Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e rastreamento de tempo: entrevista de Alex Beadon

Você já sonhou em dar adeus à cultura da agitação tóxica e tirar um dia de folga sempre que lhe falta motivação? Que tal introduzir uma semana de trabalho de quatro dias?

Parece um sonho tornado realidade, mas deve haver uma pegadinha. Você não pode realizar a mesma quantidade de coisas e expandir seus negócios se não trabalhar 24 horas por dia.

Ou você pode?

Bem, Alex Beadon, um estrategista de lançamento, é a prova viva de que isso pode ser feito. Ela ajudou um grande número de empreendedores a alcançar seus lançamentos de seis dígitos, ao mesmo tempo em que gerenciava sua própria equipe em expansão e mantinha um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Mas como ela conseguiu fazer isso e o que o rastreamento de tempo no Clockify tem a ver com parar a prática de estar 'sempre ligado'?

Fique parado e continue lendo, porque entramos em contato com nosso melhor amigo de negócios - A própria Alex Beadon, para descobrir como ela faz tudo isso - desde monitoramento de tempo e equilíbrio entre vida profissional e pessoal , até estratégias de lançamento e muito mais.

O que faz um estrategista de lançamento?

Se você possui uma pequena empresa, gerencia uma grande empresa, trabalha como designer gráfico ou desenvolvedor de software, provavelmente, de uma forma ou de outra, participou do lançamento de um produto.

Desde desenvolver um produto do zero, pesquisar o mercado e testá-lo para melhorias adicionais, o lançamento de um produto envolve todas as mãos no convés, mesmo antes do lançamento real.

Mas, como um estrategista de lançamento se encaixa aqui?

É bem simples, na verdade.

Um estrategista de lançamento está lá para ajudar uma empresa a conceber, implementar e iniciar um lançamento bem-sucedido e lucrativo — e essa é precisamente a área de especialização de Alex Beadon.

O que podemos aprender sobre o equilíbrio entre vida profissional e pessoal com um estrategista de lançamento?

Sendo a criadora do Together We Launch , um programa de 6 meses projetado para levar criadores de cursos e proprietários de sites de associação através de seu primeiro lançamento de seis dígitos, e líder de sua equipe de sete, Alex ganhou experiência em primeira mão de como diferentes negócios operam e aperfeiçoou seu próprio fluxo de trabalho de acordo.

Então, em vez de priorizar a mentalidade de 'apressar mais', Alex e sua equipe agora colhem as recompensas de uma semana de trabalho de quatro dias e vários lançamentos de seis dígitos.

Naturalmente, queríamos ouvir tudo o que Alex tinha a dizer sobre se concentrar em seu bem-estar e ainda manter a produtividade, por isso apresentamos quatro tópicos principais de nossa palestra sobre como alcançar o equilíbrio perfeito entre vida profissional e pessoal.

Saiba quando desconectar

Todos nós, pelo menos uma vez, sentimos o terror de ter que acordar cedo depois de trabalhar até tarde da noite para terminar o projeto de ontem. Ainda assim, apesar do pavor e da exaustão, aprendemos a manter a cabeça erguida e tentar reviver nossa já baixa motivação a todo custo. Mas, este é o caminho certo a seguir ou um caminho direto para o esgotamento?

Alex afirma que é natural se sentir desmotivado:

“Acho que é muito comum e normal que as pessoas não tenham motivação, não acho que isso seja necessariamente algo que você precise superar.”

Assim, em vez de se sentir culpada por não ter energia suficiente para ser produtiva como de costume, ela propõe prestar bastante atenção no que essa falta de motivação pode estar tentando nos dizer:

“Sempre que tenho essa falta de motivação, normalmente é um indicador de esgotamento. Para outra pessoa, isso será um indicador de algo diferente. O que eu recomendo é tentar ser um detetive e descobrir de onde vem a falta de motivação, e é algo que você deve passar ou não.”

Às vezes, esses pequenos sinais nada mais são do que alarmes para apertar um botão de pausa:

“ Sempre que estou nesse espaço de me sentir sobrecarregado, costumo me dar permissão para fazer coisas que normalmente não faria. Talvez durma um pouco mais em vez de acordar super cedo.

Eu tento me dar um pouco de espaço para respirar para desacelerar.”

Tenha um plano de desconexão

Terminar o seu dia de trabalho não deve ser tão difícil. Você só precisa desligar o laptop e mudar o ambiente. Mas, se nossa notória cultura de trabalho 24 horas por dia, 7 dias por semana, nos ensinou alguma coisa, é que desconectar sua mente não é tão fácil quanto sair do seu computador.

Então queríamos ouvir de Alex e ver se ela tinha alguma estratégia testada e comprovada que podemos recorrer sempre que desconectar parece fora de alcance. Acontece que desconectar também é um desafio para ela:

“Como empresário, meu cérebro está sempre funcionando. Está sempre surgindo ideias, mesmo quando tento ativamente me desconectar. Acho que quando me desligo, é quando tenho minhas melhores ideias.”

Ainda assim, ela encontrou uma maneira de contornar o pensamento constante – o segredo está em armazenar novas ideias em seu telefone e seguir em frente com seu dia:

“Dessa forma, eu sei que minha ideia está lá, para que eu possa voltar a ela mais tarde durante a semana de trabalho, e eu não tenho que trabalhar nela naquele momento. Mas é capturado e armazenado com segurança, e essa é uma maneira eficiente de capitalizar essas ideias, em vez de me punir para trabalhar durante o fim de semana.”

O mundo continuará se movendo mesmo em nossos dias de folga. Às vezes podemos ter uma ideia revolucionária inesperada, outras vezes apenas uma chamada de emergência. Mas, descobrir como responder a surpresas faz toda a diferença entre um dia de folga relaxado e um fim de semana totalmente arruinado.

Coloque seu coração e alma na construção de uma equipe perfeita

Quando você está cercado pelas pessoas certas que estão lá para entrar, dar um passo para trás é mais natural.

Alex fez um grande esforço para reunir as pessoas certas que estão lá agora para garantir que todos os aspectos de seus negócios funcionem sem problemas, mesmo quando ela não está por perto. Isto é o que ela fez primeiro:

“Recomendo muito a leitura de um livro chamado “Make 'Em Beg To Work For You” da médica Angela E. Lauria. O que aprendi com esse livro é que é muito importante que você visualize quem é seu funcionário ideal e que entenda que é uma transação. Eles precisam de algo em suas vidas e você quer algo em seus negócios – então é uma troca.”

Depois de escolher um candidato ideal, a avaliação dos benefícios que acompanham o trabalho vem logo a seguir:

“O fato de trabalharmos em casa traz muita alegria para nossos funcionários. A semana de trabalho de quatro dias e o fato de sermos uma equipe pequena – para que você possa ver imediatamente o impacto do seu trabalho – também são grandes benefícios que oferecemos.”

Naturalmente, o próximo passo seria divulgar o anúncio de emprego e atrair as pessoas certas:

“Com nossa página de descrição do trabalho, eu queria que as pessoas sentissem a energia do negócio desde o primeiro dia. E acho que fizemos um ótimo trabalho, atraímos uma equipe maravilhosa de pessoas que se encaixam muito bem na cultura – pessoas dispostas a aprender e a tomar iniciativas.”

Incentive sua equipe a controlar o tempo

Acabar com o vício em trabalho seria quase impossível sem o gerenciamento adequado do tempo.

Mas como você gerencia o tempo de sua equipe e ainda prioriza seu bem-estar se a carga de trabalho permanece a mesma, mas o prazo para enfrentá-la fica mais curto?

É aqui que o rastreamento de tempo entra em cena:

“Quando você está acostumado a uma semana de trabalho de cinco dias, você tem muito tempo para trabalhar. Mas, quando você tira esses 20% da semana, percebe que é uma grande porcentagem a perder. Então, temos feito um esforço para focar em como estamos gastando nosso tempo.”

Então, quando você está de olho em onde você está gastando a maior parte do seu tempo e em todos os potenciais consumidores de tempo, lidar com a carga de trabalho se torna mais viável:

“Essa é uma das principais maneiras de usarmos o Clockify – observando para onde nosso tempo está indo e o que podemos fazer para resolver quaisquer problemas ou áreas em que estamos gastando muito tempo. É tão benéfico.”

Como o rastreamento de tempo no Clockify ajuda o Team Beadon?

Como o Clockify é uma adição vital à semana de trabalho de Alex e sua equipe, estávamos ansiosos para ouvir mais sobre as mudanças que o rastreamento de tempo trouxe ao fluxo de trabalho.

Também investigamos os recursos favoritos do Clockify do Team Beadon para descobrir seu segredo de manter o controle de suas tarefas.

Como Clockify mudou o fluxo de trabalho do Team Beadon?

Alex reuniu uma equipe de especialistas de todo o mundo, o que significa que eles trabalham em diferentes fusos horários e em horários diferentes. Mas, garantir que uma equipe dispersa permaneça conectada e eficiente geralmente depende da visibilidade de todos, e é aí que o Clockify entra:

“Antes de começarmos a rastrear nosso tempo, não tínhamos visibilidade. Mas como você pode ser eficiente se não tiver visibilidade? Agora podemos ver claramente para onde nosso tempo está indo, e isso nos faz sentir mais conectados como equipe. Também lembra a todos que onde você gasta seu tempo todas as semanas contribui para isso.”

Então, agora, em vez de ter que fazer uma ligação rápida e perder tempo em reuniões para se manter atualizada sobre o progresso de sua equipe, ela pode encontrar todas as informações em segundos:

“Adoro poder realmente ir e ver no que todos estão trabalhando enquanto falamos. É ótimo poder entrar agora e ter uma visão geral ao vivo do que todos estão trabalhando.”

Com o aumento da visibilidade vieram as melhorias no fluxo de trabalho geral da equipe:

“O Clockify mudou imensamente nosso fluxo de trabalho. Porque você não sabe onde está gastando seu tempo até que realmente tenha escrito em algum lugar. E então, a cada semana, analisamos para onde foi o tempo de toda a equipe, e é isso que nos traz clareza.”

Quais recursos do Clockify o Team Beadon considera mais eficazes?

Em uma ocasião, Alex apontou que o rastreamento de tempo no Clockify permitiu que sua equipe permanecesse no alvo, ao mesmo tempo em que forneceu uma visão gratificante de quanto tempo e atenção eles dedicaram à empresa.

Sabendo disso, queríamos descobrir quais recursos específicos a Team Beadon mais valoriza.

Projetos

Alex e sua equipe adquiriram o hábito de revisar regularmente como gastam seu tempo. É por isso que a opção de filtrar projetos acabou sendo bastante útil para eles:

“Adoro o fato de você ter projetos e poder reduzi-los ainda mais. Então, por exemplo, eu tenho um projeto chamado 'Desenvolvimento, Colaboração e Imprensa'. Mas, por baixo disso, há uma tarefa especial chamada 'Entrevistas'. Então, no final do ano eu poderia voltar e verificar quanto tempo eu passava fazendo entrevistas, por exemplo. Eu acho que é um recurso tão legal.”

Visualização de calendário

Outro recurso útil do qual Alex fala muito é a visualização do Calendário:

“A capacidade de clicar e ver uma visão geral do calendário de como você gastou seu tempo é ótima. Acabamos de descobrir isso e é muito legal poder ver semana após semana como é o seu fluxo de trabalho.”

Na captura de tela acima, você pode ver como a visualização do calendário do Clockify pode fornecer uma visão geral rápida de seus padrões de trabalho. É exatamente isso que ajuda Alex e sua equipe a organizar sua carga de trabalho:

“Para mim, muitas vezes, eu trabalhava de manhã cedo, trabalhava no final da tarde e fazia uma grande pausa no meio. Mas apenas ter visibilidade em torno disso é útil para entender como você trabalha.”

Relatórios

O recurso que recebeu a maior salva de palmas de Alex e sua equipe é o sistema de relatórios de tempo do Clockify:

“Também adoro os relatórios. Meu Deus que LINDO! Para poder ver todos os números, e tudo é codificado por cores… Você pode vê-los e dizer: “Ok, esta semana gastamos 21,8% do nosso tempo na criação de conteúdo”. Isso é muito útil para nós como equipe.”

Quais são os benefícios adicionais de usar um rastreador de tempo em uma equipe remota?

Quando você faz parte de uma equipe remota, acompanhar de perto o desenvolvimento dos projetos (com uma pequena ajuda de um rastreador de tempo) faz maravilhas para o seu negócio, com certeza.

Mas a maneira como Alex e sua equipe remota aperfeiçoaram seu fluxo de trabalho o suficiente para concluir a mesma quantidade de tarefas, mesmo depois de reduzir o número de horas trabalhadas... Bem, isso nos fez pensar sobre os benefícios adicionais de rastrear tudo o que você faz.

O rastreador de tempo ajuda você a eliminar o desperdício de tempo

Com o rastreamento do tempo vêm números surpreendentes. Às vezes, as pessoas ficam simplesmente chocadas com a quantidade de tempo que gastam para concluir uma única tarefa. Outras vezes, eles acabam sendo pegos de surpresa por suas estatísticas anuais de trabalho. Alex, por outro lado, enfrentou um tipo diferente de choque:

“Fiquei chocado com a quantidade de tempo que estava perdendo. Eu só não era muito eficiente com o meu tempo. Olhando quanto tempo eu estava perdendo e gastando em coisas que não estavam me dando retorno do meu investimento, acho que foi super chocante para mim.”

Mas, eliminar o tempo que você está perdendo em tarefas irrelevantes e não lucrativas não parece possível quando você não está ciente de que isso está acontecendo:

“Até que você tenha essa visibilidade, como você pode realmente ser eficiente?”

Então, em vez de tentar memorizar tudo o que realizaram ao longo do dia, Alex e sua equipe adquiriram o hábito de rastrear o tempo para reduzir ao máximo o tempo perdido:

“É uma parte muito grande e importante da cultura de nossa equipe que usemos o Clockify todos os dias e que tenhamos essa visibilidade como equipe de onde nossas horas de trabalho estão indo.”

O rastreador de tempo ajuda você a acertar seus números

Independentemente do tamanho e da complexidade de seus projetos, você provavelmente está se esforçando bastante para completá-los. Mas, se você não estiver ciente da lucratividade de seus projetos, está potencialmente contribuindo para um grande desperdício de horas e recursos.

Como proprietário de uma empresa, Alex também está ciente desse problema:

“Quando você administra um negócio, lucratividade é tudo. O dinheiro é oxigênio para o seu negócio. Portanto, você precisa ter certeza de que está gastando seu tempo em áreas que estão dando retorno sobre seu investimento.”

E é aqui que o rastreamento de tempo pode definir os registros diretamente:

“Se eu contratei um criador de conteúdo que cria um post no Instagram que nos dá 5 cliques em nosso site, não posso saber qual é o meu retorno do investimento a menos que saiba quanto tempo ela está gastando na criação de conteúdo. O Clockify nos permite essa capacidade de obter mais detalhes e realmente analisar onde estamos perdendo tempo e como podemos ser melhores.”

Ao definir uma estimativa de todos os seus projetos e tarefas, você consegue acompanhar todas as suas despesas e avaliar se o tempo e os recursos investidos são equivalentes às suas taxas de rentabilidade.

O rastreador de tempo leva você a definir metas realistas

Sempre que ela está prestes a lançar seu produto, Alex mapeia três tipos diferentes de objetivos:

• O bom objetivo
• O melhor objetivo
• O melhor gol

Embora os detalhes possam variar dependendo do produto específico que ela está prestes a comercializar, a essência geralmente permanece a mesma.

O bom objetivo garante uma quantidade razoável de lucratividade, o melhor objetivo é o meio termo, enquanto o melhor objetivo traz as maiores conquistas possíveis com os recursos já disponíveis.

Mas, definir metas depende dos dados disponíveis:

“Quando você está tentando atingir qualquer objetivo, precisa olhar para os dados reais e as análises e dizer: 'Ok, o que posso aprender com esses números e como posso prever o que serei capaz de avançar?' ”

Uma regra semelhante se aplica às tarefas cotidianas - somente depois de examinarmos de perto as informações sobre como estamos gastando nosso tempo, podemos definir metas alcançáveis. Alex também aponta isso:

“Geralmente tento ter uma visão geral rápida de quanto do meu tempo foi gasto na criação de conteúdo, desenvolvimento de produtos, administração e gerenciamento de minha equipe. Depois de olhar para todas essas coisas diferentes, estabeleço metas com base em onde estou gastando meu tempo.”

Como os dados podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos?

Independentemente da sua estratégia de meta preferida, definir uma meta geralmente decorre de uma certa base de conhecimento. Se você já sabe que precisa de cerca de 3 horas para redigir um esboço de artigo, defina sua meta diária para corresponder ao tempo estimado.

Mas nem estaríamos falando sobre estratégias de objetivos diferentes se fosse sempre assim tão simples. Muitas vezes, nem estamos cientes de quanto tempo nossas tarefas repetitivas diárias geralmente levam, e é aí que o rastreamento de tempo é útil.

Como visto acima, rastrear seu tempo no Clockify oferece uma visão clara de como você está passando o dia. Então, depois que você adquirir o hábito de rastrear o tempo, poderá perceber certos padrões. Por exemplo, você pode ver que responder a e-mails geralmente leva cerca de 30 minutos.

Essas informações estão lá para ajudá-lo a organizar melhor sua agenda e mapear seus objetivos de acordo com o tempo que você tem disponível.

Embora nenhuma estratégia de metas seja infalível, ter informações suficientes permite que você faça estimativas melhores e alcance seu objetivo com o mínimo de tentativas fracassadas.

Você deve controlar seu tempo como um empreendedor solo?

Se você perguntar a Alex – definitivamente sim.

Mas você pode estar se perguntando, como ela saberia disso? Ela não está trabalhando em equipe?

Bem, anos atrás, Alex era uma empreendedora solo, e o tempo que ela investiu no desenvolvimento de sua empresa foi o único que contou. É exatamente por isso que cada minuto se tornou ainda mais precioso:

“Muitas vezes as pessoas pensavam: 'Ah, não preciso cronometrar, não tenho equipe.'

Ah, você precisa controlar o tempo mais se for um empreendedor solo, porque seu tempo é o que mais importa. Você não tem tanto tempo.”

Acompanhar o tempo enquanto opera em equipe traz seus méritos, com certeza. Um deles é o aumento da transparência que garante que todos os processos sejam executados sem problemas.

Mas quando você é a única pessoa responsável pelo progresso da sua empresa, é fácil perder tempo ou se esforçar demais, porque você não tem os dados necessários para um alerta. É crucial para o futuro do seu negócio estar ciente de quanto tempo você está investindo e se as horas que você dedica trazem os resultados esperados:

“Para mim, agora que tenho uma equipe, sinto que meu tempo foi multiplicado. Há tantos de nós agora e estamos nos movendo em um ritmo muito mais rápido. Mas seu tempo é ainda mais importante para o sucesso do seu negócio quando você é um empreendedor solo.”

Considerações finais: você também pode fazer tudo

Como Alex e sua equipe demonstraram claramente - você não precisa desistir de seus sonhos para aproveitar sua merecida pausa no trabalho.

Você só precisa das ferramentas certas projetadas especificamente para ajudá-lo a obter os números, definir metas realistas e reduzir o tempo perdido.

Mas, caso você seja um desenvolvedor tentando consertar um código bugado em uma noite de sexta-feira, ou um empresário revisando suas despesas em um sábado de manhã, entendemos como seria impensável desligar seu computador e simplesmente se afastar sua mesa.

Ainda assim, sucesso e uma mente bem descansada vão bem juntos.

Você só precisa observar o seu tempo.

️ Você está tentando encontrar o equilíbrio perfeito entre vida profissional e pessoal? Você tentou controlar o tempo para aproveitar ao máximo suas horas produtivas? Talvez você queira compartilhar suas opiniões sobre as estratégias de Alex para se desconectar. Deixe-nos saber em [email protected] para ter a chance de ser destaque neste ou em um de nossos futuros artigos.