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาสำหรับสัญญา คุณจะสร้างกระบวนการอัตโนมัติที่จะจัดการการย้ายสัญญาผ่านกระบวนการต่ออายุตั้งแต่ต้นจนจบ คุณยังกำหนดว่าใครจะต้องรับผิดชอบในแต่ละส่วนของสัญญา ตลอดจนเวลาและวิธีที่พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานที่กำลังจะมาถึง

ผลลัพธ์?

สัญญาได้รับการต่ออายุตรงเวลาทุกครั้ง—โดยไม่ต้องใช้ความพยายามใดๆ ในส่วนของคุณ หรือมีโอกาสที่รายละเอียดที่พลาดไปและดีลที่หายไป

เหตุใดเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาจึงมีความสำคัญ

สัญญาเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ คุณต้องการพวกเขาเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่สม่ำเสมอกับลูกค้า ผู้ขาย และคู่ค้าของคุณ แต่เมื่อคุณมีสัญญาหลายร้อยหรือหลายพันสัญญาในฐานข้อมูลของคุณ มันง่ายที่สัญญาหนึ่งจะหลุดพ้นจากรอยแตก

ที่แย่ไปกว่านั้น การพลาดการต่อสัญญาอาจหมายถึงรายได้ประจำปีที่ได้รับผลกระทบอย่างมาก หรือที่แย่กว่านั้นคือ บทลงโทษทางกฎหมาย สิ่งสำคัญคือต้องคอยติดตามสัญญาและการต่ออายุทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

มูลค่ามหาศาลสำหรับเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาคือการแสดงการหมดอายุที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะเกิดขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเวลาในการเจรจาเงื่อนไขใหม่หรือเข้าสู่ขั้นตอนการเจรจาใหม่อีกครั้งก่อนที่สัญญาที่มีอยู่ของคุณจะหมดอายุลง เพื่อให้มั่นใจว่าการเป็นหุ้นส่วนจะประสบความสำเร็จ

อะไรทำให้เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาแตกต่างไปจากเดิม

เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาคล้ายกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาและการเจรจา สิ่งที่ทำให้เป็นเอกลักษณ์อยู่ในชื่อ: การต่ออายุ สัญญาที่มีอยู่ทั้งหมดมีวันที่สิ้นสุด และถ้าคุณไม่ต้องการให้ธุรกิจของคุณพลาดโอกาสในการลงนามใหม่และต่ออายุของคุณ คุณต้องมีเวิร์กโฟลว์ที่จะอยู่เหนือสัญญาเหล่านั้น

เวลาต่ออายุสัญญาอาจเป็นโอกาสที่ดีในการ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณยังคงพึงพอใจกับผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ

• ระบุลูกค้าที่เสี่ยงต่อการเลิกใช้

• เพิ่มยอดขาย/ขายต่อเนื่องผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติใหม่

วิธีสร้างการต่ออายุสัญญา

ลองนึกภาพว่าคุณอยู่เหนือเส้นตาย

ถึงเวลาต่ออายุสัญญากับลูกค้าที่สำคัญที่สุดรายหนึ่งของคุณและคุณต้องได้รับเงื่อนไขที่ถูกต้อง

คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีข้อมูลและลายเซ็นทั้งหมดที่คุณต้องการ ในลำดับที่ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสม

แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทุกอย่างราบรื่น?

นั่นคือที่มาของเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญา

การจัดการการต่ออายุสัญญาเป็นกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและไม่มีระบบ ทำให้ยากต่อการติดตามสถานะการต่ออายุสัญญา โดยทั่วไป กระบวนการนี้จะเสร็จสมบูรณ์ผ่านอีเมล สเปรดชีต และเครื่องมือที่ไม่ปะติดปะต่ออื่นๆ สิ่งนี้ทำให้ยากต่อการติดตามรายละเอียดสัญญาที่สำคัญและกำหนดเวลา ซึ่งนำไปสู่โอกาสที่พลาดไป หรือแม้กระทั่งการชำระเงินเกินที่มีค่าใช้จ่ายสูง

วิธีตั้งค่า / เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาของคุณ

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ หลายบริษัทจึงหันมาใช้ซอฟต์แวร์สัญญาอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการต่ออายุสัญญา สัญญาอัตโนมัติช่วยให้องค์กรตรวจสอบการต่ออายุสัญญาในเชิงรุกและรวดเร็วเพื่อเพิ่มปริมาณการต่ออายุสัญญาให้เสร็จตรงเวลาสูงสุด

สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ เวิร์กโฟลว์การต่ออายุนั้นซับซ้อนเกินกว่าจะจัดการในสเปรดชีตได้ นั่นคือเหตุผลที่ Proposify ได้สร้างเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาที่กำหนดค่าได้ตั้งแต่แกะกล่องในผลิตภัณฑ์ของเรา ด้วยเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของ Proposify คุณสามารถ:

• ตั้งค่าขั้นตอนสำหรับการเผยแพร่ในเบื้องต้น คำติชมของลูกค้า และการตรวจสอบภายในได้อย่างง่ายดาย

  

• สร้างข้อเสนอการต่ออายุได้ทันทีในเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ จากนั้นมอบหมายข้อเสนอให้กับลูกค้าเพื่อรับคำติชมและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติม

• กำหนดค่าขั้นตอนของคุณได้หลายวิธีด้วยกำหนดเวลา การแจ้งเตือน และรายละเอียดที่กำหนดเองอื่นๆ เพื่อให้ปรับให้เข้ากับกระบวนการขายของคุณอย่างสมบูรณ์

• ปรับแต่งการรายงานเวิร์กโฟลว์ของคุณในแดชบอร์ดเพื่อติดตามประสิทธิภาพของทีมและระบุปัญหาคอขวดหรือส่วนที่ต้องปรับปรุง

เคล็ดลับแบบมือโปร: ทำให้ตัวคุณเองเป็นเรื่องง่ายและเริ่มต้นโดยใช้ไลบรารีเทมเพลตสัญญาของ Proposify

เหตุใดจึงทำให้กระบวนการต่ออายุสัญญาเป็นแบบอัตโนมัติ

การดำเนินการต่ออายุสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ไม่ใช่เรื่องง่าย—มีแนวโน้มว่าจะมีสัญญาประเภทต่างๆ หลายสิบหรือหลายร้อยประเภทที่ต้องแก้ไขเป็นระยะๆ หากคุณกำลังจัดการการต่ออายุด้วยตนเอง คุณอาจใช้เวลามากกว่าที่จำเป็นกับงานยุ่ง เช่น การส่งอีเมลเอกสารกลับไปกลับมาและโทรออก

ด้วยกระบวนการต่ออายุสัญญาอัตโนมัติ คุณไม่ต้องกังวลว่าจะถึงกำหนดส่งไม่ครบหรือทำงานเอกสารล่าช้า คุณสามารถใช้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เพื่อตั้งค่าพร้อมท์เพื่อเตือนทีมของคุณเมื่อสัญญาต้องการการดูแลหรือพร้อมสำหรับการต่ออายุ ทุกอย่างถูกติดตามในที่เดียว และมีการวางแผนการแจ้งเตือนล่วงหน้า ซึ่งป้องกันโอกาสเกิดข้อผิดพลาดด้วยตนเองหรือความล่าช้าอันเนื่องมาจากความผิดพลาดของมนุษย์ ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แล้ว คุณสามารถทำทั้งหมดนี้ได้โดยไม่ต้องยกนิ้วให้เลย!

วิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป / แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาของคุณ

เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาถูกกำหนดโดยความสามารถในการทำให้งานที่ใช้เวลานานเป็นอัตโนมัติ และลดเวลาที่ใช้ในการติดตามผลกับลูกค้า แม้ว่าในทางทฤษฎีจะฟังดูดี แต่ก็มีข้อเสียบางประการที่คุณต้องระวัง:

1. ช่วงนี้งานเยอะ

2. คุณอาจพลาดโอกาสในการให้ความสนใจเป็นรายบุคคล

3. ความผิดพลาดสามารถขยายได้

เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาอัตโนมัติต้องใช้เวลาและความพยายามในการสร้างและดำเนินการ เช่นเดียวกับการปรับปรุงกระบวนการทั้งหมด เป็นการลงทุนด้านเวลาและทรัพยากรที่ควรได้รับการประเมิน ธุรกิจจำนวนมากตัดสินใจในท้ายที่สุดว่าการทำงานล่วงหน้านั้นสมเหตุสมผลโดยผลประโยชน์ที่จะนำมาสู่ธุรกิจ "ความเจ็บปวดระยะสั้นเพื่อผลประโยชน์ในระยะยาว" อย่างที่พวกเขาพูด เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาอัตโนมัติต้องทำงานล่วงหน้าเป็นจำนวนมาก แต่จะช่วยประหยัดเวลาในระยะยาว

สิ่งอื่นที่ต้องพิจารณาคือการปรับแต่งส่วนบุคคล ลูกค้าบางรายยินดีกับอีเมลอัตโนมัติและการติดตามผล บางรายอาจรู้สึกเล็กน้อยเมื่อไม่ได้รับจดหมายที่เขียนด้วยลายมือในปีต่อไป หรือการโทรศัพท์จากที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้เมื่อถึงเวลาต้องต่ออายุ ขึ้นอยู่กับคุณที่จะรู้ว่าลูกค้ารายใดอาจต้องการการดูแลส่วนบุคคลมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับความสัมพันธ์ในสัญญาที่ใหญ่กว่าที่ควรดูแลด้วยตนเอง—ไม่ใช่โดยอีเมลอัตโนมัติ

และสุดท้าย คุณจะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเป็นพิเศษว่าจะไม่ทำผิดพลาดในระบบอัตโนมัติของคุณ การพิมพ์ผิดที่นี่หรือลิงก์เสีย อาจไม่ใช่เรื่องใหญ่สำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง แต่ถ้าสิ่งนั้นเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติและถูกส่งไปยังลูกค้าทุกราย คุณจะมีพื้นที่มากมายในการแก้ไข

บทสรุป

การปกป้องกระแสรายได้ของคุณเป็นส่วนสำคัญของการปฏิบัติงานประจำวันของนักแปลอิสระทุกคน เวิร์กโฟลว์การต่ออายุสัญญาเป็นกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมในการทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินบ่อยที่สุด โดยไม่ต้องใช้เวลามากเกินไปและมุ่งเน้นไปที่การต่ออายุ มีข้อผิดพลาดบางประการที่ต้องระวัง แต่ถ้าคุณใช้สามัญสำนึกและจับตาดูสถานะสัญญาของคุณตลอดเวลา เวิร์กโฟลว์ของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นในเวลาไม่นานเลย