您的合同续订工作流程指南

什么是续订工作流程？

合同续签工作流程是您可以用来帮助确保您的合同年复一年续签的最强大工具之一。

当您为合同设置合同续订工作流程时，您将创建一个自动化流程，该流程将处理合同从头到尾的续订流程。 您还可以指定谁将负责合同的每个部分，以及他们将在何时以及如何收到有关他们即将完成的任务的通知。

结果？

每次都按时续订合同，无需您进行任何手动操作，也无需任何错过细节和丢失交易的机会。

为什么合同续订工作流程很重要

合同是企业的命脉。 您需要他们与您的客户、供应商和合作伙伴保持一致的关系。 但是，当您的数据库中有成百上千份合同时，很容易漏掉一份合同。

更糟糕的是，错过续约可能意味着对年收入的巨大打击，甚至更糟糕的是，法律处罚。 为了避免任何代价高昂的错误，掌握所有合同和续约非常重要。

合同续订工作流程的一个巨大价值在于，它可以在到期之前向您显示即将到期的内容。 这样，您就有时间在现有合同到期之前重新谈判条款或重新进入谈判阶段，从而确保成功的合作伙伴关系。

是什么让合同续订工作流程与众不同？

合同续订工作流程类似于合同批准和谈判工作流程。 它们的独特之处在于名称：续订。 所有现有合同都有终止日期，如果您不希望您的企业错过重新签署和续签合同的机会，您必须有一个工作流程来掌握它们。

合同续签时间也可以是一个很好的机会：

• 确保您的客户仍然对您的产品/服务感到满意。

• 识别有流失风险的客户。

• 追加销售/交叉销售新产品和功能。

如何创建续约合同

想象一下，你正面临最后期限。

现在是与您最重要的客户之一续签合同的时候了，您需要让条款恰到好处。

您需要确保在正确的时间以正确的顺序获得所需的所有信息和签名。

但是，您如何确保一切顺利？

这就是合同续订工作流程的用武之地。

合同续签管理传统上是一个手动且不系统的过程，因此很难跟踪合同续签的状态。 该过程通常通过电子邮件、电子表格和其他不连贯的工具完成。 这使得很难掌握重要的合同细节和截止日期，从而导致错失机会甚至多付代价高昂的费用。

如何设置/优化您的合同续订工作流程

为了避免这种情况，许多公司正在转向合同自动化软件来简化他们的合同续签过程。 合同自动化可帮助组织主动快速地审查合同续签，以最大限度地按时完成合同续签量。

对于大多数公司而言，续订工作流程过于复杂，无法在电子表格中进行管理。 这就是 Proposify 在我们的产品中构建开箱即用、可配置的合同续订工作流程的原因。 使用 Proposify 的工作流工具，您可以：

• 轻松设置初始外展、客户反馈和内部审查阶段。

• 直接在工作流工具中创建续订提案，然后将它们分配给客户以获取更多反馈和电子签名。

• 使用截止日期、提醒和其他自定义详细信息以多种不同方式配置您的阶段，以便它们完全适合您的销售流程。

• 在仪表板中自定义您的工作流程报告，以跟踪您的团队的绩效并确定任何瓶颈或改进领域。

专业提示：让自己轻松一点，从使用 Proposify 的合约模板库开始

为什么要自动化合同续订流程？

为一家大公司处理续约并非易事——可能有数十种甚至数百种不同类型的合同需要定期处理。 如果您手动管理这些续订，您可能会在繁忙的工作（例如来回发送电子邮件和拨打电话）上花费更多时间。

通过自动化的合同续签流程，您不必担心错过最后期限或文书工作迟到。 相反，您可以使用工作流工具设置提示，以便在合同需要注意或准备续签时提醒您的团队。 一切都在一个位置进行跟踪，并提前计划好通知。 这可以防止由于人为错误而导致人为错误或延迟的可能性。 最重要的是，一旦设置了工作流程，您无需自己动手即可完成所有这一切！

如何避免合同续订工作流程的常见陷阱/最佳实践

合同续订工作流程的定义是它们能够自动执行耗时的任务并减少跟进客户所花费的时间。 虽然这在理论上听起来不错，但您必须注意一些缺点：

1. 前期工作量很大

2. 您可能会错过提供个性化关注的机会

3. 错误可能被放大

合同续订工作流程自动化需要时间和精力来构建和实施。 与所有流程改进一样，它是对时间和资源的投资，应该进行评估。 许多企业最终决定，前期工作为企业带来的利益是合理的。 正如他们所说，“短期痛苦换长期收益”； 自动化合同续订工作流程需要大量的前期工作，但从长远来看会节省时间。

其他需要考虑的是个人定制。 有些客户对自动电子邮件和后续跟进很好，有些客户在第二年没有收到手写信或在需要续订时没有收到可信赖顾问的电话时可能会感到轻视。 由您决定哪些客户可能需要更多的个人护理，特别是对于应该亲自培养的大型合同关系，而不是通过自动电子邮件。

最后，您需要格外小心，不要在自动化中犯错。 这里的错字或断开的链接对一个客户来说可能没什么大不了的，但如果这种情况自动发生并发送给每个客户 - 你将有很多基础可以弥补。

结论

保护您的收入流是每个自由职业者日常运营的重要组成部分。 合同续签工作流程是一种出色的策略，可确保您尽可能多地获得报酬，而无需花费太多时间并专注于续签。 有一些陷阱需要注意，但如果您使用常识并始终密切关注合同的状态，您的工作流程将很快顺利运行。