Seu guia para fluxos de trabalho de renovação de contrato

O que é um fluxo de trabalho de renovação de contrato?

Os fluxos de trabalho de renovação de contrato são uma das ferramentas mais poderosas que você pode usar para ajudar a garantir que seus contratos sejam renovados ano após ano.

Ao configurar um fluxo de trabalho de renovação de contrato para um contrato, você cria um processo automatizado que lidará com a movimentação do contrato por meio de seu processo de renovação do início ao fim. Você também designa quem será responsável por cada parte do contrato, bem como quando e como eles receberão notificações sobre suas próximas tarefas.

O resultado?

Os contratos são renovados na hora, sempre, sem nenhum esforço manual de sua parte ou qualquer chance de detalhes perdidos e negócios perdidos.

Por que um fluxo de trabalho de renovação de contrato é importante

Os contratos são a alma de um negócio. Você precisa deles para manter relacionamentos consistentes com seus clientes, fornecedores e parceiros. Mas quando você tem centenas ou milhares de contratos em seu banco de dados, é fácil para um deles passar despercebido.

O que é pior, uma renovação de contrato perdida pode significar um grande impacto na receita anual ou, pior ainda, penalidades legais. É importante manter-se atualizado sobre todos os seus contratos e renovações para evitar erros dispendiosos.

Um grande valor para os fluxos de trabalho de renovação de contrato é que ele mostra as próximas expirações antes que elas aconteçam. Dessa forma, você tem tempo para renegociar os termos ou entrar novamente na fase de negociação antes que o contrato existente expire, garantindo uma parceria de sucesso.

O que torna um fluxo de trabalho de renovação de contrato único?

Os fluxos de trabalho de renovação de contrato são semelhantes aos fluxos de trabalho de aprovação e negociação de contrato. O que os torna únicos está no nome: renovações. Todos os contratos existentes têm uma data de rescisão, e se você não quer que sua empresa perca a oportunidade de assinar novamente e renovar o seu, você deve ter um fluxo de trabalho para ficar por dentro deles.

O tempo de renovação do contrato também pode ser uma ótima oportunidade para:

• Certifique-se de que seu cliente ainda está satisfeito com seu produto/serviço.

• Identifique os clientes em risco de churning.

• Faça upsell/venda cruzada de novos produtos e recursos.

Como criar renovações de contrato

Imagine que você está enfrentando um prazo.

É hora de renovar um contrato com um de seus clientes mais importantes e você precisa acertar os termos.

Você precisa garantir que tenha todas as informações e assinaturas necessárias, na ordem certa, no momento certo.

Mas como garantir que tudo corra bem?

É aí que entra um fluxo de trabalho de renovação de contrato.

O gerenciamento de renovação de contratos é tradicionalmente um processo manual e não sistemático, dificultando o rastreamento do status das renovações de contratos. O processo geralmente é concluído por meio de e-mail, planilhas e outras ferramentas desconexas. Isso torna difícil ficar a par de detalhes e prazos importantes do contrato, levando a oportunidades perdidas ou até mesmo a pagamentos excessivos dispendiosos.

Como configurar/otimizar seu fluxo de trabalho de renovação de contrato

Para evitar isso, muitas empresas estão recorrendo a softwares de automação de contratos para agilizar seu processo de renovação de contratos. A automação de contratos ajuda as organizações a revisar as renovações de contratos de forma proativa e rápida para maximizar o volume de renovações de contratos concluídas no prazo.

Para a maioria das empresas, os fluxos de trabalho de renovação são complexos demais para serem gerenciados em uma planilha. É por isso que a Proposify criou fluxos de trabalho de renovação de contrato configuráveis ​​e prontos para uso em nosso produto. Com a ferramenta de fluxo de trabalho do Proposify, você pode:

• Configure facilmente etapas para divulgação inicial, feedback do cliente e revisão interna.

• Crie propostas de renovação diretamente na ferramenta de fluxo de trabalho e atribua-as aos clientes para obter feedback adicional e assinaturas eletrônicas.

• Configure seus estágios de várias maneiras diferentes com prazos, lembretes e outros detalhes personalizados para que eles sejam totalmente adaptados ao seu processo de vendas.

• Personalize seus relatórios de fluxo de trabalho no painel para acompanhar o desempenho de sua equipe e identificar gargalos ou áreas de melhoria.

Dica profissional: facilite para você e comece usando a biblioteca de modelos de contrato do Proposify

Por que automatizar o processo de renovação de contrato?

Processar renovações para uma grande empresa não é tarefa fácil – provavelmente existem dezenas ou até centenas de tipos diferentes de contratos que precisam ser tratados em intervalos regulares. Se você estiver gerenciando essas renovações manualmente, provavelmente está gastando mais tempo do que o necessário em tarefas como enviar documentos por e-mail e fazer ligações telefônicas.

Com um processo automatizado de renovação de contrato, você não precisa se preocupar em perder prazos ou se atrasar com a papelada. Em vez disso, você pode usar uma ferramenta de fluxo de trabalho para configurar prompts para alertar sua equipe quando um contrato precisar de atenção ou estiver pronto para renovação. Tudo é rastreado em um local e as notificações são planejadas com antecedência. Isso evita a probabilidade de erros manuais ou atrasos devido a erro humano. Para completar, assim que o fluxo de trabalho estiver configurado, você poderá fazer tudo isso sem levantar um dedo!

Como evitar armadilhas/práticas recomendadas comuns para seu fluxo de trabalho de renovação de contrato

Os fluxos de trabalho de renovação de contrato são definidos por sua capacidade de automatizar tarefas demoradas e reduzir o tempo gasto no acompanhamento com os clientes. Embora isso pareça ótimo em teoria, existem algumas desvantagens das quais você deve estar ciente:

1. É muito trabalho na frente

2. Você pode perder oportunidades de fornecer atenção individualizada

3. Erros podem ser amplificados

Uma automação de fluxo de trabalho de renovação de contrato leva tempo e esforço para construir e implementar. Como todas as melhorias de processo, é um investimento de tempo e recursos que deve ser avaliado. Muitas empresas decidem que o trabalho inicial é justificado pelo benefício que traz para o negócio. “Dor a curto prazo para ganho a longo prazo”, como dizem; automatizar o fluxo de trabalho de renovação de contrato exige muito trabalho inicial, mas economizará tempo a longo prazo.

Outra coisa a considerar é a personalização pessoal; alguns clientes aceitam e-mails automatizados e acompanhamentos, alguns podem se sentir menosprezados quando não recebem uma carta manuscrita no ano seguinte ou uma ligação de um consultor confiável quando é hora de renovar. Cabe a você saber quais clientes podem precisar de mais cuidados pessoais, principalmente para relacionamentos contratuais maiores que devem ser cultivados pessoalmente, não por um e-mail automatizado.

E, finalmente, você precisará ser extra, extra cauteloso para não cometer erros em suas automações. Um erro de digitação aqui ou um link quebrado pode não ser um grande problema para um cliente, mas se isso acontecer automaticamente e for enviado para todos os clientes, você terá muito terreno para recuperar.

Conclusão

Proteger seu fluxo de renda é uma parte importante das operações diárias de todo freelancer. Um fluxo de trabalho de renovação de contrato é uma excelente estratégia para garantir que você seja pago com a maior frequência possível, sem dedicar muito tempo e foco nas renovações. Existem algumas armadilhas a serem observadas, mas se você usar o bom senso e ficar de olho no status de seus contratos o tempo todo, seu fluxo de trabalho funcionará sem problemas em pouco tempo.