Equilibrio tra lavoro e vita privata e monitoraggio del tempo: intervista ad Alex Beadon

Hai mai sognato di dire addio alla cultura del caos tossico e di prenderti un giorno libero ogni volta che ti manca la motivazione? Che ne dici di introdurre una settimana lavorativa di quattro giorni?

Sembra un sogno che si avvera, ma ci deve essere un problema. Non puoi realizzare la stessa quantità di cose e far crescere la tua attività se non lavori 24 ore su 24.

O puoi?

Bene, Alex Beadon, uno stratega del lancio, è la prova vivente che si può fare. Ha aiutato un gran numero di imprenditori a realizzare i loro lanci a sei cifre, il tutto gestendo il proprio team in espansione e mantenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ma come è riuscita a farlo e cosa ha a che fare il monitoraggio del tempo in Clockify con il mettere fine alla pratica di essere "sempre attivi"?

Resta fermo e continua a leggere, perché abbiamo contattato la nostra migliore amica del business — Alex Beadon stessa, per scoprire come fa tutto: dal monitoraggio del tempo all'equilibrio tra lavoro e vita privata , al lancio di strategie e molto altro ancora.

Cosa fa uno stratega di lancio?

Che tu possieda una piccola impresa, gestisci una grande impresa, lavori come grafico o sviluppatore di software, probabilmente hai, in un modo o nell'altro, partecipato al lancio di un prodotto.

Dallo sviluppo di un prodotto da zero, alla ricerca del mercato e al test per ulteriori miglioramenti, il lancio di un prodotto coinvolge tutte le mani sul ponte anche prima che avvenga il lancio vero e proprio.

Ma come si inserisce qui uno stratega di lancio?

È abbastanza semplice, in realtà.

Uno stratega del lancio è lì per dare a un'azienda una mano nell'ideazione, implementazione e avvio di un lancio di successo e redditizio - e questa è precisamente l'area di competenza di Alex Beadon.

Cosa possiamo imparare sull'equilibrio tra lavoro e vita privata da uno stratega di lancio?

Essendo sia il creatore di Together We Launch , un programma di 6 mesi progettato per accompagnare i creatori di corsi e i proprietari di siti di appartenenza al loro primo lancio a sei cifre, sia il leader del suo team di sette persone, Alex ha acquisito esperienza diretta di quanto sia diverso le aziende operano e hanno perfezionato il proprio flusso di lavoro di conseguenza.

Quindi, invece di dare la priorità alla mentalità "più frenetica", Alex e il suo team ora raccolgono i frutti sia di una settimana lavorativa di quattro giorni che di lanci multipli a sei cifre.

Naturalmente, volevamo ascoltare tutto ciò che Alex aveva da dire su come concentrarsi sul tuo benessere pur rimanendo produttivo, quindi ti presentiamo quattro punti principali del nostro discorso su come raggiungere il perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata.

Impara quando disconnettersi

Tutti, almeno una volta, abbiamo sentito il terrore di doverci svegliare presto dopo aver lavorato fino a tarda notte per finire il progetto di ieri. Eppure, nonostante il terrore e la stanchezza, abbiamo imparato a tenere il mento alto e cercare di far rivivere a tutti i costi la nostra già bassa motivazione. Ma è questa la strada giusta da prendere o una strada dritta per il burnout?

Alex afferma che è naturale sentirsi demotivati:

"Penso che sia molto comune e normale che le persone manchino di motivazione, non penso che sia necessariamente qualcosa che devi superare".

Quindi, invece di sentirsi in colpa per non avere abbastanza energia per essere produttiva come al solito, propone di prestare molta attenzione a ciò che questa mancanza di motivazione potrebbe cercare di dirci:

“Ogni volta che ho quella mancanza di motivazione, normalmente è un indicatore di esaurimento. Per qualcun altro, questo sarà un indicatore di qualcosa di diverso. Quello che consiglio è di cercare di essere un detective e capire da dove viene la mancanza di motivazione, ed è qualcosa che dovresti portare avanti o meno.

A volte, questi piccoli segnali non sono altro che allarmi per premere un pulsante di pausa:

“ Ogni volta che mi trovo in quello spazio in cui mi sento oberato di lavoro, tendo a darmi il permesso di fare cose che normalmente non farei. Forse dormi un po' di più invece di svegliarti molto presto.

Cerco di darmi un po' di respiro per rallentare".

Avere un piano di disconnessione

Finire la tua giornata di lavoro non dovrebbe essere così difficile. Devi solo spegnere il tuo laptop e cambiare l'ambiente circostante. Ma se la nostra famigerata cultura del lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ci ha insegnato qualcosa, è che scollegare la mente non è facile come disconnettersi dal computer.

Quindi volevamo sentire Alex e vedere se aveva delle strategie collaudate a cui possiamo rivolgerci ogni volta che la disconnessione sembra irraggiungibile. Si scopre che staccare la spina è altrettanto difficile anche per lei:

“Come imprenditore, il mio cervello funziona sempre. Mi vengono sempre in mente idee, anche quando cerco attivamente di disconnettermi. Trovo che quando mi disconnetto, è allora che mi vengono le idee migliori".

Tuttavia, ha trovato un modo per aggirare il costante pensiero eccessivo: il segreto sta nell'immagazzinare nuove idee sul suo telefono e andare avanti con la sua giornata:

“In questo modo, so che la mia idea è lì, così posso tornare su di essa più tardi durante la settimana lavorativa, e non devo davvero lavorarci su in quel momento. Ma viene catturato e archiviato in modo sicuro, e questo è un modo efficiente per me di capitalizzare queste idee, invece di punirmi per lavorare durante il fine settimana".

Il mondo continuerà a muoversi anche nei nostri giorni liberi. A volte potremmo avere un'idea rivoluzionaria inaspettata, altre volte solo una chiamata di emergenza. Ma capire come rispondere alle sorprese fa la differenza tra un giorno di riposo rilassato e un fine settimana completamente rovinato.

Metti il ​​tuo cuore e la tua anima nella costruzione di una squadra perfetta

Quando sei circondato dalle persone giuste che sono lì per entrare, fare un passo indietro viene più naturale.

Alex ha fatto un grande sforzo per raccogliere le persone giuste che ora sono lì per assicurarsi che ogni aspetto della sua attività funzioni senza intoppi, anche quando non è nei paraggi. Questo è quello che ha fatto per prima:

“Consiglio vivamente la lettura di un libro intitolato “Fai che ti mettano al lavoro per te” della dottoressa Angela E. Lauria. Quello che ho imparato da quel libro è che è davvero importante visualizzare chi è il tuo dipendente ideale e capire che si tratta di una transazione. Hanno bisogno di qualcosa nelle loro vite e tu vuoi qualcosa nella tua attività, quindi è uno scambio.

Dopo aver scelto un candidato ideale, la valutazione dei vantaggi che derivano dal lavoro viene subito dopo:

“Il fatto che lavoriamo da casa porta tanta gioia ai nostri dipendenti. La settimana lavorativa di quattro giorni e il fatto che siamo una piccola squadra, quindi puoi vedere immediatamente l'impatto del tuo lavoro, sono anche enormi vantaggi che offriamo".

Naturalmente, il passo successivo sarebbe commercializzare l'annuncio di lavoro e attirare le persone giuste:

“Con la nostra pagina di descrizione del lavoro, volevo che le persone sentissero l'energia dell'azienda sin dal primo giorno. E penso che abbiamo fatto un ottimo lavoro, abbiamo attratto un meraviglioso team di persone che si adattano molto bene alla cultura, persone che sono disposte a imparare e a prendere l'iniziativa".

Incoraggia la tua squadra a tenere traccia del tempo

Porre fine al maniaco del lavoro sarebbe quasi impossibile senza un'adeguata gestione del tempo.

Ma come gestisci il tempo del tuo team e dai comunque la priorità al loro benessere se il carico di lavoro rimane lo stesso ma il lasso di tempo per affrontarlo diventa più breve?

È qui che entra in gioco il monitoraggio del tempo:

“Quando sei abituato a una settimana lavorativa di cinque giorni hai così tanto tempo per lavorare. Ma quando togli quel 20% della settimana, noti che è una grande percentuale da perdere. Quindi, abbiamo fatto uno sforzo per concentrarci su come trascorriamo il nostro tempo".

Quindi, quando tieni d'occhio sia dove trascorri la maggior parte del tuo tempo sia tutti i potenziali divoratori di tempo, la gestione del carico di lavoro diventa più realizzabile:

“Questo è uno dei modi principali in cui utilizziamo Clockify: guardare dove sta andando il nostro tempo e cosa possiamo fare per risolvere eventuali problemi o aree in cui stiamo spendendo troppo tempo. È così vantaggioso.

In che modo il monitoraggio del tempo in Clockify aiuta il Team Beadon?

Poiché Clockify è un'aggiunta così vitale alla settimana lavorativa di Alex e del suo team, non vedevamo l'ora di saperne di più sui cambiamenti che il monitoraggio del tempo ha apportato al loro flusso di lavoro.

Abbiamo anche sondato le funzionalità di Clockify preferite dal Team Beadon per scoprire il loro segreto per essere sempre al passo con i propri compiti.

In che modo Clockify ha cambiato il flusso di lavoro del Team Beadon?

Alex ha riunito un team di esperti da tutto il mondo, il che significa che lavorano in fusi orari diversi e con orari diversi. Tuttavia, garantire che un team disperso rimanga connesso ed efficiente spesso dipende dalla visibilità di tutti, ed è qui che entra in gioco Clockify:

“Prima di iniziare a monitorare il nostro tempo non avevamo visibilità. Ma come puoi essere efficiente se non hai visibilità? Ora possiamo vedere molto chiaramente dove sta andando il nostro tempo e ci fa sentire più connessi come squadra. Ricorda anche a tutti che il luogo in cui trascorri il tuo tempo ogni singola settimana contribuisce a questo.

Quindi ora, invece di dover saltare in una chiamata veloce e perdere tempo nelle riunioni per rimanere aggiornata sui progressi del suo team, può trovare tutte le informazioni in pochi secondi:

“Mi piace essere in grado di andare davvero a vedere a cosa stanno lavorando tutti mentre parliamo. È fantastico poter entrare in questo momento e avere una panoramica dal vivo di ciò su cui tutti stanno lavorando".

Con la maggiore visibilità sono arrivati ​​i miglioramenti al flusso di lavoro generale del team:

“Clockify ha cambiato immensamente il nostro flusso di lavoro. Perché non sai dove trascorri il tuo tempo finché non l'hai effettivamente scritto da qualche parte. E poi, ogni singola settimana guardiamo a dove è andato il tempo dell'intera squadra, e questo è ciò che ci porta chiarezza".

Quali funzionalità di Clockify trovano il Team Beadon più efficaci?

In un'occasione, Alex ha sottolineato che il monitoraggio del tempo in Clockify ha consentito al suo team di rimanere in linea con l'obiettivo, fornendo allo stesso tempo una visione gratificante di quanto tempo e attenzione hanno dedicato all'azienda.

Sapendo questo, volevamo scoprire quali caratteristiche particolari il Team Beadon apprezza di più.

Progetti

Alex e il suo team hanno preso l'abitudine di rivedere regolarmente come trascorrono il loro tempo. Questo è il motivo per cui l'opzione per filtrare i progetti si è rivelata molto utile per loro:

“Adoro il fatto che tu abbia dei progetti e tu sia in grado di restringerli ulteriormente. Quindi, ad esempio, ho un progetto chiamato "Sviluppo, collaborazione e stampa". Ma, al di sotto, c'è un compito speciale chiamato "Interviste". Quindi, alla fine dell'anno potrei tornare indietro e controllare quanto tempo ho passato a fare interviste, per esempio. Penso che sia una caratteristica così interessante.”

Vista calendario

Un'altra caratteristica utile di cui Alex parla molto è la vista Calendario:

“La possibilità di fare clic e vedere una panoramica del calendario di come hai trascorso il tuo tempo è eccezionale. L'abbiamo appena scoperto ed è fantastico poter vedere settimana dopo settimana com'è il tuo flusso di lavoro".

Nello screenshot sopra, puoi vedere come la visualizzazione del calendario di Clockify può darti una rapida panoramica dei tuoi schemi di lavoro. Questo è esattamente ciò che aiuta Alex e il suo team a organizzare il proprio carico di lavoro:

“Per me, molte volte, lavoravo la mattina presto, lavoravo più tardi nel pomeriggio e facevo una grande pausa nel mezzo. Ma solo avere visibilità intorno a ciò è utile per capire come lavori. ”

Rapporti

La caratteristica che ha ricevuto il più grande applauso da parte di Alex e del suo team è il sistema di segnalazione del tempo di Clockify:

“Adoro anche i reportage. Oh mio dio, è bellissimo! Per poter vedere tutti i numeri e tutto è codificato a colori... Puoi vederli e dire: "Ok, questa settimana abbiamo dedicato il 21,8% del nostro tempo alla creazione di contenuti". Questo è davvero utile per noi come squadra".

Quali sono i vantaggi aggiuntivi dell'utilizzo di un rilevatore di tempo in un team remoto?

Quando fai parte di un team remoto, tenere d'occhio lo sviluppo dei progetti (con un piccolo aiuto di un cronometro) fa sicuramente miracoli per la tua attività.

Ma il modo in cui Alex e il suo team remoto hanno perfezionato il loro flusso di lavoro abbastanza da completare la stessa quantità di attività anche dopo aver ridotto il numero di ore lavorate... Bene, ci ha fatto interrogare sui vantaggi aggiuntivi del monitoraggio di tutto ciò che fai.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a eliminare il tempo perso

Con il monitoraggio del tempo arrivano numeri sorprendenti. A volte, le persone sono semplicemente scioccate dalla quantità di tempo che trascorrono a completare un singolo compito. Altre volte, finiscono per essere colti di sorpresa dalle loro statistiche annuali sul lavoro. Alex, d'altra parte, ha affrontato un diverso tipo di shock:

“Sono rimasto scioccato dalla quantità di tempo che stavo perdendo. Semplicemente non ero molto efficiente con il mio tempo. Guardando quanto tempo stavo sprecando e spendendo in cose che non mi davano un ritorno sul mio investimento, penso che sia stato super scioccante per me.

Ma eliminare il tempo che stai perdendo in attività irrilevanti e non redditizie non sembra possibile quando non sei nemmeno consapevole che sta accadendo:

"Fino a quando non avrai quella visibilità, come puoi essere davvero efficiente?"

Quindi, invece di cercare di memorizzare tutto ciò che hanno realizzato durante la giornata, Alex e il suo team hanno preso l'abitudine di tracciare il tempo per ridurre il più possibile il tempo perso:

"È una parte davvero grande e importante della nostra cultura del team che utilizziamo Clockify ogni singolo giorno e che abbiamo quella visibilità come squadra di dove stanno andando le nostre ore di lavoro".

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a ottenere i tuoi numeri direttamente

Indipendentemente dalle dimensioni e dalla complessità dei tuoi progetti, molto probabilmente stai facendo un grande sforzo per completarli. Ma, se non sei consapevole della redditività dei tuoi progetti, stai potenzialmente contribuendo a una grande quantità di ore e risorse sprecate.

In qualità di imprenditore, anche Alex è molto consapevole di questo problema:

“Quando gestisci un'impresa, la redditività è tutto. Il denaro è ossigeno per il tuo business. Quindi, devi assicurarti di trascorrere il tuo tempo in aree che ti danno un ritorno sul tuo investimento".

Ed è qui che il monitoraggio del tempo può mettere le cose in chiaro:

“Se ho assunto un creatore di contenuti che crea un post su Instagram che ci dia 5 clic sul nostro sito Web, non posso sapere quale sia il mio ritorno sull'investimento a meno che non so quanto tempo sta dedicando alla creazione di contenuti. Clockify ci consente questa capacità, di essere più dettagliati e di esaminare davvero dove stiamo perdendo tempo e come possiamo essere migliori".

Quando imposti un preventivo su tutti i tuoi progetti e attività, sei in grado di tenere traccia di tutte le tue spese e valutare se il tempo e le risorse che hai investito sono equivalenti ai tuoi tassi di redditività.

Il monitoraggio del tempo ti porta a fissare obiettivi realistici

Ogni volta che sta per lanciare il suo prodotto, Alex traccia tre diversi tipi di obiettivi:

• Il buon obiettivo
• L'obiettivo migliore
• Il miglior obiettivo

Sebbene i dettagli possano variare a seconda del prodotto specifico che sta per commercializzare, l'essenza di solito rimane la stessa.

Il buon obiettivo garantisce una discreta quantità di redditività, l' obiettivo migliore è la via di mezzo, mentre l' obiettivo migliore porta i massimi risultati possibili con le risorse già disponibili.

Tuttavia, la definizione degli obiettivi dipende dai dati disponibili:

"Quando stai cercando di raggiungere qualsiasi obiettivo, devi guardare i dati reali e l'analisi e dire: 'Ok, cosa posso imparare da questi numeri e come posso prevedere cosa sarò in grado di andare avanti?' "

Una regola simile si applica alle attività quotidiane: solo dopo aver esaminato da vicino le informazioni su come trascorriamo il nostro tempo siamo in grado di stabilire obiettivi raggiungibili. Anche Alex lo fa notare:

"Di solito cerco di ottenere una rapida panoramica di quanto tempo è stato dedicato alla creazione di contenuti, allo sviluppo del prodotto, all'amministrazione e alla gestione del mio team. Dopo aver esaminato tutte queste diverse cose, ho fissato degli obiettivi in ​​base a dove trascorro il mio tempo".

In che modo i dati possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi?

Indipendentemente dalla tua strategia di obiettivo preferita, la definizione di un obiettivo di solito deriva da una certa base di conoscenze. Se sai già che hai bisogno di circa 3 ore per comporre lo schema di un articolo, imposti il ​​tuo obiettivo giornaliero in modo che corrisponda al tempo stimato.

Ma non parleremmo nemmeno di strategie per obiettivi diversi se fosse sempre così semplice. Molto spesso, non siamo nemmeno consapevoli di quanto tempo impiegano solitamente le nostre attività ripetitive quotidiane, ed è qui che il monitoraggio del tempo torna utile.

Come visto sopra, il monitoraggio del tuo tempo in Clockify ti dà una visione chiara di come stai trascorrendo la giornata. Quindi, dopo aver preso l'abitudine di tracciare il tempo, sarai in grado di notare determinati schemi. Ad esempio, potresti notare che per rispondere alle e-mail di solito ci vogliono circa 30 minuti.

Queste informazioni sono lì per aiutarti a organizzare meglio il tuo programma e mappare i tuoi obiettivi in ​​base al tempo che hai a disposizione.

Sebbene nessuna strategia di obiettivo sia infallibile, avere informazioni sufficienti ti consente di fare stime migliori e raggiungere il tuo obiettivo con il minimo numero di tentativi falliti.

Dovresti tenere traccia del tuo tempo come imprenditore solista?

Se chiedi ad Alex, sicuramente sì.

Ma ti starai chiedendo, come fa a saperlo? Non sta lavorando in una squadra?

Ebbene, anni fa, Alex era un'imprenditrice solista e il tempo che ha investito nello sviluppo della sua azienda è stato l'unico tempo che contava. Proprio per questo ogni minuto è diventato ancora più prezioso:

"Molte volte la gente pensava: 'Oh, non ho bisogno di cronometrare, non ho una squadra.'

Oh, se sei un imprenditore solista, devi tenere traccia del tempo di più, perché il tuo tempo conta di più. Non hai molto tempo.

Tenere traccia del tempo mentre si opera come una squadra porta sicuramente i suoi meriti. Uno di questi è la maggiore trasparenza che assicura che ogni processo si svolga senza intoppi.

Ma quando sei l'unico responsabile dei progressi della tua azienda, è facile perdere tempo o sovraccaricarti, perché ti mancano i dati necessari per svegliarti. È fondamentale per il futuro della tua attività essere consapevole di quanto tempo stai investendo e se le ore che dedichi ti portano i risultati attesi:

“Per me, ora che ho una squadra, sento che il mio tempo si è moltiplicato. Siamo così tanti ora e ci stiamo muovendo a un ritmo così veloce. Ma il tuo tempo conta ancora di più per il successo della tua attività quando sei un imprenditore solista.

Considerazioni finali: anche tu puoi fare tutto

Come hanno chiaramente dimostrato Alex e il suo team, non devi rinunciare ai tuoi sogni per goderti la meritata pausa dal lavoro.

Hai solo bisogno degli strumenti giusti appositamente progettati per aiutarti a ottenere i numeri, fissare obiettivi realistici e ridurre il tempo che perdi.

Ma, nel caso in cui tu sia uno sviluppatore che cerca di correggere un codice difettoso il venerdì sera, o un imprenditore che supera le proprie spese il sabato mattina, capiamo quanto sarebbe impensabile spegnere il computer e allontanarsi semplicemente da la tua scrivania.

Tuttavia, il successo e una mente ben riposata vanno bene insieme.

Hai solo bisogno di guardare il tuo tempo.

️ Stai cercando di trovare quel perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata? Hai provato il monitoraggio del tempo per ottenere il massimo dalle tue ore produttive? Forse vorresti condividere le tue opinioni sulle strategie di Alex per la disconnessione. Fateci sapere a [email protected] per avere la possibilità di essere presenti in questo o in uno dei nostri futuri articoli.