Você está se sentindo estressado e sobrecarregado? Sua empresa está sofrendo por causa de sua ocupação ou falta de foco? Você está procurando escalar o que você faz agora para um nível maior? Então eu recomendo que você tente terceirizar!

Existem inúmeros benefícios da terceirização, que vão desde maior liberdade pessoal até mais lucros até a simples necessidade em alguns casos. Vou pular os detalhes dos benefícios da terceirização e vou direto ao ponto: como realmente fazer isso.

O esboço abaixo foi escrito de forma que você possa segui-lo literalmente para obter ótimos resultados com a terceirização, mesmo que nunca tenha tentado antes e não saiba por onde começar.

Como Terceirizar Seu Negócio Online – 10 Passos Para Terceirização de Sucesso

Brincadeirinha... mais ou menos.

Agora para as coisas sérias!

Abaixo descrevo minha fórmula de terceirização exata para você passo a passo.

Como a fórmula DEAL de Tim Ferriss em The Four Hour Work Week, ela começa com Definição e termina com Liberação !

1. Defina o que você deseja terceirizar

O primeiro passo é realmente descobrir o que você faz, o que você quer fazer, o que você não quer fazer e, finalmente, o que você pode e deve delegar. Pegue um pedaço de papel (ou uma planilha) e divida-o em quatro colunas:

• O que eu faço,
• O que eu faço que não gosto de fazer ou não sou bom,
• O que eu quero fazer,
• O que posso delegar.

Comece pela esquerda e vá para a direita. Antes de preencher a coluna do delegado, elimine. Risque as coisas da 2ª coluna, se puder. Este pode ser um ótimo exercício para parar de fazer suas atividades menos produtivas e desnecessárias… especialmente antes de você pagar alguém para fazê-las!

Aqui está um trecho (não a coisa toda) da minha lista quando iniciei este processo há vários meses para lhe dar alguma direção em sua própria lista:

Como você pode ver quando eu comecei, havia uma grande desconexão entre o que eu estava fazendo atualmente e o que eu QUERIA estar fazendo. Desde então, as coisas mudaram significativamente e ainda estão mudando na direção certa. Isso leva tempo, mas esse primeiro passo é absolutamente necessário para entender onde você está, onde quer estar e o que o está prendendo.

Ainda estou trabalhando na terceirização de algumas delas, mas nos últimos dois meses consegui aumentar minha receita e fazer muito com a terceirização, além de liberar minha mente para me concentrar em coisas maiores e melhores. Em alguns meses, essa lista evoluirá, e a sua também. Quanto mais você passa por esse processo, mais fácil fica a terceirização e mais liberdade você experimenta.

Não seja conservador na lista de “delegados”. Se você acha que pode delegar, coloque lá, independentemente do quanto você possa pensar “mas isso requer meu conhecimento/habilidades/acesso para fazer corretamente”. Basta colocá-lo lá e descobrir os detalhes mais tarde.

2. Decida o que precisa de terceirização primeiro

Pegue sua lista de “delegados” acima e determine os 2 ou 3 principais itens que você mais precisa fazer, pelo menos um dos quais você se sente bastante confortável para delegar imediatamente.

Escreva exatamente o que você faz ou precisa fazer nesses itens. Descreva-o nas etapas de ação que você seguiria para fazê-lo. Em seguida, divida essas etapas de ação para serem super simples que um técnico qualificado possa seguir.

No entanto, se você tem uma tarefa técnica que deseja terceirizar de sua lista de “Coisas em que não sou bom ou não gosto de fazer”, não gaste muito tempo em seu esboço. Basta determinar o que você precisa e escrever cenários em que você pode precisar.

Eu fiz isso com muitas tarefas nas quais eu era realmente incompetente…

Por exemplo, como eu administro uma agência de web design, a maioria das minhas necessidades de terceirização estão relacionadas a web design e desenvolvimento. Procurei primeiro um codificador, porque isso era algo que eu mesmo não fazia bem. Então, à medida que meu negócio cresceu, contratei mais pessoas para fazer as coisas que eu sabia fazer bem no WordPress e no Photoshop, mas ter esses funcionários com taxas tão altas permite concentrar mais do meu tempo na construção de relacionamentos, fazendo consultoria e trabalhando diretamente com os clientes… para não mencionar todas as outras coisas que eu realmente amo fazer na vida pessoal e empresarial.

Defini o que precisava ser feito primeiro e que tipo de trabalho era necessário para quais sites de clientes. Neste caso em particular, não descrevi todas as etapas, pois as pessoas que estou contratando as conhecem melhor do que eu, mas defini minhas necessidades com muita clareza, até o nível de experiência exigido com cada linguagem de programação e software.

3. Identifique seu candidato ideal

O próximo passo é traçar o perfil do seu funcionário ideal. Quanto mais específico você for aqui, mais candidatos qualificados você obterá e mais fáceis serão as próximas etapas. Ser claro sobre o que você quer é mais como... bem, conseguir o que você quer.

Além disso, quanto melhor você identificar seu candidato ideal, mais fácil será a entrevista (passo 7).

Você deve decidir:

• Quais áreas de habilidade você precisa
• Que nível de habilidade você precisa nessas áreas (em uma escala de 1 a 10)
• Aproximadamente quantas horas por semana você precisa fazer (melhor superestimar do que menos) e quais horas de trabalho você prefere
• Nível de habilidades em inglês
• Nível de qualidades como independência, resolução de problemas, pensamento criativo, comunicação, etc.
• Determine qual é o seu orçamento para isso. Quanto vale para você tê-lo fora de suas mãos pessoalmente, ou tê-lo feito em geral?

Descreva todas essas áreas e muito mais em seu perfil de candidato ideal antes de iniciar o recrutamento!

4. Publique seu trabalho terceirizado

Depois de definir suas necessidades, suas tarefas/trabalhos mais imediatos e seu perfil de candidato ideal, é hora de ir para os quadros de empregos.

Comece publicando um trabalho. Crie um documento a partir das etapas acima, definindo o que você procura em termos de habilidades e qualidade. A melhor maneira é criar um endereço de e-mail separado para seus candidatos, para que você possa analisá-los facilmente de uma só vez e reduzir o spam.

Colete as informações de contato, currículos e portfólios de seus candidatos, se apropriado.

Eu recomendo NÃO fornecer seu ID Skype, número de telefone ou outras informações de contato para perguntas. Basta fornecer esse endereço de e-mail exclusivo e solicitar o ID do Skype para entrevistas. A menos que contrate em seu próprio país, um número de telefone geralmente é desnecessário.

Agora, neste post, estou descrevendo meu próprio processo e recomendo a terceirização principalmente para as Filipinas. Eu tive experiência com as Filipinas e a Índia e descobri que as Filipinas oferecem melhores resultados gerais por menos dinheiro. Existem muitas outras razões específicas pelas quais eu recomendo as Filipinas como seu principal local de terceirização, mas, em última análise, é o que funciona melhor para você e sua situação específica.

Aqui estão algumas ótimas fontes para postar suas listas de empregos nas Filipinas:

EasyOutsource. com
craigslist.com.ph — algumas cidades são melhores que outras para tarefas diferentes
aluguerfilipino. com
onlinejobs.ph

Existem outras opções, e você pode encontrar algumas no Google. Eu pessoalmente tive o maior sucesso com EasyOutsource.com

Se você optar por postar seu trabalho na Índia ou em outros países, poderá encontrar fontes semelhantes para esses países ou usar o Craigslist local para postar um trabalho ou “gig”, bem como pesquisar outras redes de trabalho/terceirização.

Você também pode optar por olhar para algumas agências de terceirização. As vantagens de uma agência, que tem muitos potenciais funcionários prontos para você, incluem que o funcionário include é treinado, disponível em horário específico, sempre tem conexão com a Internet e energia, e pode ser substituído rapidamente se pedir demissão ou ser demitido, ou não atende às suas necessidades. No entanto, uma agência é normalmente muito mais cara.

Por exemplo, encontrei trabalhadores de qualidade no meu setor por apenas US $ 2,50 por hora para algumas tarefas do WordPress, enquanto uma agência começaria com um mínimo de US $ 8 por hora e subiria a partir daí.

Claro, você também pode tentar encontrar um freelancer, que também é uma forma de terceirização, em um dos seguintes sites:

Freelancer.com

Fiverr

Nota especial: Se você planeja terceirizar (ou mesmo se não o fizer) – você vai querer investir no software Cloud Accounting. Esta é uma boa revisão das principais marcas de software de contabilidade que estão disponíveis. [Usamos o Xero e descobrimos que funciona bem com nosso negócio de comércio eletrônico.]

5. Busque os melhores candidatos para o cargo terceirizado

Uma vez que você postou seu trabalho e está esperando por respostas, você deve começar a procurar candidatos proativamente. Lembre-se de seus critérios da etapa 3 e use os mesmos sites acima para pesquisar postagens.

Você deve ter uma carta preparada para enviar a qualquer pessoa cujo cargo lhe interesse. Você pode basear esta carta quase inteiramente nas etapas anteriores e no anúncio de emprego, exceto que aqui você pode fornecer um pouco mais de informações sobre você ou sua empresa, bem como suas informações de contato, e pedir alguns bons momentos para configurar um Skype conversar para uma entrevista. Sempre sugira 2 a 3 vezes que funcionem para você – um candidato ansioso e dedicado geralmente fará com que um desses horários funcione, e você evita as idas e vindas do agendamento. Veja mais na etapa 7 sobre ferramentas para agendamento e realização de entrevistas.

6. Peneirar e classificar todos os candidatos

Agora que você postou um trabalho e enviou algumas solicitações de saída, você começará a obter vários aplicativos para analisar. Dependendo de quantos você conseguir, restrinja-os aos 5 a 7 principais candidatos com base no seu perfil e decida agendar uma entrevista com esses candidatos.

Aqui estão algumas coisas que normalmente vejo em um aplicativo:

• Currículo com algum emprego anterior e educação
• Links para projetos anteriores (já que estou no ramo de web design)
• Suas respostas aos meus pedidos de emprego, seja em uma lista ou em um formato de “carta de apresentação” de parágrafo.
• Tome o próprio aplicativo como uma ferramenta de avaliação. Veja como ele é completo e a linguagem usada – dependendo de suas necessidades, isso pode importar muito por si só.

Depois, é claro, avalie os detalhes técnicos do aplicativo. Escolha seus 5 a 7 aplicativos favoritos e passe para a próxima etapa de classificação: A Entrevista.

7. Entreviste candidatos qualificados

O próximo passo é entrevistar seus candidatos qualificados.

Esta é a parte em que muitas pessoas estragam quando começam. Eu sei que fiz. Fiquei tão empolgado quando comecei a conseguir candidatos que comecei a contratar as pessoas erradas. Meu maior problema? Eu não entrevistei direito.

Então, como você entrevista corretamente?

Aqui estão algumas dicas:

• Faça perguntas de entrevista com antecedência com base no seu perfil de candidato ideal
• Faça perguntas específicas. Por exemplo, eu pergunto: “Quão habilidoso você é em php em uma escala de 1 a 10?”
• Se estiver contratando para algo que exija um portfólio, peça a função do seu candidato em cada projeto. Só porque eles postam um link de site em seu portfólio, não significa que eles construíram o site inteiro. O pode ter feito apenas alguns gráficos, ou codificado um formulário de optin. Peça detalhes para ter uma ideia melhor do conjunto de habilidades.
• Pergunte a eles um pouco sobre sua experiência de trabalho anterior, com o que eles lutaram e onde eles tiveram um bom desempenho.
• Se possível, teste seus conhecimentos no local. Tenha algumas perguntas técnicas preparadas para que eles respondam assim que disserem seu nível de habilidade nessa área.
• Sempre que possível, realize uma entrevista em áudio após um bate-papo inicial por Skype IM. Se o solicitante não tiver um microfone, isso já pode ser um problema significativo o suficiente para justificar o indeferimento do pedido. É muito importante que você possa se conectar ocasionalmente em uma chamada para compartilhar a tela do Skype e explicar alguns conceitos e tarefas em geral. Também é importante obter uma entrevista de voz para avaliar melhor as habilidades de comunicação e o caráter.
• Seja específico, mas não intimidante. Você quer construir um bom relacionamento no começo. Os filipinos, especialmente, podem ser facilmente intimidados com linguagem agressiva, então escolha suas palavras com mais cuidado do que se estivesse falando com alguém em sua própria cultura (o senso de humor deles geralmente é ótimo!)
• Mesmo que goste muito do candidato, não o contrate imediatamente após a entrevista. Diga a eles que você gostou do que viu até agora e você vai voltar para eles muito em breve. Você deve ter 2 a 4 candidatos que você gosta da entrevista para passar para a próxima etapa.
• No entanto, se você souber logo de uma entrevista que não vai contratá-los, diga a eles: “Desculpe, agora você não atende às nossas necessidades. Eu aprecio o seu tempo e desejo-lhe sorte.” Se você acha que pode precisar deles no futuro, adicione “mas sinta-se à vontade para manter contato à medida que suas habilidades se desenvolvem”.

8. Experimente-os

Agora que você tem de 2 a 4 candidatos qualificados, teste-os! Faça uma tarefa de amostra com base em seus esboços na etapa 2 e dê as instruções ao seu candidato.

Observe quão bem o candidato faz o trabalho, quanto tempo leva, quantas perguntas ele faz, quão confortável ele parece com o trabalho, etc. Tenha em mente que esta é a primeira vez que ele trabalha com você, mas seja crítico o suficiente para garantir que você obtenha a pessoa certa.

Você deve se sentir confiante de que, com base na inscrição, na entrevista e neste exemplo de tarefa, esse candidato é uma boa opção para o trabalho. Se os primeiros passos deram certo, mas a tarefa de exemplo foi um desastre, ou você tem que dar instruções melhores ou seu candidato está subqualificado e, finalmente, vendeu mais de você na inscrição e na entrevista.

Se você tem algumas grandes perspectivas, use a última e muitas vezes melhor ferramenta neste estágio: sua intuição. Nesta fase, não hesite muito, tome uma decisão, contrate a pessoa certa e faça com que ela seja treinada e trabalhe!

Depois de contratar alguém, certifique-se de pagar aos outros candidatos à taxa horária acordada e agradeça-os pelo tempo, e diga-lhes para manterem contato se gostarem deles. Se eles chegaram até aqui, há uma boa chance de você contratá-los no futuro ou encaminhá-los para outra pessoa que esteja procurando um bom funcionário na mesma área.

9. Treine e organize seu novo talento terceirizado

Depois de contratar seu novo funcionário terceirizado, faça o melhor uso do seu tempo e do deles, fornecendo treinamento e organização adequados.

Algumas dicas de treinamento e organização:

• Use a planilha do Google Docs para obter informações de login. Altere suas senhas para algo que você se sinta confortável em compartilhar e diferente de suas contas seguras mais importantes (e-mail pessoal, banco, Facebook, etc., a menos que você esteja terceirizando algo relacionado a elas). Na planilha, inclua colunas para: Conta, URL de login, Nome de usuário, Senha, Notas.
• Configure sistemas de comunicação padrão e fique com eles. Se você possui um sistema de gerenciamento de projetos como o Basecamp, coloque suas tarefas e projetos lá e atribua-os, evitando e-mails extras. Use o Skype para mensagens instantâneas e conversas por voz, mas tente não depender dele para agendar tarefas ao longo da semana.
• Se você decidir usar principalmente e-mail para comunicação com seu novo funcionário (novamente, não recomendado, especialmente quando você contratar mais de um), certifique-se de que seus e-mails estejam bem estruturados com todas as instruções e alguns cenários hipotéticos para reduzir e e gargalos de informação.
• Use Jing (ferramenta gratuita) para comunicar tarefas visuais. Você pode fazer uma captura de tela, desenhar e escrever diretamente na captura de tela e enviar diretamente para um link que é copiado para o seu painel – tudo em segundos. Você também pode gravar vídeos de 5 minutos para upload instantâneo. Esta ferramenta de comunicação por si só pode mudar sua vida.
• Se você atribuir uma tarefa de longo prazo, como relatórios de progresso, idealmente no final de cada dia. Isso permitirá que você corrija o curso, se necessário, e estime melhor os prazos de projetos futuros e os investimentos necessários.
• Use um sistema para que seu novo funcionário acompanhe as horas. As planilhas do Google Docs podem ser um bom começo, mas muitos sistemas de gerenciamento de projetos e sistemas de contabilidade terão um recurso para isso. Atualmente, uso meu software de contabilidade, QuickBooks, para acompanhar todas as horas da minha equipe e funciona perfeitamente.
• Escreva um e-mail de boas-vindas para seus novos funcionários, descrevendo os detalhes de comunicação acima, uma pequena biografia sobre você e/ou sua empresa e uma visão geral de suas expectativas e procedimentos.

(Você pode dar instruções visuais claras em literalmente segundos e carregá-las e enviá-las instantaneamente)

Certifique-se de voltar à etapa 2 e delinear bem as tarefas e projetos desejados sempre que colocar seu funcionário em um novo projeto.

Você pode até comprar produtos de informação e fazer com que seus funcionários os aprendam e implementem, mas esse tópico mereceria um post inteiro separado

10. Deixe ir! (Não microgerencie)

Finalmente, o último passo é deixar ir um pouco. Não microgerencie. A etapa acima ajuda você a criar sistemas para seu funcionário e, eventualmente, para sua equipe, para serem produtivos com ou sem você. Claro, você tem que fazer check-in, atribuir coisas novas, certificar-se de que tudo está indo bem, etc... próprio dinheiro), para que você possa aproveitar mais a vida e ganhar mais dinheiro fazendo o que faz de melhor.

Trabalhe duro, mas… Relaxe.

A primeira vez que você passa por esse processo, pode parecer um pouco esmagador. Você pode ficar tentado a desistir e continuar a fazer você mesmo. Lembre-se: todos os empreendedores de sucesso usam alavancagem; quanto mais cedo você aprender, melhor.

Depois de superar a dificuldade e dominar esse processo, você ganhará mais, trabalhará menos e poderá contribuir mais para o mundo com suas próprias habilidades únicas. Também pode ser muito divertido!

Sinta-se à vontade para compartilhar sua própria experiência de terceirização nos comentários abaixo.

Se você tiver alguma dúvida sobre terceirização, pergunte abaixo! Farei o possível para responder a cada uma, podendo até escrever outro post sobre as dúvidas mais frequentes sobre terceirização.

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