Ghidul dvs. pentru fluxurile de lucru pentru reînnoirea contractelor

Ce este un flux de lucru pentru reînnoirea contractului?

Fluxurile de lucru pentru reînnoirea contractelor sunt unul dintre cele mai puternice instrumente pe care le puteți folosi pentru a vă asigura că contractele sunt reînnoite an de an.

Când configurați un flux de lucru de reînnoire a contractului pentru un contract, creați un proces automatizat care se va ocupa de mutarea contractului prin procesul de reînnoire de la început până la sfârșit. De asemenea, desemnați cine va fi responsabil pentru fiecare parte a contractului, precum și când și cum vor primi notificări despre sarcinile viitoare.

Rezultatul?

Contractele sunt reînnoite la timp, de fiecare dată, fără nici un efort manual din partea dvs. sau orice șansă de a pierde detalii și de oferte pierdute.

De ce contează un flux de lucru pentru reînnoirea contractului

Contractele sunt forța vitală a unei afaceri. Ai nevoie de ei pentru a menține relații consistente cu clienții, furnizorii și partenerii tăi. Dar atunci când ai sute sau mii de contracte în baza ta de date, este ușor ca unul să treacă prin fisuri.

Mai rău, o reînnoire a contractului ratată ar putea însemna o afectare uriașă a veniturilor anuale sau chiar mai rău, penalități legale. Este important să fii la curent cu toate contractele și reînnoirile tale pentru a evita orice greșeală costisitoare.

O valoare uriașă pentru fluxurile de lucru de reînnoire a contractelor este că vă arată expirările viitoare înainte ca acestea să aibă loc. În acest fel, aveți timp să renegociați termenii sau să intrați din nou în faza de negociere înainte ca contractul dvs. existent să expire, asigurând un parteneriat de succes.

Ce face un flux de lucru pentru reînnoirea contractului unic?

Fluxurile de lucru pentru reînnoirea contractului sunt similare fluxurilor de lucru de aprobare și negociere a contractelor. Ceea ce le face unice este în nume: reînnoiri. Toate contractele existente au o dată de încetare, iar dacă nu vrei ca afacerea ta să piardă ocazia de a-l semna din nou și de a-l reînnoi pe al tău, trebuie să ai un flux de lucru pentru a rămâne la curent cu ele.

Timpul de reînnoire a contractului poate fi, de asemenea, o oportunitate excelentă de a:

• Asigurați-vă că clientul dvs. este încă mulțumit de produsul/serviciul dvs.

• Identificați clienții expuși riscului de apariție.

• Upsell/cross-sell produse și funcții noi.

Cum se creează reînnoiri de contract

Imaginează-ți că te confrunți cu un termen limită.

Este timpul să reînnoiești un contract cu unul dintre cei mai importanți clienți ai tăi și trebuie să obții termenii corect.

Trebuie să vă asigurați că aveți toate informațiile și semnăturile de care aveți nevoie, în ordinea potrivită, la momentul potrivit.

Dar cum te asiguri că totul merge bine?

Aici intervine fluxul de lucru pentru reînnoirea contractului.

Gestionarea reînnoirii contractelor este în mod tradițional un proces manual și nesistematic, ceea ce face dificilă urmărirea stării reînnoirilor contractelor. Procesul este finalizat de obicei prin e-mail, foi de calcul și alte instrumente neconexe. Acest lucru face dificilă menținerea la curent cu detaliile contractuale și termenele limită importante, ceea ce duce la oportunități ratate sau chiar la plăți excesive costisitoare.

Cum să configurați/optimizați fluxul de lucru pentru reînnoirea contractului

Pentru a evita acest lucru, multe companii apelează la software de automatizare a contractelor pentru a-și simplifica procesul de reînnoire a contractului. Automatizarea contractelor ajută organizațiile să revizuiască reînnoirile contractelor în mod proactiv și rapid pentru a maximiza volumul de reînnoiri de contracte finalizate la timp.

Pentru majoritatea companiilor, fluxurile de lucru de reînnoire sunt mult prea complexe pentru a fi gestionate într-o foaie de calcul. De aceea, Proposify a integrat în produsul nostru fluxuri de lucru de reînnoire a contractelor configurabile, configurabile. Cu instrumentul de flux de lucru al lui Proposify, puteți:

• Configurați cu ușurință etapele pentru informarea inițială, feedback-ul clienților și revizuirea internă.

  

• Creați propuneri de reînnoire chiar în instrumentul de flux de lucru, apoi atribuiți-le clienților pentru feedback suplimentar și semnături electronice.

• Configurați-vă etapele într-o serie de moduri diferite, cu termene limită, mementouri și alte detalii personalizate, astfel încât acestea să fie complet adaptate procesului dvs. de vânzare.

• Personalizați-vă raportarea fluxului de lucru în tabloul de bord pentru a urmări performanța echipei și a identifica orice blocaje sau zone de îmbunătățire.

Sfat profesionist: ușurează-te și începe prin a utiliza biblioteca de șabloane de contract de la Proposify

De ce să automatizăm procesul de reînnoire a contractului?

Procesarea reînnoirilor pentru o companie mare nu este o sarcină ușoară – probabil că există zeci sau chiar sute de tipuri diferite de contracte care trebuie abordate la intervale regulate. Dacă gestionați manual acele reînnoiri, probabil că veți petrece mai mult timp decât este necesar lucrând ocupat, cum ar fi trimiterea de documente prin e-mail înainte și înapoi și efectuarea de apeluri telefonice.

Cu un proces automat de reînnoire a contractului, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la pierderea termenelor limită sau la întârziere cu documentele. În schimb, puteți utiliza un instrument de flux de lucru pentru a configura solicitări pentru a vă alerta echipa atunci când un contract necesită atenție sau este gata de reînnoire. Totul este urmărit într-o singură locație, iar notificările sunt planificate în avans. Acest lucru previne probabilitatea greșelilor manuale sau întârzierilor din cauza unei erori umane. În plus, odată ce fluxul de lucru este configurat, puteți face toate acestea fără să ridicați un deget!

Cum să evitați capcanele comune/cele mai bune practici pentru fluxul de lucru pentru reînnoirea contractului

Fluxurile de lucru pentru reînnoirea contractelor sunt definite de capacitatea lor de a automatiza sarcinile consumatoare de timp și de a reduce timpul petrecut pentru urmărirea clienților. Deși acest lucru sună grozav în teorie, există câteva dezavantaje de care trebuie să fii conștient:

1. Este multă muncă în față

2. Este posibil să ratați oportunitățile de a oferi o atenție individuală

3. Greșelile pot fi amplificate

O automatizare a fluxului de lucru pentru reînnoirea contractului necesită timp și efort pentru a construi și a implementa. Ca toate îmbunătățirile procesului, este o investiție de timp și resurse care ar trebui evaluată. Multe companii decid în cele din urmă că munca inițială este justificată de beneficiile pe care le aduce afacerii. „Durere pe termen scurt pentru câștig pe termen lung”, după cum se spune; automatizarea fluxului de lucru pentru reînnoirea contractului necesită multă muncă în avans, dar va economisi timp pe termen lung.

Altceva de luat în considerare este personalizarea personală; unii clienți sunt în regulă cu e-mailurile automate și urmăririle, unii se pot simți disprețuiți când nu primesc o scrisoare scrisă de mână în anul următor sau un apel de la un consilier de încredere când este timpul să reînnoiască. Depinde de dvs. să știți care clienți ar putea avea nevoie de mai multă îngrijire personală, în special pentru relațiile contractuale mai mari care ar trebui să fie cultivate personal, nu printr-un e-mail automat.

Și, în sfârșit, va trebui să fiți foarte precaut pentru a nu face o greșeală în automatizările dvs. O greșeală de tipar aici sau un link rupt, s-ar putea să nu fie mare lucru pentru un singur client, dar dacă asta se întâmplă automat și este trimis fiecărui client, veți avea mult teren de recuperat.

Concluzie

Protejarea fluxului de venituri este o parte importantă a operațiunilor zilnice ale fiecărui freelancer. Un flux de lucru pentru reînnoirea contractului este o strategie excelentă pentru a vă asigura că sunteți plătit cât mai des posibil, fără să vă puneți prea mult timp și să vă concentrați pe reînnoiri. Există câteva capcane la care trebuie să fiți atenți, dar dacă folosiți bunul simț și urmăriți permanent starea contractelor dvs., fluxul dvs. de lucru se va desfășura fără probleme în cel mai scurt timp.