Ihr Leitfaden für Workflows zur Vertragsverlängerung

Was ist ein Vertragsverlängerungs-Workflow?

Workflows zur Vertragsverlängerung sind eines der leistungsstärksten Tools, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Verträge Jahr für Jahr verlängert werden.

Wenn Sie einen Vertragsverlängerungs-Workflow für einen Vertrag einrichten, erstellen Sie einen automatisierten Prozess, der den Vertrag von Anfang bis Ende durch seinen Verlängerungsprozess führt. Sie legen auch fest, wer für jeden Teil des Vertrags verantwortlich ist und wann und wie er Benachrichtigungen über seine bevorstehenden Aufgaben erhält.

Das Ergebnis?

Verträge werden jedes Mal pünktlich verlängert – ohne manuellen Aufwand auf Ihrer Seite oder ohne die Gefahr von verpassten Details und verlorenen Geschäften.

Warum ein Vertragsverlängerungs-Workflow wichtig ist

Verträge sind das Lebenselixier eines Unternehmens. Sie benötigen sie, um beständige Beziehungen zu Ihren Kunden, Anbietern und Partnern aufrechtzuerhalten. Aber wenn Sie Hunderte oder Tausende von Verträgen in Ihrer Datenbank haben, kann es leicht passieren, dass einer durchgeht.

Was noch schlimmer ist, eine verpasste Vertragsverlängerung könnte einen enormen Rückgang des Jahresumsatzes oder, noch schlimmer, rechtliche Sanktionen bedeuten. Es ist wichtig, den Überblick über alle Ihre Verträge und Verlängerungen zu behalten, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Ein großer Vorteil für Workflows zur Vertragsverlängerung besteht darin, dass sie Ihnen bevorstehende Ablaufzeiten anzeigen, bevor sie eintreten. Auf diese Weise haben Sie Zeit, die Bedingungen neu zu verhandeln oder erneut in die Verhandlungsphase einzutreten, bevor Ihr bestehender Vertrag ausläuft, und stellen so eine erfolgreiche Partnerschaft sicher.

Was macht einen Vertragsverlängerungs-Workflow einzigartig?

Vertragsverlängerungs-Workflows ähneln Vertragsgenehmigungs- und Verhandlungs-Workflows. Was sie einzigartig macht, steckt im Namen: Renewals. Alle bestehenden Verträge haben ein Ablaufdatum, und wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmen die Gelegenheit verpasst, Ihren Vertrag neu zu unterzeichnen und zu erneuern, müssen Sie einen Workflow haben, um den Überblick zu behalten.

Die Vertragsverlängerungszeit kann auch eine großartige Gelegenheit sein, um:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde immer noch mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung zufrieden ist.

• Identifizieren Sie abwanderungsgefährdete Kunden.

• Upselling/Cross-Selling neuer Produkte und Funktionen.

So erstellen Sie Vertragsverlängerungen

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einer Deadline.

Es ist an der Zeit, einen Vertrag mit einem Ihrer wichtigsten Kunden zu verlängern, und Sie müssen die Bedingungen genau richtig treffen.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle benötigten Informationen und Unterschriften in der richtigen Reihenfolge zum richtigen Zeitpunkt haben.

Aber wie stellen Sie sicher, dass alles reibungslos läuft?

Hier kommt ein Workflow zur Vertragsverlängerung ins Spiel.

Die Verwaltung von Vertragsverlängerungen ist traditionell ein manueller und unsystematischer Prozess, der es schwierig macht, den Status von Vertragsverlängerungen zu verfolgen. Der Prozess wird normalerweise über E-Mail, Tabellenkalkulationen und andere unzusammenhängende Tools abgeschlossen. Dies macht es schwierig, den Überblick über wichtige Vertragsdetails und Fristen zu behalten, was zu verpassten Gelegenheiten oder sogar kostspieligen Überzahlungen führt.

Wie Sie Ihren Workflow zur Vertragsverlängerung einrichten / optimieren

Um dies zu vermeiden, wenden sich viele Unternehmen einer Vertragsautomatisierungssoftware zu, um ihren Vertragsverlängerungsprozess zu optimieren. Die Vertragsautomatisierung hilft Unternehmen, Vertragsverlängerungen proaktiv und schnell zu überprüfen, um das Volumen der rechtzeitig abgeschlossenen Vertragsverlängerungen zu maximieren.

Für die meisten Unternehmen sind Verlängerungsworkflows viel zu komplex, um sie in einer Tabelle zu verwalten. Aus diesem Grund hat Proposify sofort einsatzbereite, konfigurierbare Workflows zur Vertragsverlängerung in unser Produkt integriert. Mit dem Workflow-Tool von Proposify können Sie:

• Richten Sie ganz einfach Phasen für die erste Kontaktaufnahme, das Kundenfeedback und die interne Überprüfung ein.

  

• Erstellen Sie Verlängerungsvorschläge direkt im Workflow-Tool und weisen Sie sie dann Kunden für zusätzliches Feedback und elektronische Signaturen zu.

• Konfigurieren Sie Ihre Phasen auf verschiedene Weise mit Fristen, Erinnerungen und anderen benutzerdefinierten Details, damit sie vollständig auf Ihren Verkaufsprozess zugeschnitten sind.

• Passen Sie Ihre Workflow-Berichte im Dashboard an, um die Leistung Ihres Teams zu verfolgen und Engpässe oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Profi-Tipp: Machen Sie es sich leicht und verwenden Sie zunächst die Vertragsvorlagenbibliothek von Proposify

Warum den Vertragsverlängerungsprozess automatisieren?

Die Bearbeitung von Verlängerungen für ein großes Unternehmen ist keine leichte Aufgabe – es gibt wahrscheinlich Dutzende oder sogar Hunderte von verschiedenen Arten von Verträgen, die in regelmäßigen Abständen bearbeitet werden müssen. Wenn Sie diese Verlängerungen manuell verwalten, verbringen Sie wahrscheinlich mehr Zeit als nötig mit geschäftiger Arbeit wie dem Hin- und Hersenden von Dokumenten per E-Mail und Telefonanrufen.

Mit einem automatisierten Vertragsverlängerungsprozess müssen Sie sich keine Sorgen über verpasste Fristen oder zu spät mit dem Papierkram machen. Stattdessen können Sie ein Workflow-Tool verwenden, um Aufforderungen einzurichten, um Ihr Team zu benachrichtigen, wenn ein Vertrag Aufmerksamkeit erfordert oder zur Verlängerung bereit ist. Alles wird an einem Ort verfolgt und Benachrichtigungen werden im Voraus geplant. Dies verhindert die Wahrscheinlichkeit von manuellen Fehlern oder Verzögerungen aufgrund menschlicher Fehler. Um das Ganze abzurunden – sobald der Workflow eingerichtet ist, können Sie all dies tun, ohne selbst einen Finger zu rühren!

So vermeiden Sie häufige Fallstricke / Best Practices für Ihren Workflow zur Vertragsverlängerung

Workflows zur Vertragsverlängerung zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und den Zeitaufwand für die Nachverfolgung mit Kunden zu reduzieren. Während dies in der Theorie großartig klingt, gibt es einige Nachteile, die Sie beachten müssen:

1. Es ist viel Arbeit im Vorfeld

2. Möglicherweise verpassen Sie Gelegenheiten, individuelle Aufmerksamkeit zu erbringen

3. Fehler können verstärkt werden

Der Aufbau und die Implementierung einer Workflow-Automatisierung zur Vertragsverlängerung erfordert Zeit und Mühe. Wie alle Prozessverbesserungen ist es eine Investition von Zeit und Ressourcen, die bewertet werden sollte. Viele Unternehmen entscheiden am Ende, dass die Vorleistung durch den Nutzen gerechtfertigt ist, den sie für das Unternehmen bringt. „Kurzfristiger Schmerz für langfristigen Gewinn“, wie sie sagen; Die Automatisierung des Vertragsverlängerungs-Workflows erfordert im Vorfeld viel Arbeit, spart aber auf lange Sicht Zeit.

Etwas anderes zu beachten ist die persönliche Anpassung; Einige Kunden sind mit automatisierten E-Mails und Follow-ups einverstanden, andere fühlen sich vielleicht beleidigt, wenn sie im folgenden Jahr keinen handgeschriebenen Brief oder keinen Anruf von einem vertrauenswürdigen Berater erhalten, wenn es Zeit für eine Verlängerung ist. Es liegt an Ihnen zu wissen, welche Kunden möglicherweise mehr persönliche Betreuung benötigen, insbesondere bei größeren Vertragsbeziehungen, die persönlich gepflegt werden sollten – nicht durch eine automatisierte E-Mail.

Und schließlich müssen Sie besonders vorsichtig sein, um bei Ihren Automatisierungen keinen Fehler zu machen. Ein Tippfehler hier oder ein defekter Link dort mag für einen Kunden keine große Sache sein, aber wenn das automatisch passiert und an jeden Kunden gesendet wird, haben Sie eine Menge Boden gutzumachen.

Fazit

Der Schutz Ihrer Einnahmequellen ist ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit eines jeden Freiberuflers. Ein Workflow zur Vertragsverlängerung ist eine hervorragende Strategie, um sicherzustellen, dass Sie so oft wie möglich bezahlt werden, ohne zu viel Zeit und Konzentration auf Verlängerungen zu verwenden. Es gibt einige Fallstricke, auf die Sie achten müssen, aber wenn Sie Ihren gesunden Menschenverstand einsetzen und den Status Ihrer Verträge jederzeit genau im Auge behalten, wird Ihr Workflow im Handumdrehen reibungslos funktionieren.