Czy czujesz się zestresowany i przytłoczony? Czy Twoja firma cierpi z powodu zajętości lub braku koncentracji? Czy chcesz zwiększyć skalę tego, co teraz robisz? W takim razie polecam wypróbowanie outsourcingu!

Outsourcing niesie ze sobą niezliczone korzyści, od większej wolności osobistej, przez większe zyski, aż po zwykłą konieczność w niektórych przypadkach. Pominę szczegóły korzyści z outsourcingu i przejdę od razu do sedna: jak to właściwie zrobić.

Poniższy zarys jest tak napisany, że możesz go dosłownie śledzić, aby uzyskać świetne wyniki z outsourcingiem, nawet jeśli nigdy wcześniej tego nie próbowałeś i nie wiesz od czego zacząć.

Jak zlecić swoją działalność online – 10 kroków do udanego outsourcingu?

Żartuję… tak jakby.

Teraz do poważnych rzeczy!

Poniżej przedstawiam krok po kroku moją dokładną formułę outsourcingu.

Podobnie jak formuła DEAL Tima Ferriss'a w Czterogodzinnym tygodniu pracy, zaczyna się od Definicji , a kończy na Wyzwoleniu !

1. Określ, co chcesz zlecić na zewnątrz

Pierwszym krokiem jest właściwie ustalenie, co robisz, co chcesz robić, czego nie chcesz i ostatecznie, co możesz i powinieneś delegować. Weź kawałek papieru (lub arkusz kalkulacyjny) i podziel go na cztery kolumny:

• Co robię,
• Co robię, czego nie lubię lub w czym nie jestem świetny,
• Co chcę robić,
• Co mogę delegować.

Zacznij od lewej i idź w prawo. Przed wypełnieniem kolumny delegata wyeliminuj. Wykreśl rzeczy z drugiej kolumny, jeśli możesz. To może być świetne ćwiczenie, aby przestać wykonywać najmniej produktywne i niepotrzebne czynności… zwłaszcza zanim pójdziesz i zapłacisz komuś za ich wykonanie!

Oto fragment (nie całość) mojej listy , kiedy zacząłem ten proces kilka miesięcy temu, aby wskazać Ci kierunek na Twojej własnej liście:

Jak widać, kiedy zaczynałem, istniał ogromny rozdźwięk między tym, co obecnie robię, a tym, co CHCIAŁEM robić. Od tego czasu wszystko się znacznie zmieniło i nadal zmienia się we właściwym kierunku. To wymaga czasu, ale ten pierwszy krok jest absolutnie niezbędny, aby zrozumieć, gdzie jesteś, gdzie chcesz być i co Cię powstrzymuje.

Nadal pracuję nad outsourcingiem niektórych z nich, ale w ciągu ostatnich kilku miesięcy udało mi się zwiększyć swoje przychody i wiele zrobić dzięki outsourcingowi, jednocześnie uwalniając mój umysł i skupiając się na większych i lepszych rzeczach. Za kilka miesięcy ta lista będzie ewoluować, podobnie jak Twoja. Im dłużej przechodzisz przez ten proces, tym łatwiejszy jest outsourcing i tym więcej wolności doświadczasz.

Nie bądź konserwatywny na liście „delegatów”. Jeśli uważasz, że możesz delegować, umieść to, niezależnie od tego, jak dużo myślisz, „ale to wymaga mojej wiedzy/umiejętności/dostępu, aby zrobić to właściwie”. Po prostu umieść go tam i domyśl się później szczegółów.

2. Zdecyduj, co najpierw potrzebuje outsourcingu

Weź swoją listę „delegowanych” z góry i określ 2 lub 3 najważniejsze elementy, które musisz zrobić najbardziej, z których przynajmniej jeden czujesz się całkiem komfortowo, delegując od razu.

Napisz dokładnie, co robisz lub musisz zrobić z tymi przedmiotami. Opisz to w krokach działania, które byś wykonał, aby to zrobić. Następnie podziel te kroki, aby były bardzo proste, które może wykonać wykwalifikowany technik.

Jeśli jednak masz zadanie techniczne, które chcesz zlecić ze swojej listy „Rzeczy, w których nie jestem najlepszy lub czego nie lubię robić”, nie spędzaj zbyt dużo czasu na swoim zarysie. Po prostu określ, czego potrzebujesz i napisz scenariusze, w których możesz tego potrzebować.

Zrobiłem to z wieloma zadaniami, w których byłem naprawdę niekompetentny…

Na przykład, ponieważ prowadzę agencję projektowania stron internetowych, większość moich potrzeb outsourcingowych dotyczy projektowania i tworzenia stron internetowych. Najpierw szukałem kodera, ponieważ to było coś, czego sam nie robiłem dobrze. Potem, gdy mój biznes się rozrósł, zatrudniłem więcej osób do rzeczy, które umiałem dobrze robić w WordPressie i Photoshopie, ale zatrudnianie tych pracowników w tak świetnych stawkach pozwala skupić więcej czasu na budowaniu relacji, konsultingu i pracując bezpośrednio z klientami… nie wspominając o wszystkich innych rzeczach, które tak naprawdę uwielbiam robić w życiu osobistym i biznesowym.

Określiłem, co muszę zrobić najpierw i jaki rodzaj pracy jest potrzebny dla jakich witryn klientów. W tym konkretnym przypadku nie przedstawiłem wszystkich kroków, ponieważ ludzie, których zatrudniam, znają ich lepiej niż ja, ale bardzo jasno określiłem swoje potrzeby, aż do poziomu wymaganego w każdym języku programowania i oprogramowaniu.

3. Zidentyfikuj swojego idealnego kandydata

Następnym krokiem jest sprofilowanie idealnego pracownika. Im bardziej konkretna jesteś tutaj, tym więcej wykwalifikowanych kandydatów otrzymasz i tym łatwiejsze będą kolejne kroki. Jasne określenie tego, czego chcesz, to bardziej… no cóż, dostać to, czego chcesz.

Ponadto im lepiej zidentyfikujesz swojego idealnego kandydata, tym łatwiejsza będzie rozmowa kwalifikacyjna (krok 7).

Powinieneś zdecydować:

• Jakie obszary umiejętności potrzebujesz
• Jaki poziom umiejętności potrzebujesz w tych dziedzinach (w skali od 1 do 10)
• W przybliżeniu, ile godzin tygodniowo musisz przepracować (lepiej przeszacować niż poniżej) i preferowane godziny pracy
• Poziom znajomości języka angielskiego
• Poziom cech takich jak niezależność, rozwiązywanie problemów, kreatywne myślenie, komunikacja itp.
• Określ, jaki masz na to budżet. Ile jest dla ciebie warte, aby mieć to z siebie osobiście, czy też w ogóle?

Przed przystąpieniem do rekrutacji nakreśl wszystkie te i inne obszary w swoim profilu idealnego kandydata!

4. Opublikuj swoją zleconą pracę

Po zdefiniowaniu potrzeb, nakreśleniu najpilniejszych zadań/prac oraz profilu Idealnego Kandydata, nadszedł czas, aby przejść do tablic ogłoszeniowych.

Zacznij od opublikowania oferty pracy. Utwórz dokument, wykonując powyższe kroki, określając, czego szukasz pod względem umiejętności i jakości. Najlepszym sposobem jest utworzenie osobnego adresu e-mail dla kandydatów, dzięki czemu będziesz mógł łatwo przejrzeć ich wszystkich naraz i zmniejszysz ilość spamu.

W razie potrzeby zbierz informacje kontaktowe, życiorysy i portfolio kandydatów.

Zalecam NIE podawać swojego identyfikatora Skype, numeru telefonu ani innych informacji kontaktowych w przypadku pytań. Po prostu podaj ten unikalny adres e-mail i poproś o jego identyfikator Skype na rozmowy kwalifikacyjne. O ile nie zatrudniasz we własnym kraju, numer telefonu jest zwykle niepotrzebny.

Teraz w tym poście opisuję swój własny proces i polecam outsourcing przede wszystkim na Filipiny. Miałem doświadczenie zarówno z Filipinami, jak iz Indiami i stwierdziłem, że Filipiny zapewniają lepsze ogólne wyniki za mniejsze pieniądze. Istnieje wiele innych konkretnych powodów, dla których polecam Filipiny jako główne miejsce outsourcingu, ale ostatecznie jest to coś, co najlepiej pasuje do Ciebie i Twojej konkretnej sytuacji.

Oto kilka świetnych źródeł publikowania ofert pracy na Filipinach:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph — niektóre miasta są lepsze niż inne do różnych zadań
wynajemfilipino.com
praca online.pl

Istnieją inne opcje, a wiele można znaleźć za pośrednictwem Google. Osobiście odniosłem największe sukcesy z EasyOutsource.com

Jeśli zdecydujesz się opublikować swoją ofertę pracy w Indiach lub innych krajach, możesz znaleźć podobne źródła dla tych krajów lub skorzystać z lokalnej listy Craigslist, aby opublikować ofertę lub „gig”, a także przeszukać inne sieci ofert pracy/outsourcingu.

Możesz również przyjrzeć się kilku agencjom outsourcingowym. Zalety agencji, która ma dla Ciebie wielu potencjalnych pracowników, to m.in. przeszkolenie pracownika, który jest dostępny według określonego harmonogramu, zawsze ma połączenie z Internetem i zasilanie oraz może zostać szybko zastąpiony, jeśli zwolni się lub zostanie zwolniony, lub nie spełniają twoich potrzeb. Jednak agencja jest zazwyczaj znacznie droższa.

Na przykład znalazłem pracowników wysokiej jakości w mojej branży za jedyne 2,50 USD za godzinę dla niektórych zadań WordPress, podczas gdy agencja zaczynałaby od co najmniej 8 USD za godzinę i szła dalej.

Oczywiście możesz również spróbować znaleźć freelancera, co jest również formą outsourcingu, na jednej z poniższych stron:

Freelancer.com

Fiverr

Uwaga specjalna: Jeśli planujesz outsourcing (lub nawet jeśli nie) – będziesz chciał zainwestować w oprogramowanie Cloud Accounting. To dobry przegląd wiodących marek dostępnych programów księgowych. [Używamy Xero i stwierdziliśmy, że działa dobrze w naszej działalności e-commerce.]

5. Wyszukuj najlepszych kandydatów na outsourcowane stanowisko

Gdy już zamieściłeś swoją pracę i czekasz na odpowiedzi, powinieneś iść i zacząć aktywnie szukać kandydatów. Pamiętaj o kryteriach z kroku 3 i korzystaj z tych samych witryn powyżej, aby przeszukiwać publikacje.

Powinieneś mieć przygotowany list do wysłania każdemu, kto Cię interesuje. Możesz oprzeć ten list prawie całkowicie na poprzednich krokach i ofercie pracy, z wyjątkiem tego, że tutaj możesz podać trochę więcej informacji o sobie lub swojej firmie, a także swoje dane kontaktowe i poprosić o dobry czas na skonfigurowanie Skype'a czat na rozmowę kwalifikacyjną. Zawsze sugeruj 2 – 3 razy, które Ci odpowiadają – chętny i oddany kandydat zazwyczaj sprawi, że jeden z tych momentów zadziała, a Ty unikniesz ciągłego planowania. Zobacz więcej w kroku 7 o narzędziach do planowania i przeprowadzania wywiadów.

6. Przesiej i posortuj wszystkich kandydatów

Teraz, gdy już zamieściłeś ofertę pracy i wysłałeś kilka wychodzących próśb, zaczniesz otrzymywać wiele aplikacji do przejrzenia. W zależności od tego, ile otrzymasz, zawęź listę do 5-7 najlepszych kandydatów na podstawie swojego profilu i zdecyduj się umówić na rozmowę kwalifikacyjną z tymi kandydatami.

Oto kilka rzeczy, które zazwyczaj widzę w aplikacji:

• Wznów z jakimś przeszłym zatrudnieniem i edukacją
• Linki do poprzednich projektów (odkąd pracuję w branży projektowania stron internetowych)
• Ich odpowiedzi na moje prośby o pracę w formie listy lub akapitu „listu motywacyjnego”.
• Potraktuj samą aplikację jako narzędzie oceny. Przyjrzyj się, jak jest kompletny i jaki jest używany język – w zależności od Twoich wymagań, samo w sobie może mieć duże znaczenie.

Następnie oczywiście oceń szczegóły techniczne aplikacji. Wybierz swoje ulubione 5 – 7 aplikacji i przejdź do następnego kroku sortowania: Rozmowa kwalifikacyjna.

7. Przeprowadź wywiady z wykwalifikowanymi kandydatami

Następnym krokiem jest rozmowa kwalifikacyjna z wykwalifikowanymi kandydatami.

To jest ta część, w której wiele osób spieprzy, kiedy zaczynają. Wiem, że tak. Byłem tak podekscytowany, kiedy zacząłem pozyskiwać kandydatów, że zacząłem zatrudniać niewłaściwe osoby. Mój największy problem? Nie przeprowadziłem właściwie wywiadu.

Więc jak właściwie przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną?

Oto kilka wskazówek:

• Zadawaj pytania do rozmowy kwalifikacyjnej z wyprzedzeniem na podstawie profilu idealnego kandydata
• Zadawaj konkretne pytania. Na przykład pytam: „Jak dobrze znasz php w skali od 1 do 10?”
• Jeśli zatrudniasz coś, co wymaga portfolio, zapytaj o rolę kandydata w każdym projekcie. To, że umieścili link do witryny w swoim portfolio, nie oznacza, że ​​zbudowali całą witrynę. Mogli po prostu zrobić kilka grafik lub zakodować formularz optin. Zapytaj o szczegóły, aby lepiej poznać zestaw umiejętności.
• Zapytaj ich trochę o ich poprzednie doświadczenie zawodowe, z czym się zmagali i gdzie dobrze sobie radzili.
• Jeśli to możliwe, sprawdź ich wiedzę na miejscu. Przygotuj kilka pytań technicznych, na które odpowiedzą, gdy wskażą Ci swój poziom umiejętności w tej dziedzinie.
• Jeśli to możliwe, po początkowym czacie przez komunikator Skype przeprowadzaj rozmowę głosową. Jeżeli wnioskodawca nie posiada mikrofonu, może to być już na tyle istotna kwestia, że ​​uzasadnia oddalenie wniosku. Bardzo ważne jest, abyś mógł od czasu do czasu nawiązać połączenie w celu udostępniania ekranu Skype i ogólnie wyjaśniania niektórych pojęć i zadań. Ważne jest również, aby przeprowadzić rozmowę głosową, aby lepiej ocenić umiejętności komunikacyjne i charakter.
• Bądź konkretny, ale nie onieśmielający. Na początku chcesz zbudować dobre relacje. Szczególnie Filipińczyków można łatwo zastraszyć agresywnym językiem, więc dobieraj słowa ostrożniej, niż gdybyś rozmawiał z kimś ze swojej własnej kultury (ich poczucie humoru jest generalnie świetne!)
• Nawet jeśli bardzo lubisz kandydata, nie zatrudniaj go od razu po rozmowie kwalifikacyjnej. Powiedz im, że podoba Ci się to, co widziałeś do tej pory, a wkrótce do nich wrócisz. Powinieneś mieć 2 – 4 kandydatów, których chcesz z rozmowy kwalifikacyjnej, aby przejść do następnego kroku.
• Jeśli jednak od razu z rozmowy kwalifikacyjnej wiesz, że ich nie zatrudnisz, powiedz im: „Przepraszam, w tej chwili nie odpowiadasz naszym potrzebom. Doceniam Twój czas i życzę powodzenia.” Jeśli uważasz, że możesz ich potrzebować w przyszłości, dodaj „ale nie krępuj się pozostawać w kontakcie, gdy Twoje umiejętności się rozwiną”.

8. Wypróbuj je

Teraz, gdy masz 2 – 4 wykwalifikowanych kandydatów, przetestuj ich! Przygotuj przykładowe zadanie na podstawie swoich zarysów w kroku 2 i podaj swojemu kandydatowi instrukcje.

Zwróć uwagę, jak dobrze kandydat wykonuje pracę, ile czasu to zajmuje, ile pytań zadaje, jak dobrze czuje się w pracy itp. Pamiętaj, że pracuje z tobą po raz pierwszy, ale bądź na tyle krytyczny, aby upewnić się, że otrzymasz odpowiednia osoba.

Powinieneś mieć pewność, że na podstawie aplikacji, rozmowy kwalifikacyjnej i tego przykładowego zadania, kandydat jest odpowiedni do pracy. Jeśli kilka pierwszych kroków poszło dobrze, ale przykładowe zadanie zakończyło się katastrofą, albo będziesz musiał udzielić lepszych instrukcji, albo twój kandydat ma zbyt niskie kwalifikacje i ostatecznie sprzedał cię za dużo w aplikacji i rozmowie kwalifikacyjnej.

Jeśli masz kilka świetnych perspektyw, użyj ostatniego i często najlepszego narzędzia na tym etapie: swojej intuicji. Na tym etapie nie wahaj się zbyt długo, podejmij decyzję, zatrudnij odpowiednią osobę, przeszkol ją i pracuj!

Kiedy już kogoś zatrudnisz, pamiętaj, aby zapłacić innym kandydatom według ustalonej stawki godzinowej i podziękuj im za poświęcony czas i powiedz, aby pozostali w kontakcie, jeśli Ci się spodobają. Jeśli dotarli tak daleko, istnieje duża szansa, że ​​możesz ich zatrudnić w przyszłości lub skierować do kogoś innego, kto szuka dobrego pracownika w tej samej dziedzinie.

9. Trenuj i organizuj swój nowy outsourcing talentów

Po zatrudnieniu nowego pracownika zewnętrznego najlepiej wykorzystaj swój czas i jego czas, zapewniając odpowiednie szkolenie i organizację.

Kilka wskazówek szkoleniowych i organizacyjnych:

• Użyj arkusza kalkulacyjnego Dokumentów Google, aby uzyskać informacje logowania. Zmień swoje hasła na coś, co czujesz się komfortowo udostępniając, i które różni się od najważniejszych bezpiecznych kont (osobista poczta e-mail, bank, Facebook itp., chyba że zlecasz coś związanego z nimi). W arkuszu kalkulacyjnym uwzględnij kolumny: Konto, Adres URL logowania, Nazwa użytkownika, Hasło, Notatki.
• Skonfiguruj standardowe systemy komunikacji i trzymaj się ich. Jeśli masz system zarządzania projektami, taki jak Basecamp, umieść tam swoje zadania i projekty i przypisz je, unikając dodatkowych wiadomości e-mail. Używaj Skype'a do obsługi wiadomości błyskawicznych i rozmów głosowych, ale staraj się nie polegać na nim przy planowaniu zadań na cały tydzień.
• Jeśli zdecydujesz się używać głównie poczty e-mail do komunikacji z nowym pracownikiem (ponownie, nie jest to zalecane, zwłaszcza gdy zatrudnisz więcej niż jednego), upewnij się, że Twoje e-maile są dobrze ustrukturyzowane, zawierają wszystkie instrukcje i niektóre scenariusze „co jeśli” w celu ograniczenia powrotu i wąskich gardeł i informacji.
• Użyj Jing (darmowego narzędzia) do komunikowania zadań wizualnych. Możesz zrobić zrzut ekranu, narysować i pisać bezpośrednio na zrzucie ekranu, a także przesłać bezpośrednio do linku, który zostanie skopiowany do pulpitu nawigacyjnego – wszystko w ciągu kilku sekund. Możesz także nagrywać 5-minutowe filmy do natychmiastowego przesłania. Samo to narzędzie komunikacji może zmienić Twoje życie.
• Jeśli przypisujesz zadanie długoterminowe, tak jak w przypadku raportów z postępów, najlepiej na koniec każdego dnia. Umożliwi to skorygowanie kursu w razie potrzeby i lepsze oszacowanie przyszłych terminów projektu i wymaganych inwestycji.
• Użyj systemu dla swojego nowego pracownika do śledzenia godzin. Arkusze kalkulacyjne Google Docs mogą być dobrym początkiem, ale wiele systemów zarządzania projektami i systemów księgowych będzie miało do tego odpowiednią funkcję. Obecnie używam mojego programu księgowego QuickBooks do śledzenia godzin pracy całego mojego zespołu i działa idealnie.
• Napisz powitalną wiadomość e-mail dla swoich nowych pracowników, opisując powyższe szczegóły komunikacji, krótką biografię o sobie i/lub swojej firmie oraz opis swoich oczekiwań i procedur.

(Możesz podać jasne instrukcje wizualne w ciągu dosłownie kilku sekund, a następnie przesłać je i wysłać natychmiast)

Pamiętaj, aby wrócić do kroku 2 i dobrze nakreślić pożądane zadania i projekty za każdym razem, gdy umieszczasz swojego pracownika w nowym projekcie.

Możesz nawet kupić produkty informacyjne, a Twoi pracownicy nauczą się ich i wdrożą, ale ten temat zasługiwałby na osobny post

10. Puść! (Nie zarządzaj mikro)

Wreszcie ostatni krok to trochę odpuścić. Nie zarządzaj mikro. Powyższy krok pomoże Ci stworzyć systemy dla Twojego pracownika, a ostatecznie dla Twojego zespołu, aby były produktywne z Tobą lub bez Ciebie. Jasne, musisz się zameldować, przydzielić nowe rzeczy, upewnić się, że wszystko idzie dobrze, itp., ale pamiętaj, że chodzi o to, że robisz więcej, poświęcając mniej czasu (a jeśli zrobisz to dobrze, mniej swojego własne pieniądze), abyś mógł bardziej cieszyć się życiem i zarabiać więcej, robiąc to, co robisz najlepiej.

Pracuj ciężko, ale… Odpręż się.

Za pierwszym razem, gdy przechodzisz przez ten proces, może się to wydawać trochę przytłaczające. Możesz ulec pokusie, aby to rzucić i po prostu dalej robić to sam. Pamiętaj: wszyscy odnoszący sukcesy przedsiębiorcy używają dźwigni; im szybciej się tego nauczysz, tym lepiej.

Gdy pokonasz garb i opanujesz ten proces, będziesz zarabiać więcej, pracować mniej i być w stanie wnieść więcej do świata dzięki własnym unikalnym zdolnościom. To może być również świetna zabawa!

Zapraszam do podzielenia się własnym doświadczeniem w zakresie outsourcingu w komentarzach poniżej.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące outsourcingu, zadaj je poniżej! Zrobię co w mojej mocy, aby odpowiedzieć na każde z nich, a może nawet napiszę kolejny post na najczęściej zadawane pytania dotyczące outsourcingu.

Przeczytaj więcej: „10 lekcji z 10 lat zatrudniania freelancerów”