Vous vous sentez stressé et dépassé ? Votre entreprise souffre-t-elle de votre activité ou de votre manque de concentration ? Cherchez-vous à faire évoluer ce que vous faites maintenant à un niveau supérieur ? Alors je vous recommande d'essayer l'externalisation !

Il existe d'innombrables avantages de l'externalisation, allant d'une plus grande liberté personnelle à plus de profits à la simple nécessité dans certains cas. Je vais sauter les détails des avantages de l'externalisation et aller droit au but : comment le faire réellement.

Le plan ci-dessous est écrit de telle sorte que vous pouvez le suivre textuellement pour obtenir d'excellents résultats avec l'externalisation, même si vous ne l'avez jamais essayé auparavant et ne savez pas par où commencer.

Comment externaliser votre activité en ligne - 10 étapes pour une externalisation réussie

Je plaisante… en quelque sorte.

Passons maintenant aux choses sérieuses !

Ci-dessous, je décris ma formule d'externalisation exacte pour vous étape par étape.

Comme la formule DEAL de Tim Ferriss dans The Four Hour Work Week, elle commence par Definition et se termine par Liberation !

1. Définissez ce que vous souhaitez externaliser

La première étape consiste en fait à déterminer ce que vous faites, ce que vous voulez faire, ce que vous ne voulez pas faire et, finalement, ce que vous pouvez et devez déléguer. Prenez une feuille de papier (ou une feuille de calcul) et divisez-la en quatre colonnes :

• Ce que je fais,
• Ce que je fais que je n'aime pas faire ou dans lequel je ne suis pas doué,
• Ce que je veux faire,
• Ce que je peux déléguer.

Commencez par la gauche et déplacez-vous vers la droite. Avant de remplir la colonne des délégués, éliminez. Rayez les éléments de la 2e colonne si vous le pouvez. Cela peut être un excellent exercice pour arrêter de faire vos activités les moins productives et inutiles… surtout avant d'aller payer quelqu'un d'autre pour les faire !

Voici un extrait (pas tout) de ma liste lorsque j'ai commencé ce processus il y a plusieurs mois pour vous donner une direction dans votre propre liste :

Comme vous pouvez le voir quand j'ai commencé, il y avait un énorme décalage entre ce que je faisais actuellement et ce que je VOULAIS faire. Depuis lors, les choses ont considérablement changé et continuent d'évoluer dans le bon sens. Cela prend du temps, mais cette première étape est absolument nécessaire pour comprendre où vous en êtes, où vous voulez être et ce qui vous retient.

Je travaille toujours sur l'externalisation de certains d'entre eux, mais au cours des deux derniers mois, j'ai pu augmenter mes revenus et faire beaucoup grâce à l'externalisation, tout en libérant mon esprit pour me concentrer sur des choses plus grandes et meilleures. Dans quelques mois, cette liste évoluera, et la vôtre aussi. Plus vous progressez dans ce processus, plus l'externalisation devient facile et plus vous bénéficiez de liberté.

Ne soyez pas conservateur sur la liste des « délégués ». Si vous pensez que vous pourriez être en mesure de déléguer, mettez-vous là, peu importe à quel point vous pourriez penser "mais cela nécessite mes connaissances/compétences/accès pour le faire correctement". Il suffit de le mettre là-bas et de comprendre les détails plus tard.

2. Décidez ce qui doit d'abord être externalisé

Prenez votre liste de «délégués» ci-dessus et déterminez les 2 ou 3 principaux éléments dont vous avez le plus besoin, dont au moins un que vous vous sentez assez à l'aise de déléguer immédiatement.

Écrivez exactement ce que vous faites ou devez faire sur ces éléments. Décrivez-le dans les étapes d'action que vous suivrez pour le faire. Ensuite, décomposez ces étapes d'action pour qu'elles soient super simples qu'un technicien qualifié peut suivre.

Cependant, si vous avez une tâche technique que vous souhaitez externaliser à partir de votre liste « Choses pour lesquelles je ne suis pas doué ou que je n'aime pas faire », ne passez pas trop de temps sur votre plan. Déterminez simplement ce dont vous avez besoin et écrivez des scénarios dans lesquels vous pourriez en avoir besoin.

Je l'ai fait avec beaucoup de tâches pour lesquelles j'étais vraiment incompétent…

Par exemple, parce que je dirige une agence de conception de sites Web, la plupart de mes besoins d'externalisation concernent la conception et le développement de sites Web. J'ai d'abord cherché un codeur, parce que c'était quelque chose que je ne faisais pas vraiment bien moi-même. Puis, au fur et à mesure que mon entreprise s'est développée, j'ai embauché plus de personnes pour faire ce que je savais bien faire dans WordPress et Photoshop, mais avoir ces employés à des tarifs aussi avantageux me permet de consacrer plus de temps à l'établissement de relations, au conseil et travailler directement avec les clients… sans parler de toutes les autres choses que j'aime faire dans la vie professionnelle personnelle et entrepreneuriale.

J'ai défini ce que je devais faire en premier, et quel type de travail était nécessaire pour quels sites clients. Dans ce cas précis, je n'ai pas décrit toutes les étapes puisque les personnes que j'embauche les connaissent mieux que moi, mais j'ai défini très clairement mes besoins, jusqu'au niveau d'expérience requis avec chaque langage de programmation et logiciel.

3. Identifiez votre candidat idéal

La prochaine étape consiste à dresser le profil de votre employé idéal. Plus vous êtes précis ici, plus vous obtenez de candidats qualifiés et plus les prochaines étapes seront faciles. Être clair sur ce que vous voulez, c'est plutôt… eh bien, vous obtenir ce que vous voulez.

Aussi, mieux vous identifierez votre candidat idéal, plus l'entretien (étape 7) sera facile.

Vous devez décider :

• De quels domaines de compétences avez-vous besoin
• De quel niveau de compétence avez-vous besoin dans ces domaines (sur une échelle de 1 à 10)
• Approximativement combien d'heures par semaine vous avez besoin de faire (mieux vaut surestimer que sous) et quelles heures de travail vous préférez
• Niveau de maîtrise de l'anglais
• Niveau de qualités telles que l'indépendance, la résolution de problèmes, la pensée créative, la communication, etc.
• Déterminez quel est votre budget pour cela. Combien cela vaut-il pour vous de vous en débarrasser personnellement ou de le faire en général ?

Décrivez tous ces domaines et plus encore dans votre profil de candidat idéal avant de commencer à recruter !

4. Publiez votre travail externalisé

Une fois que vous avez défini vos besoins, défini vos tâches/emplois les plus immédiats et votre profil de candidat idéal, il est temps de vous rendre sur les sites d'emploi.

Commencez par publier une offre d'emploi. Créez un document à partir des étapes ci-dessus, définissant ce que vous recherchez en termes de compétences et de qualité. Le meilleur moyen est de créer une adresse e-mail distincte pour vos candidats, afin de pouvoir facilement les examiner tous en même temps et de réduire le spam.

Recueillez les coordonnées, les CV et les portfolios de vos candidats, le cas échéant.

Je vous recommande de NE PAS donner votre identifiant Skype, votre numéro de téléphone ou toute autre information de contact pour toute question. Donnez simplement cette adresse e-mail unique et demandez leur identifiant Skype pour des entretiens. À moins d'embaucher dans votre propre pays, un numéro de téléphone est généralement inutile.

Maintenant, dans cet article, je décris mon propre processus et je recommande l'externalisation principalement aux Philippines. J'ai eu de l'expérience avec les Philippines et l'Inde, et je trouve que les Philippines offrent de meilleurs résultats globaux pour moins d'argent. Il existe de nombreuses autres raisons spécifiques pour lesquelles je recommande les Philippines comme lieu principal d'externalisation, mais en fin de compte, c'est ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre situation spécifique.

Voici quelques bonnes sources pour publier vos offres d'emploi aux Philippines :

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph — certaines villes sont meilleures que d'autres pour différentes tâches
embauchefilipino.com
jobsenligne.ph

Il existe d'autres options, et vous pouvez en trouver plusieurs via Google. J'ai personnellement eu le plus de succès avec EasyOutsource.com

Si vous choisissez de publier votre offre d'emploi en Inde ou dans d'autres pays, vous pouvez trouver des sources similaires pour ces pays, ou utiliser la Craigslist locale pour publier une offre d'emploi ou un « concert », ainsi que rechercher dans d'autres réseaux d'emploi/d'externalisation.

Vous pouvez également choisir de regarder quelques agences d'externalisation. Les avantages d'une agence, qui a de nombreux employés potentiels prêts pour vous, incluent que l'employé inclus est formé, disponible à un horaire précis, a toujours une connexion Internet et de l'électricité, et peut être rapidement remplacé s'il démissionne ou se fait virer, ou ne répondent pas à vos besoins. Cependant, une agence est généralement beaucoup plus chère.

Par exemple, j'ai trouvé des travailleurs de qualité dans mon secteur pour aussi peu que 2,50 $ de l'heure pour certaines tâches WordPress, alors qu'une agence commencerait à un minimum de 8 $ de l'heure et monterait à partir de là.

Bien sûr, vous pouvez également essayer de trouver un freelance, qui est aussi une forme d'externalisation, sur l'un des sites suivants :

Freelancer.com

Fiverr

Remarque spéciale : si vous envisagez d'externaliser (ou même si vous ne le faites pas), vous voudrez investir dans un logiciel de comptabilité en nuage. Il s'agit d'une bonne revue des principales marques de logiciels de comptabilité disponibles. [Nous utilisons Xero et avons constaté qu'il fonctionne bien avec notre activité de commerce électronique.]

5. Rechercher les meilleurs candidats pour le poste externalisé

Une fois que vous avez publié votre offre d'emploi et que vous attendez des réponses, vous devriez commencer à rechercher des candidats de manière proactive. Gardez à l'esprit vos critères de l'étape 3 et utilisez les mêmes sites ci-dessus pour rechercher parmi les publications.

Vous devriez avoir une lettre préparée à envoyer à toute personne dont le poste vous intéresse. Vous pouvez baser cette lettre presque entièrement sur les étapes précédentes et l'offre d'emploi, sauf qu'ici vous pouvez donner un peu plus d'informations sur vous ou votre entreprise, ainsi que vos coordonnées, et demander quelques bons moments pour mettre en place un Skype discuter pour un entretien. Suggérez toujours 2 à 3 fois qui fonctionnent pour vous - un candidat enthousiaste et dévoué fera généralement fonctionner l'une de ces fois, et vous éviterez les allers-retours de la planification. En savoir plus à l'étape 7 sur les outils de planification et de conduite des entretiens.

6. Trier et trier tous les candidats

Maintenant que vous avez publié une offre d'emploi et envoyé des demandes sortantes, vous commencerez à recevoir un certain nombre de candidatures à passer au crible. En fonction du nombre que vous obtenez, réduisez-le aux 5 à 7 meilleurs candidats en fonction de votre profil et décidez de planifier un entretien avec ces candidats.

Voici certaines choses que je vois généralement dans une application :

• CV avec quelques emplois et études antérieurs
• Liens vers des projets antérieurs (puisque je suis dans le domaine de la conception de sites Web)
• Leurs réponses à mes demandes d'offres d'emploi, soit sous forme de liste, soit sous forme de paragraphe « lettre de motivation ».
• Considérez l'application elle-même comme un outil d'évaluation. Regardez à quel point il est complet et la langue utilisée - selon vos besoins, cela peut avoir beaucoup d'importance en soi.

Ensuite, bien sûr, évaluez les détails techniques de l'application. Choisissez vos 5 à 7 applications préférées et passez à l'étape de tri suivante : l'interview.

7. Interviewez les candidats qualifiés

La prochaine étape consiste à interviewer vos candidats qualifiés.

C'est la partie où beaucoup de gens se trompent quand ils commencent. Je sais que je l'ai fait. J'étais tellement excité quand j'ai commencé à recruter des candidats que j'ai commencé à embaucher les mauvaises personnes. Mon plus gros problème ? Je n'ai pas passé l'entretien correctement.

Alors, comment interviewez-vous correctement?

Voici quelques conseils :

• Faites des questions d'entrevue à l'avance en fonction de votre profil de candidat idéal
• Posez des questions précises. Par exemple, je demande : "Quel est votre niveau de compétence en php sur une échelle de 1 à 10 ?"
• Si vous embauchez pour quelque chose qui nécessite un portfolio, demandez le rôle de votre candidat sur chaque projet. Ce n'est pas parce qu'ils publient un lien vers un site Web dans leur portfolio qu'ils ont construit l'intégralité du site. Il se peut qu'ils viennent de créer quelques graphiques ou de coder un formulaire d'inscription. Demandez des détails pour avoir une meilleure idée des compétences.
• Demandez-leur un peu sur leur expérience de travail précédente, ce avec quoi ils ont lutté et où ils ont bien performé.
• Si possible, testez leurs connaissances sur place. Préparez quelques questions techniques auxquelles ils pourront répondre une fois qu'ils vous auront indiqué leur niveau de compétence dans ce domaine.
• Dans la mesure du possible, effectuez une interview audio après une première conversation Skype IM. Si le demandeur n'a pas de microphone, cela pourrait déjà être un problème suffisamment important pour justifier le rejet de la demande. Il est assez important pour vous de pouvoir vous connecter occasionnellement à un appel pour le partage d'écran Skype et d'expliquer généralement certains concepts et tâches. Il est également important d'obtenir un entretien vocal pour mieux juger des compétences en communication et du caractère.
• Soyez précis, mais pas intimidant. Vous voulez construire une bonne relation au début. Les Philippins en particulier peuvent être facilement intimidés par un langage agressif, alors choisissez vos mots avec plus de soin que si vous parliez à quelqu'un de votre propre culture (leur sens de l'humour est généralement excellent !)
• Même si vous aimez beaucoup le candidat, ne l'embauchez pas immédiatement après l'entretien. Dites-leur que vous aimez ce que vous avez vu jusqu'à présent et vous leur reviendrez très bientôt. Vous devriez avoir 2 à 4 candidats que vous aimez de l'entretien pour passer à l'étape suivante.
• Cependant, si vous savez tout de suite après une entrevue que vous ne les embaucherez pas, dites-leur : « Désolé, pour le moment, vous ne correspondez pas à nos besoins. J'apprécie votre temps et vous souhaite bonne chance. Si vous pensez que vous pourriez en avoir besoin à l'avenir, ajoutez "mais n'hésitez pas à rester en contact au fur et à mesure que vos compétences se développent".

8. Essayez-les

Maintenant que vous avez 2 à 4 candidats qualifiés, testez-les ! Faites un exemple de tâche basée sur vos plans à l'étape 2 et donnez les instructions à votre candidat.

Remarquez à quel point le candidat fait le travail, combien de temps cela prend, combien de questions il pose, à quel point il semble à l'aise avec le travail, etc. Gardez à l'esprit que c'est la première fois qu'il travaille avec vous, mais soyez suffisamment critique pour vous assurer d'obtenir la bonne personne.

Vous devez être sûr que, sur la base de la candidature, de l'entretien et de cet exemple de tâche, ce candidat est un bon candidat pour le poste. Si les premières étapes se sont bien déroulées, mais que l'exemple de tâche a été un désastre, vous devez soit donner de meilleures instructions, soit votre candidat est sous-qualifié et vous a finalement survendu sur la candidature et l'entretien.

Si vous avez quelques bonnes perspectives, utilisez le dernier et souvent le meilleur outil à ce stade : votre intuition. À ce stade, n'hésitez pas trop longtemps, prenez une décision, embauchez la bonne personne, faites-la former et travaillez !

Une fois que vous avez embauché quelqu'un, assurez-vous de payer les autres candidats au taux horaire convenu, remerciez-les pour leur temps et dites-leur de rester en contact s'ils vous plaisent. S'ils en sont arrivés là, il y a de fortes chances que vous les embauchiez à l'avenir ou que vous les référiez à quelqu'un d'autre à la recherche d'un bon employé dans le même domaine.

9. Formez et organisez vos nouveaux talents externalisés

Une fois que vous avez embauché votre nouvel employé externalisé, faites le meilleur usage de votre temps et du sien en fournissant une formation et une organisation appropriées.

Quelques conseils de formation et d'organisation :

• Utilisez la feuille de calcul Google Docs pour les informations de connexion. Changez vos mots de passe pour quelque chose que vous vous sentez à l'aise de partager, et différent de vos comptes sécurisés les plus importants (e-mail personnel, banque, Facebook, etc., sauf si vous externalisez quelque chose en rapport avec ceux-ci). Dans la feuille de calcul, incluez des colonnes pour : Compte, URL de connexion, Nom d'utilisateur, Mot de passe, Notes.
• Mettez en place des systèmes de communication standard et respectez-les. Si vous disposez d'un système de gestion de projet tel que Basecamp, placez-y vos tâches et vos projets, attribuez-les et évitez les e-mails supplémentaires. Utilisez Skype pour la messagerie instantanée et les conversations vocales, mais essayez de ne pas vous y fier pour planifier des tâches tout au long de la semaine.
• Si vous décidez d'utiliser principalement le courrier électronique pour communiquer avec votre nouvel employé (encore une fois, ce n'est pas recommandé, surtout une fois que vous en embauchez plus d'un), assurez-vous que vos e-mails sont bien structurés avec toutes les instructions et certains scénarios hypothétiques pour réduire les retours et et les goulots d'étranglement de l'information.
• Utilisez Jing (outil gratuit) pour communiquer des tâches visuelles. Vous pouvez prendre une capture d'écran, dessiner et écrire directement sur la capture d'écran, et la télécharger directement sur un lien qui est copié sur votre tableau de bord, le tout en quelques secondes. Vous pouvez également enregistrer des vidéos de 5 minutes pour un téléchargement instantané. Cet outil de communication à lui seul peut changer votre vie.
• Si vous assignez une tâche à long terme, comme pour les rapports d'avancement, idéalement à la fin de chaque journée. Cela vous permettra de corriger le cap si nécessaire et de mieux estimer les futurs échéanciers du projet et les investissements requis.
• Utilisez un système permettant à votre nouvel employé de suivre les heures. Les feuilles de calcul Google Docs peuvent être un bon début, mais de nombreux systèmes de gestion de projet et systèmes de comptabilité auront une fonctionnalité pour cela. J'utilise actuellement mon logiciel de comptabilité, QuickBooks, pour suivre toutes les heures de mon équipe et cela fonctionne parfaitement.
• Rédigez un e-mail de bienvenue pour vos nouveaux employés, décrivant les détails de communication ci-dessus, une petite biographie sur vous et/ou votre entreprise, et un aperçu de vos attentes et procédures.

(Vous pouvez donner des instructions visuelles claires en quelques secondes, puis les télécharger et les envoyer instantanément)

Assurez-vous de revenir à l'étape 2 et de bien décrire vos tâches et projets souhaités chaque fois que vous mettez votre employé sur un nouveau projet.

Vous pouvez même acheter des produits d'information et demander à vos employés de les apprendre et de les mettre en œuvre, mais ce sujet mériterait un article séparé complet.

10. Lâchez prise ! (Ne microgérez pas)

Enfin, la dernière étape consiste à lâcher prise un peu. Ne microgérez pas. L'étape ci-dessus vous aide à créer des systèmes pour que votre employé, et éventuellement pour votre équipe, soit productif avec ou sans vous. Bien sûr, vous devez vérifier, attribuer de nouvelles choses, vous assurer que tout se passe bien, etc... mais rappelez-vous, l'idée ici est que vous en faites plus avec moins de temps (et si c'est fait correctement, avec moins de temps). propre argent), afin que vous puissiez profiter davantage de la vie et gagner plus d'argent en faisant ce que vous faites le mieux.

Travaillez dur mais… Détendez-vous.

La première fois que vous passez par ce processus, cela peut sembler un peu écrasant. Vous pourriez être tenté de l'arrêter et de continuer à le faire vous-même. Rappelez-vous : les entrepreneurs qui réussissent utilisent tous l'effet de levier ; plus tôt vous l'apprenez, mieux c'est.

Une fois que vous aurez surmonté l'obstacle et maîtrisé ce processus, vous gagnerez plus, travaillerez moins et pourrez contribuer davantage au monde avec vos propres capacités uniques. Cela peut aussi être très amusant!

N'hésitez pas à partager votre propre expérience d'externalisation dans les commentaires ci-dessous.

Si vous avez des questions sur l'externalisation, posez-les ci-dessous ! Je ferai de mon mieux pour répondre à chacune d'entre elles, et j'écrirai peut-être même un autre article sur les questions les plus fréquemment posées sur l'externalisation.

Lire la suite : '10 leçons tirées de 10 ans d'embauche de freelances'