Nu te opri! Aflați cum să vă gestionați afacerea în timp ce sunteți în vacanță

1. Dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, planificați-vă vacanța din timp
2. Pregătește-ți echipa să gestioneze afacerea de la distanță
3. Delegați responsabilități pentru perioada de absență
4. Programați activitățile în prealabil
5. Nu setezi termenele limită pentru perioada de vacanță
6. Setează comunicarea cu echipa ta
7. Informați-vă clienții în prealabil
8. Folosiți instrumente tehnice pentru a rămâne la curent
9. Pregătește-te pentru situații de urgență

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. SendGrid - Generator de e-mail și expeditor
3. Boomerang - Instrument pentru programarea e-mailurilor
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

„Nu am mai avut o vacanță de cinci ani acum” – este o poveste tipică pe care o puteți auzi de la un proprietar de afaceri mici , un fondator sau un manager de nivel C. Argumentele obișnuite sunt „este iresponsabil să lași afacerea neadministrată” și „ce se întâmplă dacă ceva se întâmplă și nu sunt acolo să iau măsuri?”

Totuși, toți suntem oameni și pur și simplu trebuie să ne odihnim din când în când. Nu doar la fiecare cinci ani, ci în mod regulat. Fără această reîncărcare, este posibil să ne epuizăm, manageri sau nu. Mai mult, dacă o companie nu poate supraviețui câteva săptămâni fără managementul său de vârf, atunci la ce folosește echipa sa?

prin GIPHY

Dacă a avea o vacanță de o săptămână sau două sună ca ceva pe care nu ți-l poți permite, acest lucru se datorează de obicei unuia (sau mai multor) dintre următoarele motive:

• Tu faci totul singur
• Nu poți delega
• Nu ai încredere în echipa ta în luarea deciziilor
• Există ceva în neregulă cu comunicarea în cadrul companiei dvs
• Ți-e prea frică că ceva poate merge prost în absența ta
• Sunt prea puțini oameni în compania dvs. și sunteți implicat activ în majoritatea proceselor de afaceri
• Afacerea ta este prea tânără
• Sunteți singurul angajat al companiei dvs

Cu excepția cazului în care motivul pentru care nu îți iei o vacanță este unul dintre ultimele trei, îți faci doar scuze, mai degrabă decât să fii un bun manager.

În orice caz, plecarea într-o vacanță necesită pregătire și disponibilitatea dumneavoastră – cel puțin parțială – în timpul liber. Dacă vrei să te bucuri de vacanță ȘI să lucrezi de la distanță în același timp, hai să vedem de ce trebuie să ai grijă.

Dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, planificați-vă vacanța din timp

În primul rând, planificați-vă vacanța dinainte. Ar fi iresponsabil din partea ta să lași totul așa cum este și să te bucuri în continuare de timpul liber.

Imagine prin amabilitatea Freepik

Acordați-vă puțin timp înainte de vacanță pentru a rezolva lucrurile și pentru a vă curăța programul:

• Asigurați-vă că vă revizuiți calendarul și alegeți ora la care nu sunt planificate activități. Cel puțin, asigurați-vă că puteți muta unele dintre ele mai târziu.
• Anunta-ti echipa despre planurile tale de vacanta, astfel incat sa nu fie o surpriza pentru ei. Vezi ca următorul tău responsabil să lucreze în timpul absenței tale.
• Contactați clienții pe care îi gestionați, precum și asociații dvs. de afaceri și spuneți-le despre perioada de OOO planificată.

Pentru a minimiza riscurile asociate cu absența dvs., cel mai bun sfat ar fi să vă planificați vacanța pentru cel mai lent timp pentru afacerea dvs. Dacă asta coincide cu sărbătorile legale, asigurați-vă că măcar cineva poate fi lăsat la conducere.

Pregătește-ți echipa să gestioneze afacerea de la distanță

Aveți o conversație deschisă cu angajații dvs. despre rezolvarea problemelor și luarea deciziilor. Întrebați-i ce ar face ei într-o anumită situație dacă nu ați fi prin preajmă. S-ar putea să auzi câteva răspunsuri și idei bune. Mai bine începeți să aveți aceste conversații de la început, astfel încât echipa să fie pregătită pentru absența dumneavoastră.

Cel mai bine ar fi să nu iei o vacanță lungă deodată. Luați-vă câteva zile libere când aveți întâlniri sau pur și simplu lucrați de acasă. Vezi cum merge și cum se rezolvă problemele. Dacă totul decurge fără probleme fără participanții tăi activi, echipa ar putea fi pregătită pentru vacanța șefului său.

Delegați responsabilități pentru perioada de absență

Dacă credeți că delegarea nu funcționează, vă înșelați. Cei mai buni manageri sunt oameni care delegă o mare parte din munca lor altora, mai degrabă decât să facă totul pe cont propriu.

Pentru a începe să delegați responsabilități, mai întâi trebuie să vă identificați și să vă enumerați activitățile. Prioritizează-le și gândește-te la cine mai poate face aceste sarcini.

Pentru început, atribuiți a doua persoană responsabilă care va gestiona afacerea în locul dvs. Poate fi asistentul dvs. personal sau co-fondatorul dvs. sau oricare dintre managerii de nivel C de pe consiliul dvs.

Și mai bine este să delegeți responsabilități pentru perioada de absență unor persoane diferite. Cu toate acestea, asigurați-vă că nu îi supraîncărcați cu muncă suplimentară și asigurați-vă că se simt confortabil cu rolurile lor temporare. Pentru a vă oferi câteva idei, alege următoarele persoane din echipa ta:

• Cineva responsabil pentru clienți
• Cineva responsabil pentru partenerii de afaceri
• Cineva responsabil pentru foaia de parcurs
• Cineva responsabil pentru chestiunile legate de birou
• Cineva responsabil de comunicarea cu utilizatorii

Programați activități în prealabil

O poți face în următorii pași:

• Aruncă o privire atentă la calendarul tău și vezi ce ai planificat.
• Prioritizează activitățile.
• Programați activitățile cele mai urgente sau esențiale pentru perioada anterioară vacanței planificate.
• Amână-le pe cele mai puțin importante până când te întorci.
• Împărtășește-ți programul cu echipa și/sau sub comandant.

prin GIPHY

În acest fel, veți fi sigur că veți supraveghea cele mai presante probleme și nu veți rata luarea deciziilor. În cazul în care apar noi activități în timpul vacanței, le puteți delega angajaților sau puteți încerca să le mutați după ce v-ați întors din vacanță.

Nu stabiliți termene pentru perioada de vacanță

Este important să nu stabiliți reperele importante de dezvoltare pentru perioada de după vacanță. Acestea ar necesita cel mai probabil aprobarea dvs. și nu doriți să vă petreceți cea mai mare parte a vacanței lucrând. Prin urmare, încercați să respectați termenele înainte sau după ce plecați în vacanță.

Imagine prin amabilitatea Freepik

Dacă ați amânat anumite termene limită, asigurați-vă că veți avea suficient timp pentru a le respecta după ce vă întoarceți. Amintiți-vă că întoarcerea la muncă necesită ceva timp pentru adaptare, ceea ce înseamnă că primele zile nu vor fi atât de productive pe cât ați dori să fie.

Stabiliți comunicarea cu echipa dvs

Este important să mențineți o comunicare deschisă cu echipa dvs. încă de la început. Toate activitățile de afaceri ar trebui să fie transparente și discutabile în cadrul echipei dvs. Așa îi pregătești să ia decizii și să-și asume responsabilitatea.

Odată ce ai planificat o perioadă de plecare, stabilește o politică de comunicare pentru timpul absenței tale. Acordați orele în care veți avea un apel de echipă sau când veți fi cel mai probabil să răspundeți la e-mailuri și mesaje.

prin GIPHY

Dacă încă ți-e teamă că decizia ta va fi foarte necesară în timpul vacanței tale, fă-te disponibil pentru comunicare. Acum poți avea acces la internet aproape de oriunde în lume, așa că nu ar trebui să fie o problemă decât dacă tipul tău de vacanță este alpinismul. În cele mai multe cazuri, veți putea să vă programați orele online când echipa dvs. vă poate contacta.

Fiți disponibil în orele convenite și clarificați că angajații dumneavoastră vă pot contacta în legătură cu orice întrebări stringente. Este important să discutați cu ei cazuri în care ar trebui să se bazeze pe ei înșiși în luarea deciziilor și când ar trebui să vă contacteze. Asigurați-vă că nu depind doar de opinia dvs. Altfel, ți-ar strica doar vacanța.

Informați-vă clienții în prealabil

Aveți grijă să vă informați clienții despre vacanța dvs. cu mult timp înainte. Cel mai bine ar fi să-i contactați cu câteva luni înainte de vacanță. Încercați să nu amânați acest lucru cu o lună înainte de vacanța planificată.

Când comunicați cu clienții cu privire la vacanța dvs.:

• Spune-le datele vacanței tale.
• Întreabă-i dacă au nevoie de ceva de la tine pe care ar trebui să-l faci înainte de a pleca.
• Nu uitați să le prezentați unei persoane care va fi responsabilă în absența dumneavoastră.
• Oferiți-le o opțiune de urgență (cum ar fi un număr de telefon personal pe care să îl sune).

Nu uitați să contactați clienții cu puțin timp înainte de vacanță pentru a le reaminti datele când veți pleca.

Folosiți instrumente tehnice pentru a rămâne la curent

Deoarece deseori nu este posibil să stai departe de orice muncă în timpul vacanței când ești persoana care conduce afacerea , creează un mediu pentru lucrul la distanță. Instalați toate instrumentele esențiale pe smartphone-ul sau tableta dvs., oricare veți folosi la serviciu. De asemenea, puteți configura notificări pentru toate instrumentele dvs., astfel încât să nu pierdeți nimic important.

Iată instrumentele de care probabil veți avea nevoie:

• Instrumente de comunicare

Configurați mesajul OOO în e-mailul dvs., astfel încât oamenii să nu aștepte un răspuns imediat de la dvs. Menționați pe cei responsabili și spuneți cum puteți fi contactat în caz de urgență. Puteți schimba semnătura companiei pentru asta.

Asigurați-vă că telefonul dvs. are instalate toate aplicațiile esențiale de comunicare (Skype, Slack etc.), astfel încât să puteți comunica cu echipa dvs. în timp real.

Imagine prin amabilitatea Freepik

• Instrumente de management de proiect

Ce instrumente de management de proiect folosiți? Jira sau Confluence ar putea fi prea complexe pentru a vă gestiona afacerea de pe un smartphone (în cazul în care veți folosi unul pentru serviciu), așa că luați în considerare utilizarea ceva mai prietenos, cum ar fi Trello sau Evernote.

Imagine prin amabilitatea Freepik

• Calendar

Asigurați-vă că calendarele sunt sincronizate cu contul de e-mail și instrumentele de management al proiectelor. Urmăriți ceea ce se întâmplă verificând calendarele zilnic.

Imagine prin amabilitatea Freepik

• Instrumente de raportare

Cum vei fi la curent cu ceea ce s-a făcut într-o anumită perioadă de timp? Echipa ta poate folosi foi de calcul, panouri kanban, tablouri de bord în timp real etc. Sau poți pur și simplu să-i ceri secundului să-ți trimită un scurt rezumat prin e-mail la sfârșitul fiecărei zile.

Imagine prin amabilitatea Freepik

• Instrumente de programare pentru rețelele sociale

Dacă folosiți conturile de socializare pentru a crește gradul de conștientizare a companiei sau pentru a interacționa cu clienții și clienții, este important să utilizați instrumente de programare precum Hootsuite sau Buffer. Cu ei, nu va trebui să fii online tot timpul, menținându-ți în același timp prezența socială. Cu toate acestea, asigurați-vă că oamenii care interacționează cu dvs. nu rămân fără un răspuns.

Imagine prin amabilitatea Freepik

Pregătește-te pentru urgență

Indiferent cât de bine ai planificat totul, există anumite lucruri care rămân în afara controlului tău. Acum este momentul să te întrebi: Care este cea mai mare frică a ta? Ce se poate întâmpla în companie în cel mai rău caz? Ce poate merge prost care va necesita o acțiune imediată din partea responsabilului? Poate doriți să vă gândiți la astfel de scenarii și să oferiți echipei dumneavoastră instrucțiuni clare despre cum să reacționeze.

În afară de dezastrele naturale (inundații) sau daunele neintenționate cauzate de om (incendiu), există încă lucruri mai puțin catastrofale care pot apărea, cum ar fi o lipsă de energie sau pierderea conectivității. Asigurați-vă că telefoanele furnizorilor respectivi de servicii și întreținere sunt la îndemâna tuturor, astfel încât problema să poată fi rezolvată cât mai repede posibil.

rezumat

Nu ar trebui să vă faceți prea multe griji când plecați în vacanță. Pur și simplu planificați din timp și asigurați-vă că principalele responsabilități sunt împărțite între angajați. Cel mai probabil, vei reveni plăcut surprins de performanța echipei tale.

Daca esti, insa, principalul decident al companiei, a pleca intr-o vacanta fara nicio posibilitate de a te contacta este probabil iresponsabil. Planifică să fii online la orele convenite și fii gata să ai mâna pe telefon. Totuși, încercați să rezistați tentației de a conduce afacerea ca de obicei în timpul vacanței.

Este important să mențineți un echilibru între viața profesională și viața privată, ceea ce înseamnă să vă luați puțin timp liber de la muncă și să vă concentrați asupra altor lucruri: călătorii, lectură, drumeții, relaxare, meditație, cum să spuneți. Rețineți că luarea vacanțelor este esențială nu numai pentru sănătatea dumneavoastră, ci și pentru sănătatea afacerii dumneavoastră.