您的合同續訂工作流程指南

什麼是續訂工作流程？

合同續簽工作流程是您可以用來幫助確保您的合同年復一年續籤的最強大工具之一。

當您為合同設置合同續訂工作流程時，您將創建一個自動化流程，該流程將處理合同從頭到尾的續訂流程。 您還可以指定誰將負責合同的每個部分，以及他們將在何時以及如何收到有關他們即將完成的任務的通知。

結果？

每次都按時續訂合同，無需您進行任何手動操作，也無需任何錯過細節和丟失交易的機會。

為什麼合同續訂工作流程很重要

合同是企業的命脈。 您需要他們與您的客戶、供應商和合作夥伴保持一致的關係。 但是，當您的數據庫中有成百上千份合同時，很容易漏掉一份合同。

更糟糕的是，錯過續約可能意味著對年收入的巨大打擊，甚至更糟糕的是，法律處罰。 為了避免任何代價高昂的錯誤，掌握所有合同和續約非常重要。

合同續訂工作流程的一個巨大價值在於，它可以在到期之前向您顯示即將到期的內容。 這樣，您就有時間在現有合同到期之前重新談判條款或重新進入談判階段，從而確保成功的合作夥伴關係。

是什麼讓合同續訂工作流程與眾不同？

合同續訂工作流程類似於合同批准和談判工作流程。 它們的獨特之處在於名稱：續訂。 所有現有合同都有終止日期，如果您不希望您的企業錯過重新簽署和續簽合同的機會，您必須有一個工作流程來掌握它們。

合同續籤時間也可以是一個很好的機會：

• 確保您的客戶仍然對您的產品/服務感到滿意。

• 識別有流失風險的客戶。

• 追加銷售/交叉銷售新產品和功能。

如何創建續約合同

想像一下，你正面臨最後期限。

現在是與您最重要的客戶之一續簽合同的時候了，您需要讓條款恰到好處。

您需要確保在正確的時間以正確的順序獲得所需的所有信息和簽名。

但是，您如何確保一切順利？

這就是合同續訂工作流程的用武之地。

合同續簽管理傳統上是一個手動且不繫統的過程，因此很難跟踪合同續籤的狀態。 該過程通常通過電子郵件、電子表格和其他不連貫的工具完成。 這使得很難掌握重要的合同細節和截止日期，從而導致錯失機會甚至多付代價高昂的費用。

如何設置/優化您的合同續訂工作流程

為了避免這種情況，許多公司正在轉向合同自動化軟件來簡化他們的合同續簽過程。 合同自動化可幫助組織主動快速地審查合同續簽，以最大限度地按時完成合同續簽量。

對於大多數公司而言，續訂工作流程過於復雜，無法在電子表格中進行管理。 這就是 Proposify 在我們的產品中構建開箱即用、可配置的合同續訂工作流程的原因。 使用 Proposify 的工作流工具，您可以：

• 輕鬆設置初始外展、客戶反饋和內部審查階段。

• 直接在工作流工具中創建續訂提案，然後將它們分配給客戶以獲取更多反饋和電子簽名。

• 使用截止日期、提醒和其他自定義詳細信息以多種不同方式配置您的階段，以便它們完全適合您的銷售流程。

• 在儀表板中自定義您的工作流程報告，以跟踪您的團隊的績效並確定任何瓶頸或改進領域。

專業提示：讓自己輕鬆一點，從使用 Proposify 的合約模板庫開始

為什麼要自動化合同續訂流程？

為一家大公司處理續約並非易事——可能有數十種甚至數百種不同類型的合同需要定期處理。 如果您手動管理這些續訂，您可能會在繁忙的工作（例如來回發送電子郵件和撥打電話）上花費更多時間。

通過自動化的合同續簽流程，您不必擔心錯過最後期限或文書工作遲到。 相反，您可以使用工作流工具設置提示，以便在合同需要注意或準備續籤時提醒您的團隊。 一切都在一個位置進行跟踪，並提前計劃好通知。 這可以防止由於人為錯誤而導致人為錯誤或延遲的可能性。 最重要的是，一旦設置了工作流程，您無需自己動手即可完成所有這一切！

如何避免合同續訂工作流程的常見陷阱/最佳實踐

合同續訂工作流程的定義是它們能夠自動執行耗時的任務並減少跟進客戶所花費的時間。 雖然這在理論上聽起來不錯，但您必須注意一些缺點：

1. 前期工作量很大

2. 您可能會錯過提供個性化關注的機會

3. 錯誤可能被放大

合同續訂工作流程自動化需要時間和精力來構建和實施。 與所有流程改進一樣，它是對時間和資源的投資，應該進行評估。 許多企業最終決定，前期工作為企業帶來的利益是合理的。 正如他們所說，“短期痛苦換長期收益”； 自動化合同續訂工作流程需要大量的前期工作，但從長遠來看會節省時間。

其他需要考慮的是個人定制。 有些客戶對自動電子郵件和後續跟進很好，有些客戶在第二年沒有收到手寫信或在需要續訂時沒有收到可信賴顧問的電話時可能會感到輕視。 由您決定哪些客戶可能需要更多的個人護理，特別是對於應該親自培養的大型合同關係，而不是通過自動電子郵件。

最後，您需要格外小心，不要在自動化中犯錯。 這裡的錯字或斷開的鏈接對一個客戶來說可能沒什麼大不了的，但如果這種情況自動發生並發送給每個客戶 - 你將有很多基礎可以彌補。

結論

保護您的收入流是每個自由職業者日常運營的重要組成部分。 合同續簽工作流程是一種出色的策略，可確保您盡可能多地獲得報酬，而無需花費太多時間並專注於續簽。 有一些陷阱需要注意，但如果您使用常識並始終密切關注合同的狀態，您的工作流程將很快順利運行。