Echilibrul vieții profesionale și urmărirea timpului: interviu cu Alex Beadon

Ați visat vreodată să vă luați rămas bun de la cultura agitației toxice și să vă luați o zi liberă ori de câte ori vă lipsește motivația? Ce zici de introducerea unei săptămâni de lucru de patru zile?

Sună ca un vis devenit realitate, dar trebuie să existe o captură. Nu poți realiza aceeași cantitate de lucruri și să-ți dezvolți afacerea dacă nu lucrezi non-stop.

Sau poți?

Ei bine, Alex Beadon, un strateg de lansare, este dovada vie că se poate face. Ea a ajutat un număr mare de antreprenori să-și realizeze lansările în șase cifre, toate în timp ce își gestionează propria echipă în expansiune și menținând un echilibru sănătos între muncă și viață privată.

Dar cum a reușit ea să o facă și ce legătură are urmărirea timpului în Clockify cu oprirea practicii de a fi „întotdeauna activat”?

Rămâi pe loc și citește mai departe, pentru că ne-am contactat pe cel mai bun prieten al nostru - Alex Beadon însăși, pentru a afla cum le face pe toate — de la urmărirea timpului și echilibrul dintre viața profesională și viața privată , până la lansarea de strategii și multe altele.

Ce face un strateg de lansare?

Fie că dețineți o afacere mică, gestionați o întreprindere mare, lucrați ca designer grafic sau dezvoltator de software, probabil că, într-un fel sau altul, ați participat la lansarea unui produs.

De la dezvoltarea unui produs de la zero, cercetarea pieței și testarea acestuia pentru îmbunătățiri ulterioare, lansarea unui produs implică toate mâinile pe punte chiar înainte de lansarea propriu-zisă.

Dar, cum se potrivește un strateg de lansare aici?

Este destul de simplu, de fapt.

Un strateg de lansare este acolo pentru a oferi unei afaceri o mână de ajutor în conceperea, implementarea și începerea unei lansări de succes și profitabile - și aceasta este tocmai zona de expertiză a lui Alex Beadon.

Ce putem învăța despre echilibrul dintre viața profesională și viața privată de la un strateg de lansare?

Fiind atât creatorul Together We Launch , un program de șase luni conceput pentru a-i duce pe creatorii de cursuri și proprietarii de site-uri de membru până la prima lansare de șase cifre, cât și liderul echipei sale de șapte, Alex a câștigat experiență de primă mână cu privire la cât de diferit afacerile operează și și-au perfecționat propriul flux de lucru în consecință.

Așadar, în loc să acorde prioritate mentalității de „dare mai tare”, Alex și echipa ei culeg acum recompensele unei săptămâni de lucru de patru zile și mai multor lansări de șase cifre.

Bineînțeles, am vrut să auzim tot ce a avut de spus Alex despre concentrarea asupra bunăstării tale, rămânând în același timp productiv, așa că îți prezentăm patru concluzii principale ale discuției noastre despre atingerea echilibrului perfect între muncă și viață.

Aflați când să vă deconectați

Cu toții, cel puțin o dată, am simțit teroarea că trebuie să ne trezim devreme după ce am lucrat până târziu în noapte pentru a finaliza proiectul de ieri. Totuși, în ciuda fricii și epuizării, am învățat să ținem bărbia sus și să încercăm să ne reînvie motivația deja scăzută cu orice preț. Dar, este aceasta calea corectă pe care trebuie să o luați sau o cale directă de epuizare?

Alex susține că este firesc să te simți nemotivat:

„Cred că este foarte obișnuit și normal ca oamenii să nu aibă motivație, nu cred că este neapărat ceva pe care trebuie să-l faci.”

Deci, în loc să se simtă vinovată pentru că nu are suficientă energie pentru a fi la fel de productivă ca de obicei, ea propune să acorde o atenție deosebită la ceea ce ar putea încerca să ne spună această lipsă de motivație:

„De câte ori am această lipsă de motivație, în mod normal este un indicator al epuizării. Pentru altcineva, acesta va fi un indicator al ceva diferit. Ceea ce vă recomand este să încercați să fiți detectiv și să vă dați seama de unde vine lipsa de motivație și este ceva ce ar trebui să treceți sau nu.”

Uneori, aceste mici semnale nu sunt altceva decât alarme pentru a apăsa un buton de pauză:

„ De câte ori sunt în acel spațiu în care mă simt suprasolicitat, tind să-mi dau permisiunea de a face lucruri pe care nu le-aș face în mod normal. Poate dormi puțin mai mult în loc să te trezești foarte devreme.

Încerc să îmi ofer puțin spațiu de respirație pentru a încetini.”

Ai un plan de deconectare

Terminarea zilei de lucru nu ar trebui să fie atât de dificilă. Trebuie doar să închideți laptopul și să vă schimbați împrejurimile. Dar, dacă cultura noastră notorie de lucru 24/7 ne-a învățat ceva, este că deconectarea minții nu este la fel de ușor ca să vă deconectați de la computer.

Așa că am vrut să auzim de la Alex și să vedem dacă a avut vreo strategie încercată și testată la care să putem apela ori de câte ori deconectarea pare a fi imposibil. Se pare că deconectarea este la fel de dificilă și pentru ea:

„Ca proprietar de afaceri, creierul meu funcționează mereu. Întotdeauna vine cu idei, chiar și atunci când încerc în mod activ să mă deconectez. Observ că atunci când mă deconectez, atunci îmi iau cele mai bune idei.”

Totuși, ea a găsit o cale de a evita gândirea excesivă constantă - secretul constă în stocarea ideilor proaspete pe telefonul ei și în a-și continua ziua:

„În acest fel, știu că ideea mea este acolo, astfel încât să mă pot întoarce la ea mai târziu în timpul săptămânii de lucru și nu trebuie să lucrez la ea în acel moment. Dar este capturat și stocat în siguranță, iar aceasta este o modalitate eficientă pentru mine de a valorifica acele idei, în loc să mă pedepsesc să lucrez în weekend.”

Lumea va continua să se miște chiar și în zilele noastre libere. Uneori am putea primi o idee revoluționară neașteptată, alteori doar un apel de urgență. Dar, a-ți da seama cum să reacționezi la surprize face toată diferența între o zi liberă relaxată și un weekend complet ruinat.

Pune-ți inima și sufletul în construirea unei echipe perfecte

Când ești înconjurat de oamenii potriviți care sunt acolo pentru a sari, a face un pas înapoi este mai natural.

Alex a făcut un efort mare pentru a aduna oamenii potriviți care sunt acum acolo pentru a se asigura că fiecare aspect al afacerii ei funcționează fără probleme, chiar și atunci când nu este prin preajmă. Iată ce a făcut ea prima:

„Recomand cu căldură să citești o carte numită „Fă-i să implore să lucreze pentru tine” a doctorului Angela E. Lauria. Ceea ce am învățat din acea carte este că este foarte important să vizualizezi cine este angajatul tău ideal și să înțelegi că este o tranzacție. Ei au nevoie de ceva în viața lor, iar tu vrei ceva în afacerea ta – așa că este un schimb.”

După alegerea unui candidat ideal, evaluarea beneficiilor care vin cu postul urmează imediat:

„Faptul că lucrăm de acasă aduce atât de multă bucurie angajaților noștri. Săptămâna de lucru de patru zile și faptul că suntem o echipă mică – astfel încât să puteți vedea imediat impactul muncii dumneavoastră – sunt, de asemenea, beneficii masive pe care le oferim.”

Bineînțeles, următorul pas ar fi comercializarea postului de muncă și atragerea persoanelor potrivite:

„Cu pagina noastră cu fișa postului, am vrut ca oamenii să simtă energia afacerii din prima zi. Și cred că am făcut o treabă grozavă, am atras o echipă minunată de oameni care se potrivesc foarte bine cu cultura - oameni care sunt dispuși să învețe și să ia inițiativă.”

Încurajează-ți echipa să urmărească timpul

Încheierea dependenței de muncă ar fi aproape imposibilă fără o gestionare adecvată a timpului.

Dar cum să gestionezi timpul echipei tale și să prioritizezi în continuare bunăstarea lor dacă volumul de muncă rămâne același, dar perioada de timp pentru a-l aborda devine mai scurt?

Aici intră în imagine urmărirea timpului:

„Când ești obișnuit cu o săptămână de lucru de cinci zile, ai atât de mult timp de muncă. Dar, când iei acele 20% din săptămână, observi că este un procent mare de pierdut. Deci, ne-am străduit să ne concentrăm asupra modului în care ne petrecem timpul.”

Așadar, atunci când urmăriți îndeaproape atât locurile în care vă petreceți cel mai mult timp, cât și toți potențialii consumatori de timp, gestionarea volumului de muncă devine mai realizabilă:

„Acesta este unul dintre principalele moduri în care folosim Clockify – să ne uităm în ce direcție ne duce timpul și ce putem face pentru a rezolva orice problemă sau orice domeniu în care petrecem prea mult timp. Este atât de benefic.”

Cum ajută urmărirea timpului în Clockify echipa Beadon?

Deoarece Clockify este o completare atât de importantă pentru săptămâna de lucru a lui Alex și a echipei ei, am fost nerăbdători să aflăm mai multe despre schimbările pe care urmărirea timpului le-a adus fluxului lor de lucru.

De asemenea, am cercetat funcțiile Clockify preferate ale echipei Beadon pentru a le descoperi secretul de a rămâne la curent cu sarcinile lor.

Cum a schimbat Clockify fluxul de lucru al echipei Beadon?

Alex a adunat o echipă de experți din întreaga lume, ceea ce înseamnă că aceștia lucrează în diferite fusuri orare și în diferite programe. Dar asigurarea faptului că o echipă dispersă rămâne conectată și eficientă depinde adesea de vizibilitatea tuturor și aici intervine Clockify:

„Înainte de a începe să ne urmărim timpul, nu aveam vizibilitate. Dar cum poți fi eficient dacă nu ai vizibilitate? Acum putem vedea foarte clar unde ne duce timpul și ne face să ne simțim mai conectați ca echipă. De asemenea, reamintește tuturor că locul în care îți petreci timpul în fiecare săptămână contribuie la acest lucru.”

Așa că acum, în loc să fie nevoită să intre într-un apel rapid și să piardă timpul în întâlniri pentru a rămâne la curent cu progresul echipei sale, ea poate găsi toate informațiile în câteva secunde:

„Îmi place să pot să merg și să văd la ce lucrează toată lumea în timp ce vorbim. Este grozav să poți intra chiar acum și să obții o imagine de ansamblu live asupra a ceea ce lucrează toată lumea.”

Odată cu vizibilitatea sporită, au venit îmbunătățiri ale fluxului de lucru general al echipei:

„Clockify ne-a schimbat enorm fluxul de lucru. Pentru că nu știi unde îți petreci timpul până când nu l-ai scris pe undeva. Și apoi, în fiecare săptămână, ne uităm la unde a trecut timpul întregii echipe, iar acesta este ceea ce ne aduce claritate.”

Ce funcții Clockify consideră echipa Beadon cele mai eficiente?

Cu o ocazie, Alex a subliniat că urmărirea timpului în Clockify i-a permis echipei sale să rămână la țintă, oferindu-le, de asemenea, o perspectivă plină de satisfacții asupra cât de mult timp și atenție au dedicat companiei.

Știind asta, am vrut să aflăm ce caracteristici speciale apreciază cel mai mult Team Beadon.

Proiecte

Alex și echipa ei au luat obiceiul de a revizui în mod regulat modul în care își petrec timpul. Acesta este motivul pentru care opțiunea de a filtra proiectele sa dovedit a fi destul de utilă pentru ei:

„Îmi place faptul că ai proiecte și că poți să le restrângi și mai mult. Deci, de exemplu, am un proiect numit „Dezvoltare, Colaborare și Presă”. Dar, sub aceasta, există o sarcină specială numită „Interviuri”. Așa că, la sfârșitul anului, aș putea să mă întorc și să verific cât timp am petrecut făcând interviuri, de exemplu. Cred că este o caracteristică atât de grozavă.”

Vizualizare calendar

O altă caracteristică utilă despre care Alex vorbește foarte mult este vizualizarea Calendar:

„Abilitatea de a face clic și de a vedea o prezentare generală a calendarului despre cum ți-ai petrecut timpul este grozavă. Tocmai am descoperit asta și este atât de grozav să poți vedea săptămână de săptămână cum este fluxul tău de lucru.”

În captura de ecran de mai sus, puteți vedea cum vizualizarea calendarului Clockify vă poate oferi o privire de ansamblu rapidă asupra tiparelor dvs. de lucru. Acesta este exact ceea ce îl ajută pe Alex și echipa ei să își organizeze volumul de muncă:

„Pentru mine, de multe ori, lucram dimineața devreme, lucram mai târziu după-amiaza și aveam o pauză mare la mijloc. Dar doar a avea vizibilitate în jurul acestui lucru este util pentru a înțelege cum lucrezi.”

Rapoarte

Funcția care a primit cele mai mari aplauze de la Alex și echipa ei este sistemul de raportare a timpului Clockify:

„De asemenea, îmi plac foarte mult reportajele. Doamne, e frumos! Pentru a putea vedea toate numerele și totul este codat pe culori... Le puteți vedea și spune: „Bine, săptămâna aceasta ne-am petrecut 21,8% din timp creând conținut.” Asta ne este foarte util ca echipă.”

Care sunt beneficiile suplimentare ale utilizării unui instrument de urmărire a timpului într-o echipă de la distanță?

Atunci când faci parte dintr-o echipă de la distanță, supravegherea îndeaproape a dezvoltării proiectelor (cu puțin ajutor al unui instrument de urmărire a timpului) face minuni pentru afacerea ta, cu siguranță.

Dar modul în care Alex și echipa ei de la distanță și-au perfecționat fluxul de lucru suficient pentru a finaliza aceeași cantitate de sarcini chiar și după reducerea numărului de ore lucrate... Ei bine, ne-a făcut să ne întrebăm despre beneficiile suplimentare ale urmăririi a tot ceea ce faci.

Time tracker vă ajută să eliminați timpul pierdut

Odată cu urmărirea timpului, vin numere surprinzătoare. Uneori, oamenii sunt pur și simplu șocați de timpul pe care îl petrec îndeplinind o singură sarcină. Alteori, ajung să fie luați prin surprindere de statisticile lor anuale de muncă. Alex, pe de altă parte, s-a confruntat cu un alt tip de șoc:

„Am fost șocat de timpul pe care îl pierdeam. Pur și simplu nu am fost foarte eficient cu timpul meu. Privind cât de mult timp am pierdut și petrecut pe lucruri care nu îmi dădeau un profit al investiției, cred că a fost super șocant pentru mine.”

Dar, eliminarea timpului pe care îl pierzi cu sarcini irelevante și neprofitabile nu pare posibilă atunci când nu ești conștient că se întâmplă chiar:

„Până când nu ai această vizibilitate, cum poți fi cu adevărat eficient?”

Așadar, în loc să încerce să memoreze tot ce au realizat de-a lungul zilei, Alex și echipa ei au luat obiceiul de a urmări timpul pentru a reduce cât mai mult timpul pierdut:

„Este o parte foarte mare și importantă a culturii noastre de echipă faptul că folosim Clockify în fiecare zi și că avem această vizibilitate ca o echipă a direcției în care ne duce orele de lucru.”

Time tracker vă ajută să vă clarificați numerele

Indiferent de dimensiunea și complexitatea proiectelor tale, cel mai probabil depui un efort mare pentru a le finaliza. Dar, dacă nu ești conștient de profitabilitatea proiectelor tale, poți contribui la o mulțime de ore și resurse irosite.

În calitate de proprietar de afaceri, Alex este foarte conștient și de această problemă:

„Când conduceți o afacere, profitabilitatea este totul. Banii sunt oxigen pentru afacerea ta. Deci, trebuie să vă asigurați că vă petreceți timpul în domenii care vă oferă o rentabilitate a investiției.”

Și aici urmărirea timpului poate clarifica înregistrările:

„Dacă am angajat un creator de conținut care creează o postare pe Instagram care ne oferă 5 clicuri pe site-ul nostru, nu pot să știu care este rentabilitatea investiției mele decât dacă știu cât timp petrece ea pentru crearea de conținut. Clockify ne permite această abilitate, să fim mai detaliați și să vedem cu adevărat unde pierdem timpul și cum putem fi mai buni.”

Când stabiliți o estimare pentru toate proiectele și sarcinile dvs., puteți urmări toate cheltuielile și puteți evalua dacă timpul și resursele pe care le-ați investit sunt echivalente cu ratele dvs. de profitabilitate.

Urmăritorul timpului vă conduce să vă stabiliți obiective realiste

Ori de câte ori este pe cale să-și lanseze produsul, Alex elaborează trei tipuri diferite de obiective:

• Golul bun
• Cel mai bun obiectiv
• Cel mai bun gol

Deși detaliile pot varia în funcție de produsul specific pe care este pe cale să îl comercializeze, esențialul rămâne de obicei același.

Scopul bun asigură o cantitate decentă de profitabilitate, cel mai bun obiectiv este calea de mijloc, în timp ce cel mai bun obiectiv aduce cele mai mari realizări posibile cu resursele deja disponibile.

Dar, stabilirea obiectivelor depinde de datele disponibile:

„Când încerci să atingi orice obiectiv, trebuie să te uiți la datele reale și la analize și să spui: „Bine, ce pot învăța din aceste cifre și cum pot prezice ce voi fi capabil să avansez?” ”

O regulă similară se aplică sarcinilor de zi cu zi - doar după ce ne uităm atent la informațiile despre cum ne petrecem timpul, putem stabili obiective realizabile. Alex subliniază și asta:

„De obicei, încerc să obțin o imagine de ansamblu rapidă a cât de mult din timpul meu a fost dedicat creării de conținut, dezvoltării produselor, administrării și gestionării echipei mele. După ce mă uit la toate aceste lucruri diferite, îmi stabilesc obiective în funcție de locul în care îmi petrec timpul.”

Cum vă pot ajuta datele să vă atingeți obiectivele?

Indiferent de strategia de obiectiv preferată, stabilirea unei ținte provine de obicei dintr-o anumită bază de cunoștințe. Dacă știți deja că aveți nevoie de aproximativ 3 ore pentru a compune o schiță a articolului, vă setați obiectivul zilnic pentru a se potrivi cu timpul estimat.

Dar nici măcar nu am vorbi despre strategii de obiective diferite dacă ar fi întotdeauna atât de simplu. Destul de des, nici măcar nu suntem conștienți de cât timp durează de obicei sarcinile noastre zilnice repetitive și aici este utilă urmărirea timpului.

După cum sa văzut mai sus, urmărirea timpului în Clockify vă oferă o imagine clară asupra modului în care vă petreceți ziua. Apoi, după ce te vei obișnui cu urmărirea timpului, vei putea observa anumite tipare. De exemplu, ați putea vedea că răspunsul la e-mailuri vă ia de obicei aproximativ 30 de minute.

Aceste informații sunt acolo pentru a vă ajuta să vă organizați mai bine programul și să vă planificați obiectivele în funcție de timpul pe care îl aveți la dispoziție.

Deși nicio strategie de obiectiv nu este sigură, a avea suficiente informații vă permite să faceți estimări mai bune și să vă atingeți ținta cu un minim de încercări eșuate.

Ar trebui să vă urmăriți timpul ca antreprenor solo?

Dacă îl întrebi pe Alex, cu siguranță da.

Dar s-ar putea să vă întrebați, de unde ar ști ea asta? Nu ea lucrează în echipă?

Ei bine, cu ani în urmă, Alex a fost un antreprenor solo, iar timpul pe care l-a investit în dezvoltarea companiei sale a fost singurul timp care a contat. Tocmai de aceea fiecare minut a devenit și mai prețios:

„De multe ori oamenii s-ar gândi: „Oh, nu trebuie să cronometrez, nu am o echipă”.

Oh, trebuie să urmărești cel mai mult timp dacă ești un antreprenor solo, pentru că timpul tău contează cel mai mult. Nu ai atât de mult timp la dispoziție.”

Urmărirea timpului în timp ce funcționează ca o echipă aduce cu siguranță meritele sale. Una dintre ele este transparența sporită care asigură că fiecare proces se desfășoară fără probleme.

Dar atunci când sunteți singurul responsabil de progresul companiei dvs., este ușor să vă pierdeți timpul sau să vă suprasolicitați, deoarece vă lipsesc datele necesare pentru un apel de trezire. Este esențial pentru viitorul afacerii dvs. să știți cât timp investiți și dacă orele pe care le depuneți vă aduc rezultatele așteptate:

„Pentru mine, acum că am o echipă, simt că timpul mi s-a înmulțit. Suntem atât de mulți acum și ne mișcăm într-un ritm atât de rapid. Dar timpul tău contează și mai mult pentru succesul afacerii tale atunci când ești antreprenor singur.”

Gânduri finale: și tu poți face totul

După cum Alex și echipa ei au demonstrat în mod clar, nu trebuie să renunți la visele tale pentru a te bucura de pauza binemeritată de la muncă.

Aveți nevoie doar de instrumentele potrivite special concepute pentru a vă ajuta să obțineți numerele, să stabiliți obiective realiste și să reduceți timpul pe care îl pierdeți.

Dar, în cazul în care sunteți un dezvoltator care încearcă să remedieze un cod cu erori într-o vineri seara sau un proprietar de afaceri care își trece peste cheltuielile sâmbătă dimineața, înțelegem cât de de neconceput ar fi să închideți computerul și să vă îndepărtați pur și simplu de Biroul tau.

Totuși, succesul și o minte bine odihnită merg bine împreună.

Trebuie doar să-ți urmărești timpul.

️ Încercați să găsiți acel echilibru perfect între muncă și viață? Ați încercat să urmăriți timpul pentru a profita la maximum de orele de productivitate? Poate ați dori să vă împărtășiți părerile despre strategiile lui Alex de deconectare. Anunțați-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a fi prezentate în acest articol sau în unul dintre articolele noastre viitoare.