Te simți stresat și copleșit? Afacerea ta suferă din cauza ocupației tale sau a lipsei de concentrare? Căutați să extindeți ceea ce faceți acum la un nivel mai mare? Atunci vă recomand să încercați externalizarea!

Există nenumărate beneficii ale externalizării, variind de la o mai mare libertate personală la mai multe profituri până la pur și simplu necesitate în unele cazuri. Voi sări peste detaliile beneficiilor de externalizare și voi tăia direct la carne: cum să o fac de fapt.

Schema de mai jos este scrisă astfel încât să o puteți urma literal pentru a obține rezultate excelente cu externalizarea, chiar dacă nu ați încercat niciodată până acum și nu știți de unde să începeți.

Cum să-ți externalizezi afacerea online – 10 pași pentru o externalizare de succes

Glumesc... un fel.

Acum la lucrurile serioase!

Mai jos vă subliniez formula mea exactă de externalizare pas cu pas.

La fel ca formula DEAL a lui Tim Ferriss în Săptămâna de lucru de patru ore, începe cu Definiție și se termină cu Eliberare !

1. Definiți ceea ce doriți să externalizați

Primul pas este de fapt să vă dați seama ce este ceea ce faceți, ce doriți să faceți, ce nu doriți să faceți și, în cele din urmă, ce puteți și ar trebui să delegați. Luați o bucată de hârtie (sau o foaie de calcul) și împărțiți-o în patru coloane:

• Ce fac,
• Ce fac ceea ce nu-mi place să fac sau la care nu sunt grozav,
• Ce vreau sa fac,
• Ce pot delega.

Începeți de la stânga și treceți la dreapta. Înainte de a completa coloana delegatului, eliminați. Tăiați lucrurile din a doua coloană dacă puteți. Acesta poate fi un exercițiu grozav pentru a nu mai face activitățile cele mai puțin productive și inutile... mai ales înainte de a merge să plătiți pe altcineva să le facă!

Iată un fragment (nu tot) din lista mea când am început acest proces acum câteva luni pentru a vă oferi o direcție în propria listă:

După cum puteți vedea, când am început, a existat o deconectare uriașă între ceea ce făceam în prezent și ceea ce VREAU să fac. De atunci lucrurile s-au schimbat semnificativ și încă se schimbă în direcția corectă. Acest lucru necesită timp, dar acest prim pas este absolut necesar pentru a înțelege unde ești, unde vrei să fii și ce te reține.

Încă lucrez la externalizarea unora dintre acestea, dar în ultimele două luni am reușit să-mi sporesc veniturile și să fac multe prin externalizarea, în timp ce mi-am eliberat mintea să mă concentrez pe lucruri mai mari și mai bune. În câteva luni, această listă va evolua, la fel și a ta. Cu cât treci mai mult prin acest proces, cu atât externalizarea devine mai ușoară și cu atât experimentezi mai multă libertate.

Nu fi conservator pe lista „delegaților”. Dacă credeți că ați putea să delegați, puneți-vă acolo, indiferent de cât de mult ați putea crede „dar acest lucru necesită cunoștințele/abilitățile/accesul meu pentru a o face corect”. Pune-l acolo și află detaliile mai târziu.

2. Decideți ce necesită mai întâi externalizarea

Luați lista de „delegați” de mai sus și determinați primele 2 sau 3 elemente de care aveți nevoie cel mai mult, dintre care cel puțin unul vă simțiți destul de confortabil să le delegeți imediat.

Scrieți exact ce faceți sau ce trebuie făcut pentru aceste articole. Subliniați-l în pașii de acțiune pe care i-ați urma pentru a o face. Apoi împărțiți acești pași de acțiune pentru a fi super simpli pe care un tehnician calificat îl poate urma.

Cu toate acestea, dacă aveți o sarcină tehnică pe care doriți să o externalizați din lista dvs. „Lucruri la care nu sunt grozav sau nu-mi place să le fac”, atunci nu petrece prea mult timp cu schița dvs. Doar stabiliți de ce aveți nevoie și scrieți scenarii în care ați putea avea nevoie.

Am făcut asta cu o mulțime de sarcini în care eram cu adevărat incompetent...

De exemplu, deoarece conduc o agenție de web design, majoritatea nevoilor mele de externalizare se referă la design și dezvoltare web. Am căutat mai întâi un codificator, pentru că nu am făcut-o prea bine. Apoi, pe măsură ce afacerea mea s-a extins, am angajat mai mulți oameni care să facă lucrurile pe care știam să le fac bine în WordPress și Photoshop, dar faptul că acești angajați la prețuri atât de grozave îmi permite să-mi concentrez mai mult timp pe construirea de relații, consultanță și consultanță. lucrez direct cu clienții... ca să nu mai vorbim de toate celelalte lucruri pe care de fapt îmi place să le fac în viața personală și antreprenorială de afaceri.

Am definit ce trebuie făcut mai întâi și ce fel de lucru este necesar pentru ce site-uri clienți. În acest caz particular, nu am schițat toți pașii, deoarece oamenii pe care îi angajez îi cunosc mai bine decât mine, dar mi-am definit nevoile foarte clar, până la nivelul de experiență necesar cu fiecare limbaj de programare și software.

3. Identificați-vă candidatul ideal

Următorul pas este să vă profilați angajatul ideal. Cu cât ești mai specific aici, cu atât vei primi mai mulți solicitanți calificați și cu atât pașii următori vor fi mai simpli. A fi clar ce vrei este mai mult ca... ei bine, să obții ceea ce vrei.

De asemenea, cu cât îți identifici mai bine candidatul ideal, cu atât interviul (pasul 7) va fi mai ușor.

Ar trebui să decideți:

• De ce domenii de calificare ai nevoie
• De ce nivel de abilitate aveți nevoie în acele domenii (pe o scară de la 1 la 10)
• Aproximativ câte ore pe săptămână trebuie făcute (mai bine să supraestimați decât sub) și ce ore de lucru preferați
• Nivelul de cunoștințe de vorbire engleză
• Nivelul calităților precum independența, rezolvarea problemelor, gândirea creativă, comunicarea etc.
• Stabilește care este bugetul tău pentru asta. Cât de mult valorează pentru tine să o iei de pe mâini personal sau să o faci în general?

Subliniați toate aceste domenii și multe altele în Profilul dvs. de candidat ideal înainte de a începe recrutarea!

4. Postați jobul dvs. externalizat

Odată ce aveți nevoile definite, sarcinile/locuri de muncă cele mai imediate subliniate și profilul dvs. ideal de candidat, este timpul să mergeți la panourile de locuri de muncă.

Începe prin a posta un job. Creați un document din pașii de mai sus, definind ceea ce căutați în ceea ce privește competențele și calitatea. Cel mai bun mod este să creați o adresă de e-mail separată pentru solicitanții dvs., astfel încât să îi puteți revizui cu ușurință pe toți simultan și să reduceți spamul.

Colectați informațiile de contact ale solicitanților, CV-urile și portofoliile, dacă este cazul.

Vă recomand să NU dați ID-ul Skype, numărul de telefon sau alte informații de contact pentru întrebări. Doar oferiți acea adresă de e-mail unică și solicitați ID-ul Skype pentru interviuri. Cu excepția cazului în care angajați în propria țară, un număr de telefon este de obicei inutil.

Acum, în această postare îmi descriu propriul proces și recomand externalizarea în primul rând în Filipine. Am avut experiență atât cu Filipine, cât și cu India și am descoperit că Filipine oferă rezultate generale mai bune pentru mai puțini bani. Există multe alte motive specifice pentru care recomand Filipine ca loc principal pentru externalizare, dar în cele din urmă este ceea ce funcționează cel mai bine pentru tine și situația ta specifică.

Iată câteva surse grozave pentru a vă posta anunturile de locuri de muncă în Filipine:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph — unele orașe sunt mai bune decât altele pentru diferite sarcini
hirefilipino.com
onlinejobs.ph

Există și alte opțiuni și puteți găsi destul de multe prin Google. Eu personal am avut cel mai mare succes cu EasyOutsource.com

Dacă alegeți să vă publicați jobul în India sau în alte țări, puteți găsi surse similare pentru aceste țări sau puteți utiliza Craigslist local pentru a posta un loc de muncă sau „gig”, precum și pentru a căuta prin alte rețele de locuri de muncă/externalizare.

De asemenea, puteți alege să vă uitați la câteva agenții de externalizare. Avantajele unei agenții, care are mulți potențiali angajați pregătiți pentru dvs., includ faptul că angajatul include este instruit, disponibil la un program specific, are întotdeauna o conexiune la internet și putere și poate fi înlocuit rapid dacă renunță sau este concediat sau nu satisface nevoile tale. Cu toate acestea, o agenție este de obicei mult mai scumpă.

De exemplu, am găsit lucrători de calitate în industria mea la prețuri de până la 2,50 USD pe oră pentru unele sarcini WordPress, în timp ce o agenție ar începe cu minimum 8 USD pe oră și ar merge mult de acolo.

Desigur, puteți încerca și să găsiți un freelancer, care este și o formă de externalizare, pe unul dintre următoarele site-uri:

Freelancer.com

Fiverr

Notă specială: Dacă intenționați să externalizați (sau chiar dacă nu o faceți) - veți dori să investiți în software-ul de contabilitate în cloud. Aceasta este o recenzie bună a mărcilor de top de software de contabilitate care sunt disponibile. [Folosim Xero și am descoperit că funcționează bine cu afacerea noastră de comerț electronic.]

5. Căutați cei mai buni candidați pentru postul externalizat

Dacă ți-ai postat postul și aștepți răspunsuri, ar trebui să mergi și să începi să cauți proactiv candidați. Ține cont de criteriile tale de la pasul 3 și folosește aceleași site-uri de mai sus pentru a căuta prin postări.

Ar trebui să aveți o scrisoare pregătită pe care să o trimiteți oricărei persoane a căror postare vă interesează. Puteți baza această scrisoare aproape în întregime pe pașii anteriori și pe postarea de locuri de muncă, cu excepția faptului că aici puteți oferi puțin mai multe informații despre dvs. sau despre compania dvs., precum și informațiile dvs. de contact și să cereți câteva momente bune pentru a configura un Skype chat pentru un interviu. Sugerați întotdeauna de 2 – 3 ori care funcționează pentru dvs. - un solicitant dornic și dedicat va face de obicei una dintre acele momente să funcționeze, iar dvs. eviți programarea înainte și înapoi. Vedeți mai multe la pasul 7 despre instrumentele pentru programarea și efectuarea interviurilor.

6. Cerneți și sortați toți solicitanții

Acum că ați postat un loc de muncă și ați trimis câteva solicitări, veți începe să primiți o serie de aplicații de examinat. În funcție de câți obțineți, restrângeți-l la primii 5 – 7 candidați în funcție de profilul dvs. și decideți să programați un interviu cu acești solicitanți.

Iată câteva lucruri pe care le văd de obicei într-o aplicație:

• Reluați cu ceva angajare și educație anterioare
• Link-uri către proiecte anterioare (din moment ce sunt în afacerea de web design)
• Răspunsurile lor la solicitările mele de locuri de muncă, fie într-o listă, fie în format „scrisoare de intenție” de paragraf.
• Luați aplicația în sine ca instrument de evaluare. Aruncă o privire la cât de complet este și limba folosită – în funcție de cerințele tale, acest lucru poate conta foarte mult în sine.

Apoi, desigur, evaluați detaliile tehnice ale aplicației. Alegeți 5 – 7 aplicații preferate și treceți la următorul pas de sortare: Interviul.

7. Intervievați solicitanții calificați

Următorul pas este să intervievezi candidații calificați.

Aceasta este partea în care mulți oameni se încurcă atunci când încep. Știu că am făcut-o. Am fost atât de entuziasmat când am început să primesc candidați, încât am început să angajez oamenii nepotriviți. Cea mai mare problemă a mea? Nu am dat interviul corect.

Deci, cum intervievați corect?

Iată câteva sfaturi:

• Faceți întrebări la interviu în avans pe baza profilului dvs. ideal de candidat
• Pune întrebări specifice. De exemplu, întreb: „Cât de priceput ești în php pe o scară de la 1 la 10?”
• Dacă angajați pentru ceva care necesită un portofoliu, cereți rolul solicitantului dumneavoastră pentru fiecare proiect. Doar pentru că postează un link de site în portofoliul lor, nu înseamnă că au construit întregul site. Este posibil să fi făcut doar câteva grafice sau să fi codificat un formular de optin. Solicitați detalii pentru a vă face o idee mai bună despre setul de abilități.
• Întrebați-i puțin despre experiența lor anterioară de muncă, cu ce s-au luptat și unde au avut rezultate bune.
• Dacă este posibil, testați-le cunoștințele pe loc. Pregătiți câteva întrebări tehnice pentru care să răspundă odată ce vă spun nivelul lor de calificare în domeniul respectiv.
• Ori de câte ori este posibil, efectuați un interviu audio după o conversație inițială prin chat Skype IM. Dacă solicitantul nu are microfon, aceasta ar putea fi deja o problemă suficient de importantă pentru a merita respingerea cererii. Este destul de important pentru tine să te poți conecta la un apel ocazional pentru partajarea ecranului Skype și, în general, pentru a explica unele concepte și sarcini. De asemenea, este important să obțineți un interviu vocal pentru a evalua mai bine abilitățile de comunicare și caracterul.
• Fii specific, dar nu intimidant. Vrei să construiești o relație bună la început. În special filipinezii pot fi intimidați cu ușurință cu un limbaj agresiv, așa că alegeți-vă cuvintele cu mai multă atenție decât dacă ați vorbi cu cineva din propria dvs. cultură (simțul umorului lor este, în general, grozav, totuși!)
• Chiar dacă vă place foarte mult candidatul, nu-l angajați imediat după interviu. Spune-le că îți place ceea ce ai văzut până acum și vei reveni la ei foarte curând. Ar trebui să aveți 2 – 4 candidați care vă plac de la interviu pentru a trece la pasul următor.
• Totuși, dacă știi imediat dintr-un interviu că nu îi vei angaja, spune-le: „Ne pare rău, în acest moment nu ne potriviți nevoilor. Apreciez timpul acordat și vă doresc noroc.” Dacă credeți că ați putea avea nevoie de ele în viitor, adăugați „dar nu ezitați să păstrați legătura pe măsură ce abilitățile dumneavoastră se dezvoltă”.

8. Încercați-le

Acum că aveți 2 – 4 candidați calificați, testați-i! Realizați un exemplu de sarcină pe baza schițelor dvs. de la pasul 2 și oferiți solicitantului instrucțiunile.

Observați cât de bine face solicitantul slujba, cât timp durează, câte întrebări le pun, cât de confortabil par să lucreze etc. Rețineți că este prima dată când lucrează cu dvs., dar fiți suficient de critici pentru a vă asigura că obțineți persoana potrivita.

Ar trebui să fiți încrezător că, pe baza cererii, a interviului și a acestui exemplu de sarcină, acest candidat este potrivit pentru job. Dacă primii pași au ieșit bine, dar eșantionul de sarcină a fost un dezastru, fie trebuie să oferiți instrucțiuni mai bune, fie solicitantul dvs. este subcalificat și, în cele din urmă, v-a vândut în exces la cerere și la interviu.

Dacă aveți câteva perspective grozave, utilizați ultimul și adesea cel mai bun instrument în această etapă: intuiția. În această etapă, nu ezita prea mult, ia o decizie, angajează persoana potrivită și formează-l și lucrează!

Odată ce angajați pe cineva, asigurați-vă că îi plătiți pe ceilalți solicitanți la tariful orar convenit și le mulțumiți pentru timpul acordat și spuneți-le să rămână în legătură dacă vă plac. Dacă au ajuns atât de departe, există șanse mari să-i angajați în viitor sau să-i trimiteți către altcineva care caută un angajat bun în același domeniu.

9. Antrenează-te și organizează-ți noul talent externalizat

Odată ce ți-ai angajat noul angajat externalizat, folosește cât mai bine timpul tău și al lor, oferind instruire și organizare corespunzătoare.

Câteva sfaturi de instruire și organizare:

• Utilizați foaia de calcul Google Docs pentru informații de conectare. Schimbați-vă parolele în ceva ce vă simțiți confortabil și diferit de cele mai importante conturi securizate (e-mail personal, bancă, Facebook etc., cu excepția cazului în care externalizați ceva legat de acestea). În foaia de calcul, includeți coloane pentru: Cont, URL de conectare, Nume de utilizator, Parolă, Note.
• Configurați sisteme de comunicații standard și rămâneți cu ele. Dacă aveți un sistem de management de proiect, cum ar fi Basecamp, puneți-vă sarcinile și proiectele acolo și atribuiți-le și evitați trimiterea de e-mailuri suplimentare. Utilizați Skype pentru mesagerie instantanee și discuții vocale, dar încercați să nu vă bazați pe el pentru programarea sarcinilor pe parcursul săptămânii.
• Dacă decideți să utilizați în primul rând e-mailul pentru comunicarea cu noul dvs. angajat (din nou, nu este recomandat, mai ales odată ce angajați mai mult de unul), asigurați-vă că e-mailurile sunt bine structurate, cu toate instrucțiunile și câteva scenarii care ar fi posibil pentru a reduce înapoi și înainte și blocaje informaționale.
• Utilizați Jing (instrument gratuit) pentru a comunica sarcini vizuale. Puteți să faceți o captură de ecran, să desenați și să scrieți direct pe captură de ecran și să încărcați direct pe un link care este copiat în tabloul de bord - totul în câteva secunde. De asemenea, puteți înregistra videoclipuri de 5 minute pentru încărcare instantanee. Numai acest instrument de comunicare vă poate schimba viața.
• Dacă atribuiți o sarcină pe termen lung, ca și în cazul rapoartelor de progres, ideal la sfârșitul fiecărei zile. Acest lucru vă va permite să corectați cursul dacă este necesar și să estimați mai bine termenele viitoare ale proiectelor și investițiile necesare.
• Utilizați un sistem pentru noul dvs. angajat pentru a urmări orele. Foile de calcul Google Docs pot fi un început bun, dar multe sisteme de management de proiect și sisteme de contabilitate vor avea o funcție pentru acest lucru. În prezent folosesc software-ul meu de contabilitate, QuickBooks, pentru a urmări toate orele echipei mele și funcționează perfect.
• Scrieți un e-mail de bun venit pentru noii dvs. angajați, subliniind detaliile de comunicare de mai sus, o mică biografie despre dvs. și/sau compania dvs. și o prezentare generală a așteptărilor și procedurilor dvs.

(Puteți oferi instrucțiuni vizuale clare în câteva secunde și le puteți încărca și trimite instantaneu)

Asigurați-vă că reveniți la pasul 2 și descrieți bine sarcinile și proiectele dorite de fiecare dată când vă puneți angajatul într-un nou proiect.

Puteți chiar să cumpărați produse de informare și să îi cereți angajaților să le învețe și să le implementeze, dar acest subiect ar merita o postare completă separată

10. Dați drumul! (Nu microgestionați)

În cele din urmă, ultimul pas este să renunți puțin. Nu microgestionați. Pasul de mai sus te ajută să creezi sisteme pentru angajatul tău și, eventual, pentru echipa ta, pentru a fi productiv cu sau fără tine. Sigur, trebuie să verificați, să atribuiți lucruri noi, să vă asigurați că totul merge bine, etc... dar amintiți-vă, ideea aici este că faceți mai mult cu mai puțin din timpul dvs. (și dacă faceți corect, cu mai puțin din partea dvs. bani proprii), astfel încât să te poți bucura mai mult de viață și să câștigi mai mulți bani făcând ceea ce faci cel mai bine.

Munciți din greu, dar... Relaxați-vă.

Prima dată când treci prin acest proces, poate părea puțin copleșitor. S-ar putea să fii tentat să renunți și să continui să faci singur. Amintiți-vă: antreprenorii de succes folosesc toți pârghiile; cu cât îl înveți mai repede, cu atât mai bine.

Odată ce treci peste cocoașă și stăpânești acest proces, vei câștiga mai mult, vei munci mai puțin și vei putea contribui mai mult la lume cu propriile tale abilități unice. Poate fi, de asemenea, foarte distractiv!

Simțiți-vă liber să împărtășiți propria experiență de externalizare în comentariile de mai jos.

Dacă aveți întrebări despre externalizare, vă rugăm să le întrebați mai jos! Voi face tot posibilul să răspund la fiecare și poate chiar să scriu o altă postare despre cele mai frecvente întrebări despre externalizare.

Citește mai mult: „10 lecții din 10 ani de angajare a freelanceri”