Votre guide des workflows de renouvellement de contrat

Qu'est-ce qu'un workflow de renouvellement de contrat ?

Les workflows de renouvellement de contrat sont l'un des outils les plus puissants que vous puissiez utiliser pour vous assurer que vos contrats sont renouvelés année après année.

Lorsque vous configurez un flux de travail de renouvellement de contrat pour un contrat, vous créez un processus automatisé qui gérera le déplacement du contrat tout au long de son processus de renouvellement du début à la fin. Vous désignez également qui sera responsable de chaque partie du contrat, ainsi que quand et comment ils recevront des notifications sur leurs tâches à venir.

Le résultat?

Les contrats sont renouvelés à temps, à chaque fois, sans aucun effort manuel de votre part, ni aucun risque de détails manqués et de transactions perdues.

Pourquoi un workflow de renouvellement de contrat est important

Les contrats sont la pierre angulaire d'une entreprise. Vous en avez besoin pour entretenir des relations cohérentes avec vos clients, fournisseurs et partenaires. Mais lorsque vous avez des centaines ou des milliers de contrats dans votre base de données, il est facile pour un seul de passer entre les mailles du filet.

Pire encore, un renouvellement de contrat manqué pourrait signifier un énorme coup dur pour les revenus annuels, ou pire encore, des sanctions légales. Il est important de rester au courant de tous vos contrats et renouvellements afin d'éviter toute erreur coûteuse.

Une valeur énorme pour les flux de travail de renouvellement de contrat est qu'il vous montre les expirations à venir avant qu'elles ne surviennent. De cette façon, vous avez le temps de renégocier les conditions ou de réintégrer la phase de négociation avant l'expiration de votre contrat existant, garantissant ainsi un partenariat réussi.

Qu'est-ce qui rend un workflow de renouvellement de contrat unique ?

Les workflows de renouvellement de contrat sont similaires aux workflows d'approbation et de négociation de contrat. Ce qui les rend uniques réside dans leur nom : les renouvellements. Tous les contrats existants ont une date de résiliation, et si vous ne voulez pas que votre entreprise rate l'occasion de re-signer et de renouveler le vôtre, vous devez avoir un flux de travail pour rester au top.

La période de renouvellement du contrat peut également être une excellente occasion de :

• Assurez-vous que votre client est toujours satisfait de votre produit/service.

• Identifiez les clients à risque d'attrition.

• Vente incitative/vente croisée de nouveaux produits et fonctionnalités.

Comment créer des renouvellements de contrat

Imaginez que vous êtes confronté à une échéance.

Il est temps de renouveler un contrat avec l'un de vos clients les plus importants et vous devez obtenir les bonnes conditions.

Vous devez vous assurer que vous disposez de toutes les informations et signatures dont vous avez besoin, dans le bon ordre, au bon moment.

Mais comment s'assurer que tout se passe bien ?

C'est là qu'intervient un workflow de renouvellement de contrat.

La gestion des renouvellements de contrats est traditionnellement un processus manuel et non systématique, ce qui rend difficile le suivi de l'état des renouvellements de contrats. Le processus est généralement complété par e-mail, feuilles de calcul et autres outils disjoints. Il est donc difficile de rester au courant des détails et des délais importants du contrat, ce qui entraîne des opportunités manquées ou même des trop-payés coûteux.

Comment mettre en place/optimiser votre workflow de renouvellement de contrat

Pour éviter cela, de nombreuses entreprises se tournent vers un logiciel d'automatisation des contrats pour rationaliser leur processus de renouvellement de contrat. L'automatisation des contrats aide les organisations à examiner les renouvellements de contrats de manière proactive et rapide afin de maximiser le volume de renouvellements de contrats effectués dans les délais.

Pour la plupart des entreprises, les workflows de renouvellement sont bien trop complexes pour être gérés dans une feuille de calcul. C'est pourquoi Proposify a intégré à notre produit des workflows de renouvellement de contrat configurables prêts à l'emploi. Avec l'outil de workflow de Proposify, vous pouvez :

• Configurez facilement des étapes pour la sensibilisation initiale, les commentaires des clients et l'examen interne.

  

• Créez des propositions de renouvellement directement dans l'outil de workflow, puis attribuez-les aux clients pour obtenir des commentaires et des signatures électroniques supplémentaires.

• Configurez vos étapes de différentes manières avec des délais, des rappels et d'autres détails personnalisés afin qu'ils soient entièrement adaptés à votre processus de vente.

• Personnalisez vos rapports de flux de travail dans le tableau de bord pour suivre les performances de votre équipe et identifier les goulots d'étranglement ou les domaines à améliorer.

Conseil de pro : facilitez-vous la tâche et commencez par utiliser la bibliothèque de modèles de contrat de Proposify

Pourquoi automatiser le processus de renouvellement de contrat ?

Le traitement des renouvellements pour une grande entreprise n'est pas une tâche facile - il y a probablement des dizaines, voire des centaines de types de contrats différents qui doivent être traités à intervalles réguliers. Si vous gérez ces renouvellements manuellement, vous passez probablement plus de temps que nécessaire sur des tâches fastidieuses telles que l'envoi de documents par e-mail et les appels téléphoniques.

Avec un processus de renouvellement de contrat automatisé, vous n'avez pas à vous soucier de manquer des délais ou d'être en retard avec la paperasse. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un outil de workflow pour configurer des invites afin d'alerter votre équipe lorsqu'un contrat nécessite une attention ou est prêt à être renouvelé. Tout est suivi en un seul endroit et les notifications sont planifiées à l'avance. Cela évite la probabilité d'erreurs manuelles ou de retards dus à une erreur humaine. Pour couronner le tout, une fois le workflow mis en place, vous pouvez faire tout cela sans lever le petit doigt vous-même !

Comment éviter les pièges courants/meilleures pratiques pour votre workflow de renouvellement de contrat

Les workflows de renouvellement de contrat sont définis par leur capacité à automatiser les tâches chronophages et à réduire le temps consacré au suivi avec les clients. Bien que cela sonne bien en théorie, il y a certains inconvénients dont vous devez être conscient :

1. C'est beaucoup de travail en amont

2. Vous risquez de manquer des occasions de fournir une attention personnalisée

3. Les erreurs peuvent être amplifiées

Une automatisation du workflow de renouvellement de contrat prend du temps et des efforts à construire et à mettre en œuvre. Comme toutes les améliorations de processus, c'est un investissement en temps et en ressources qui doit être évalué. De nombreuses entreprises décident en fin de compte que le travail initial est justifié par les avantages qu'il apporte à l'entreprise. « Une douleur à court terme pour un gain à long terme », comme on dit ; l'automatisation du processus de renouvellement des contrats demande beaucoup de travail en amont, mais vous fera gagner du temps à long terme.

Une autre chose à considérer est la personnalisation personnelle ; certains clients acceptent les courriels et les suivis automatisés, certains peuvent se sentir offensés lorsqu'ils ne reçoivent pas de lettre manuscrite l'année suivante ou un appel d'un conseiller de confiance au moment du renouvellement. C'est à vous de savoir quels clients peuvent avoir besoin de plus de soins personnels, en particulier pour les relations contractuelles plus importantes qui doivent être entretenues en personne, et non par un e-mail automatisé.

Et enfin, vous devrez être très prudent pour ne pas vous tromper dans vos automatisations. Une faute de frappe ici ou un lien brisé là-bas n'est peut-être pas grave pour un client, mais si cela se produit automatiquement et est envoyé à chaque client, vous aurez beaucoup de retard à rattraper.

Conclusion

La protection de votre flux de revenus est une partie importante des opérations quotidiennes de chaque freelance. Un workflow de renouvellement de contrat est une excellente stratégie pour vous assurer d'être payé le plus souvent possible, sans consacrer trop de temps et vous concentrer sur les renouvellements. Il y a quelques pièges à éviter, mais si vous faites preuve de bon sens et gardez un œil attentif sur l'état de vos contrats à tout moment, votre flux de travail se déroulera sans heurts en un rien de temps.