Ti senti stressato e sopraffatto? La tua attività sta soffrendo a causa della tua frenesia o mancanza di concentrazione? Stai cercando di ridimensionare ciò che fai ora a un livello superiore? Allora ti consiglio di provare l'outsourcing!

Ci sono innumerevoli vantaggi dell'outsourcing, che vanno da una maggiore libertà personale a maggiori profitti fino alla semplice necessità in alcuni casi. Salterò i dettagli dei vantaggi dell'outsourcing e passerò direttamente alla carne: come farlo effettivamente.

Lo schema qui sotto è scritto in modo tale che tu possa seguirlo alla lettera per ottenere grandi risultati con l'outsourcing, anche se non l'hai mai provato prima e non sai da dove cominciare.

Come esternalizzare il tuo business online: 10 passaggi per un outsourcing di successo

Sto solo scherzando... una specie.

Ora alle cose serie!

Di seguito descrivo passo dopo passo la mia esatta formula di outsourcing.

Come la formula DEAL di Tim Ferriss in The Four Hour Work Week, inizia con la definizione e termina con la liberazione !

1. Definisci cosa vuoi esternalizzare

Il primo passo è in realtà capire cosa fai, cosa vuoi fare, cosa non vuoi fare e, in definitiva, cosa puoi e dovresti delegare. Prendi un pezzo di carta (o un foglio di calcolo) e suddividilo in quattro colonne:

• Quello che faccio,
• Quello che faccio che non mi piace fare o in cui non sono bravo,
• Cosa voglio fare,
• Cosa posso delegare.

Inizia da sinistra e spostati a destra. Prima di compilare la colonna del delegato, eliminare. Cancella le cose dalla seconda colonna, se puoi. Questo può essere un ottimo esercizio per smettere di svolgere le tue attività meno produttive e non necessarie... soprattutto prima di andare a pagare qualcun altro per farle!

Ecco un frammento (non l'intero) della mia lista quando ho iniziato questo processo diversi mesi fa per darti una direzione nella tua lista:

Come puoi vedere quando ho iniziato c'era un'enorme disconnessione tra ciò che stavo facendo attualmente e ciò che VOGLIO fare. Da allora le cose sono cambiate in modo significativo e stanno ancora cambiando nella giusta direzione. Questo richiede tempo, ma questo primo passo è assolutamente necessario per capire dove sei, dove vuoi essere e cosa ti trattiene.

Sto ancora lavorando per esternalizzare alcuni di questi, ma negli ultimi due mesi sono stato in grado di aumentare le mie entrate e fare molto esternalizzando, liberando anche la mia mente per concentrarmi su cose più grandi e migliori. Tra pochi mesi, questo elenco si evolverà, e così anche il tuo. Più attraversi questo processo, più facile diventa l'outsourcing e più libertà sperimenterai.

Non essere prudente sull'elenco dei "delegati". Se pensi di poter delegare, mettiti lì, indipendentemente da quanto potresti pensare "ma questo richiede le mie conoscenze/abilità/accesso per farlo correttamente". Mettilo lì e scopri i dettagli in seguito.

2. Decidere prima cosa ha bisogno dell'outsourcing

Prendi il tuo elenco di "delegati" dall'alto e determina i primi 2 o 3 elementi che devi fare di più, almeno uno dei quali ti senti abbastanza a tuo agio nel delegare immediatamente.

Scrivi esattamente cosa fai o devi fare su questi elementi. Delinealo nei passaggi di azione che dovresti seguire per farlo. Quindi scomponi questi passaggi di azione per essere super semplici che un tecnico esperto può seguire.

Tuttavia, se hai un compito tecnico che desideri esternalizzare dalla tua lista "Cose che non sono bravo o che non mi piace fare", non dedicare troppo tempo alla tua bozza. Determina solo ciò di cui hai bisogno e scrivi gli scenari in cui potresti averne bisogno.

L'ho fatto con molti compiti in cui ero davvero incompetente...

Ad esempio, poiché gestisco un'agenzia di web design, la maggior parte delle mie esigenze di outsourcing riguardano il web design e lo sviluppo. Per prima cosa ho cercato un programmatore, perché era qualcosa che non facevo bene da solo. Poi, con l'aumento della mia attività, ho assunto più persone per fare le cose che sapevo come fare bene in WordPress e Photoshop, ma avere questi dipendenti a tariffe così vantaggiose mi consente di concentrare più del mio tempo sulla costruzione di relazioni, sulla consulenza e lavorare direttamente con i clienti… per non parlare di tutte le altre cose che in realtà amo fare nella vita lavorativa personale e imprenditoriale.

Ho definito prima cosa dovevo fare e che tipo di lavoro era necessario per i siti dei clienti. In questo caso particolare, non ho delineato tutti i passaggi poiché le persone che sto assumendo li conoscono meglio di me, ma ho definito le mie esigenze in modo molto chiaro, fino al livello di esperienza richiesto con ogni linguaggio di programmazione e software.

3. Identifica il tuo candidato ideale

Il prossimo passo è profilare il tuo dipendente ideale. Più sei specifico qui, più candidati qualificati otterrai e più facili saranno i passaggi successivi. Essere chiari su ciò che vuoi è più come... beh, ottenere ciò che vuoi.

Inoltre, meglio identificherai il tuo candidato ideale, più facile sarà il colloquio (passaggio 7).

Dovresti decidere:

• Di quali aree di abilità hai bisogno
• Di quale livello di abilità hai bisogno in quelle aree (su una scala da 1 a 10)
• Approssimativamente quante ore alla settimana devi fare (meglio sovrastimare che sotto) e quale orario di lavoro preferisci
• Livello di conoscenza dell'inglese
• Livello di qualità come indipendenza, risoluzione dei problemi, pensiero creativo, comunicazione, ecc.
• Determina qual è il tuo budget per questo. Quanto vale per te averlo dalle tue mani personalmente, o averlo fatto in generale?

Delinea tutte queste aree e altre ancora nel tuo profilo di candidato ideale prima di iniziare a reclutare!

4. Pubblica il tuo lavoro in outsourcing

Una volta che hai definito le tue esigenze, i tuoi compiti/lavori più immediati e il tuo profilo di candidato ideale, è tempo di andare alle bacheche di lavoro.

Inizia pubblicando un lavoro. Crea un documento dai passaggi precedenti, definendo ciò che stai cercando in termini di competenze e qualità. Il modo migliore è creare un indirizzo e-mail separato per i tuoi candidati, in modo da poterli rivedere facilmente tutti in una volta e ridurre lo spam.

Raccogli le informazioni di contatto, i curricula e i portafogli dei tuoi candidati, se del caso.

Ti consiglio di NON fornire il tuo ID Skype, numero di telefono o altre informazioni di contatto per domande. Basta fornire quell'indirizzo e-mail univoco e richiedere il loro ID Skype per i colloqui. A meno che non si assuma nel proprio paese, un numero di telefono di solito non è necessario.

Ora, in questo post sto delineando il mio processo e raccomando l'outsourcing principalmente nelle Filippine. Ho avuto esperienza sia con le Filippine che con l'India e trovo che le Filippine forniscano risultati complessivi migliori con meno soldi. Ci sono molti altri motivi specifici per cui raccomando le Filippine come punto principale per l'outsourcing, ma alla fine è tutto ciò che funziona meglio per te e per la tua situazione specifica.

Ecco alcune ottime fonti per pubblicare i tuoi annunci di lavoro nelle Filippine:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph — alcune città sono migliori di altre per compiti diversi
noleggiofilippino.com
onlinejobs.ph

Ci sono altre opzioni e puoi trovarne alcune tramite Google. Personalmente ho avuto il maggior successo con EasyOutsource.com

Se scegli di pubblicare il tuo lavoro in India o in altri paesi, puoi trovare fonti simili per questi paesi, o utilizzare la Craigslist locale per pubblicare un lavoro o un "concerto", nonché cercare attraverso altre reti di lavoro/outsourcing.

Puoi anche scegliere di guardare alcune agenzie di outsourcing. I vantaggi di un'agenzia, che ha molti potenziali dipendenti pronti per te, includono che il dipendente incluso è formato, disponibile a un orario specifico, ha sempre una connessione Internet e alimentazione e può essere rapidamente sostituito se si licenzia o viene licenziato, oppure non soddisfa le tue esigenze. Tuttavia, un'agenzia è in genere molto più costosa.

Ad esempio, ho trovato lavoratori di qualità nel mio settore a partire da $ 2,50 l'ora per alcune attività di WordPress, mentre un'agenzia partirebbe da un minimo di $ 8 all'ora e da lì andrebbe molto più in alto.

Certo, puoi anche provare a trovare un libero professionista, che è anche una forma di outsourcing, su uno dei seguenti siti:

Freelancer.com

Fiverr

Nota speciale: se prevedi di esternalizzare (o anche se non lo fai), vorrai investire nel software di Cloud Accounting. Questa è una buona recensione dei principali marchi di software di contabilità disponibili. [Usiamo Xero e abbiamo scoperto che funziona bene con la nostra attività di e-commerce.]

5. Cerca i migliori candidati per la posizione esternalizzata

Dopo aver pubblicato il tuo lavoro e stai aspettando risposte, dovresti andare e iniziare a cercare i candidati in modo proattivo. Tieni a mente i criteri del passaggio 3 e utilizza gli stessi siti sopra per cercare tra i post.

Dovresti avere una lettera pronta da inviare a chiunque il cui post ti interessi. Puoi basare questa lettera quasi interamente sui passaggi precedenti e sull'annuncio di lavoro, tranne per il fatto che qui puoi fornire un po' più di informazioni su di te o sulla tua azienda, nonché le tue informazioni di contatto, e chiedere dei bei momenti per impostare un Skype chattare per un colloquio. Suggerisci sempre 2 - 3 volte che funziona per te: un candidato desideroso e dedicato di solito farà funzionare una di quelle volte ed eviti il ​​avanti e indietro della pianificazione. Vedi di più nel passaggio 7 sugli strumenti per la pianificazione e lo svolgimento delle interviste.

6. Passa al setaccio e smista tutti i richiedenti

Ora che hai pubblicato un lavoro e inviato alcune richieste in uscita, inizierai a ricevere una serie di domande da esaminare. A seconda di quanti ne ottieni, restringi il campo ai primi 5-7 candidati in base al tuo profilo e decidi di programmare un colloquio con quei candidati.

Ecco alcune cose che in genere vedo in un'applicazione:

• Riprendi con un po' di lavoro e istruzione passati
• Collegamenti a progetti precedenti (dal momento che sono nel settore del web design)
• Le loro risposte alle mie richieste di lavoro, in un elenco o in un paragrafo "lettera di presentazione".
• Prendi l'applicazione stessa come strumento di valutazione. Dai un'occhiata a quanto è completo e alla lingua utilizzata: a seconda delle tue esigenze, questo può avere molta importanza in sé e per sé.

Poi ovviamente valutare i dettagli tecnici dell'applicazione. Scegli le tue 5 – 7 applicazioni preferite e passa alla fase di ordinamento successiva: l'intervista.

7. Intervistare i candidati qualificati

Il prossimo passo è intervistare i tuoi candidati qualificati.

Questa è la parte in cui molte persone sbagliano quando iniziano. So di averlo fatto. Ero così eccitato quando ho iniziato a ricevere candidature che ho iniziato ad assumere le persone sbagliate. Il mio problema più grande? Non ho intervistato correttamente.

Quindi, come intervistare correttamente?

Ecco alcuni suggerimenti:

• Fai domande per il colloquio in anticipo in base al tuo profilo di candidato ideale
• Poni domande specifiche. Ad esempio, chiedo: "Quanto sei esperto in php su una scala da 1 a 10?"
• Se stai assumendo per qualcosa che richiede un portfolio, chiedi il ruolo del tuo candidato in ogni progetto. Solo perché pubblicano un collegamento a un sito Web nel loro portfolio, non significa che abbiano creato l'intero sito. Potrebbero aver appena creato alcuni elementi grafici o codificato un modulo optin. Chiedi informazioni specifiche in modo da avere un'idea migliore delle competenze.
• Chiedi loro un po' della loro precedente esperienza lavorativa, con cosa hanno lottato e dove si sono comportati bene.
• Se possibile, testa le loro conoscenze sul posto. Prepara alcune domande tecniche a cui rispondere una volta che ti hanno detto il loro livello di abilità in quell'area.
• Quando possibile, esegui un colloquio audio dopo una chat IM iniziale di Skype. Se il richiedente non dispone di un microfono, questo potrebbe già essere un problema abbastanza significativo da meritare il rigetto della domanda. È piuttosto importante per te essere in grado di connetterti occasionalmente a una chiamata per la condivisione dello schermo di Skype e, in generale, per spiegare alcuni concetti e attività. È anche importante ottenere un colloquio vocale per giudicare meglio le capacità di comunicazione e il carattere.
• Sii specifico, ma non intimidatorio. Vuoi costruire una buona relazione all'inizio. I filippini in particolare possono essere facilmente intimiditi con un linguaggio aggressivo, quindi scegli le tue parole con maggiore attenzione rispetto a se stessi parlando con qualcuno della tua stessa cultura (il loro senso dell'umorismo è generalmente ottimo!)
• Anche se ti piace molto il candidato, non assumerlo subito dopo il colloquio. Di 'loro che ti piace quello che hai visto finora e tornerai a trovarli molto presto. Dovresti avere 2-4 candidati che ti piacciono dal colloquio per passare al passaggio successivo.
• Tuttavia, se sai subito da un colloquio che non li assumerai, diglielo: “Scusa, in questo momento non corrispondi alle nostre esigenze. Apprezzo il tuo tempo e ti auguro buona fortuna.” Se pensi di averne bisogno in futuro, aggiungi "ma sentiti libero di rimanere in contatto man mano che le tue abilità si sviluppano".

8. Provali

Ora che hai 2-4 candidati qualificati, provali! Crea un'attività di esempio in base ai tuoi schemi nel passaggio 2 e fornisci le istruzioni al candidato.

Nota quanto bene il candidato svolge il lavoro, quanto tempo impiega, quante domande pone, quanto sembra a suo agio con il lavoro, ecc. Tieni presente che questa è la prima volta che lavora con te, ma sii abbastanza critico per assicurarti di ottenere la persona giusta.

Dovresti essere sicuro che, in base alla domanda, al colloquio e a questa attività di esempio, questo candidato è adatto al lavoro. Se i primi passaggi sono andati bene, ma l'attività di esempio è stata un disastro, devi dare istruzioni migliori o il tuo candidato è sottoqualificato e alla fine ti ha venduto eccessivamente sulla domanda e sul colloquio.

Se hai alcune grandi prospettive, usa l'ultimo e spesso migliore strumento in questa fase: il tuo intuito. In questa fase, non esitare troppo a lungo, prendi una decisione, assumi la persona giusta e falla formare e lavorare!

Una volta che assumi qualcuno, assicurati di pagare gli altri candidati alla tariffa oraria concordata e ringraziali per il loro tempo e dì loro di rimanere in contatto se ti piacciono. Se sono arrivati ​​così lontano, ci sono buone possibilità che tu possa assumerli in futuro o indirizzarli a qualcun altro in cerca di un buon dipendente nello stesso campo.

9. Forma e organizza il tuo nuovo talento in outsourcing

Dopo aver assunto il tuo nuovo dipendente in outsourcing, sfrutta al meglio il tuo tempo e il suo fornendo formazione e organizzazione adeguate.

Alcuni consigli di formazione e organizzazione:

• Utilizza il foglio di lavoro di Google Documenti per le informazioni di accesso. Cambia le tue password in qualcosa che ti senti a tuo agio nel condividere e diverso dai tuoi account sicuri più importanti (e-mail personale, banca, Facebook, ecc. a meno che tu non stia esternalizzando qualcosa relativo a questi). Nel foglio di calcolo, includi le colonne per: Account, URL di accesso, Nome utente, Password, Note.
• Configurare sistemi di comunicazione standard e attenersi a loro. Se disponi di un sistema di gestione dei progetti come Basecamp, inserisci le tue attività e i tuoi progetti e assegnali ed evita di inviare e-mail extra. Usa Skype per la messaggistica istantanea e le conversazioni vocali, ma cerca di non fare affidamento su di esso per pianificare le attività durante la settimana.
• Se decidi di utilizzare principalmente l'e-mail per la comunicazione con il tuo nuovo dipendente (di nuovo, non consigliato, soprattutto quando ne assumi più di uno), assicurati che le tue e-mail siano ben strutturate con tutte le istruzioni e alcuni scenari ipotetici per ridurre indietro e avanti e colli di bottiglia delle informazioni.
• Usa Jing (strumento gratuito) per comunicare compiti visivi. Puoi acquisire uno screenshot, disegnare e scrivere direttamente sullo screenshot e caricarlo direttamente su un collegamento che viene copiato nella dashboard, il tutto in pochi secondi. Puoi anche registrare video di 5 minuti per il caricamento istantaneo. Questo strumento di comunicazione da solo può cambiarti la vita.
• Se assegni un'attività a lungo termine, come per i rapporti sullo stato di avanzamento, idealmente alla fine di ogni giornata. Ciò ti consentirà di correggere la rotta, se necessario, e di stimare meglio le tempistiche dei progetti futuri e gli investimenti richiesti.
• Usa un sistema per il tuo nuovo dipendente per tenere traccia delle ore. I fogli di lavoro di Google Documenti possono essere un buon inizio, ma molti sistemi di gestione dei progetti e sistemi di contabilità avranno una funzione per questo. Attualmente utilizzo il mio software di contabilità, QuickBooks, per tenere traccia di tutte le ore del mio team e funziona perfettamente.
• Scrivi un'e-mail di benvenuto per i tuoi nuovi dipendenti, delineando i dettagli della comunicazione sopra, una piccola biografia su di te e/o sulla tua azienda e una panoramica delle tue aspettative e procedure.

(Puoi fornire istruzioni visive chiare in pochi secondi e caricarle e inviarle all'istante)

Assicurati di tornare al passaggio 2 e delineare bene le attività e i progetti desiderati ogni volta che metti il ​​tuo dipendente in un nuovo progetto.

Puoi persino acquistare prodotti informativi e far apprendere e implementare i tuoi dipendenti, ma quell'argomento meriterebbe un intero post separato

10. Lascia andare! (Non microgestire)

Infine, l'ultimo passo è lasciar andare un po'. Non microgestire. Il passaggio precedente ti aiuta a creare sistemi per il tuo dipendente, ed eventualmente per il tuo team, per essere produttivo con o senza di te. Certo, devi fare il check-in, assegnare nuove cose, assicurarti che tutto vada bene, ecc... ma ricorda, l'idea qui è che stai facendo di più con meno tempo (e se fatto correttamente, con meno del tuo i tuoi soldi), in modo che tu possa goderti di più la vita e guadagnare di più facendo ciò che sai fare meglio.

Lavora sodo ma... Rilassati.

La prima volta che attraversi questo processo, può sembrare un po' opprimente. Potresti essere tentato di smettere e continuare a fare da solo. Ricorda: tutti gli imprenditori di successo usano la leva; prima lo impari, meglio è.

Una volta superata la gobba e padroneggiato questo processo, guadagnerai di più, lavorerai di meno e sarai in grado di contribuire di più al mondo con le tue abilità uniche. Può anche essere molto divertente!

Sentiti libero di condividere la tua esperienza di outsourcing nei commenti qui sotto.

Se hai domande sull'outsourcing, chiedile qui sotto! Farò del mio meglio per rispondere a ciascuno e potrei anche scrivere un altro post sulle domande più frequenti sull'outsourcing.

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