¿Te sientes estresado y abrumado? ¿Está sufriendo su negocio debido a su actividad o falta de enfoque? ¿Estás buscando escalar lo que haces ahora a un nivel mayor? ¡Entonces te recomiendo que intentes subcontratar!

Existen innumerables beneficios de la subcontratación, que van desde una mayor libertad personal hasta más ganancias y, en algunos casos, simplemente una necesidad. Omitiré los detalles de los beneficios de la subcontratación y solo iré directamente al grano: cómo hacerlo realmente.

El siguiente esquema está escrito de tal manera que puede seguirlo al pie de la letra para obtener excelentes resultados con la subcontratación, incluso si nunca lo ha intentado antes y no sabe por dónde empezar.

Cómo subcontratar su negocio en línea: 10 pasos para una subcontratación exitosa

Es broma... más o menos.

¡Ahora a las cosas serias!

A continuación, describo paso a paso mi fórmula exacta de subcontratación.

Al igual que la fórmula DEAL de Tim Ferriss en La semana laboral de cuatro horas, ¡comienza con Definición y termina con Liberación !

1. Define lo que quieres externalizar

El primer paso es averiguar qué es lo que haces, qué quieres hacer, qué no quieres hacer y, en última instancia, qué puedes y debes delegar. Tome una hoja de papel (o una hoja de cálculo) y divídala en cuatro columnas:

• Lo que hago,
• Lo que hago que no me gusta hacer o en lo que no soy bueno,
• Lo que quiero hacer,
• Lo que puedo delegar.

Comience desde la izquierda y muévase hacia la derecha. Antes de llenar la columna de delegado, elimine. Si puedes, tacha las cosas de la segunda columna. Este puede ser un gran ejercicio para dejar de hacer las actividades menos productivas e innecesarias... ¡especialmente antes de ir y pagarle a alguien más para que las haga!

Aquí hay un fragmento (no todo) de mi lista cuando comencé este proceso hace varios meses para darle alguna dirección en su propia lista:

Como puede ver, cuando comencé, había una gran desconexión entre lo que estaba haciendo actualmente y lo que QUERÍA estar haciendo. Desde entonces, las cosas han cambiado significativamente y siguen cambiando en la dirección correcta. Esto lleva tiempo, pero este primer paso es absolutamente necesario para entender dónde estás, dónde quieres estar y qué te detiene.

Todavía estoy trabajando en la subcontratación de algunos de estos, pero en los últimos meses he podido aumentar mis ingresos y hacer mucho mediante la subcontratación, al mismo tiempo que libero mi mente para concentrarme en cosas más grandes y mejores. En unos meses, esta lista evolucionará, al igual que la tuya. Cuanto más pasa por este proceso, más fácil se vuelve la subcontratación y más libertad experimenta.

No sea conservador en la lista de "delegados". Si cree que podría delegar, póngase allí, independientemente de cuánto pueda pensar "pero esto requiere mi conocimiento/habilidades/acceso para hacerlo correctamente". Simplemente colóquelo allí y descubra los detalles más tarde.

2. Decida qué necesita subcontratación primero

Tome su lista de "delegados" de arriba y determine los 2 o 3 elementos principales que más necesita hacer, al menos uno de los cuales se sienta bastante cómodo delegando de inmediato.

Escriba exactamente qué es lo que hace o necesita hacer en estos artículos. Escríbelo en los pasos de acción que seguirías para hacerlo. Luego, desglose estos pasos de acción para que sean súper simples que un técnico capacitado pueda seguir.

Sin embargo, si tiene una tarea técnica que desea subcontratar de su lista de "Cosas en las que no soy bueno o que no me gusta hacer", entonces no dedique demasiado tiempo a su esquema. Simplemente determine lo que necesita y escriba escenarios en los que podría necesitarlo.

Hice esto con muchas tareas en las que era realmente incompetente...

Por ejemplo, debido a que dirijo una agencia de diseño web, la mayoría de mis necesidades de subcontratación se relacionan con el diseño y desarrollo web. Primero busqué un codificador, porque eso era algo que yo mismo no hacía muy bien. Luego, a medida que mi negocio se amplió, contraté a más personas para hacer las cosas que sabía hacer bien en WordPress y Photoshop, pero tener a estos empleados a tarifas tan excelentes me permite concentrar más mi tiempo en construir relaciones, hacer consultoría y trabajar directamente con los clientes... sin mencionar todas las otras cosas que realmente amo hacer en la vida empresarial personal y empresarial.

Definí lo que necesitaba hacer primero y qué tipo de trabajo se necesitaba para qué sitios de clientes. En este caso particular, no describí todos los pasos ya que las personas que estoy contratando los conocen mejor que yo, pero definí mis necesidades muy claramente, hasta el nivel de experiencia requerido con cada lenguaje de programación y software.

3. Identifica a tu candidato ideal

El siguiente paso es perfilar a su empleado ideal. Cuanto más específico sea aquí, más solicitantes calificados obtendrá y más fáciles serán los siguientes pasos. Tener claro lo que quieres es más como... bueno, conseguir lo que quieres.

Además, cuanto mejor identifiques a tu candidato ideal, más fácil será la entrevista (paso 7).

Debes decidir:

• Qué áreas de habilidad necesitas
• Qué nivel de habilidad necesita en esas áreas (en una escala de 1 a 10)
• Aproximadamente cuántas horas por semana necesita hacer (es mejor sobreestimar que menos) y qué horas de trabajo prefiere
• Nivel de habilidades para hablar inglés.
• Nivel de cualidades como independencia, resolución de problemas, pensamiento creativo, comunicación, etc.
• Determine cuál es su presupuesto para esto. ¿Cuánto vale para usted quitárselo de encima personalmente o hacerlo en general?

¡Describa todas estas áreas y más en su perfil de candidato ideal antes de comenzar a reclutar!

4. Publique su trabajo subcontratado

Una vez que haya definido sus necesidades, sus tareas/trabajos más inmediatos definidos y su perfil de candidato ideal, es hora de ir a las bolsas de trabajo.

Comienza publicando un trabajo. Cree un documento a partir de los pasos anteriores, definiendo lo que está buscando en términos de habilidades y calidad. La mejor manera es crear una dirección de correo electrónico separada para sus solicitantes, de modo que pueda revisarlos fácilmente a la vez y reducir el spam.

Recopile la información de contacto, los currículos y los portafolios de sus solicitantes, si corresponde.

Recomiendo NO dar su ID de Skype, número de teléfono u otra información de contacto para preguntas. Simplemente proporcione esa dirección de correo electrónico única y solicite su ID de Skype para las entrevistas. A menos que contrate en su propio país, generalmente no es necesario un número de teléfono.

Ahora, en esta publicación estoy describiendo mi propio proceso y recomiendo subcontratar principalmente a Filipinas. He tenido experiencia tanto con Filipinas como con la India, y descubrí que Filipinas ofrece mejores resultados generales por menos dinero. Hay muchas otras razones específicas por las que recomiendo Filipinas como su lugar principal para la subcontratación, pero en última instancia, es lo que mejor funcione para usted y su situación específica.

Aquí hay algunas fuentes excelentes para publicar sus ofertas de trabajo en Filipinas:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph: algunas ciudades son mejores que otras para diferentes tareas
contratafilipino.com
onlinejobs.ph

Hay otras opciones, y puedes encontrar bastantes a través de Google. Personalmente he tenido más éxito con EasyOutsource.com

Si elige publicar su trabajo en la India u otros países, puede encontrar fuentes similares para estos países, o usar la lista local de Craigslist para publicar un trabajo o "concierto", así como buscar a través de otras redes de trabajo/subcontratación.

También puede optar por buscar en algunas agencias de subcontratación. Las ventajas de una agencia, que tiene muchos empleados potenciales listos para usted, incluyen que el empleado incluido está capacitado, disponible en un horario específico, siempre tiene conexión a Internet y energía, y puede ser reemplazado rápidamente si renuncia o lo despiden, o no satisface tus necesidades. Sin embargo, una agencia suele ser mucho más cara.

Por ejemplo, he encontrado trabajadores de calidad en mi industria por tan solo $ 2.50 por hora para algunas tareas de WordPress, mientras que una agencia comenzaría con un mínimo de $ 8 por hora y aumentaría desde allí.

Por supuesto, también puede intentar encontrar un profesional independiente, que también es una forma de subcontratación, en uno de los siguientes sitios:

Freelancer.com

cinco

Nota especial: si planea subcontratar (o incluso si no lo hace), querrá invertir en un software de contabilidad en la nube. Esta es una buena revisión de las principales marcas de software de contabilidad que están disponibles. [Usamos Xero y descubrimos que funciona bien con nuestro negocio de comercio electrónico.]

5. Buscar a los mejores candidatos para el puesto subcontratado

Una vez que haya publicado su trabajo y esté esperando respuestas, debe ir y comenzar a buscar candidatos de manera proactiva. Tenga en cuenta sus criterios del paso 3 y use los mismos sitios anteriores para buscar publicaciones.

Debe tener una carta preparada para enviar a cualquier persona cuyo puesto le interese. Puede basar esta carta casi por completo en los pasos anteriores y en la publicación del trabajo, excepto que aquí puede brindar un poco más de información sobre usted o su empresa, así como su información de contacto, y solicitar algunos buenos momentos para configurar un Skype. charlar para una entrevista. Sugiera siempre 2 o 3 veces que funcionen para usted: un solicitante entusiasta y dedicado generalmente hará que una de esas veces funcione, y evitará las idas y venidas de la programación. Vea más en el paso 7 sobre herramientas para programar y realizar entrevistas.

6. Tamizar y clasificar a todos los solicitantes

Ahora que ha publicado un trabajo y enviado algunas solicitudes salientes, comenzará a recibir una serie de solicitudes para examinar. Dependiendo de cuántos obtenga, redúzcalo a los 5 a 7 principales solicitantes según su perfil y decida programar una entrevista con esos solicitantes.

Aquí hay algunas cosas que normalmente veo en una aplicación:

• Currículum con algún empleo y educación anteriores
• Enlaces a proyectos anteriores (ya que estoy en el negocio del diseño web)
• Sus respuestas a mis solicitudes de puestos de trabajo, ya sea en una lista o en un formato de "carta de presentación" de párrafo.
• Tome la aplicación en sí como una herramienta de evaluación. Eche un vistazo a lo completo que es y el idioma utilizado; dependiendo de sus requisitos, esto puede ser muy importante en sí mismo.

Luego, por supuesto, evalúe los detalles técnicos de la aplicación. Elija sus 5 a 7 aplicaciones favoritas y avance al siguiente paso de clasificación: la entrevista.

7. Entrevistar a los solicitantes calificados

El siguiente paso es entrevistar a sus candidatos calificados.

Esta es la parte en la que mucha gente se equivoca cuando empieza. Sé que lo hice. Estaba tan emocionado cuando comencé a recibir candidatos que comencé a contratar a las personas equivocadas. ¿Mi mayor problema? No entrevisté correctamente.

Entonces, ¿cómo se entrevista correctamente?

Aquí hay algunos consejos:

• Haga preguntas de entrevista con anticipación en función de su perfil de candidato ideal
• Haz preguntas específicas. Por ejemplo, pregunto: "¿Qué tan hábil eres en php en una escala de 1 a 10?"
• Si contrata para algo que requiere un portafolio, pregunte por el papel de su solicitante en cada proyecto. El hecho de que publiquen un enlace a un sitio web en su cartera no significa que hayan creado todo el sitio. Es posible que solo hayan creado algunos gráficos o codificado un formulario de suscripción. Solicite detalles para tener una mejor idea del conjunto de habilidades.
• Pregúnteles un poco sobre su experiencia laboral anterior, con qué lucharon y dónde se desempeñaron bien.
• Si es posible, pruebe sus conocimientos en el acto. Tenga algunas preguntas técnicas preparadas para que respondan una vez que le digan su nivel de habilidad en esa área.
• Siempre que sea posible, realice una entrevista de audio después de un chat de mensajería instantánea de Skype inicial. Si el solicitante no tiene un micrófono, esto ya podría ser un problema lo suficientemente significativo como para que merezca la desestimación de la solicitud. Es muy importante que pueda conectarse en una llamada de vez en cuando para compartir la pantalla de Skype y, en general, explicar algunos conceptos y tareas. También es importante obtener una entrevista de voz para juzgar mejor las habilidades de comunicación y el carácter.
• Sea específico, pero no intimidante. Quieres construir una buena relación al principio. Los filipinos, especialmente, pueden intimidarse fácilmente con un lenguaje agresivo, así que elige tus palabras con más cuidado que si estuvieras hablando con alguien de tu propia cultura (¡aunque su sentido del humor es generalmente excelente!).
• Incluso si le gusta mucho el candidato, no lo contrate inmediatamente después de la entrevista. Diles que te gusta lo que has visto hasta ahora y que les responderás muy pronto. Debe tener de 2 a 4 solicitantes que le gusten de la entrevista para pasar al siguiente paso.
• Sin embargo, si sabe de inmediato en una entrevista que no los contratará, dígaselo: “Lo siento, en este momento no se ajusta a nuestras necesidades. Aprecio tu tiempo y te deseo suerte.” Si cree que podría necesitarlos en el futuro, agregue "pero siéntase libre de mantenerse en contacto a medida que se desarrollen sus habilidades".

8. Pruébelos

Ahora que tiene de 2 a 4 solicitantes calificados, ¡pruébelos! Haga una tarea de muestra basada en sus esquemas en el paso 2 y dé las instrucciones a su solicitante.

Fíjese qué tan bien hace el trabajo el solicitante, cuánto tiempo le toma, cuántas preguntas hace, qué tan cómodo se ve con el trabajo, etc. Tenga en cuenta que es la primera vez que trabaja con usted, pero sea lo suficientemente crítico como para asegurarse de obtener la persona correcta.

Debe estar seguro de que, según la solicitud, la entrevista y esta tarea de muestra, este solicitante es una buena opción para el trabajo. Si los primeros pasos resultaron bien, pero la tarea de muestra fue un desastre, debe dar mejores instrucciones o su solicitante no está calificado y, en última instancia, lo vendió en exceso en la solicitud y la entrevista.

Si tiene algunas buenas perspectivas, use la última y, a menudo, la mejor herramienta en esta etapa: su intuición. En esta etapa, no dude demasiado, tome una decisión, contrate a la persona adecuada, ¡hágalo entrenar y trabajar!

Una vez que contrate a alguien, asegúrese de pagar a los otros solicitantes a la tarifa por hora acordada y agradézcales por su tiempo, y dígales que se mantengan en contacto si le agradan. Si llegaron tan lejos, es muy probable que los contrate en el futuro o los recomiende a otra persona que busque un buen empleado en el mismo campo.

9. Capacite y organice su nuevo talento subcontratado

Una vez que haya contratado a su nuevo empleado subcontratado, aproveche al máximo su tiempo y el de ellos brindándoles la capacitación y la organización adecuadas.

Algunos consejos de formación y organización:

• Utilice la hoja de cálculo de Google Docs para obtener información de inicio de sesión. Cambie sus contraseñas a algo que se sienta cómodo compartiendo y diferente de sus cuentas seguras más importantes (correo electrónico personal, banco, Facebook, etc., a menos que esté subcontratando algo relacionado con estos). En la hoja de cálculo, incluya columnas para: Cuenta, URL de inicio de sesión, Nombre de usuario, Contraseña, Notas.
• Establezca sistemas de comunicación estándar y apéguese a ellos. Si tiene un sistema de gestión de proyectos como Basecamp, coloque sus tareas y proyectos allí y asígnelos, y evite enviar correos electrónicos adicionales. Usa Skype para mensajería instantánea y conversaciones de voz, pero trata de no depender de él para programar tareas durante la semana.
• Si decide utilizar principalmente el correo electrónico para comunicarse con su nuevo empleado (nuevamente, no se recomienda, especialmente una vez que contrate a más de uno), asegúrese de que sus correos electrónicos estén bien estructurados con todas las instrucciones y algunos escenarios hipotéticos para reducir la espalda y y cuellos de botella de información.
• Utilice Jing (herramienta gratuita) para comunicar tareas visuales. Puede tomar una captura de pantalla, dibujar y escribir directamente en la captura de pantalla y cargarla directamente a un enlace que se copia en su tablero, todo en segundos. También puede grabar videos de 5 minutos para carga instantánea. Esta herramienta de comunicación por sí sola puede cambiar tu vida.
• Si asigna una tarea a largo plazo, como informes de progreso, idealmente al final de cada día. Esto le permitirá corregir el rumbo si es necesario y estimar mejor los cronogramas futuros del proyecto y la inversión requerida.
• Utilice un sistema para que su nuevo empleado realice un seguimiento de las horas. Las hojas de cálculo de Google Docs pueden ser un buen comienzo, pero muchos sistemas de administración de proyectos y sistemas de contabilidad tendrán una función para esto. Actualmente uso mi software de contabilidad, QuickBooks, para realizar un seguimiento de todas las horas de mi equipo y funciona perfectamente.
• Escriba un correo electrónico de bienvenida para sus nuevos empleados, describiendo los detalles de comunicación anteriores, una pequeña biografía sobre usted y/o su empresa, y una descripción general de sus expectativas y procedimientos.

(Puede dar instrucciones visuales claras literalmente en segundos y cargarlas y enviarlas al instante)

Asegúrese de volver al paso 2 y delinear bien sus tareas y proyectos deseados cada vez que ponga a su empleado en un nuevo proyecto.

Incluso puede comprar productos de información y hacer que sus empleados los aprendan e implementen, pero ese tema merecería una publicación completa por separado.

10. ¡Suéltalo! (No microgestionar)

Finalmente, el último paso es soltar un poco. No microgestione. El paso anterior lo ayuda a crear sistemas para que su empleado y eventualmente su equipo sean productivos con o sin usted. Claro, tienes que registrarte, asignar cosas nuevas, asegurarte de que todo va bien, etc... pero recuerda, la idea aquí es que estás haciendo más con menos de tu tiempo (y si lo haces correctamente, con menos de tu tiempo). propio dinero), para que pueda disfrutar más de la vida y ganar más dinero haciendo lo que mejor sabe hacer.

Trabaja duro pero... Relájate.

La primera vez que pasa por este proceso, puede parecer un poco abrumador. Es posible que sienta la tentación de dejarlo y continuar haciéndolo usted mismo. Recuerde: todos los empresarios exitosos usan apalancamiento; cuanto antes lo aprendas, mejor.

Una vez que supere el obstáculo y domine este proceso, ganará más, trabajará menos y podrá contribuir más al mundo con sus propias habilidades únicas. ¡También puede ser muy divertido!

Siéntase libre de compartir su propia experiencia de subcontratación en los comentarios a continuación.

Si tiene alguna pregunta sobre la subcontratación, ¡pregúntela a continuación! Haré todo lo posible para responder a cada una, e incluso podría escribir otra publicación sobre las preguntas más frecuentes sobre la subcontratación.

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