Equilibrio entre el trabajo y la vida personal y seguimiento del tiempo: entrevista con Alex Beadon

¿Alguna vez has soñado con decir adiós a la cultura del ajetreo tóxico y tomarte un día libre cada vez que te falta motivación? ¿Qué hay de introducir una semana laboral de cuatro días?

Suena como un sueño hecho realidad, pero debe haber una trampa. No es posible lograr la misma cantidad de cosas y hacer crecer su negocio si no trabaja las 24 horas.

¿O puedes?

Bueno, Alex Beadon, un estratega de lanzamiento, es la prueba viviente de que se puede hacer. Ha ayudado a una gran cantidad de emprendedores a lograr sus lanzamientos de seis cifras, todo mientras administraba su propio equipo en expansión y mantenía un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.

Pero, ¿cómo logró hacerlo y qué tiene que ver el seguimiento del tiempo en Clockify con poner fin a la práctica de estar "siempre conectado"?

Quédese quieto y siga leyendo, porque nos hemos puesto en contacto con nuestro mejor amigo del negocio: La propia Alex Beadon, para descubrir cómo lo hace todo, desde el seguimiento del tiempo y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal , hasta estrategias de lanzamiento y mucho más.

¿Qué hace un estratega de lanzamiento?

Ya sea que sea dueño de una pequeña empresa, administre una gran empresa, trabaje como diseñador gráfico o desarrollador de software, probablemente, de una forma u otra, haya participado en el lanzamiento de un producto.

Desde desarrollar un producto desde cero, investigar el mercado y probarlo para obtener mejoras adicionales, el lanzamiento de un producto involucra a todas las personas involucradas incluso antes de que se lleve a cabo el lanzamiento real.

Pero, ¿cómo encaja aquí un estratega de lanzamiento?

Es bastante simple, en realidad.

Un estratega de lanzamiento está allí para ayudar a una empresa a diseñar, implementar y comenzar un lanzamiento exitoso y rentable, y esta es precisamente la zona de especialización de Alex Beadon.

¿Qué podemos aprender sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida de un estratega de lanzamiento?

Siendo la creadora de Together We Launch , un programa de 6 meses diseñado para guiar a los creadores de cursos y propietarios de sitios de membresía a través de su primer lanzamiento de seis cifras, y líder de su equipo de siete, Alex ha adquirido experiencia de primera mano de cómo diferentes empresas operan y perfeccionó su propio flujo de trabajo en consecuencia.

Entonces, en lugar de priorizar la mentalidad de 'apresurarse más', Alex y su equipo ahora cosechan las recompensas de una semana laboral de cuatro días y múltiples lanzamientos de seis cifras.

Naturalmente, queríamos escuchar todo lo que Alex tenía que decir sobre centrarse en su bienestar sin dejar de ser productivo, por lo que le presentamos cuatro puntos principales de nuestra charla sobre cómo lograr el equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida.

Aprende cuándo desconectarte

Todos, al menos una vez, hemos sentido el terror de tener que madrugar después de trabajar hasta altas horas de la noche para terminar el proyecto de ayer. Aún así, a pesar del temor y el agotamiento, hemos aprendido a mantener la cabeza en alto y tratar de revivir nuestra ya baja motivación a toda costa. Pero, ¿es este el camino correcto a seguir o un camino directo al agotamiento?

Alex afirma que es natural sentirse desmotivado:

“Creo que es muy común y normal que las personas carezcan de motivación, no creo que eso sea necesariamente algo que debas impulsar”.

Por eso, en lugar de sentirse culpable por no tener la energía suficiente para ser tan productiva como de costumbre, propone prestar mucha atención a lo que nos puede estar intentando decir esta falta de motivación:

“Cada vez que tengo esa falta de motivación, normalmente es un indicador de agotamiento. Para otra persona, eso será un indicador de algo diferente. Lo que recomiendo es tratar de ser un detective y averiguar de dónde viene la falta de motivación, y si es algo que debes impulsar o no”.

A veces, estas pequeñas señales no son más que alarmas para presionar un botón de pausa:

“ Siempre que estoy en ese espacio de sentirme sobrecargado de trabajo, tiendo a darme permiso para hacer cosas que normalmente no haría. Tal vez duerma un poco más en lugar de despertarse súper temprano.

Trato de darme un poco de espacio para respirar para reducir la velocidad”.

Tener un plan de desconexión

Terminar tu jornada laboral no debería ser tan difícil. Solo necesita apagar su computadora portátil y cambiar su entorno. Pero, si algo nos ha enseñado nuestra notoria cultura laboral de 24 horas al día, 7 días a la semana, es que desconectar la mente no es tan fácil como cerrar sesión en la computadora.

Así que queríamos saber de Alex y ver si tenía alguna estrategia probada a la que podamos recurrir cada vez que la desconexión parezca estar fuera de nuestro alcance. Resulta que desconectarse también es un desafío para ella:

“Como propietario de un negocio, mi cerebro siempre está funcionando. Siempre se me ocurren ideas, incluso cuando intento desconectarme activamente. Encuentro que cuando me desconecto, es cuando tengo mis mejores ideas”.

Aún así, encontró una manera de evitar el pensamiento excesivo constante: el secreto radica en almacenar ideas nuevas en su teléfono y continuar con su día:

“De esa manera, sé que mi idea está ahí, de modo que puedo regresar a ella más tarde durante la semana laboral y no tengo que trabajar en ella en ese momento. Pero se captura y almacena de forma segura, y esta es una forma eficiente de sacar provecho de esas ideas, en lugar de castigarme a mí mismo para trabajar durante el fin de semana”.

El mundo seguirá moviéndose incluso en nuestros días libres. A veces podemos tener una idea revolucionaria inesperada, otras veces solo una llamada de emergencia. Pero descubrir cómo responder a las sorpresas marca la diferencia entre un día libre relajado y un fin de semana completamente arruinado.

Pon tu corazón y alma en construir un equipo perfecto

Cuando estás rodeado de las personas adecuadas que están allí para participar, dar un paso atrás es más natural.

Alex ha hecho un gran esfuerzo para reunir a las personas adecuadas que ahora están allí para asegurarse de que todos los aspectos de su negocio funcionen sin problemas, incluso cuando ella no está presente. Esto es lo que ella hizo primero:

“Recomiendo mucho leer un libro llamado “Haz que rueguen por trabajar para ti” de la doctora Angela E. Lauria. Lo que aprendí de ese libro es que es muy importante que visualices quién es tu empleado ideal y que entiendas que es una transacción. Necesitan algo en sus vidas y tú quieres algo en tu negocio, así que es un intercambio”.

Después de decidirse por un candidato ideal, la evaluación de los beneficios que vienen con el trabajo viene a continuación:

“El hecho de que trabajemos desde casa trae tanta alegría a nuestros empleados. La semana laboral de cuatro días y el hecho de que somos un equipo pequeño, por lo que puede ver de inmediato el impacto de su trabajo, también son beneficios masivos que ofrecemos”.

Naturalmente, el siguiente paso sería comercializar la oferta de trabajo y atraer a las personas adecuadas:

“Con nuestra página de descripción del trabajo, quería que las personas sintieran la energía del negocio desde el primer día. Y creo que hicimos un gran trabajo, hemos atraído a un maravilloso equipo de personas que se adaptan muy bien a la cultura, personas que están dispuestas a aprender y tomar la iniciativa”.

Anima a tu equipo a medir el tiempo

Poner fin a la adicción al trabajo sería casi imposible sin una gestión adecuada del tiempo.

Pero, ¿cómo administra el tiempo de su equipo y sigue priorizando su bienestar si la carga de trabajo sigue siendo la misma pero el tiempo para abordarla se acorta?

Aquí es donde el seguimiento del tiempo entra en escena:

“Cuando estás acostumbrado a una semana laboral de cinco días, tienes mucho tiempo para trabajar. Pero, cuando quitas ese 20% de la semana, te das cuenta de que es un gran porcentaje que perder. Por lo tanto, hemos estado haciendo un esfuerzo para centrarnos en cómo gastamos nuestro tiempo”.

Por lo tanto, cuando vigila de cerca dónde pasa la mayor parte de su tiempo y todos los consumidores potenciales de tiempo, manejar la carga de trabajo se vuelve más factible:

“Esa es una de las principales formas en que usamos Clockify: ver a dónde va nuestro tiempo y qué podemos hacer para resolver cualquier problema o cualquier área en la que pasemos demasiado tiempo. Es tan beneficioso”.

¿Cómo ayuda el seguimiento del tiempo en Clockify al equipo Beadon?

Dado que Clockify es una adición tan vital para la semana laboral de Alex y su equipo, estábamos ansiosos por saber más sobre los cambios que el seguimiento del tiempo ha provocado en su flujo de trabajo.

También investigamos las funciones favoritas de Clockify del equipo Beadon para descubrir su secreto para estar al tanto de sus tareas.

¿Cómo cambió Clockify el flujo de trabajo del equipo Beadon?

Alex ha reunido a un equipo de expertos de todo el mundo, lo que significa que trabajan en diferentes zonas horarias y con diferentes horarios. Pero, garantizar que un equipo disperso permanezca conectado y eficiente a menudo depende de la visibilidad de todos, y aquí es donde entra en juego Clockify:

“Antes de que empezáramos a registrar nuestro tiempo, no teníamos visibilidad. Pero, ¿cómo puedes ser eficiente si no tienes visibilidad? Ahora podemos ver muy claramente a dónde va nuestro tiempo y nos hace sentir más conectados como equipo. También les recuerda a todos que el lugar donde pasan su tiempo cada semana contribuye a esto”.

Así que ahora, en lugar de tener que hacer una llamada rápida y perder tiempo en reuniones para mantenerse actualizada sobre el progreso de su equipo, puede encontrar toda la información en segundos:

“Me encanta poder ir y ver en qué están trabajando todos mientras hablamos. Es genial poder entrar ahora mismo y obtener una visión general en vivo de lo que todos están trabajando”.

Con la mayor visibilidad llegaron las mejoras en el flujo de trabajo general del equipo:

“Clockify ha cambiado enormemente nuestro flujo de trabajo. Porque no sabes en qué estás gastando tu tiempo hasta que lo tienes escrito en alguna parte. Y luego, cada semana observamos a dónde se fue el tiempo de todo el equipo, y esto es lo que nos brinda claridad”.

¿Qué características de Clockify encuentra más efectivas Team Beadon?

En una ocasión, Alex señaló que el seguimiento del tiempo en Clockify ha permitido a su equipo mantenerse en el objetivo y, al mismo tiempo, les ha brindado una perspectiva gratificante de cuánto tiempo y atención han dedicado a la empresa.

Sabiendo eso, queríamos averiguar qué características particulares valora más el Team Beadon.

Proyectos

Alex y su equipo adquirieron el hábito de revisar regularmente cómo pasan su tiempo. Es por esto que la opción de filtrar proyectos les resultó bastante útil:

“Me encanta el hecho de que tienes proyectos y puedes reducirlos aún más. Entonces, por ejemplo, tengo un proyecto llamado 'Desarrollo, Colaboración y Prensa'. Pero, debajo de eso, hay una tarea especial llamada 'Entrevistas'. Entonces, al final del año podría volver y verificar cuánto tiempo dediqué a hacer entrevistas, por ejemplo. Creo que es una característica genial”.

Vista de calendario

Otra característica útil de la que Alex habla muy bien es la vista de Calendario:

“La capacidad de hacer clic y ver una descripción general del calendario de cómo pasó su tiempo es excelente. Recién lo descubrimos y es genial poder ver semana tras semana cómo es tu flujo de trabajo”.

En la captura de pantalla anterior, puede ver cómo la vista de calendario de Clockify puede brindarle una descripción general rápida de sus patrones de trabajo. Esto es precisamente lo que ayuda a Alex y a su equipo a organizar su carga de trabajo:

“Para mí, muchas veces, trabajaba temprano en la mañana, trabajaba más tarde en la tarde y tenía un gran descanso en el medio. Pero solo tener visibilidad alrededor de eso es útil para comprender cómo trabajas”.

Informes

La característica que recibió la mayor ronda de aplausos de Alex y su equipo es el sistema de informes de tiempo de Clockify:

“También me encantan los informes. ¡Dios mío, es hermoso! Para poder ver todos los números, y todo está codificado por colores... Puedes verlos y decir: "Está bien, esta semana dedicamos el 21,8% de nuestro tiempo a la creación de contenido". Eso es realmente útil para nosotros como equipo”.

¿Cuáles son los beneficios adicionales de usar un rastreador de tiempo en un equipo remoto?

Cuando eres parte de un equipo remoto, vigilar de cerca el desarrollo de los proyectos (con un poco de ayuda de un rastreador de tiempo) hace maravillas para tu negocio, sin duda.

Pero la forma en que Alex y su equipo remoto perfeccionaron su flujo de trabajo lo suficiente como para completar la misma cantidad de tareas incluso después de reducir la cantidad de horas trabajadas... Bueno, nos hizo preguntarnos sobre los beneficios adicionales de rastrear todo lo que haces.

El rastreador de tiempo lo ayuda a eliminar el tiempo perdido

Con el seguimiento del tiempo vienen números sorprendentes. A veces, las personas simplemente se sorprenden con la cantidad de tiempo que dedican a completar una sola tarea. Otras veces, terminan tomados por sorpresa por sus estadísticas laborales anuales. Alex, por otro lado, enfrentó un tipo diferente de conmoción:

“Me sorprendió la cantidad de tiempo que estaba perdiendo. Simplemente no era muy eficiente con mi tiempo. Mirando cuánto tiempo estaba perdiendo y gastando en cosas que no me estaban dando un retorno de mi inversión, creo que fue muy impactante para mí”.

Pero eliminar el tiempo que pierdes en tareas irrelevantes y poco rentables no parece posible cuando ni siquiera eres consciente de que está sucediendo:

“Hasta que no tenga esa visibilidad, ¿cómo puede ser realmente eficiente?”

Entonces, en lugar de tratar de memorizar todo lo que han logrado durante el día, Alex y su equipo adquirieron el hábito de llevar un registro del tiempo para reducir la cantidad de tiempo perdido tanto como sea posible:

"Es una parte realmente grande e importante de la cultura de nuestro equipo que usamos Clockify todos los días, y que tenemos esa visibilidad como equipo de hacia dónde van nuestras horas de trabajo".

El rastreador de tiempo lo ayuda a obtener sus números correctos

Independientemente del tamaño y la complejidad de sus proyectos, lo más probable es que esté haciendo un gran esfuerzo para completarlos. Pero, si no está al tanto de la rentabilidad de sus proyectos, está contribuyendo potencialmente a una gran cantidad de horas y recursos desperdiciados.

Como propietario de un negocio, Alex también es muy consciente de este problema:

“Cuando diriges un negocio, la rentabilidad lo es todo. El dinero es oxígeno para su negocio. Por lo tanto, debe asegurarse de invertir su tiempo en áreas que le brinden un retorno de su inversión”.

Y aquí es donde el seguimiento del tiempo puede aclarar las cosas:

“Si contraté a un creador de contenido que crea una publicación de Instagram que nos da 5 clics en nuestro sitio web, no puedo saber cuál es mi retorno de la inversión a menos que sepa cuánto tiempo dedica a la creación de contenido. Clockify nos permite esta capacidad, para ser más detallados y realmente ver dónde estamos perdiendo el tiempo y cómo podemos mejorar”.

Cuando establece una estimación de todos sus proyectos y tareas, puede realizar un seguimiento de todos sus gastos y evaluar si el tiempo y los recursos que ha invertido son equivalentes a sus tasas de rentabilidad.

El rastreador de tiempo lo lleva a establecer objetivos realistas

Cada vez que está a punto de lanzar su producto, Alex traza tres tipos diferentes de objetivos:

• el buen gol
• el mejor gol
• el mejor gol

Aunque los detalles pueden variar según el producto específico que esté a punto de comercializar, la esencia suele ser la misma.

El buen objetivo asegura una cantidad decente de rentabilidad, el mejor objetivo es el término medio, mientras que el mejor objetivo trae los logros más altos posibles con los recursos ya disponibles.

Pero establecer objetivos depende de los datos disponibles:

“Cuando intenta lograr cualquier objetivo, debe mirar los datos reales y los análisis y decir: 'Está bien, ¿qué puedo aprender de estos números y cómo puedo predecir lo que seré capaz de avanzar?' ”

Una regla similar se aplica a las tareas cotidianas: solo después de que observamos de cerca la información sobre cómo gastamos nuestro tiempo, podemos establecer objetivos alcanzables. Alex también lo señala:

“Por lo general, trato de obtener una descripción general rápida de cuánto tiempo dediqué a la creación de contenido, desarrollo de productos, administración y gestión de mi equipo. Después de mirar todas estas cosas diferentes, establezco metas basadas en dónde paso mi tiempo”.

¿Cómo pueden los datos ayudarlo a alcanzar sus objetivos?

Independientemente de su estrategia de objetivo preferida, establecer un objetivo generalmente se deriva de una cierta base de conocimiento. Si ya sabe que necesita alrededor de 3 horas para redactar el esquema de un artículo, establezca su objetivo diario para que coincida con su tiempo estimado.

Pero ni siquiera estaríamos hablando de diferentes estrategias de objetivos si siempre fuera así de simple. Muy a menudo, ni siquiera somos conscientes de cuánto tiempo suelen llevar nuestras tareas repetitivas diarias, y aquí es donde el seguimiento del tiempo resulta útil.

Como se vio anteriormente, el seguimiento de su tiempo en Clockify le brinda una visión clara de cómo está pasando el día. Luego, después de que te acostumbres al seguimiento del tiempo, podrás notar ciertos patrones. Por ejemplo, es posible que vea que responder a los correos electrónicos suele tardar unos 30 minutos.

Esta información está ahí para ayudarlo a organizar mejor su horario y trazar sus objetivos de acuerdo con el tiempo que tiene disponible.

Aunque ninguna estrategia de objetivos es infalible, tener suficiente información te permite hacer mejores estimaciones y alcanzar tu objetivo con el mínimo de intentos fallidos.

¿Debería realizar un seguimiento de su tiempo como emprendedor independiente?

Si le preguntas a Alex, definitivamente sí.

Pero quizás te estés preguntando, ¿cómo podría saber eso? ¿No está trabajando en equipo?

Bueno, años atrás, Alex era una emprendedora independiente, y el tiempo que invirtió en desarrollar su empresa fue lo único que contó. Precisamente por eso, cada minuto se volvió aún más precioso:

“Muchas veces la gente pensaría: 'Oh, no necesito medir el tiempo, no tengo un equipo'.

Oh, lo que más necesita es realizar un seguimiento del tiempo si es un emprendedor independiente, porque su tiempo es lo más importante. No tienes tanto tiempo.

El seguimiento del tiempo mientras se trabaja en equipo tiene sus méritos, sin duda. Uno de ellos es la mayor transparencia que garantiza que todos los procesos se desarrollen sin problemas.

Pero cuando usted es la única persona a cargo del progreso de su empresa, es fácil perder el tiempo o esforzarse demasiado porque carece de los datos necesarios para una llamada de atención. Es crucial para el futuro de su negocio saber cuánto tiempo está invirtiendo y si las horas que dedica le brindan los resultados esperados:

“Para mí, ahora que tengo un equipo siento que mi tiempo se ha multiplicado. Hay tantos de nosotros ahora y nos estamos moviendo a un ritmo tan rápido. Pero su tiempo es aún más importante para el éxito de su negocio cuando es un emprendedor en solitario”.

Pensamientos finales: Tú también puedes hacerlo todo

Como han demostrado claramente Alex y su equipo, no tienes que renunciar a tus sueños para disfrutar de tu merecido descanso del trabajo.

Solo necesita las herramientas adecuadas diseñadas específicamente para ayudarlo a obtener los números, establecer metas realistas y reducir el tiempo que pierde.

Pero, en caso de que usted sea un desarrollador tratando de corregir un código defectuoso un viernes por la noche, o el dueño de un negocio revisando sus gastos un sábado por la mañana, entendemos lo impensable que sería apagar su computadora y simplemente alejarse de tu escritorio.

Aún así, el éxito y una mente bien descansada van bien juntos.

Solo necesitas cuidar tu tiempo.

️ ¿Estás tratando de lograr ese equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida? ¿Probó el seguimiento del tiempo para aprovechar al máximo sus horas productivas? Tal vez le gustaría compartir sus puntos de vista sobre las estrategias de Alex para desconectarse. Háganos saber en [email protected] para tener la oportunidad de aparecer en este o en uno de nuestros artículos futuros.