Вы чувствуете стресс и подавленность? Ваш бизнес страдает из-за вашей занятости или отсутствия внимания? Вы хотите масштабировать то, что вы делаете сейчас, на более высокий уровень? Тогда я рекомендую вам попробовать аутсорсинг!

Есть бесчисленные преимущества аутсорсинга, начиная от большей личной свободы и заканчивая большей прибылью и просто необходимостью в некоторых случаях. Я пропущу детали преимуществ аутсорсинга и сразу перейду к сути: как это сделать на самом деле.

Приведенный ниже план написан таким образом, что вы можете следовать ему дословно, чтобы получить отличные результаты с помощью аутсорсинга, даже если вы никогда раньше не пробовали его и не знаете, с чего начать.

Как передать свой онлайн-бизнес на аутсорсинг — 10 шагов к успешному аутсорсингу

Шучу… типа того.

Теперь о серьезном!

Ниже я шаг за шагом излагаю для вас точную формулу аутсорсинга.

Подобно формуле DEAL Тима Ферриса в книге «Четырехчасовая рабочая неделя», она начинается с определения и заканчивается освобождением !

1. Определите, что вы хотите передать на аутсорсинг

Первый шаг — это выяснить, что именно вы делаете, что хотите делать, чего не хотите делать и, наконец, что вы можете и должны делегировать. Возьмите лист бумаги (или электронную таблицу) и разбейте его на четыре столбца:

• Что я делаю,
• Что я делаю, что мне не нравится делать или в чем я не силен,
• Что я хочу сделать,
• Что я могу делегировать.

Начните слева и двигайтесь вправо. Прежде чем заполнять графу делегата, исключите. Вычеркните элементы из 2-го столбца, если можете. Это может быть отличным упражнением, чтобы перестать заниматься наименее продуктивными и ненужными делами… особенно до того, как вы пойдете и заплатите кому-то за это!

Вот фрагмент (не весь) моего списка , когда я начал этот процесс несколько месяцев назад, чтобы дать вам некоторое направление в вашем собственном списке:

Как видите, когда я начинал, между тем, что я делал в настоящее время, и тем, что я ХОТЕЛ делать, был огромный разрыв. С тех пор все значительно изменилось, и все еще меняется в правильном направлении. Это требует времени, но этот первый шаг абсолютно необходим, чтобы понять, где вы находитесь, где вы хотите быть и что вас сдерживает.

Я все еще работаю над аутсорсингом некоторых из них, но за последние пару месяцев я смог увеличить свой доход и многое сделать за счет аутсорсинга, а также освободить свой разум, чтобы сосредоточиться на более крупных и качественных вещах. Через несколько месяцев этот список пополнится, как и ваш. Чем больше вы проходите через этот процесс, тем проще становится аутсорсинг и тем больше свободы вы получаете.

Не будьте консервативны в списке «делегатов». Если вы считаете, что можете делегировать полномочия, внесите свой вклад, независимо от того, насколько вы можете подумать: «Но для этого требуются мои знания/навыки/доступ». Просто поместите его туда, а детали выясняйте позже.

2. Решите, что в первую очередь требует аутсорсинга

Возьмите свой список «делегирования» сверху и определите 2 или 3 главных пункта, которые вам нужно сделать больше всего, по крайней мере один из которых вы можете делегировать немедленно.

Напишите, что именно вы делаете или должны сделать по этим пунктам. Обрисуйте это в действиях, которые вы будете выполнять, чтобы сделать это. Затем разбейте эти действия так, чтобы они были очень простыми, чтобы их мог выполнить квалифицированный специалист.

Однако, если у вас есть техническая задача, которую вы хотите передать на аутсорсинг из списка «Вещи, в которых я не силен или не люблю делать», не тратьте слишком много времени на план. Просто определите, что вам нужно, и напишите сценарии, в которых вам это может понадобиться.

Я сделал это со многими задачами, в которых я был действительно некомпетентен…

Например, поскольку я управляю агентством веб-дизайна, большая часть моих потребностей в аутсорсинге связана с веб-дизайном и разработкой. Сначала я искал кодера, потому что сам с этим не очень хорошо справлялся. Затем, когда мой бизнес расширился, я нанял больше людей, чтобы они делали то, что я умел хорошо делать в WordPress и Photoshop, но наличие этих сотрудников с такими высокими ставками позволяет мне уделять больше времени построению отношений, консультированию и работать напрямую с клиентами… не говоря уже обо всех других вещах, которые я действительно люблю делать в личной и деловой жизни.

Я определил, что мне нужно сделать в первую очередь, и какая работа нужна для каких клиентских сайтов. В данном конкретном случае я не описывал все шаги, поскольку люди, которых я нанимаю, знают их лучше, чем я, но я очень четко определил свои потребности, вплоть до уровня опыта, необходимого для каждого языка программирования и программного обеспечения.

3. Определите своего идеального кандидата

Следующим шагом будет описание вашего идеального сотрудника. Чем конкретнее вы здесь, тем больше квалифицированных кандидатов вы получите, и тем проще будут следующие шаги. Четкое понимание того, чего вы хотите, больше похоже на… ну, получение того, что вы хотите.

Кроме того, чем лучше вы определите своего идеального кандидата, тем легче пройдет собеседование (шаг 7).

Вы должны решить:

• Какие области навыков вам нужны
• Какой уровень навыков вам нужен в этих областях (по шкале от 1 до 10)
• Примерное количество часов в неделю, которое вам нужно отработать (лучше переоценить, чем недооценить) и какое рабочее время вы предпочитаете
• Уровень владения английским языком
• Уровень таких качеств, как независимость, решение проблем, творческое мышление, коммуникабельность и т. д.
• Определите, какой у вас бюджет на это. Насколько ценно для вас, чтобы это было сделано лично или вообще?

Опишите все эти и другие области в своем профиле идеального кандидата, прежде чем приступать к набору персонала!

4. Опубликуйте свою работу на аутсорсинге

После того, как вы определили свои потребности, определили свои самые неотложные задачи / работу и составили свой профиль идеального кандидата, пришло время перейти к доскам объявлений о вакансиях.

Начните с публикации вакансии. Создайте документ из описанных выше шагов, определив, что вы ищете с точки зрения навыков и качества. Лучший способ — создать отдельный адрес электронной почты для ваших кандидатов, чтобы вы могли легко просмотреть их всех сразу и уменьшить количество спама.

Соберите контактную информацию соискателей, резюме и портфолио, если это необходимо.

Я рекомендую НЕ давать свой идентификатор Skype, номер телефона или другую контактную информацию для вопросов. Просто дайте этот уникальный адрес электронной почты и запросите их идентификатор Skype для интервью. Если вы не нанимаете сотрудника в своей стране, номер телефона обычно не нужен.

Теперь в этом посте я описываю свой собственный процесс и рекомендую аутсорсинг в первую очередь на Филиппины. У меня был опыт работы как с Филиппинами, так и с Индией, и я обнаружил, что Филиппины дают лучшие общие результаты за меньшие деньги. Есть много других конкретных причин, по которым я рекомендую Филиппины в качестве основного места для аутсорсинга, но в конечном итоге это то, что лучше всего подходит для вас и вашей конкретной ситуации.

Вот несколько отличных источников для размещения ваших списков вакансий на Филиппинах:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph — одни города лучше других подходят для разных задач
Hirefilipino.com
onlinejobs.ph

Есть и другие варианты, и вы можете найти немало через Google. У меня лично был самый успешный с EasyOutsource.com

Если вы решите опубликовать свою вакансию в Индии или других странах, вы можете найти аналогичные источники для этих стран или использовать местный Craigslist, чтобы опубликовать вакансию или «концерт», а также выполнить поиск в других сетях вакансий/аутсорсинга.

Вы также можете выбрать несколько аутсорсинговых агентств. Преимущества агентства, у которого есть много потенциальных сотрудников, готовых для вас, заключаются в том, что включенный сотрудник обучен, доступен по определенному графику, всегда имеет подключение к Интернету и мощность, и может быть быстро заменен, если он уволится или будет уволен, или не удовлетворять ваши потребности. Тем не менее, агентство, как правило, намного дороже.

Например, я нашел качественных работников в своей отрасли всего за 2,50 доллара в час для некоторых задач WordPress, в то время как агентство будет начинать с минимум 8 долларов в час и идти дальше.

Конечно, вы также можете попробовать найти фрилансера, что также является формой аутсорсинга, на одном из следующих сайтов:

Freelancer.com

Пятьрр

Специальное примечание: если вы планируете использовать аутсорсинг (или даже если вы этого не делаете) — вам нужно инвестировать в программное обеспечение для облачного учета. Это хороший обзор ведущих брендов программного обеспечения для бухгалтерского учета. [Мы используем Xero и обнаружили, что он хорошо работает в нашем бизнесе электронной коммерции.]

5. Ищите лучших кандидатов на позицию аутсорсера

После того, как вы разместили свою вакансию и ждете ответов, вы должны пойти и начать активный поиск кандидатов. Помните о своих критериях из шага 3 и используйте те же сайты, что и выше, для поиска сообщений.

У вас должно быть готовое письмо для отправки всем, чье сообщение вас интересует. Вы можете основывать это письмо почти полностью на предыдущих шагах и объявлении о вакансии, за исключением того, что здесь вы можете предоставить немного больше информации о себе или своей компании, а также свою контактную информацию и попросить немного времени, чтобы настроить Skype. чат для интервью. Всегда предлагайте 2–3 варианта, которые вам подходят. Нетерпеливый и целеустремленный соискатель, как правило, выберет один из этих вариантов, а вы избегаете перенапряжения в расписании. Подробнее об инструментах для планирования и проведения интервью см. в шаге 7.

6. Просейте и отсортируйте всех претендентов

Теперь, когда вы разместили вакансию и разослали несколько исходящих запросов, вы начнете получать ряд заявок для просеивания. В зависимости от того, сколько вы получите, сузьте список до 5–7 лучших кандидатов на основе вашего профиля и решите запланировать собеседование с этими кандидатами.

Вот некоторые вещи, которые я обычно вижу в приложении:

• Резюме с некоторыми прошлыми местами работы и образования
• Ссылки на предыдущие проекты (поскольку я занимаюсь веб-дизайном)
• Их ответы на мои запросы о вакансиях в виде списка или абзаца в формате «сопроводительного письма».
• Возьмите само приложение в качестве инструмента оценки. Взгляните на его полноту и используемый язык — в зависимости от ваших требований это может иметь большое значение само по себе.

Затем, конечно, оцените технические детали приложения. Выберите 5–7 ваших любимых приложений и перейдите к следующему этапу сортировки: «Интервью».

7. Проведите собеседование с подходящими кандидатами

Следующим шагом является собеседование с вашими подходящими кандидатами.

Это та часть, где многие люди ошибаются, когда начинают. Я знаю, что я сделал. Я был так взволнован, когда впервые начал получать кандидатов, что начал нанимать не тех людей. Моя самая большая проблема? Я не брал интервью должным образом.

Так как же правильно пройти собеседование?

Вот несколько советов:

• Заранее составьте вопросы для собеседования на основе профиля вашего идеального кандидата.
• Задавайте конкретные вопросы. Например, я спрашиваю: «Насколько вы разбираетесь в php по шкале от 1 до 10?»
• Если вы нанимаете кого-то, что требует портфолио, спросите роль вашего кандидата в каждом проекте. Тот факт, что они размещают ссылку на веб-сайт в своем портфолио, не означает, что они создали весь сайт. Возможно, они просто сделали несколько рисунков или закодировали форму подписки. Спросите о деталях, чтобы получить лучшее представление о наборе навыков.
• Спросите их немного об их предыдущем опыте работы, с чем они боролись и где они показали хорошие результаты.
• Если есть возможность, проверьте свои знания на месте. Подготовьте для них несколько технических вопросов, на которые они должны будут ответить, как только они расскажут вам об уровне своих навыков в этой области.
• По возможности проводите аудио-интервью после первоначального обмена мгновенными сообщениями в Skype. Если у заявителя нет микрофона, это уже может быть достаточно серьезной проблемой, чтобы заявка была отклонена. Для вас очень важно иметь возможность время от времени подключаться к звонку для демонстрации экрана в Skype и общего объяснения некоторых концепций и задач. Также важно провести голосовое интервью, чтобы лучше оценить коммуникативные навыки и характер.
• Будьте конкретны, но не пугайте. Сначала вы хотите построить хорошие отношения. Филиппинцев особенно легко запугать агрессивным языком, поэтому выбирайте слова более тщательно, чем если бы вы разговаривали с кем-то из вашей собственной культуры (хотя у них, как правило, отличное чувство юмора!)
• Даже если кандидат вам очень нравится, не нанимайте его сразу после собеседования. Скажите им, что вам нравится то, что вы видели до сих пор, и вы вернетесь к ним очень скоро. У вас должно быть 2-4 кандидата, которые вам понравились на собеседовании, чтобы перейти к следующему шагу.
• Однако, если вы сразу после собеседования знаете, что не возьмете их на работу, скажите им так: «Извините, сейчас вы не соответствуете нашим потребностям. Я ценю ваше время и желаю вам удачи». Если вы считаете, что они могут вам понадобиться в будущем, добавьте «но не стесняйтесь оставаться на связи по мере развития ваших навыков».

8. Попробуйте их

Теперь, когда у вас есть 2–4 квалифицированных кандидата, проверьте их! Составьте образец задания на основе ваших планов на шаге 2 и дайте соискателю инструкции.

Обратите внимание, насколько хорошо соискатель выполняет свою работу, сколько времени это занимает, сколько вопросов он задает, насколько комфортно ему кажется, что он работает с вами и т. д. Имейте в виду, что он работает с вами впервые, но будьте достаточно критичны, чтобы убедиться, что вы получите правильный человек.

Вы должны быть уверены, что, основываясь на заявлении, собеседовании и этом образце задания, этот кандидат хорошо подходит для этой работы. Если первые несколько шагов прошли хорошо, но типовое задание оказалось провальным, вам либо нужно дать более подробные инструкции, либо ваш соискатель недостаточно квалифицирован и, в конечном счете, переоценил вас при подаче заявления и собеседовании.

Если у вас есть несколько отличных перспектив, используйте последний и часто лучший инструмент на этом этапе: свою интуицию. На этом этапе не медлите слишком долго, примите решение, наймите нужного человека, обучите его и начните работать!

После того, как вы наняли кого-то, обязательно заплатите другим кандидатам по согласованной почасовой ставке, поблагодарите их за потраченное время и скажите им, чтобы они оставались на связи, если они вам нравятся. Если они зашли так далеко, есть большая вероятность, что вы наймете их в будущем или порекомендуете кому-то еще, кто ищет хорошего сотрудника в той же области.

9. Обучите и организуйте свой новый аутсорсинговый талант

После того, как вы наняли нового аутсорсингового сотрудника, максимально используйте свое и его время, обеспечив надлежащее обучение и организацию.

Несколько советов по обучению и организации:

• Используйте электронную таблицу Google Docs для входа в систему. Измените свои пароли на те, которыми вам удобно делиться, и отличающиеся от ваших наиболее важных защищенных учетных записей (личная электронная почта, банк, Facebook и т. д., если только вы не передаете что-то, связанное с этим). В электронной таблице включите столбцы для: Учетная запись, URL-адрес входа, Имя пользователя, Пароль, Примечания.
• Установите стандартные системы связи и придерживайтесь их. Если у вас есть система управления проектами, такая как Basecamp, поместите туда свои задачи и проекты и назначьте их, а также избегайте лишних рассылок по электронной почте. Используйте Skype для обмена мгновенными сообщениями и голосовых переговоров, но старайтесь не полагаться на него для планирования задач в течение недели.
• Если вы решите использовать в основном электронную почту для общения с вашим новым сотрудником (опять же, не рекомендуется, особенно если вы нанимаете более одного человека), убедитесь, что ваши электронные письма хорошо структурированы со всеми инструкциями и некоторыми сценариями «что, если», чтобы сократить расходы и расходы. четвертое и информационные узкие места.
• Используйте Jing (бесплатный инструмент) для передачи визуальных задач. Вы можете сделать снимок экрана, нарисовать и написать прямо на снимке экрана, а также загрузить его непосредственно по ссылке, которая будет скопирована на вашу панель инструментов — и все это за считанные секунды. Вы также можете записывать 5-минутные видеоролики для мгновенной загрузки. Один только этот инструмент коммуникации может изменить вашу жизнь.
• Если вы назначаете долгосрочную задачу, отчеты о ходе выполнения в идеале в конце каждого дня. Это позволит вам при необходимости скорректировать курс и лучше оценить будущие сроки проекта и необходимые инвестиции.
• Используйте систему для вашего нового сотрудника, чтобы отслеживать часы. Google Docs Spreadsheets может быть хорошим началом, но многие системы управления проектами и бухгалтерские системы имеют для этого функцию. В настоящее время я использую свое бухгалтерское программное обеспечение QuickBooks для учета рабочего времени моей команды, и оно отлично работает.
• Напишите приветственное электронное письмо для ваших новых сотрудников, изложив приведенные выше детали связи, немного биографии о себе и / или вашей компании, а также обзор ваших ожиданий и процедур.

(Вы можете давать четкие визуальные инструкции буквально за секунды, а загружать и отправлять их мгновенно)

Обязательно возвращайтесь к шагу 2 и хорошо очерчивайте желаемые задачи и проекты каждый раз, когда вы поручаете своему сотруднику новый проект.

Вы даже можете покупать информационные продукты, чтобы ваши сотрудники изучали и внедряли их, но эта тема заслуживает отдельного поста.

10. Отпусти! (Не занимайтесь микроменеджментом)

Наконец, последний шаг — немного отпустить. Не занимайтесь микроменеджментом. Описанный выше шаг поможет вам создать системы для вашего сотрудника и, в конечном итоге, для вашей команды, чтобы они могли продуктивно работать с вами или без вас. Конечно, вы должны регистрироваться, назначать новые вещи, проверять, все ли идет хорошо и т. д., но помните, идея здесь в том, что вы делаете больше, тратя меньше собственного времени (а если все сделано правильно, тратится меньше вашего времени). собственные деньги), чтобы вы могли больше наслаждаться жизнью и зарабатывать больше денег, занимаясь тем, что у вас получается лучше всего.

Работай усердно, но… Расслабься.

В первый раз, когда вы проходите через этот процесс, он может показаться немного ошеломляющим. У вас может возникнуть соблазн бросить это и просто продолжать делать это самостоятельно. Помните: все успешные предприниматели используют кредитное плечо; чем раньше вы научитесь этому, тем лучше.

Как только вы преодолеете этот горб и освоите этот процесс, вы будете зарабатывать больше, работать меньше и сможете приносить больше пользы миру своими уникальными способностями. Это также может быть очень весело!

Не стесняйтесь делиться своим собственным опытом аутсорсинга в комментариях ниже.

Если у вас есть какие-либо вопросы об аутсорсинге, пожалуйста, задайте их ниже! Я постараюсь ответить на каждый из них и, возможно, даже напишу отдельный пост по наиболее часто задаваемым вопросам об аутсорсинге.

Подробнее: «10 уроков за 10 лет найма фрилансеров»