Fühlen Sie sich gestresst und überfordert? Leidet Ihr Geschäft unter Ihrer Hektik oder Ihrer Konzentrationsschwäche? Möchten Sie das, was Sie jetzt tun, auf ein höheres Niveau skalieren? Dann empfehle ich Ihnen, Outsourcing auszuprobieren!

Es gibt unzählige Vorteile des Outsourcings, die von größerer persönlicher Freiheit über mehr Gewinn bis hin zur einfachen Notwendigkeit in einigen Fällen reichen. Ich überspringe die Einzelheiten zu den Vorteilen des Outsourcings und komme direkt zum Wesentlichen: wie man es tatsächlich macht.

Die folgende Gliederung ist so geschrieben, dass Sie ihr wörtlich folgen können, um großartige Ergebnisse mit Outsourcing zu erzielen, selbst wenn Sie es noch nie zuvor versucht haben und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

So outsourcen Sie Ihr Online-Geschäft – 10 Schritte zum erfolgreichen Outsourcing

Nur ein Scherz … irgendwie.

Nun zum Ernst!

Im Folgenden skizziere ich Schritt für Schritt meine genaue Outsourcing-Formel für Sie.

Wie die DEAL-Formel von Tim Ferriss in der Vier-Stunden-Woche beginnt sie mit der Definition und endet mit der Befreiung !

1. Definieren Sie, was Sie auslagern möchten

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was Sie tun, was Sie tun möchten, was Sie nicht tun möchten und was Sie letztendlich delegieren können und sollten. Nehmen Sie ein Blatt Papier (oder eine Tabelle) und teilen Sie es in vier Spalten auf:

• Was ich mache,
• Was ich tue, was ich nicht gerne tue oder worin ich nicht gut bin,
• Was ich machen will; was ich vorhabe zu tun,
• Was ich delegieren kann.

Beginnen Sie links und bewegen Sie sich nach rechts. Bevor Sie die Delegate-Spalte ausfüllen, eliminieren Sie. Streichen Sie Sachen aus der 2. Spalte, wenn Sie können. Dies kann eine großartige Übung sein, um mit Ihren am wenigsten produktiven und unnötigen Aktivitäten aufzuhören … besonders bevor Sie gehen und jemand anderen dafür bezahlen!

Hier ist ein Ausschnitt (nicht das Ganze) meiner Liste , als ich vor einigen Monaten mit diesem Prozess begann, um Ihnen eine Richtung in Ihrer eigenen Liste zu geben:

Wie Sie sehen können, gab es zu Beginn meiner Tätigkeit eine große Diskrepanz zwischen dem, was ich gerade tat, und dem, was ich tun wollte. Seitdem haben sich die Dinge erheblich verändert und entwickeln sich immer noch in die richtige Richtung. Das braucht Zeit, aber dieser erste Schritt ist absolut notwendig, um zu verstehen, wo Sie stehen, wo Sie sein wollen und was Sie zurückhält.

Ich arbeite immer noch daran, einige davon auszulagern, aber in den letzten Monaten konnte ich meinen Umsatz steigern und durch das Auslagern viel erreichen, während ich gleichzeitig meinen Kopf frei habe, um mich auf größere und bessere Dinge zu konzentrieren. In ein paar Monaten wird sich diese Liste weiterentwickeln, und das sollte auch Ihre tun. Je mehr Sie diesen Prozess durchlaufen, desto einfacher wird das Outsourcing und desto mehr Freiheit erfahren Sie.

Seien Sie nicht konservativ auf der „Delegierten“-Liste. Wenn Sie glauben, dass Sie delegieren können, setzen Sie sich dort ein, unabhängig davon, wie viel Sie vielleicht denken: „Aber dies erfordert mein Wissen/meine Fähigkeiten/meinen Zugang, um es richtig zu machen.“ Legen Sie es einfach dort an und finden Sie die Details später heraus.

2. Entscheiden Sie, was zuerst ausgelagert werden muss

Nehmen Sie Ihre „Delegierten“-Liste von oben und bestimmen Sie die 2 oder 3 wichtigsten Punkte, die Sie am dringendsten erledigen müssen, von denen Sie mindestens einen sofort delegieren können.

Schreiben Sie genau auf, was Sie an diesen Punkten tun oder tun müssen. Skizzieren Sie es in den Aktionsschritten, die Sie befolgen würden, um es zu tun. Brechen Sie diese Aktionsschritte dann so auf, dass sie supereinfach sind und von einem erfahrenen Techniker befolgt werden können.

Wenn Sie jedoch eine technische Aufgabe haben, die Sie von Ihrer Liste „Dinge, in denen ich nicht gut bin oder die ich nicht gerne mache“ auslagern möchten, dann verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit Ihrer Gliederung. Bestimmen Sie einfach, was Sie brauchen, und schreiben Sie Szenarien auf, in denen Sie es brauchen könnten.

Ich habe das mit vielen Aufgaben gemacht, in denen ich wirklich inkompetent war…

Da ich beispielsweise eine Webdesign-Agentur leite, beziehen sich die meisten meiner Outsourcing-Anforderungen auf Webdesign und -entwicklung. Ich habe zuerst nach einem Programmierer gesucht, weil das etwas war, was ich selbst nicht wirklich gut konnte. Dann, als mein Unternehmen größer wurde, stellte ich mehr Leute ein, um die Dinge zu tun, von denen ich wusste, wie man sie in WordPress und Photoshop gut macht, aber diese Mitarbeiter zu so günstigen Preisen zu haben, ermöglicht es mir, mich mehr meiner Zeit auf den Aufbau von Beziehungen, die Beratung und vieles mehr zu konzentrieren direkt mit Kunden zu arbeiten… ganz zu schweigen von all den anderen Dingen, die ich im privaten und unternehmerischen Geschäftsleben eigentlich gerne mache.

Ich definierte, was zuerst erledigt werden musste und welche Art von Arbeit für welche Kundenstandorte erforderlich war. In diesem speziellen Fall habe ich nicht alle Schritte skizziert, da die Leute, die ich einstelle, sie besser kennen als ich, aber ich habe meine Bedürfnisse sehr klar definiert, bis hin zu der Erfahrung, die mit jeder Programmiersprache und Software erforderlich ist.

3. Identifizieren Sie Ihren idealen Kandidaten

Der nächste Schritt besteht darin, Ihren idealen Mitarbeiter zu profilieren. Je konkreter Sie hier sind, desto mehr qualifizierte Bewerber erhalten Sie und desto einfacher werden die nächsten Schritte. Klar darüber zu sein, was Sie wollen, ist eher … nun, Ihnen zu bekommen, was Sie wollen.

Je besser Sie Ihren idealen Kandidaten identifizieren, desto einfacher wird das Vorstellungsgespräch (Schritt 7).

Sie sollten entscheiden:

• Welche Kompetenzbereiche Sie benötigen
• Welche Fähigkeiten benötigen Sie in diesen Bereichen (auf einer Skala von 1 – 10)
• Ungefähr wie viele Stunden pro Woche Sie leisten müssen (besser überschätzen als unterschätzen) und welche Arbeitszeiten Sie bevorzugen
• Niveau der Englischkenntnisse
• Niveau der Qualitäten wie Unabhängigkeit, Problemlösung, kreatives Denken, Kommunikation usw.
• Legen Sie fest, wie hoch Ihr Budget dafür ist. Wie viel ist es Ihnen wert, es persönlich oder allgemein machen zu lassen?

Skizzieren Sie all diese Bereiche und mehr in Ihrem idealen Kandidatenprofil, bevor Sie mit der Rekrutierung beginnen!

4. Veröffentlichen Sie Ihren ausgelagerten Job

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse definiert, Ihre unmittelbarsten Aufgaben/Jobs skizziert und Ihr ideales Kandidatenprofil erstellt haben, ist es an der Zeit, zu den Jobbörsen zu gehen.

Beginnen Sie mit der Veröffentlichung eines Jobs. Erstellen Sie anhand der obigen Schritte ein Dokument, in dem Sie definieren, wonach Sie in Bezug auf Fähigkeiten und Qualität suchen. Erstellen Sie am besten eine separate E-Mail-Adresse für Ihre Bewerber, damit Sie sie alle auf einmal überprüfen können und Spam reduzieren.

Sammeln Sie gegebenenfalls Kontaktinformationen, Lebensläufe und Portfolios Ihrer Bewerber.

Ich empfehle, bei Fragen NICHT Ihre Skype-ID, Telefonnummer oder andere Kontaktinformationen preiszugeben. Geben Sie einfach diese eindeutige E-Mail-Adresse an und fordern Sie ihre Skype-ID für Interviews an. Sofern Sie nicht in Ihrem eigenen Land einstellen, ist eine Telefonnummer normalerweise nicht erforderlich.

In diesem Beitrag skizziere ich nun meinen eigenen Prozess und empfehle, hauptsächlich auf die Philippinen auszulagern. Ich habe sowohl mit den Philippinen als auch mit Indien Erfahrungen gesammelt und festgestellt, dass die Philippinen insgesamt bessere Ergebnisse für weniger Geld liefern. Es gibt viele andere spezifische Gründe, warum ich die Philippinen als primären Ort für das Outsourcing empfehle, aber letztendlich ist es das, was für Sie und Ihre spezifische Situation am besten funktioniert.

Hier sind einige großartige Quellen für die Veröffentlichung Ihrer Stellenangebote auf den Philippinen:

EasyOutsource.com
craigslist.com.ph – einige Städte eignen sich besser als andere für verschiedene Aufgaben
mietefilipino.com
onlinejobs.ph

Es gibt andere Optionen, und Sie können einige über Google finden. Am erfolgreichsten war ich persönlich mit EasyOutsource.com

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Job in Indien oder anderen Ländern zu veröffentlichen, können Sie ähnliche Quellen für diese Länder finden oder die lokale Craigslist verwenden, um einen Job oder „Auftritt“ zu veröffentlichen, sowie andere Job-/Outsourcing-Netzwerke durchsuchen.

Sie können sich auch einige Outsourcing-Agenturen ansehen. Zu den Vorteilen einer Agentur, die viele potenzielle Mitarbeiter bereithält, gehört, dass der enthaltene Mitarbeiter geschult ist, zu einem bestimmten Zeitplan verfügbar ist, immer eine Internetverbindung und Strom hat und schnell ersetzt werden kann, wenn er kündigt oder entlassen wird, oder nicht deinen Bedürfnissen entsprechen. Eine Agentur ist jedoch in der Regel viel teurer.

Zum Beispiel habe ich in meiner Branche für einige WordPress-Aufgaben Qualitätsarbeiter für nur 2,50 US-Dollar pro Stunde gefunden, während eine Agentur bei mindestens 8 US-Dollar pro Stunde anfängt und von dort aus weit nach oben geht.

Natürlich können Sie auch versuchen, auf einer der folgenden Seiten einen Freiberufler zu finden, was ebenfalls eine Form des Outsourcings ist:

Freiberufler. com

Fiverr

Besonderer Hinweis: Wenn Sie vorhaben auszulagern (oder auch wenn Sie dies nicht tun), sollten Sie in eine Cloud-Buchhaltungssoftware investieren. Dies ist ein guter Überblick über die führenden Marken von Buchhaltungssoftware, die verfügbar sind. [Wir verwenden Xero und haben festgestellt, dass es gut mit unserem E-Commerce-Geschäft funktioniert.]

5. Suchen Sie die besten Kandidaten für die ausgelagerte Position

Wenn Sie Ihre Stelle ausgeschrieben haben und auf Antworten warten, sollten Sie anfangen, proaktiv nach Kandidaten zu suchen. Behalten Sie Ihre Kriterien aus Schritt 3 im Hinterkopf und verwenden Sie dieselben Websites oben, um Beiträge zu durchsuchen.

Sie sollten einen vorbereiteten Brief haben, den Sie an jeden senden können, dessen Post Sie interessiert. Sie können dieses Schreiben fast vollständig auf den vorherigen Schritten und der Stellenausschreibung aufbauen, außer dass Sie hier ein wenig mehr Informationen über sich oder Ihr Unternehmen sowie Ihre Kontaktdaten angeben und nach guten Zeiten fragen können, um ein Skype einzurichten für ein Vorstellungsgespräch chatten. Schlagen Sie immer 2 – 3 Zeiten vor, die für Sie funktionieren – ein eifriger und engagierter Bewerber wird normalerweise eine dieser Zeiten schaffen, und Sie vermeiden das Hin und Her der Terminplanung. Weitere Informationen zu Tools für die Planung und Durchführung von Interviews finden Sie in Schritt 7.

6. Alle Bewerber sichten und sortieren

Nachdem Sie nun eine Stelle ausgeschrieben und einige ausgehende Anfragen verschickt haben, erhalten Sie eine Reihe von Bewerbungen, die Sie sichten müssen. Je nachdem, wie viele Sie bekommen, grenzen Sie es basierend auf Ihrem Profil auf die besten 5 bis 7 Bewerber ein und entscheiden Sie sich, ein Vorstellungsgespräch mit diesen Bewerbern zu vereinbaren.

Hier sind einige Dinge, die ich normalerweise in einer Anwendung sehe:

• Fahren Sie mit einigen früheren Beschäftigungen und Ausbildungen fort
• Links zu früheren Projekten (da ich im Webdesign-Geschäft tätig bin)
• Ihre Antworten auf meine Stellenausschreibungsanfragen, entweder in einer Liste oder im Absatzformat „Anschreiben“.
• Nehmen Sie die Bewerbung selbst als Bewertungsinstrument. Schauen Sie sich die Vollständigkeit und die verwendete Sprache an – je nach Ihren Anforderungen kann dies an und für sich schon eine Menge ausmachen.

Bewerten Sie dann natürlich die technischen Details der Anwendung. Wählen Sie Ihre 5 – 7 Lieblingsbewerbungen aus und fahren Sie mit dem nächsten Sortierschritt fort: Das Vorstellungsgespräch.

7. Befragen Sie qualifizierte Bewerber

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre qualifizierten Bewerber zu interviewen.

Dies ist der Teil, an dem viele Leute Fehler machen, wenn sie anfangen. Ich weiß, dass ich es getan habe. Ich war so aufgeregt, als ich anfing, Bewerber zu bekommen, dass ich anfing, die falschen Leute einzustellen. Mein größtes Problem? Ich habe nicht richtig interviewt.

Wie führt man also ein richtiges Vorstellungsgespräch?

Hier sind ein paar Tipps:

• Stellen Sie Interviewfragen im Voraus auf der Grundlage Ihres idealen Kandidatenprofils
• Stellen Sie konkrete Fragen. Ich frage zum Beispiel: „Wie fit sind Sie in PHP auf einer Skala von 1 – 10?“
• Wenn Sie für etwas einstellen, das ein Portfolio erfordert, fragen Sie nach der Rolle Ihres Bewerbers bei jedem Projekt. Nur weil sie einen Website-Link in ihrem Portfolio veröffentlichen, heißt das nicht, dass sie die gesamte Website erstellt haben. Die haben vielleicht nur ein paar Grafiken gemacht oder ein Optin-Formular codiert. Fragen Sie nach Einzelheiten, damit Sie eine bessere Vorstellung von den Fähigkeiten bekommen.
• Fragen Sie sie ein wenig nach ihrer bisherigen Arbeitserfahrung, womit sie zu kämpfen hatten und wo sie gute Leistungen erbracht haben.
• Testen Sie ihr Wissen wenn möglich direkt vor Ort. Bereiten Sie ein paar technische Fragen vor, die sie beantworten können, sobald sie Ihnen ihre Fähigkeiten in diesem Bereich mitteilen.
• Führen Sie nach Möglichkeit nach einem ersten Skype-IM-Chat ein Audio-Interview durch. Wenn der Antragsteller kein Mikrofon hat, ist dies möglicherweise bereits ein schwerwiegendes Problem, um die Ablehnung des Antrags zu rechtfertigen. Es ist ziemlich wichtig, dass Sie gelegentlich einen Anruf tätigen können, um den Skype-Bildschirm zu teilen und allgemein einige Konzepte und Aufgaben zu erklären. Es ist auch wichtig, ein Sprachinterview zu bekommen, um die Kommunikationsfähigkeiten und den Charakter besser beurteilen zu können.
• Seien Sie spezifisch, aber nicht einschüchternd. Sie möchten am Anfang eine gute Beziehung aufbauen. Vor allem Filipinos lassen sich mit aggressiver Sprache leicht einschüchtern, also wähle deine Worte sorgfältiger, als wenn du mit jemandem aus deiner eigenen Kultur sprichst (ihr Sinn für Humor ist jedoch im Allgemeinen großartig!).
• Auch wenn Ihnen der Kandidat sehr gefällt, stellen Sie ihn nicht gleich nach dem Vorstellungsgespräch ein. Sagen Sie ihnen, dass Ihnen gefällt, was Sie bisher gesehen haben, und Sie werden sich sehr bald bei ihnen melden. Sie sollten 2 – 4 Bewerber aus dem Vorstellungsgespräch haben, die Ihnen gefallen, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
• Wenn Sie jedoch nach einem Vorstellungsgespräch sofort wissen, dass Sie sie nicht einstellen werden, sagen Sie ihnen das: „Entschuldigung, im Moment entsprechen Sie nicht unseren Anforderungen. Ich schätze Ihre Zeit und wünsche Ihnen viel Glück.“ Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie sie in Zukunft benötigen könnten, fügen Sie hinzu: „Aber Sie können gerne in Kontakt bleiben, wenn sich Ihre Fähigkeiten entwickeln.“

8. Probieren Sie sie aus

Jetzt, wo Sie 2 – 4 qualifizierte Bewerber haben, testen Sie sie! Erstellen Sie anhand Ihrer Skizzen in Schritt 2 eine Musteraufgabe und geben Sie Ihrem Bewerber die Anweisungen.

Achten Sie darauf, wie gut der Bewerber den Job macht, wie lange es dauert, wie viele Fragen er stellt, wie wohl er mit der Arbeit zu sein scheint usw. Denken Sie daran, dass dies das erste Mal ist, dass er mit Ihnen zusammenarbeitet, aber seien Sie kritisch genug, um sicherzustellen, dass Sie es bekommen die richtige Person.

Sie sollten überzeugt sein, dass dieser Bewerber aufgrund der Bewerbung, des Vorstellungsgesprächs und dieser Beispielaufgabe gut für die Stelle geeignet ist. Wenn die ersten Schritte gut geklappt haben, die Beispielaufgabe aber eine Katastrophe war, müssen Sie entweder bessere Anweisungen geben oder Ihr Bewerber ist unterqualifiziert und hat Sie letztendlich bei Bewerbung und Vorstellungsgespräch überfordert.

Wenn Sie ein paar großartige Interessenten haben, nutzen Sie in dieser Phase das letzte und oft beste Werkzeug: Ihre Intuition. Zögern Sie in diesem Stadium nicht zu lange, treffen Sie eine Entscheidung, stellen Sie die richtige Person ein und lassen Sie sie schulen und arbeiten!

Sobald Sie jemanden eingestellt haben, zahlen Sie den anderen Bewerbern den vereinbarten Stundensatz, danken Sie ihnen für ihre Zeit und sagen Sie ihnen, sie sollen in Kontakt bleiben, wenn Sie sie mögen. Wenn sie so weit gekommen sind, besteht eine gute Chance, dass Sie sie in Zukunft einstellen oder an jemand anderen verweisen, der nach einem guten Mitarbeiter im selben Bereich sucht.

9. Trainieren und organisieren Sie Ihre neuen ausgelagerten Talente

Sobald Sie Ihren neuen ausgelagerten Mitarbeiter eingestellt haben, nutzen Sie Ihre und ihre Zeit optimal, indem Sie für eine angemessene Schulung und Organisation sorgen.

Ein paar Trainings- und Organisationstipps:

• Verwenden Sie die Google Docs-Tabelle für Anmeldeinformationen. Ändern Sie Ihre Passwörter in etwas, das Sie gerne teilen und das sich von Ihren wichtigsten sicheren Konten unterscheidet (persönliche E-Mail, Bank, Facebook usw., es sei denn, Sie lagern etwas in Bezug darauf aus). Fügen Sie in die Tabelle Spalten ein für: Konto, Anmelde-URL, Benutzername, Passwort, Notizen.
• Richten Sie Standardkommunikationssysteme ein und bleiben Sie dabei. Wenn Sie ein Projektmanagementsystem wie Basecamp haben, legen Sie Ihre Aufgaben und Projekte dort ab und weisen Sie sie zu und vermeiden Sie zusätzliche E-Mails. Verwenden Sie Skype für Instant Messaging und Sprachgespräche, aber verlassen Sie sich bei der Planung von Aufgaben während der Woche nicht darauf.
• Wenn Sie sich entscheiden, hauptsächlich E-Mail für die Kommunikation mit Ihrem neuen Mitarbeiter zu verwenden (wiederum nicht zu empfehlen, insbesondere wenn Sie mehr als einen einstellen), stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails gut strukturiert sind und alle Anweisungen und einige Was-wäre-wenn-Szenarien enthalten, um sie zu reduzieren her und Informationsengpässe.
• Verwenden Sie Jing (kostenloses Tool), um visuelle Aufgaben zu kommunizieren. Sie können einen Screenshot machen, direkt auf dem Screenshot zeichnen und schreiben und direkt auf einen Link hochladen, der in Ihr Dashboard kopiert wird – alles innerhalb von Sekunden. Sie können auch 5-Minuten-Videos für den sofortigen Upload aufnehmen. Allein dieses Kommunikationsmittel kann Ihr Leben verändern.
• Wenn Sie eine langfristige Aufgabe zuweisen, wie bei Fortschrittsberichten, idealerweise am Ende eines jeden Tages. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf den Kurs korrigieren und zukünftige Projektzeitpläne und erforderliche Investitionen besser einschätzen.
• Verwenden Sie ein System für Ihren neuen Mitarbeiter, um Stunden zu erfassen. Google Docs-Tabellen können ein guter Anfang sein, aber viele Projektmanagementsysteme und Buchhaltungssysteme haben eine Funktion dafür. Ich verwende derzeit meine Buchhaltungssoftware QuickBooks, um alle Stunden meines Teams zu erfassen, und es funktioniert perfekt.
• Schreiben Sie eine Willkommens-E-Mail für Ihre neuen Mitarbeiter, skizzieren Sie die oben genannten Kommunikationsdetails, eine kurze Biografie über sich selbst und/oder Ihr Unternehmen und einen Überblick über Ihre Erwartungen und Vorgehensweisen.

(Sie können innerhalb von buchstäblich Sekunden klare visuelle Anweisungen geben und sie sofort hochladen und senden.)

Stellen Sie sicher, dass Sie zu Schritt 2 zurückkehren und Ihre gewünschten Aufgaben und Projekte jedes Mal gut skizzieren, wenn Sie Ihren Mitarbeiter für ein neues Projekt einsetzen.

Sie können sogar Informationsprodukte kaufen und Ihre Mitarbeiter diese erlernen und umsetzen lassen, aber dieses Thema würde einen ganzen separaten Beitrag verdienen

10. Lass los! (Kein Mikromanagement)

Schließlich ist der letzte Schritt, ein wenig loszulassen. Kein Mikromanagement. Der obige Schritt hilft Ihnen, Systeme für Ihre Mitarbeiter und schließlich für Ihr Team zu schaffen, um mit oder ohne Sie produktiv zu sein. Sicher, Sie müssen einchecken, neue Dinge zuweisen, sicherstellen, dass alles gut läuft usw., aber denken Sie daran, dass Sie mit weniger Ihrer eigenen Zeit mehr erledigen können (und wenn Sie es richtig machen, mit weniger Ihrer Zeit). eigenes Geld), damit Sie das Leben mehr genießen und mit dem, was Sie am besten können, mehr Geld verdienen.

Arbeite hart, aber… entspanne dich.

Wenn Sie diesen Prozess zum ersten Mal durchlaufen, kann es ein wenig überwältigend erscheinen. Sie könnten versucht sein, damit aufzuhören und einfach mit dem Selbermachen fortzufahren. Denken Sie daran: Erfolgreiche Unternehmer nutzen alle Hebelwirkung; je früher du es lernst, desto besser.

Sobald Sie den Berg überwunden und diesen Prozess gemeistert haben, werden Sie mehr verdienen, weniger arbeiten und mit Ihren eigenen einzigartigen Fähigkeiten mehr zur Welt beitragen können. Es kann auch viel Spaß machen!

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