دليلك لعقد تجديد سير العمل
نشرت: 2022-06-03ما هو سير عمل تجديد العقد؟
يعد سير عمل تجديد العقد أحد أقوى الأدوات التي يمكنك استخدامها للمساعدة في ضمان تجديد عقودك عامًا بعد عام.
عندما تقوم بإعداد سير عمل تجديد العقد لعقد ما ، فإنك تنشئ عملية تلقائية ستتعامل مع نقل العقد من خلال عملية التجديد من البداية إلى النهاية. أنت تحدد أيضًا من سيكون مسؤولاً عن كل جزء من العقد ، وكذلك متى وكيف سيتلقون إشعارات حول مهامهم القادمة.
النتائج؟
يتم تجديد العقود في الوقت المحدد ، وفي كل مرة - دون بذل أي جهد يدوي من جانبك ، أو أي فرصة لتفويت التفاصيل والصفقات الضائعة.
لماذا يهم سير عمل تجديد العقد
العقود هي شريان الحياة للأعمال التجارية. أنت في حاجة إليها للحفاظ على علاقات متسقة مع العملاء والبائعين والشركاء. ولكن عندما يكون لديك مئات أو آلاف العقود في قاعدة البيانات الخاصة بك ، فمن السهل على المرء أن يتخطى الثغرات.
والأسوأ من ذلك ، أن عدم تجديد العقد قد يعني ضررًا كبيرًا للإيرادات السنوية ، أو حتى عقوبات قانونية أسوأ. من المهم أن تظل على اطلاع بجميع العقود والتجديدات الخاصة بك لتجنب أي أخطاء مكلفة.
هناك قيمة كبيرة لتدفق سير عمل تجديد العقد وهي أنه يظهر لك انتهاء الصلاحية القادمة قبل حدوثها. بهذه الطريقة ، لديك الوقت لإعادة التفاوض على الشروط أو الدخول مرة أخرى في مرحلة التفاوض قبل انقضاء عقدك الحالي ، مما يضمن شراكة ناجحة.
ما الذي يجعل سير عمل تجديد العقد فريدًا؟
يتشابه سير عمل تجديد العقد مع الموافقة على العقد ومهام سير عمل التفاوض. ما يجعلها فريدة في الاسم: التجديدات. جميع العقود الموجودة لها تاريخ إنهاء ، وإذا كنت لا تريد أن يفوت عملك فرصة إعادة توقيع وتجديد عقودك ، فيجب أن يكون لديك سير عمل للبقاء على رأسها.
يمكن أن يكون وقت تجديد العقد أيضًا فرصة رائعة لـ:
تأكد من أن عميلك لا يزال راضيًا عن منتجك / خدمتك.
حدد العملاء المعرضين لخطر الاضطراب.
بيع / بيع منتجات وميزات جديدة.
كيفية إنشاء تجديد العقد
تخيل أنك على موعد مع الموعد النهائي.
حان الوقت لتجديد عقد مع أحد أهم عملائك وتحتاج إلى الحصول على الشروط بشكل صحيح.
تحتاج إلى التأكد من حصولك على جميع المعلومات والتوقيعات التي تحتاجها ، بالترتيب الصحيح ، وفي الوقت المناسب.
لكن كيف تتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة؟
هذا هو المكان الذي يأتي فيه سير عمل تجديد العقد.
تعد إدارة تجديد العقد تقليديًا عملية يدوية وغير منتظمة ، مما يجعل من الصعب تتبع حالة تجديد العقد. تكتمل العملية عادةً من خلال البريد الإلكتروني وجداول البيانات والأدوات المفككة الأخرى. هذا يجعل من الصعب البقاء على اطلاع بتفاصيل العقد المهمة والمواعيد النهائية ، مما يؤدي إلى ضياع الفرص أو حتى دفع مبالغ زائدة مكلفة.
كيفية إعداد / تحسين سير عمل تجديد العقد
لتجنب ذلك ، تتجه العديد من الشركات إلى برنامج أتمتة العقود لتبسيط عملية تجديد العقد. تساعد أتمتة العقود المؤسسات على مراجعة عمليات تجديد العقود بشكل استباقي وسريع لزيادة حجم عمليات تجديد العقود التي تم إكمالها في الوقت المحدد.
بالنسبة لمعظم الشركات ، تكون مهام سير عمل التجديد معقدة للغاية بحيث لا يمكن إدارتها في جدول بيانات. هذا هو السبب في أن Proposify مدمج وسير عمل تجديد العقد الجاهز للتكوين في منتجنا. باستخدام أداة سير العمل في Proposify ، يمكنك:
قم بإعداد مراحل للتواصل الأولي وتعليقات العملاء والمراجعة الداخلية بسهولة.
قم بإنشاء مقترحات تجديد مباشرة في أداة سير العمل ، ثم قم بتعيينها للعملاء للحصول على تعليقات إضافية وتوقيعات إلكترونية.
قم بتكوين المراحل الخاصة بك بعدد من الطرق المختلفة مع المواعيد النهائية والتذكيرات والتفاصيل المخصصة الأخرى بحيث تكون مصممة بالكامل لعملية المبيعات الخاصة بك.
قم بتخصيص تقارير سير العمل في لوحة المعلومات لتتبع أداء فريقك وتحديد أي معوقات أو مجالات للتحسين.
نصيحة للمحترفين: اجعل الأمر سهلاً على نفسك وابدأ باستخدام مكتبة قوالب عقد Proposify
لماذا أتمتة عملية تجديد العقد؟
لا تعد معالجة التجديدات لشركة كبيرة مهمة سهلة - فهناك على الأرجح العشرات أو حتى المئات من الأنواع المختلفة من العقود التي يجب معالجتها على فترات منتظمة. إذا كنت تدير عمليات التجديد هذه يدويًا ، فمن المحتمل أنك تقضي وقتًا أطول من اللازم في العمل المزدحم مثل إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا وإجراء مكالمات هاتفية.
مع عملية تجديد العقد الآلي ، لا داعي للقلق بشأن فقدان المواعيد النهائية أو التأخر في الأعمال الورقية. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أداة سير العمل لإعداد مطالبات لتنبيه فريقك عندما يحتاج العقد إلى الاهتمام أو يكون جاهزًا للتجديد. يتم تعقب كل شيء في مكان واحد ، ويتم التخطيط للإشعارات مسبقًا. هذا يمنع احتمال حدوث أخطاء يدوية أو تأخير بسبب خطأ بشري. وفوق كل ذلك — بمجرد إعداد سير العمل ، يمكنك القيام بكل هذا دون رفع إصبعك بنفسك!
كيفية تجنب المزالق الشائعة / أفضل الممارسات لسير عمل تجديد العقد
يتم تحديد سير عمل تجديد العقد من خلال قدرتها على أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وتقليل الوقت الذي يقضيه في المتابعة مع العملاء. في حين أن هذا يبدو رائعًا من الناحية النظرية ، إلا أن هناك بعض الجوانب السلبية التي يجب أن تكون على دراية بها:
هناك الكثير من العمل مقدما
قد تفوتك الفرص لتقديم الاهتمام الفردي
يمكن تضخيم الأخطاء
تستغرق أتمتة سير العمل الخاصة بتجديد العقد وقتًا وجهدًا في بنائها وتنفيذها. مثل كل تحسينات العملية ، فإنه استثمار للوقت والموارد التي يجب تقييمها. تقرر العديد من الشركات في النهاية أن العمل المسبق له ما يبرره من خلال الفائدة التي يجلبها إلى العمل. "الألم قصير الأمد لتحقيق مكاسب طويلة الأمد ،" كما يقولون ؛ تستغرق أتمتة سير عمل تجديد العقد الكثير من العمل مقدمًا ، ولكنها ستوفر الوقت على المدى الطويل.
شيء آخر يجب مراعاته هو التخصيص الشخصي ؛ بعض العملاء على ما يرام مع رسائل البريد الإلكتروني والمتابعة الآلية ، وقد يشعر البعض بالإهانة عندما لا يتلقون خطابًا مكتوبًا بخط اليد في العام التالي أو مكالمة من مستشار موثوق به عندما يحين وقت التجديد. الأمر متروك لك لمعرفة العملاء الذين قد يحتاجون إلى مزيد من العناية الشخصية ، لا سيما بالنسبة لعلاقات العقد الأكبر التي يجب رعايتها شخصيًا - وليس عن طريق البريد الإلكتروني الآلي.
وأخيرًا ، ستحتاج إلى أن تكون أكثر حذرًا بشأن عدم ارتكاب خطأ في الأتمتة الخاصة بك. قد لا يكون هناك خطأ مطبعي هنا أو رابط معطل هناك مشكلة كبيرة لعميل واحد ، ولكن إذا حدث ذلك تلقائيًا وتم إرساله إلى كل عميل - فسيكون لديك الكثير من الأسباب للتعويض.
استنتاج
تعد حماية تدفق الدخل جزءًا مهمًا من العمليات اليومية لكل عمل مستقل. يعد سير عمل تجديد العقد إستراتيجية ممتازة للتأكد من حصولك على الأموال في كثير من الأحيان قدر الإمكان ، دون تكريس الكثير من وقتك والتركيز على التجديدات. هناك بعض المزالق التي يجب الانتباه إليها ، ولكن إذا استخدمت الفطرة السليمة وراقبت حالة العقود الخاصة بك بحدة في جميع الأوقات ، فسيتم تشغيل سير عملك بسلاسة في أي وقت من الأوقات على الإطلاق.