Apakah Anda merasa stres dan kewalahan? Apakah bisnis Anda menderita karena kesibukan Anda atau kurang fokus? Apakah Anda ingin meningkatkan apa yang Anda lakukan sekarang ke tingkat yang lebih tinggi? Maka saya sarankan Anda mencoba outsourcing!

Ada banyak sekali manfaat outsourcing, mulai dari kebebasan pribadi yang lebih besar hingga keuntungan yang lebih banyak hingga kebutuhan biasa dalam beberapa kasus. Saya akan melewatkan rincian manfaat outsourcing dan langsung membahasnya: bagaimana sebenarnya melakukannya.

Garis besar di bawah ini ditulis sedemikian rupa sehingga Anda dapat mengikuti kata demi kata untuk mendapatkan hasil yang bagus dengan outsourcing, bahkan jika Anda belum pernah mencobanya sebelumnya dan tidak tahu harus mulai dari mana.

Cara Mengalihdayakan Bisnis Online Anda – 10 Langkah Menuju Pengalihdayaan yang Sukses

Hanya bercanda ... agak.

Sekarang untuk hal-hal yang serius!

Di bawah ini saya menguraikan formula outsourcing yang tepat untuk Anda langkah demi langkah.

Seperti rumus DEAL Tim Ferriss dalam The Four Hour Work Week, rumus ini dimulai dengan Definisi dan diakhiri dengan Pembebasan !

1. Tentukan apa yang ingin Anda outsourcing

Langkah pertama sebenarnya adalah mencari tahu apa yang Anda lakukan, apa yang ingin Anda lakukan, apa yang tidak ingin Anda lakukan, dan akhirnya apa yang dapat dan harus Anda delegasikan. Ambil selembar kertas (atau spreadsheet) dan bagi menjadi empat kolom:

• Apa yang saya lakukan,
• Apa yang Saya Lakukan Yang Tidak Saya Suka atau Saya Tidak Hebat,
• Apa yang Ingin Saya Lakukan,
• Yang Bisa Saya Delegasikan.

Mulai dari kiri dan pindah ke kanan. Sebelum mengisi kolom delegasi, hilangkan. Coret hal-hal dari kolom ke-2 jika Anda bisa. Ini bisa menjadi latihan yang bagus untuk berhenti melakukan aktivitas Anda yang paling tidak produktif dan tidak perlu… terutama sebelum Anda pergi dan membayar orang lain untuk melakukannya!

Berikut adalah cuplikan (bukan semuanya) dari daftar saya ketika saya memulai proses ini beberapa bulan yang lalu untuk memberi Anda beberapa arahan dalam daftar Anda sendiri:

Seperti yang Anda lihat ketika saya mulai, ada keterputusan besar antara apa yang saya lakukan saat ini dan apa yang INGIN saya lakukan. Sejak itu banyak hal telah berubah secara signifikan, dan masih berubah ke arah yang benar. Ini membutuhkan waktu, tetapi langkah pertama ini mutlak diperlukan untuk memahami di mana Anda berada, di mana Anda ingin berada, dan apa yang menahan Anda.

Saya masih mengerjakan outsourcing beberapa di antaranya, tetapi dalam beberapa bulan terakhir saya dapat meningkatkan pendapatan saya dan melakukan banyak hal dengan outsourcing, sementara juga membebaskan pikiran saya untuk fokus pada hal-hal yang lebih besar dan lebih baik. Dalam beberapa bulan, daftar ini akan berkembang, dan begitu juga dengan Anda. Semakin banyak Anda melalui proses ini, semakin mudah outsourcing, dan semakin banyak kebebasan yang Anda alami.

Jangan konservatif dalam daftar "delegasi". Jika Anda pikir Anda mungkin dapat mendelegasikan, masukkan di sana, terlepas dari seberapa banyak Anda mungkin berpikir "tetapi ini membutuhkan pengetahuan/keterampilan/akses saya untuk melakukannya dengan benar." Letakkan saja di sana dan cari tahu detailnya nanti.

2. Putuskan Apa yang Membutuhkan Outsourcing Terlebih Dahulu

Ambil daftar "delegasi" Anda dari atas dan tentukan 2 atau 3 item teratas yang paling perlu Anda lakukan, setidaknya satu di antaranya Anda merasa cukup nyaman untuk segera mendelegasikannya.

Tuliskan dengan tepat apa yang Anda lakukan atau perlu dilakukan pada item-item ini. Buat garis besar dalam langkah-langkah tindakan yang akan Anda ikuti untuk melakukannya. Kemudian uraikan langkah-langkah tindakan ini menjadi sangat sederhana yang dapat diikuti oleh teknisi yang terampil.

Namun, jika Anda memiliki tugas teknis yang ingin Anda alihkan dari Daftar "Hal-Hal yang Saya Tidak Hebat atau Tidak Suka Dilakukan" maka jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membuat kerangka kerja Anda. Tentukan saja apa yang Anda butuhkan dan tuliskan skenario di mana Anda mungkin membutuhkannya.

Saya melakukan ini dengan banyak tugas yang saya benar-benar tidak kompeten dalam…

Misalnya, karena saya menjalankan biro desain web, sebagian besar kebutuhan outsourcing saya berkaitan dengan desain dan pengembangan web. Saya pertama kali mencari pembuat kode, karena itu adalah sesuatu yang saya sendiri tidak melakukannya dengan baik. Kemudian ketika bisnis saya meningkat, saya mempekerjakan lebih banyak orang untuk melakukan hal-hal yang saya tahu bagaimana melakukannya dengan baik di WordPress dan Photoshop, tetapi memiliki karyawan ini dengan harga yang luar biasa memungkinkan untuk lebih memfokuskan waktu saya untuk membangun hubungan, melakukan konsultasi, dan bekerja langsung dengan klien… belum lagi semua hal lain yang sebenarnya saya sukai dalam kehidupan bisnis pribadi dan kewirausahaan.

Saya mendefinisikan apa yang perlu saya lakukan terlebih dahulu, dan jenis pekerjaan apa yang diperlukan untuk situs klien apa. Dalam kasus khusus ini, saya tidak menguraikan semua langkah karena orang yang saya rekrut mengenal mereka lebih baik daripada saya, tetapi saya mendefinisikan kebutuhan saya dengan sangat jelas, hingga ke tingkat pengalaman yang diperlukan dengan setiap bahasa pemrograman dan perangkat lunak.

3. Identifikasi kandidat ideal Anda

Langkah selanjutnya adalah membuat profil karyawan ideal Anda. Semakin spesifik Anda di sini, semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, dan semakin mudah langkah selanjutnya. Menjadi jelas tentang apa yang Anda inginkan lebih seperti ... yah, mendapatkan apa yang Anda inginkan.

Juga, semakin baik Anda mengidentifikasi kandidat ideal Anda, semakin mudah wawancara (langkah 7) akan dilakukan.

Anda harus memutuskan:

• Bidang keterampilan apa yang Anda butuhkan
• Tingkat keterampilan apa yang Anda butuhkan di area tersebut (dalam skala 1 – 10)
• Kira-kira berapa jam per minggu yang perlu Anda selesaikan (lebih baik melebih-lebihkan daripada di bawah) dan jam kerja mana yang Anda sukai
• Tingkat kemampuan berbicara bahasa Inggris
• Tingkat kualitas seperti kemandirian, pemecahan masalah, berpikir kreatif, komunikasi, dll.
• Tentukan berapa anggaran Anda untuk ini. Berapa nilainya bagi Anda untuk melepaskannya dari tangan Anda secara pribadi, atau melakukannya secara umum?

Uraikan semua area ini dan lebih banyak lagi di Profil Kandidat Ideal Anda sebelum Anda mulai merekrut!

4. Pasang Pekerjaan Outsource Anda

Setelah kebutuhan Anda ditentukan, tugas/pekerjaan Anda yang paling mendesak diuraikan, dan Profil Kandidat Ideal Anda, saatnya untuk masuk ke papan pekerjaan.

Mulailah dengan memposting pekerjaan. Buat dokumen dari langkah-langkah di atas, tentukan apa yang Anda cari dalam hal keterampilan dan kualitas. Cara terbaik adalah membuat alamat email terpisah untuk pelamar Anda, sehingga Anda dapat dengan mudah meninjau semuanya sekaligus, dan Anda mengurangi spam.

Kumpulkan informasi kontak pelamar Anda, resume, dan portofolio jika sesuai.

Saya sarankan untuk TIDAK memberikan ID Skype, nomor telepon, atau informasi kontak lainnya untuk pertanyaan. Cukup berikan alamat email unik itu, dan minta ID Skype mereka untuk wawancara. Kecuali mempekerjakan di negara Anda sendiri, nomor telepon biasanya tidak diperlukan.

Sekarang, dalam posting ini saya menguraikan proses saya sendiri, dan saya merekomendasikan outsourcing terutama ke Filipina. Saya memiliki pengalaman dengan Filipina dan India, dan menemukan bahwa Filipina memberikan hasil keseluruhan yang lebih baik dengan biaya yang lebih sedikit. Ada banyak alasan khusus lainnya yang saya rekomendasikan untuk Filipina sebagai tempat utama Anda untuk outsourcing, tetapi pada akhirnya itu adalah apa pun yang paling sesuai untuk Anda dan situasi spesifik Anda.

Berikut adalah beberapa sumber bagus untuk memposting daftar pekerjaan Anda di Filipina:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph — beberapa kota lebih baik daripada yang lain untuk tugas yang berbeda
sewafilipino.com
onlinejobs.id

Ada opsi lain, dan Anda dapat menemukan beberapa melalui Google. Saya pribadi yang paling sukses dengan EasyOutsource.com

Jika Anda memilih untuk memposting pekerjaan Anda di India atau negara lain, Anda dapat menemukan sumber serupa untuk negara-negara ini, atau menggunakan Craigslist lokal untuk memposting pekerjaan atau "pertunjukan" serta mencari melalui jaringan pekerjaan/outsourcing lainnya.

Anda juga dapat memilih untuk melihat beberapa agen outsourcing. Keuntungan dari agensi yang memiliki banyak calon karyawan yang siap untuk Anda, antara lain adalah karyawan yang disertakan terlatih, tersedia pada jadwal tertentu, selalu memiliki koneksi dan daya internet, dan dapat dengan cepat diganti jika mereka berhenti atau dipecat, atau tidak memenuhi kebutuhan Anda. Namun, agen biasanya jauh lebih mahal.

Misalnya, saya telah menemukan pekerja berkualitas di industri saya dengan bayaran serendah $2,50 per jam untuk beberapa tugas WordPress, sementara agensi akan mulai dengan minimum $8 per jam dan naik dari sana.

Tentu saja, Anda juga dapat mencoba mencari freelancer, yang juga merupakan bentuk outsourcing, di salah satu situs berikut:

Freelancer.com

Fiverr

Catatan Khusus: Jika Anda berencana untuk melakukan outsourcing (atau bahkan jika tidak) – Anda ingin berinvestasi dalam perangkat lunak Cloud Accounting. Ini adalah ulasan yang bagus tentang merek-merek terkemuka perangkat lunak akuntansi yang tersedia. [Kami menggunakan Xero dan menemukan bahwa Xero bekerja dengan baik dengan bisnis e-niaga kami.]

5. Mencari kandidat terbaik untuk posisi outsourcing

Setelah Anda memposting pekerjaan Anda dan sedang menunggu balasan, Anda harus pergi dan mulai secara proaktif mencari kandidat. Ingatlah kriteria Anda dari langkah 3 dan gunakan situs yang sama di atas untuk mencari melalui postingan.

Anda harus menyiapkan surat untuk dikirim ke siapa saja yang posnya menarik minat Anda. Anda dapat mendasarkan surat ini hampir seluruhnya dari langkah-langkah sebelumnya dan posting pekerjaan, kecuali bahwa di sini Anda dapat memberikan sedikit lebih banyak informasi tentang Anda atau perusahaan Anda, serta informasi kontak Anda, dan meminta waktu yang baik untuk menyiapkan Skype mengobrol untuk wawancara. Selalu sarankan 2 – 3 kali yang cocok untuk Anda – pelamar yang bersemangat dan berdedikasi biasanya akan membuat salah satu dari waktu itu berhasil, dan Anda menghindari bolak-balik penjadwalan. Lihat lebih lanjut di langkah 7 tentang alat untuk menjadwalkan dan melakukan wawancara.

6. Saring dan Pilah semua pelamar

Sekarang setelah Anda memposting pekerjaan dan mengirimkan beberapa permintaan keluar, Anda akan mulai mendapatkan sejumlah aplikasi untuk disaring. Bergantung pada berapa banyak yang Anda dapatkan, persempit ke 5 – 7 pelamar teratas berdasarkan profil Anda, dan putuskan untuk menjadwalkan wawancara dengan pelamar tersebut.

Berikut adalah beberapa hal yang biasanya saya lihat dalam sebuah aplikasi:

• Lanjutkan dengan beberapa pekerjaan dan pendidikan sebelumnya
• Tautan ke proyek sebelumnya (karena saya berkecimpung dalam bisnis desain web)
• Jawaban mereka atas permintaan posting pekerjaan saya, baik dalam daftar atau dalam format "surat pengantar" paragraf.
• Ambil aplikasi itu sendiri sebagai alat evaluasi. Lihatlah seberapa lengkapnya dan bahasa yang digunakan – tergantung pada kebutuhan Anda, ini bisa sangat berarti.

Kemudian tentu saja mengevaluasi detail teknis aplikasi. Pilih 5 – 7 lamaran favorit Anda dan lanjutkan ke langkah penyortiran berikutnya: Wawancara.

7. Wawancarai pelamar yang memenuhi syarat

Langkah selanjutnya adalah mewawancarai pelamar yang memenuhi syarat.

Ini adalah bagian di mana banyak orang mengacau ketika mereka memulai. Aku tahu aku melakukannya. Saya sangat senang ketika saya pertama kali mulai mendapatkan pelamar sehingga saya mulai mempekerjakan orang yang salah. Masalah terbesar saya? Saya tidak mewawancarai dengan benar.

Lalu bagaimana cara wawancara yang benar?

Berikut adalah beberapa tips:

• Buat pertanyaan wawancara terlebih dahulu berdasarkan Profil Kandidat Ideal Anda
• Ajukan pertanyaan spesifik. Misalnya, saya bertanya: “Seberapa terampil Anda dalam php dalam skala 1 – 10?”
• Jika merekrut untuk sesuatu yang membutuhkan portofolio, mintalah peran pelamar Anda pada setiap proyek. Hanya karena mereka memposting tautan situs web dalam portofolio mereka, tidak berarti mereka membangun seluruh situs. Mungkin baru saja membuat beberapa grafik, atau mengkodekan formulir optin. Tanyakan secara spesifik sehingga Anda mendapatkan ide yang lebih baik tentang keahlian.
• Tanyakan sedikit tentang pengalaman kerja mereka sebelumnya, apa yang mereka perjuangkan, dan di mana mereka berkinerja baik.
• Jika memungkinkan, uji pengetahuan mereka di tempat. Siapkan beberapa pertanyaan teknis untuk mereka jawab begitu mereka memberi tahu Anda tingkat keahlian mereka di bidang itu.
• Bila memungkinkan, lakukan wawancara audio setelah obrolan IM Skype awal. Jika pemohon tidak memiliki mikrofon, ini mungkin sudah menjadi masalah yang cukup signifikan sehingga layak untuk ditolak permohonannya. Sangat penting bagi Anda untuk dapat terhubung dalam panggilan sesekali untuk berbagi layar Skype, dan secara umum menjelaskan beberapa konsep dan tugas. Penting juga untuk mendapatkan wawancara suara untuk menilai keterampilan dan karakter komunikasi dengan lebih baik.
• Jadilah spesifik, tetapi tidak mengintimidasi. Anda ingin membangun hubungan yang baik di awal. Orang Filipina khususnya dapat dengan mudah diintimidasi dengan bahasa yang agresif, jadi pilihlah kata-kata Anda lebih hati-hati daripada jika Anda berbicara dengan seseorang dalam budaya Anda sendiri (walaupun selera humor mereka umumnya bagus!)
• Bahkan jika Anda sangat menyukai kandidat tersebut, jangan langsung mempekerjakan mereka setelah wawancara. Beri tahu mereka bahwa Anda menyukai apa yang telah Anda lihat sejauh ini dan Anda akan segera melihatnya kembali. Anda harus memiliki 2 – 4 pelamar yang Anda sukai dari wawancara untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
• Namun, jika Anda langsung tahu dari wawancara bahwa Anda tidak akan mempekerjakan mereka, beri tahu mereka: “Maaf, saat ini Anda tidak sesuai dengan kebutuhan kami. Saya menghargai waktu Anda dan berharap Anda beruntung.” Jika Anda berpikir Anda mungkin membutuhkannya di masa depan, tambahkan "tetapi jangan ragu untuk tetap berhubungan saat keterampilan Anda berkembang."

8. Cobalah!

Sekarang setelah Anda memiliki 2 – 4 pelamar yang memenuhi syarat, ujilah mereka! Buatlah contoh tugas berdasarkan garis besar Anda pada langkah 2 dan berikan instruksi kepada pelamar Anda.

Perhatikan seberapa baik pelamar melakukan pekerjaan itu, berapa lama waktu yang dibutuhkan, berapa banyak pertanyaan yang mereka ajukan, seberapa nyaman mereka dengan pekerjaan itu, dll. Ingatlah bahwa ini adalah pertama kalinya mereka bekerja dengan Anda, tetapi cukup kritis untuk memastikan Anda mendapatkan orang yang tepat.

Anda harus merasa yakin bahwa berdasarkan lamaran, wawancara, dan contoh tugas ini, pelamar ini cocok untuk pekerjaan itu. Jika beberapa langkah pertama berjalan dengan baik, tetapi tugas sampelnya adalah bencana, Anda harus memberikan instruksi yang lebih baik atau pelamar Anda kurang memenuhi syarat dan akhirnya menjual Anda secara berlebihan pada aplikasi dan wawancara.

Jika Anda memiliki beberapa prospek hebat, gunakan alat terakhir dan sering kali terbaik pada tahap ini: intuisi Anda. Pada tahap ini, jangan ragu terlalu lama, buat keputusan, pekerjakan orang yang tepat, dan buat mereka dilatih dan bekerja!

Setelah Anda mempekerjakan seseorang, pastikan untuk membayar pelamar lain dengan tarif per jam yang disepakati dan berterima kasih atas waktu mereka, dan beri tahu mereka untuk tetap berhubungan jika Anda menyukainya. Jika mereka sampai sejauh ini, ada kemungkinan besar Anda akan mempekerjakan mereka di masa depan atau merujuk mereka ke orang lain yang mencari karyawan bagus di bidang yang sama.

9. Latih & Atur bakat outsourcing baru Anda

Setelah Anda mempekerjakan karyawan outsourcing baru, manfaatkan waktu Anda dan mereka sebaik mungkin dengan memberikan pelatihan dan organisasi yang tepat.

Beberapa tips pelatihan dan organisasi:

• Gunakan Google Docs Spreadsheet untuk informasi login. Ubah kata sandi Anda menjadi sesuatu yang Anda rasa nyaman untuk dibagikan, dan berbeda dari akun aman terpenting Anda (email pribadi, bank, Facebook, dll kecuali Anda mengalihdayakan sesuatu yang berkaitan dengan ini). Dalam spreadsheet, sertakan kolom untuk: Akun, URL Masuk, Nama Pengguna, Kata Sandi, Catatan.
• Siapkan sistem komunikasi standar dan patuhi itu. Jika Anda memiliki sistem manajemen proyek seperti Basecamp, letakkan tugas dan proyek Anda di sana dan tetapkan, dan hindari email tambahan. Gunakan Skype untuk pesan instan dan percakapan suara, tetapi cobalah untuk tidak mengandalkannya untuk menjadwalkan tugas sepanjang minggu.
• Jika Anda memutuskan untuk menggunakan email terutama untuk komunikasi dengan karyawan baru Anda (sekali lagi, tidak disarankan, terutama setelah Anda mempekerjakan lebih dari satu), pastikan email Anda terstruktur dengan baik dengan semua instruksi dan beberapa skenario bagaimana-jika untuk mengurangi kembali dan maju dan kemacetan informasi.
• Gunakan Jing (alat gratis) untuk mengomunikasikan tugas visual. Anda dapat mengambil tangkapan layar, menggambar dan menulis langsung di tangkapan layar, dan mengunggah langsung ke tautan yang disalin ke dasbor Anda – semuanya dalam hitungan detik. Anda juga dapat merekam video 5 menit untuk unggahan instan. Alat komunikasi ini sendiri dapat mengubah hidup Anda.
• Jika Anda menetapkan tugas jangka panjang, seperti untuk laporan kemajuan, idealnya di akhir setiap hari. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengoreksi arah jika perlu dan memperkirakan jadwal proyek di masa depan dan investasi yang diperlukan dengan lebih baik.
• Gunakan sistem untuk karyawan baru Anda untuk melacak jam kerja. Google Docs Spreadsheets dapat menjadi awal yang baik, tetapi banyak sistem manajemen proyek dan sistem akuntansi akan memiliki fitur untuk ini. Saat ini saya menggunakan perangkat lunak akuntansi saya, QuickBooks, untuk melacak semua jam kerja tim saya dan bekerja dengan sempurna.
• Tulis email selamat datang untuk karyawan baru Anda, uraikan detail komunikasi di atas, sedikit biografi tentang diri Anda dan/atau perusahaan Anda, dan gambaran umum tentang harapan dan prosedur Anda.

(Anda dapat memberikan instruksi visual yang jelas dalam hitungan detik, dan mengunggah dan mengirimkannya secara instan)

Pastikan Anda kembali ke langkah 2 dan menguraikan tugas dan proyek yang Anda inginkan dengan baik setiap kali Anda menempatkan karyawan Anda pada proyek baru.

Anda bahkan dapat membeli produk informasi dan meminta karyawan Anda mempelajari dan mengimplementasikannya, tetapi topik tersebut layak untuk diposkan secara terpisah

10. Lepaskan! (Jangan mengelola mikro)

Akhirnya, langkah terakhir adalah melepaskan sedikit. Jangan mengelola mikro. Langkah di atas membantu Anda menciptakan sistem untuk karyawan Anda, dan akhirnya untuk tim Anda, agar produktif dengan atau tanpa Anda. Tentu, Anda harus check-in, menetapkan hal-hal baru, memastikan semuanya berjalan dengan baik, dll... tapi ingat, idenya di sini adalah Anda menyelesaikan lebih banyak dengan lebih sedikit waktu Anda sendiri (dan jika dilakukan dengan benar, dengan lebih sedikit waktu Anda). memiliki uang sendiri), sehingga Anda dapat lebih menikmati hidup dan menghasilkan lebih banyak uang dengan melakukan yang terbaik.

Bekerja keras tapi… Santai.

Pertama kali Anda melalui proses ini, mungkin tampak sedikit berlebihan. Anda mungkin tergoda untuk berhenti dan terus melakukannya sendiri. Ingat: pengusaha sukses semua menggunakan leverage; semakin cepat Anda mempelajarinya, semakin baik.

Setelah Anda mengatasi punuk dan menguasai proses ini, Anda akan mendapatkan lebih banyak, bekerja lebih sedikit, dan dapat berkontribusi lebih banyak ke dunia dengan kemampuan unik Anda sendiri. Ini juga bisa sangat menyenangkan!

Jangan ragu untuk membagikan pengalaman outsourcing Anda sendiri di komentar di bawah.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang outsourcing, silakan tanyakan di bawah ini! Saya akan melakukan yang terbaik untuk menjawab masing-masing, dan bahkan mungkin menulis posting lain tentang pertanyaan yang paling sering diajukan tentang outsourcing.

Baca lebih lanjut: '10 Pelajaran Dari 10 Tahun Mempekerjakan Freelancer'