Cele mai bune metode de urmărire a productivității echipei

Productivitatea echipei măsoară cât de multă muncă de calitate poate produce o echipă într-un anumit timp, cum ar fi o lună. Dacă o echipă va fi productivă depinde de o serie de factori, cum ar fi nivelul de productivitate al fiecărui angajat, precum și abilitățile acestuia. În plus, comunicarea în echipă, mediul de lucru și nivelurile de motivație au, de asemenea, un impact profund asupra productivității echipei.

În acest articol, vom acoperi câteva metode practice pe care le puteți folosi pentru a urmări productivitatea echipei dvs. În plus, vă vom împărtăși câteva exemple reale despre modul în care anumite echipe își măsoară eficiența.

Adevărata semnificație a productivității pentru echipa ta

Este demn de remarcat faptul că productivitatea echipei nu va cuprinde aceleași calități în diverse afaceri și chiar în echipe diferite. De aceea, dacă ești angajator sau manager, gândește-te la parametrii cheie de productivitate pentru compania sau echipa ta. Iată câteva întrebări pe care ți le poți pune:

• Ce produse sau servicii oferă compania dumneavoastră?
• Ce tip de performanță poți eticheta ca fiind productiv?
• Există o cotă de vânzări sau producție pe care o echipă trebuie să o îndeplinească?
• Care sunt cele mai importante obiective din fiecare echipă?

Odată ce vă dați seama de valorile esențiale care ajută la construirea unei echipe productive, va fi mai ușor să urmăriți eficiența echipei. Urmărind productivitatea echipei, managerii vor înțelege mai bine dacă există unii angajați mai puțin eficienți într-o echipă. În acest caz, liderii ar trebui să găsească o soluție adecvată pentru acești lucrători, care poate include:

• oferirea lucrătorilor cu pregătire suplimentară,
• transferarea angajaților într-o altă echipă, sau
• rezilierea angajatului.

Opt metode de urmărire a productivității echipei

Una dintre modalitățile de măsurare a capacității echipei este utilizarea parametrilor de productivitate. Iată câteva dintre cele mai comune valori pentru monitorizarea productivității.

Rapoarte planificat și făcut

Valoarea raportului planificat până la finalizat ia în considerare procentul de sarcini care au fost finalizate în comparație cu cele care au fost atribuite . Deci, atunci când utilizați această metodă, examinați o listă dată de sarcini și analizați câte dintre aceste sarcini a finalizat echipa. În acest fel, puteți afla mai multe despre capacitatea echipei de a finaliza volumul de lucru cu precizie.

Puteți utiliza raportul planificat-terminat atunci când lucrați în sprinturi . În acest caz, la începutul unui sprint, ar trebui să documentați cât de multă muncă intenționează să facă echipa în timpul unui sprint. Apoi, la sfârșitul unui sprint, ar trebui să comparați cât de multă muncă a terminat o echipă cu volumul de muncă planificat la început.

Vorbind de sprinturi, merită remarcat faptul că raportul planificat-terminat este destul de benefic pentru echipe și proprietarii de produse. Această măsurătoare arată cât de dedicați trebuie să lucreze membrii echipei, precum și capacitatea lor. Deci, de exemplu, o echipă se angajează la 30 PBI (Product Backlog Item – „un singur element de lucru”) și livrează doar 10. Aceasta înseamnă că sprintul nu a avut succes, deoarece doar aproximativ 30% din sarcini au fost finalizate. .

Acum, vom trece printr-un alt exemplu de raporturi planificate pentru a finaliza, pentru a vă arăta diferența dintre rapoartele ridicate și cele scăzute. Să presupunem că o echipă trebuie să termine 20 de sarcini într-o lună. Dacă membrii echipei reușesc să îndeplinească 18 sarcini într-un anumit timp, raportul lor planificat/terminat este de 90%, ceea ce este grozav. Pe de altă parte, dacă membrii echipei reușesc să finalizeze doar 10 sarcini după această perioadă, raportul planificat/terminat este de 50%, ceea ce este scăzut.

Ce să faci când raportul este mai mic decât ar trebui să fie? Liderii de echipă au mai multe opțiuni:

• Angajarea mai multor membri ai echipei pentru a termina toată munca la timp.
• Scăderea volumului de muncă pe care echipa trebuie să o termine pe lună.
• Revizuirea procesului de planificare și efectuarea de ajustări.

Având un raport scăzut între planificare și finalizare înseamnă că un proces de planificare nu este eficient sau că membrii echipei nu au abilități adecvate pentru a îndeplini sarcinile.

Durata ciclului

Valoarea timpului ciclului urmărește timpul mediu necesar pentru a finaliza un produs sau a furniza un serviciu. Regulile sunt simple: timpul de ciclu mai scurt înseamnă niveluri mai mari de productivitate a echipei.

De exemplu, într-o echipă de software, această metodă acoperă timpul necesar unei echipe de la prima comitere (punctul de pornire) a unei caracteristici până la ultima fază, care este implementarea. Sau, pentru lucrătorii dintr-un centru de apeluri, timpul ciclului ar fi din momentul în care răspund la un apel până în momentul în care încheie un apel.

Există o formulă simplă pentru calcularea duratei ciclului. Trebuie să împărțiți Timpul net de producție la numărul de unități realizate . Timpul net de producție (NPT) este cantitatea de timp pe care o echipă o are pentru a termina un produs. Asigurați-vă că vor exista anumite perioade de nefuncționare (timp pentru întâlniri, pauze de prânz etc.). Scădeți aceste ore din timpul total petrecut de angajați la locul de muncă.

De exemplu, într-un restaurant fast-food, o echipă lucrează 9 ore pe zi. Când scadem timpul de nefuncționare, vom obține 8 ore și 15 minute (495 de minute), care este NPT-ul nostru. Muncitorii trebuie să facă 45 de sandvișuri în timpul zilei.

Timp de ciclu = Timp net de producție ÷ numărul de unități realizate

Timp de ciclu = 495 ÷ 45

Timp de ciclu = 11

Această echipă are 11 minute pentru a face un sandwich. Desigur, dacă membrii echipei reușesc să repare un sandviș în 9 minute (mai puțin decât durata medie de ciclu), asta îi va face mai productivi.

Unul dintre beneficiile utilizării timpului de ciclu este că liderii de echipă pot afla dacă procesul de planificare funcționează bine. În plus, această măsurătoare oferă managerilor un indiciu mai bun despre modul în care membrii echipei își îndeplinesc munca și dacă sunt la fel de eficienți pe cât ar trebui să fie.

Defecte scăpate

Această metodă urmărește greșelile pe care le-a făcut echipa într-un anumit timp. Echipele de dezvoltare folosesc de obicei această măsură atunci când doresc să analizeze câte erori au ratat în timpul unui proiect. Deci, dacă echipa dvs. de dezvoltatori creează o aplicație, valoarea defectelor scăpate îi va ajuta să găsească erorile la timp, înainte ca aplicația dvs. să fie disponibilă publicului. Aceste greșeli pot fi fie probleme legate de experiența utilizatorului, probleme de performanță, fie erori ale aplicației.

Există, de asemenea, rata de evadare a defectelor . Puteți calcula această rată examinând numărul de defecte găsite de echipa în timpul fazei de pre-producție, apoi comparați acest număr cu faza de producție.

Deci, ce înseamnă rate mai mari și mai mici de evadare a defectelor? O rată mai mare semnalează că există o problemă cu procesele de testare sau cu instrumentele de testare automatizate pe care le folosește o echipă. O rată mai mică este un semn al software-ului de înaltă calitate și că procesele de testare funcționează bine.

În afară de dezvoltatori, alte echipe pot afla despre productivitatea lor cu defectele scăpate. De exemplu, dacă lucrați într-un departament de marketing, această metodă poate evalua greșeli precum plângerile clienților sau campaniile plătite eșuate pe rețelele sociale.

Venitul pe angajat

Valoarea venitului pe angajat se aplică în principal echipelor de vânzări și marketing. Scopul acestei metode este de a afla cât de productivi sunt membrii echipei în generarea de venituri.

Când vine vorba de tehnica venitului pe angajat, există o formulă pe care trebuie să o urmezi.

Trebuie să împărțiți veniturile totale (produse de întreaga echipă) la numărul de membri ai echipei. Deci, de exemplu, dacă există 40 de oameni într-o companie și venitul total este de 5 milioane USD pe an, venitul per angajat va fi:

5.000.000 USD ÷ 40 = 125.000 USD

Astfel, 125.000 USD per angajat pe an. Dacă alegeți să urmăriți productivitatea echipei cu metoda venitului pe angajat, asigurați-vă că un venit mai mare pe angajat înseamnă că echipa dvs. este mai eficientă.

Această măsurătoare este utilă atunci când doriți să comparați două companii care lucrează în aceeași industrie. Astfel, pentru a afla ce companie este mai eficientă, le puteți evalua veniturile pe angajat. Deci, de exemplu, compania de marketing A are un venit de 500.000 USD și 20 de angajați. Venitul pe angajat este:

500.000 USD ÷ 20 = 25.000 USD

Compania de marketing B are un venit de 520.000 USD și 25 de angajați. Venitul pe angajat aici este:

520.000 USD ÷ 25 = 20.800 USD

În concluzie, compania A este mai productivă decât compania B. Chiar dacă compania B generează puțin mai multe venituri și are mai mulți angajați, compania A are un venit pe angajat mai mare.

Urmăritor de timp

Pe lângă aceste valori de productivitate, puteți încerca și un instrument de urmărire a timpului pentru a măsura eficiența echipei, indiferent de tipul echipei.

Iată cum înregistrarea timpului vă oferă mai multe informații despre productivitatea echipei. Când membrii echipei își înregistrează zilnic orele de lucru, managerii pot revizui cine face în prezent ce sarcini și cum merge proiectul. Unele aplicații de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, vă oferă o detaliere vizuală a săptămânii unei echipe.

O altă opțiune la îndemână este tabloul de bord al echipei. Aici, puteți vedea ce proiecte sunt cele mai active. Deoarece fiecare culoare din tabloul de bord reprezintă fiecare proiect, vă veți putea da seama dacă echipa dvs. petrece suficient sau prea mult timp pe anumite proiecte în timpul săptămânii. De asemenea, puteți revizui numărul total de ore urmărite de echipă.

În plus, dacă doriți să aflați mai multe despre membrii individuali ai echipei, puteți face acest lucru uitându-vă la secțiunea de activitate în echipă, sub diagramă. Astfel, veți ști exact cât timp a petrecut fiecare angajat pe ce proiecte și ce face în prezent. Puteți chiar să rearanjați aceste două secțiuni în tabloul de bord al echipei, astfel încât activitatea echipei să apară în partea de sus a paginii. Doar faceți clic pe pictograma „Pin to top”, pe care o puteți vedea în captura de ecran de mai jos.

Un exemplu de secțiune de activitate în echipă

În secțiunea de activitate a echipei, puteți, de asemenea, să filtrați datele după timpul total de urmărire, ceea ce este util atunci când doriți să vedeți cine a urmărit cele mai multe ore. Pe de altă parte, puteți filtra după cea mai recentă activitate, în cazul în care trebuie să aflați cine lucrează în acest moment.

Contabilitatea reajustărilor în muncă

Când ne gândim la productivitate în general, de obicei avem în vedere un flux de lucru perfect, fără erori. Dar, pentru a vă asigura că nu există greșeli, este esențial să acordați atenție detaliilor și să faceți modificări atunci când este necesar. În plus, este vital să colaborezi cu alte echipe dintr-o companie.

Suzana Veselinovic este managerul de asigurare a calității la Clockify. Ea spune că, când vine vorba de echipa QA, rutina lor de lucru implică adesea multe reajustări la care lucrează membrii echipei în conformitate cu echipa de dezvoltare. Iată ce subliniază Suzana ca fiind semnele cheie ale productivității echipei:

„ Tabloul de urmărire a erorilor și modul în care arată ne spune multe despre productivitate. Dacă coloanele QA sunt „clare”, înseamnă că sarcinile au fost finalizate eficient. În plus, un alt indicator bun de productivitate este calitatea unei caracteristici care este trimisă în producție. ”

Suzana adaugă că sunt necesare numeroase etape de testare, timp în care raportează diverse bug-uri, pentru a asigura calitatea caracteristicilor.

Urmărirea satisfacției clienților

Unele echipe nu mențin contact direct cu clienții sau clienții din cauza naturii muncii lor. Dar, pentru alții, cum ar fi echipele de asistență pentru clienți, menținerea unei bune relații profesionale cu clienții este cea mai importantă parte a jobului.

Când vine vorba de productivitatea echipelor de asistență pentru clienți, o modalitate de a măsura eficiența echipei este de a verifica recenziile clienților. Prin urmare, o echipă poate afla mai multe despre satisfacția generală a clienților.

O altă metodă practică de urmărire a productivității echipei este utilizarea instrumentelor de raportare. Jelena Lukic, agentul de asistență la Clockify, spune că aceste rapoarte sunt valoroase deoarece arată numărul de bilete rezolvate și numărul de răspunsuri, precum și cât de repede a răspuns echipa. În afară de asta, iată ce folosește echipa de asistență pentru clienți pentru a măsura productivitatea echipei:

„De asemenea, putem revizui tarifele echipei noastre pentru ultima lună. Tarifele echipelor sunt calculate în funcție de numărul de bilete și de numărul de recenzii bune și proaste.”

Analizând valorile potrivite

În ceea ce privește echipele de vânzări, sarcinile lor de muncă presupun de obicei comunicarea cu clienții, prin e-mailuri și întâlniri. În acest fel, agenții de vânzări pot prezenta în mod corespunzător clienților produse sau servicii.

Deci, ce este important atunci când urmăriți productivitatea echipei în vânzări? Nikola Neskovic, directorul de vânzări la Clockify, spune că cele mai importante valori sunt:

• numărul de întâlniri programate de echipa,
• numărul de întâlniri pe care le-a avut echipa și
• veniturile generate din ședințele care s-au ținut.

Nikola adaugă că acest venit depinde de conversiile pe care le-a făcut echipa. De exemplu, atunci când un client trece de la un plan gratuit la un plan plătit sau de la un plan de bază la un plan premium.

Concluzie

Echipe diferite îndeplinesc sarcini diferite în cadrul unei companii. Deci, nu are rost să urmăriți productivitatea unei echipe de software în același mod în care măsurați eficacitatea unei echipe de marketing. Prin urmare, este important să clarificăm calitățile cheie care fac ca o anumită echipă să fie productivă. Apoi, puteți încerca câteva dintre metodele pe care le-am inclus în acest articol. Aceste valori fac procesul de urmărire a productivității echipei mult mai ușor. De asemenea, sperăm că veți fi inspirat de colegii noștri care ne-au împărtășit modalitățile unice de a verifica eficacitatea echipei.