Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym i śledzenie czasu: wywiad z Alexem Beadonem

Czy kiedykolwiek marzyłeś o pożegnaniu się z kulturą toksycznego zgiełku i zrobieniu sobie dnia wolnego, gdy brakuje Ci motywacji? A co z wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy?

Brzmi jak spełnienie marzeń, ale musi być jakiś haczyk. Nie możesz osiągnąć takiej samej ilości rzeczy i rozwijać swojej firmy, jeśli nie pracujesz przez całą dobę.

Czy możesz?

Cóż, Alex Beadon, strateg startowy, jest żywym dowodem na to, że można to zrobić. Pomogła wielu przedsiębiorcom osiągnąć sześciocyfrowe starty, jednocześnie zarządzając własnym, powiększającym się zespołem i utrzymując zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Ale jak udało jej się to zrobić i co ma wspólnego śledzenie czasu w Clockify z zaprzestaniem praktyki bycia „zawsze włączonym”?

Nie ruszaj się i czytaj dalej, ponieważ skontaktowaliśmy się z naszym najlepszym przyjacielem — Sama Alex Beadon, aby dowiedzieć się, jak to wszystko robi — od śledzenia czasu i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, po strategie uruchamiania i wiele więcej.

Co robi strateg startowy?

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, zarządzasz dużym przedsiębiorstwem, pracujesz jako grafik czy programista, prawdopodobnie w taki czy inny sposób uczestniczyłeś we wprowadzaniu produktu na rynek.

Od opracowania produktu od podstaw, badania rynku i testowania go pod kątem dalszych ulepszeń, wprowadzenie produktu na rynek angażuje wszystkie ręce na pokład, jeszcze przed faktycznym wprowadzeniem na rynek.

Ale jak pasuje tutaj strateg startowy?

Właściwie to całkiem proste.

Strateg startowy jest po to, aby pomóc firmie w opracowaniu, wdrożeniu i rozpoczęciu udanego i dochodowego startu — i to jest właśnie strefa wiedzy Alexa Beadona.

Czego możemy się nauczyć o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym od stratega ds. startów?

Będąc zarówno twórcą Together We Launch , 6-miesięcznego programu, który ma na celu przeprowadzenie twórców kursów i właścicieli witryn członkowskich w ich pierwszym sześciocyfrowym uruchomieniu, a także liderem swojego siedmioosobowego zespołu, Alex zdobyła doświadczenie z pierwszej ręki, jak różne firmy działają i doskonalą swój własny przepływ pracy.

Tak więc, zamiast priorytetowo traktować mentalność „większej pracy”, Alex i jej zespół czerpią teraz korzyści zarówno z czterodniowego tygodnia pracy, jak i wielu sześciocyfrowych premier.

Oczywiście chcieliśmy usłyszeć wszystko, co Alex miał do powiedzenia na temat skupienia się na dobrym samopoczuciu przy jednoczesnym zachowaniu produktywności, dlatego przedstawiamy cztery główne wnioski z naszej rozmowy na temat osiągnięcia idealnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Dowiedz się, kiedy się rozłączyć

Wszyscy przynajmniej raz odczuliśmy strach przed koniecznością wczesnego wstawania po pracy do późna w nocy, aby zakończyć wczorajszy projekt. Mimo to, pomimo strachu i wyczerpania, nauczyliśmy się za wszelką cenę podnosić brodę i starać się za wszelką cenę ożywić i tak już niską motywację. Ale czy jest to właściwa droga, czy prosta droga do wypalenia?

Alex twierdzi, że to naturalne, że nie masz motywacji:

„Myślę, że brak motywacji jest bardzo powszechny i ​​normalny. Nie sądzę, że jest to coś, co trzeba przeforsować”.

Dlatego zamiast czuć się winnym, że nie ma wystarczająco dużo energii, by być tak produktywnym jak zwykle, proponuje zwrócenie szczególnej uwagi na to, co ten brak motywacji może nam powiedzieć:

„Kiedy mam ten brak motywacji, zwykle jest to wskaźnik wypalenia. Dla kogoś innego będzie to wskaźnik czegoś innego. To, co polecam, to być detektywem i dowiedzieć się, skąd bierze się brak motywacji i czy jest to coś, co powinieneś przeforsować, czy nie”.

Czasami te małe sygnały to nic innego jak alarmy, aby nacisnąć przycisk pauzy:

„ Za każdym razem, gdy znajduję się w przestrzeni, w której czuję się przepracowany, zwykle pozwalam sobie na robienie rzeczy, których normalnie bym nie robił. Może pośpij trochę dłużej, zamiast wstawać bardzo wcześnie.

Staram się dać sobie trochę oddechu, żeby zwolnić.”

Miej plan rozłączenia

Zakończenie dnia pracy nie powinno być takie trudne. Wystarczy wyłączyć laptopa i zmienić otoczenie. Ale jeśli nasza słynna kultura pracy 24/7 nauczyła nas czegoś, to tego, że odłączenie umysłu nie jest tak proste, jak wylogowanie się z komputera.

Chcieliśmy więc usłyszeć od Alex i sprawdzić, czy ma jakieś wypróbowane i przetestowane strategie, do których możemy się zwrócić, gdy rozłączenie wydaje się być poza zasięgiem. Okazuje się, że odłączenie jest dla niej równie trudne:

„Jako właściciel firmy mój mózg zawsze pracuje. Zawsze wymyśla pomysły, nawet gdy aktywnie próbuję się rozłączyć. Odkrywam, że kiedy się rozłączam, wtedy dostaję najlepsze pomysły”.

Mimo to znalazła sposób na obejście ciągłego przemyślenia — sekret tkwi w przechowywaniu świeżych pomysłów w telefonie i kontynuowaniu dnia:

„W ten sposób wiem, że mój pomysł już istnieje, więc mogę wrócić do niego później w ciągu tygodnia pracy i nie muszę w tym momencie nad nim pracować. Ale jest bezpiecznie przechwytywany i przechowywany, co jest dla mnie skutecznym sposobem na wykorzystanie tych pomysłów, zamiast karania się za pracę w weekend”.

Świat będzie się poruszał nawet w nasze wolne dni. Czasami możemy otrzymać nieoczekiwany, rewolucyjny pomysł, innym razem tylko telefon alarmowy. Ale wymyślenie, jak zareagować na niespodzianki, stanowi ogromną różnicę między relaksującym dniem wolnym a całkowicie zrujnowanym weekendem.

Włóż serce i duszę w budowanie idealnego zespołu

Kiedy jesteś otoczony przez właściwych ludzi, którzy są gotowi do wskoczenia, zrobienie kroku w tył przychodzi bardziej naturalnie.

Alex dołożyła wszelkich starań, aby zebrać odpowiednich ludzi, którzy są teraz tam, aby upewnić się, że każdy aspekt jej działalności działa sprawnie, nawet gdy nie ma jej w pobliżu. Oto, co zrobiła jako pierwsza:

„Gorąco polecam lekturę książki „Niech błagają, aby dla ciebie pracowały” autorstwa dr Angeli E. Laurii. Z tej książki dowiedziałem się, że naprawdę ważne jest, abyś wizualizował, kim jest twój idealny pracownik i abyś zrozumiał, że to transakcja. Potrzebują czegoś w swoim życiu, a ty chcesz czegoś w swoim biznesie — więc jest to wymiana”.

Po ustaleniu idealnego kandydata, ocena korzyści związanych z pracą pojawia się zaraz po tym:

„Fakt, że pracujemy w domu, sprawia naszym pracownikom tyle radości. Czterodniowy tydzień pracy i fakt, że jesteśmy małym zespołem — dzięki czemu możesz od razu zobaczyć wpływ swojej pracy — to także ogromne korzyści, które oferujemy”.

Naturalnie kolejnym krokiem byłoby wypromowanie oferty pracy i przyciągnięcie odpowiednich osób:

„Dzięki naszej stronie z opisem stanowiska chciałem, aby ludzie poczuli energię firmy od pierwszego dnia. I myślę, że wykonaliśmy świetną robotę, przyciągnęliśmy wspaniały zespół ludzi, którzy są bardzo dobrze dopasowani kulturowo — ludzi, którzy chcą się uczyć i podejmować inicjatywę”.

Zachęć swój zespół do śledzenia czasu

Doprowadzenie do kresu pracoholizmu byłoby prawie niemożliwe bez odpowiedniego zarządzania czasem.

Ale jak zarządzać czasem swojego zespołu i nadal priorytetowo traktować jego dobre samopoczucie, jeśli obciążenie pracą pozostaje takie samo, ale czas na jego rozwiązanie staje się krótszy?

W tym miejscu pojawia się śledzenie czasu:

„Kiedy jesteś przyzwyczajony do pięciodniowego tygodnia pracy, masz tak dużo czasu na pracę. Ale kiedy zabierasz te 20% tygodnia, zauważasz, że to duży procent do stracenia. Dlatego staramy się skupić na tym, jak spędzamy czas”.

Tak więc, gdy uważnie obserwujesz zarówno miejsca, w których spędzasz większość czasu, jak i osoby, które mogą zjadać cały czas, radzenie sobie z obciążeniem pracą staje się bardziej osiągalne:

„To jeden z głównych sposobów, w jaki korzystamy z Clockify — sprawdzanie, dokąd idzie nasz czas i co możemy zrobić, aby rozwiązać wszelkie problemy lub obszary, w których spędzamy zbyt dużo czasu. To po prostu takie korzystne”.

W jaki sposób śledzenie czasu w Clockify pomaga zespołowi Beadon?

Ponieważ Clockify jest tak ważnym dodatkiem do tygodnia pracy Alexa i jej zespołu, chcieliśmy usłyszeć więcej o zmianach, jakie śledzenie czasu wniosło do ich przepływu pracy.

Zbadaliśmy również ulubione funkcje Clockify Team Beadon, aby odkryć ich sekret pozostawania na szczycie swoich zadań.

Jak Clockify zmienił przepływ pracy Team Beadon?

Alex zgromadził zespół ekspertów z całego świata, co oznacza, że ​​pracują w różnych strefach czasowych i według różnych harmonogramów. Jednak zapewnienie, że rozproszony zespół pozostanie połączony i wydajny, często zależy od widoczności wszystkich osób, i tu właśnie wkracza Clockify:

„Zanim zaczęliśmy śledzić nasz czas, nie mieliśmy żadnej widoczności. Ale jak możesz być wydajny, jeśli nie masz widoczności? Teraz możemy bardzo wyraźnie zobaczyć, dokąd zmierza nasz czas, co sprawia, że ​​czujemy się bardziej związani jako zespół. Przypomina również wszystkim, że miejsce, w którym spędzasz czas każdego tygodnia, przyczynia się do tego.”

Więc teraz, zamiast szybko dzwonić i tracić czas na spotkaniach, aby być na bieżąco z postępami swojego zespołu, może znaleźć wszystkie informacje w ciągu kilku sekund:

„Uwielbiam móc zobaczyć, nad czym wszyscy pracują, kiedy rozmawiamy. Wspaniale jest móc wejść już teraz i mieć podgląd na żywo tego, nad czym wszyscy pracują”.

Wraz ze zwiększoną widocznością pojawiły się ulepszenia ogólnego przepływu pracy zespołu:

„Clockify ogromnie zmienił nasz przepływ pracy. Ponieważ nie wiesz, gdzie spędzasz czas, dopóki nie masz tego gdzieś zapisanego. A potem co tydzień patrzymy na to, gdzie upłynął czas całego zespołu, i to daje nam jasność.

Jakie funkcje Clockify uważa Team Beadon za najbardziej skuteczne?

Pewnego razu Alex zwróciła uwagę, że śledzenie czasu w Clockify pozwoliło jej zespołowi utrzymać cel, jednocześnie zapewniając im satysfakcjonujący wgląd w to, ile czasu i uwagi poświęcili firmie.

Wiedząc o tym, chcieliśmy dowiedzieć się, jakie konkretnie cechy Team Beadon ceni najbardziej.

Projektowanie

Alex i jej zespół nabrali zwyczaju regularnego sprawdzania, jak spędzają czas. Dlatego bardzo przydatna okazała się dla nich opcja filtrowania projektów:

„Uwielbiam to, że masz projekty i możesz je jeszcze bardziej zawęzić. Na przykład mam projekt o nazwie „Rozwój, współpraca i prasa”. Ale pod tym jest specjalne zadanie o nazwie „Wywiady”. Tak więc pod koniec roku mogłam wrócić i sprawdzić, ile czasu spędziłam na przykład na rozmowach kwalifikacyjnych. Myślę, że to taka fajna funkcja”.

Widok kalendarza

Kolejną przydatną funkcją, o której Alex mówi bardzo wysoko, jest widok kalendarza:

„Możliwość kliknięcia i zobaczenia w kalendarzu przeglądu tego, jak spędziłeś czas, jest świetna. Dopiero to odkryliśmy i fajnie jest móc zobaczyć tydzień po tygodniu, jak wygląda twój przepływ pracy”.

Na powyższym zrzucie ekranu możesz zobaczyć, jak widok kalendarza Clockify może dać Ci szybki przegląd Twoich wzorców pracy. Właśnie to pomaga Alex i jej zespołowi w organizacji pracy:

„Dla mnie wiele razy pracowałem wcześnie rano, pracowałem później po południu i miałem dużą przerwę w środku. Ale sama widoczność wokół tego jest pomocna w zrozumieniu, jak pracujesz”.

Raporty

Funkcja, która spotkała się z największym aplauzem Alex i jej zespołu, to system raportowania czasu Clockify:

„Uwielbiam też raporty. O mój Boże, to jest piękne! Aby móc zobaczyć wszystkie liczby, a wszystko jest oznaczone kolorami… Możesz je zobaczyć i powiedzieć: „OK, w tym tygodniu spędziliśmy 21,8% naszego czasu na tworzeniu treści”. To bardzo pomocne dla nas jako zespołu”.

Jakie są dodatkowe korzyści z używania narzędzia do śledzenia czasu w zespole zdalnym?

Kiedy jesteś częścią zdalnego zespołu, uważne obserwowanie rozwoju projektów (z niewielką pomocą timera) z pewnością zdziała cuda dla Twojej firmy.

Ale sposób, w jaki Alex i jej zdalny zespół udoskonalili swój przepływ pracy na tyle, aby wykonać tę samą liczbę zadań, nawet po zmniejszeniu liczby przepracowanych godzin… Cóż, sprawiło, że zastanawialiśmy się nad dodatkowymi korzyściami płynącymi ze śledzenia wszystkiego, co robisz.

Śledzenie czasu pomaga wyeliminować zmarnowany czas

Wraz ze śledzeniem czasu pojawiają się zaskakujące liczby. Czasami ludzie są po prostu zszokowani ilością czasu, jaką poświęcają na wykonanie jednego zadania. Innym razem są zaskoczeni rocznymi statystykami pracy. Z drugiej strony Alex spotkał się z innym rodzajem szoku:

„Byłem zszokowany ilością czasu, który marnowałem. Po prostu nie radziłem sobie zbyt dobrze z czasem. Patrząc na to, ile czasu marnowałem i spędzałem na rzeczach, które nie dawały mi zwrotu z inwestycji, myślę, że było to dla mnie bardzo szokujące”.

Ale wyeliminowanie czasu, który marnujesz na nieistotne i nieopłacalne zadania, nie wydaje się możliwe, gdy nie jesteś świadomy, że to się nawet dzieje:

„Dopóki nie uzyskasz tej widoczności, jak możesz naprawdę być wydajny?”

Tak więc, zamiast próbować zapamiętywać wszystko, co osiągnęli w ciągu dnia, Alex i jej zespół przyjęli zwyczaj śledzenia czasu, aby jak najbardziej zredukować ilość marnowanego czasu:

„To naprawdę duża, ważna część naszej kultury zespołowej, z której korzystamy każdego dnia z Clockify i że jako zespół mamy tę widoczność, dokąd zmierzają nasze godziny pracy”.

Narzędzie do śledzenia czasu pomaga w uporządkowaniu liczb

Bez względu na wielkość i złożoność projektów, najprawdopodobniej wkładasz w ich realizację wiele wysiłku. Ale jeśli nie jesteś świadomy opłacalności swoich projektów, potencjalnie przyczyniasz się do marnowania wielu godzin i zasobów.

Jako właściciel firmy Alex doskonale zdaje sobie sprawę z tego problemu:

„Kiedy prowadzisz firmę, rentowność jest najważniejsza. Pieniądze to tlen dla Twojego biznesu. Musisz więc upewnić się, że spędzasz czas w obszarach, które zapewniają zwrot z inwestycji”.

I tutaj śledzenie czasu może wyprostować rekordy:

„Gdybym zatrudnił twórcę treści, który tworzy post na Instagramie, który daje nam 5 kliknięć do naszej witryny, nie wiem, jaki jest mój zwrot z inwestycji, chyba że wiem, ile czasu spędza na tworzeniu treści. Clockify daje nam tę możliwość, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje i naprawdę sprawdzić, gdzie marnujemy czas i jak możemy być lepsi.

Kiedy ustalasz oszacowanie dla wszystkich swoich projektów i zadań, jesteś w stanie śledzić wszystkie swoje wydatki i ocenić, czy czas i zasoby, które zainwestowałeś, odpowiadają wskaźnikom rentowności.

Śledzenie czasu prowadzi do wyznaczania realistycznych celów

Za każdym razem, gdy ma zamiar wprowadzić swój produkt, Alex wyznacza trzy różne typy celów:

• Dobry cel
• Lepszy cel
• Najlepszy cel

Chociaż szczegóły mogą się różnić w zależności od konkretnego produktu, który zamierza wprowadzić na rynek, istota zwykle pozostaje taka sama.

Dobry cel zapewnia przyzwoitą rentowność, lepszy cel to środek, a najlepszy cel przynosi najwyższe możliwe osiągnięcia przy już dostępnych zasobach.

Ale wyznaczanie celów zależy od dostępnych danych:

„Kiedy próbujesz osiągnąć jakikolwiek cel, musisz spojrzeć na rzeczywiste dane i analitykę i powiedzieć: 'W porządku, czego mogę się nauczyć z tych liczb i jak mogę przewidzieć, co będę w stanie posunąć naprzód?' ”

Podobna zasada dotyczy codziennych zadań — dopiero po dokładnym przyjrzeniu się informacjom o tym, jak spędzamy czas, jesteśmy w stanie wyznaczyć osiągalne cele. Alex również na to wskazuje:

„Zazwyczaj staram się uzyskać szybki przegląd tego, ile czasu poświęciłem na tworzenie treści, rozwój produktów, administrację i zarządzanie moim zespołem. Po przyjrzeniu się wszystkim tym różnym rzeczom ustalam cele w oparciu o to, gdzie spędzam czas”.

W jaki sposób dane mogą pomóc Ci osiągnąć Twoje cele?

Niezależnie od preferowanej strategii celu, wyznaczanie celu zwykle wynika z pewnej bazy wiedzy. Jeśli już wiesz, że potrzebujesz około 3 godzin na stworzenie konspektu artykułu, ustalasz dzienny cel, aby odpowiadał szacowanemu czasowi.

Ale nie rozmawialibyśmy nawet o różnych strategiach bramkowych, gdyby to zawsze było takie proste. Dość często nie zdajemy sobie nawet sprawy, ile czasu zwykle zajmują nasze codzienne, powtarzalne zadania, i tutaj przydaje się śledzenie czasu.

Jak widać powyżej, śledzenie czasu w Clockify daje jasny obraz tego, jak spędzasz dzień. Następnie, gdy nabierzecie nawyku śledzenia czasu, będziecie mogli zauważyć pewne wzorce. Na przykład możesz zauważyć, że odpowiadanie na e-maile zajmuje zwykle około 30 minut.

Te informacje pomogą Ci lepiej zorganizować harmonogram i wytyczyć cele zgodnie z dostępnym czasem.

Chociaż żadna strategia celu nie jest niezawodna, posiadanie wystarczającej ilości informacji umożliwia lepsze oszacowanie i osiągnięcie celu przy minimalnej liczbie nieudanych prób.

Czy powinieneś śledzić swój czas jako solopreneur?

Jeśli zapytasz Alexa – zdecydowanie tak.

Ale możesz się zastanawiać, skąd ona w ogóle by to wiedziała? Czy ona nie pracuje w zespole?

Cóż, lata temu Alex była samodzielnym przedsiębiorcą, a czas, który zainwestowała w rozwój swojej firmy, był jedynym, który się liczył. Właśnie dlatego każda minuta stała się jeszcze cenniejsza:

„Wiele razy ludzie myśleli: „Och, nie muszę mierzyć czasu, nie mam zespołu”.

Och, jeśli jesteś solopreneurem, najbardziej musisz śledzić czas, ponieważ Twój czas ma największe znaczenie. Nie masz tyle czasu.

Śledzenie czasu pracy w zespole z pewnością ma swoje zalety. Jednym z nich jest zwiększona przejrzystość, która zapewnia sprawny przebieg każdego procesu.

Ale kiedy jesteś jedyną osobą odpowiedzialną za postępy swojej firmy, łatwo jest popaść w marnowanie czasu lub przemęczyć się, ponieważ brakuje Ci danych potrzebnych do pobudki. Dla przyszłości Twojej firmy kluczowe znaczenie ma świadomość tego, ile czasu inwestujesz i czy godziny, które poświęcisz, przyniosą oczekiwane rezultaty:

„Dla mnie teraz, kiedy mam zespół, czuję, że mój czas został zwielokrotniony. Jest nas teraz tylu i poruszamy się w tak szybkim tempie. Ale Twój czas ma jeszcze większe znaczenie dla Twojego sukcesu biznesowego, gdy jesteś samodzielnym przedsiębiorcą”.

Końcowe myśli: Ty też możesz to wszystko zrobić

Jak jasno wykazała Alex i jej zespół — nie musisz rezygnować ze swoich marzeń, aby cieszyć się zasłużoną przerwą w pracy.

Potrzebujesz tylko odpowiednich narzędzi zaprojektowanych specjalnie, aby pomóc Ci uzyskać liczby, ustalić realistyczne cele i skrócić marnowany czas.

Ale jeśli jesteś programistą próbującym naprawić błąd w kodzie w piątek wieczorem lub właścicielem firmy przeglądającym swoje wydatki w sobotni poranek, rozumiemy, jak nie do pomyślenia byłoby wyłączenie komputera i po prostu odejście od Twoje biurko.

Jednak sukces i wypoczęty umysł dobrze ze sobą współgrają.

Musisz tylko uważać na swój czas.

️ Czy starasz się osiągnąć idealną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym? Czy próbowałeś śledzić czas, aby jak najlepiej wykorzystać swoje godziny pracy? Być może chciałbyś podzielić się swoimi poglądami na temat strategii Alexa w zakresie odłączania się. Daj nam znać na [email protected], aby mieć szansę na pojawienie się w tym jednym lub jednym z naszych przyszłych artykułów.