Guia de gerenciamento de pequenas empresas

Você já se perguntou como gerenciar sua pequena empresa de forma eficaz? O gerenciamento de pequenas empresas é exatamente o que você aprenderá neste artigo.

O setor de pequenas empresas é responsável pela criação de dois terços dos novos empregos nos EUA e contribui com cerca de 43,5% do PIB dos Estados Unidos.

No entanto, a gestão de uma pequena empresa envolve muitos desafios, razão pela qual os empreendedores devem ter as habilidades para enfrentar cada dificuldade que surge ao longo do caminho.

Existem várias áreas de especialização que não são negociáveis ​​para o sucesso de pequenas empresas. Se você é um empreendedor, continue lendo para descobrir dicas e truques práticos para gerenciar sua pequena empresa com eficiência.

O que é uma pequena empresa?

O rótulo “pequena empresa” aplica-se a qualquer empresa privada com menos trabalhadores do que uma empresa de “tamanho médio”. As diretrizes que determinam o que é considerado “pequeno” diferem dependendo da localização geográfica e do tipo de negócio.

Nos Estados Unidos, a Administração de Pequenas Empresas dos EUA classifica as pequenas empresas de acordo com o setor. No setor de manufatura e mineração, uma pequena empresa pode ter até 500 funcionários, enquanto as empresas de comércio atacadista não podem empregar mais de 250 trabalhadores.

Mas esses números podem ser enganosos quando se trata de entender o verdadeiro estado do setor de pequenas empresas nos EUA.

Uma porcentagem significativa de pequenas empresas opera com menos de cinco funcionários. Essas grandes diferenças obviamente exigem diferentes abordagens de gerenciamento.

Tendo isso em mente, este artigo se concentrará principalmente em empresas com menos de 100 funcionários.

Proprietário de pequena empresa vs gerente

Um ponto a esclarecer antes de mergulhar é a diferença entre um empreendedor e um gerente de pequena empresa.

Um empreendedor inicia o negócio, mas nem sempre termina como gerente. No processo de estabelecimento de uma startup, um empreendedor pode atuar temporariamente como gerente. Com o tempo, alguns descobrem que não são adequados para a função e, em vez disso, delegam a função a um funcionário. Isso pode causar uma mudança na hierarquia e uma atualização no organograma da pequena empresa.

Seja você ou não o proprietário e o gerente de sua startup, os mesmos princípios gerais se aplicam. Os deveres do proprietário e do gerente geralmente se sobrepõem, mesmo quando os papéis são ocupados por pessoas diferentes.

O que a gestão de pequenas empresas inclui?

O gerente de uma pequena empresa é responsável por uma ampla gama de processos no dia-a-dia da empresa, incluindo:

• Crescimento do negócio em termos de vendas e receita
• Estabelecendo metas e avaliando o progresso
• Comunicar-se com os funcionários e fornecer orientação sobre suas funções no negócio
• Supervisionar os funcionários e monitorar seu desempenho
• Adquirir e treinar novos funcionários
• Orçamento geral (essa responsabilidade geralmente é compartilhada com um gerente financeiro dedicado)
• Supervisionar as operações comerciais

Os gerentes de pequenas empresas precisam ser altamente organizados, detalhistas e excelentes comunicadores. Eles são obrigados a se envolver com uma ampla variedade de pessoas, desde fornecedores atacadistas até clientes em potencial.

Tipos de estilos de gestão para pequenas empresas

O gerente de uma pequena empresa é responsável por supervisionar o funcionamento diário da empresa, além de impulsionar o crescimento.

A qualidade da gestão em uma pequena empresa tem um enorme impacto na produtividade e no sucesso da empresa.

Uma boa gestão pode salvar um negócio em declínio, enquanto uma gestão ineficaz pode derrubá-lo.

Os empreendedores precisam ter a capacidade de construir um negócio; fazer a ponte entre uma ideia e sua realização é fundamental.

Um gerente que não é dono da empresa pode não estar lá desde o início, mas também deve ter as habilidades necessárias para fazer a empresa crescer.

Existem muitos estilos de gestão diferentes. Cada estilo tem um efeito único na cultura do local de trabalho, na eficiência e no sucesso geral de um negócio.

Em uma pequena empresa, especialmente, os gerentes são mais propensos a ter uma interação mais pessoal com funcionários individuais. Portanto, eles terão um impacto maior na cultura do local de trabalho e no desempenho dos funcionários.

Na prática, os gerentes quase sempre combinam diferentes abordagens para atender às suas necessidades específicas. Quatro abordagens para o gerenciamento de pequenas empresas que são bastante populares são:

1. Estratégico
2. Transformacional
3. Colaborativo
4. Democrático

1. Gestão Estratégica

Estratégia é planejar o futuro – avaliar o presente para encontrar o melhor caminho a seguir. Um estilo de gestão estratégica é centrado em alcançar planos e metas de longo prazo; uma habilidade crucial para empreendedores que estão começando um negócio do zero.

Um gerente estratégico eficaz se comunica claramente com os funcionários para garantir que eles entendam os objetivos da empresa, além de receber feedback sobre como alcançá-los. Em geral, essa abordagem permite que os membros da equipe trabalhem sem supervisão constante.

2. Gestão transformacional

Esse estilo de gerenciamento também enfatiza a importância de atingir metas de longo prazo. Também se concentra mais na necessidade de adaptação e ajuste para lidar com os desafios enfrentados pelo negócio.

As pequenas empresas são especialmente vulneráveis ​​a desenvolvimentos imprevisíveis, como mudanças de mercado e o estado da economia. É por isso que a flexibilidade é um atributo tão importante para empreendedores e gestores.

Essa abordagem incentiva a inovação e tem potencial para ser eficaz para empreendedores que desejam expandir seus negócios o mais rápido possível.

3. Gestão colaborativa

A gestão colaborativa faz o que diz na lata. Ele se concentra na colaboração no local de trabalho, em vez de uma abordagem autoritária.

Assim como os gerentes estratégicos e transformacionais, os gerentes colaborativos habilidosos estão abertos ao feedback e dispostos a trabalhar com seus funcionários – não apenas supervisioná-los.

A implementação desse método de gerenciamento não significa que qualquer funcionário tenha o poder de tomar decisões executivas. Mas permite que os membros da equipe compartilhem ideias.

Este estilo é adequado para indústrias mais criativas, onde o brainstorming é uma parte essencial do processo.

4. Gestão democrática (também chamada de liderança democrática)

Os estilos de gestão democrática e colaborativa têm muito em comum. Embora os líderes colaborativos promovam uma abordagem totalmente centrada na equipe, os gerentes democráticos podem manter um papel mais autoritário.

Essa abordagem de gestão e liderança pode ser eficaz para incluir a equipe nos processos e permitir que seu feedback seja ouvido.

Um gerente democrático recebe feedback, mas mantém o poder de tomar decisões sem ser direcionado pelos funcionários. Eles estão perto do topo do organograma da pequena empresa e geralmente são superados apenas pelo proprietário no processo de tomada de decisão.

O impacto dos gerentes nas pequenas empresas

Os gerentes passam muito tempo focados em seus funcionários e se envolvendo com eles. Assim, é lógico que o desempenho dos trabalhadores é fortemente influenciado pelo estilo de gestão implementado e sua eficácia.

Um bom gerente pode atrair bons funcionários, retê-los e ajudar uma startup a se tornar um negócio próspero.

Uma pesquisa com funcionários que se demitiram de pequenas empresas descobriu que mais da metade deles acreditava que a administração poderia ter se esforçado mais para convencê-los a ficar.

As pequenas empresas têm maior probabilidade de sucesso quando a equipe é leal à empresa, pois cria uma cultura de crescimento e progresso.

Um dos piores cenários é uma situação de “porta giratória”: uma taxa de rotatividade de pessoal alarmantemente alta. Se os funcionários estão deixando sua empresa pelo caminho, é fácil acabar preso em um ciclo de treinamento de novos funcionários apenas para perdê-los semanas ou meses depois.

Não só isso, mas a despesa de substituição de funcionários que se demitiram é alta. Esta é uma despesa desnecessária que todo pequeno empresário quer evitar.

Habilidades-chave para grandes gerentes de pequenas empresas

A gestão eficaz requer algumas habilidades fundamentais.

1. Excelente comunicação

Além de ser organizado e trabalhador, os gerentes de pequenas empresas devem ter excelentes habilidades de comunicação, pois passarão grande parte do tempo interagindo com funcionários, clientes e fornecedores.

Um sinal sutil de um grande comunicador é sua capacidade de explicar conceitos complicados de maneira simples e fácil de entender. Essa habilidade em particular é inestimável na gestão de pequenas empresas. Isso garante que toda a sua equipe esteja na mesma página em relação à sua visão para o futuro da sua startup.

2. Honestidade e transparência

Algumas pessoas acreditam que “vale tudo” nos negócios (“os fins justificam os meios”). Mas os melhores gerentes têm integridade e se esforçam para serem transparentes, o que conquista a confiança de funcionários e clientes.

Desenvolver fortes habilidades de liderança é parte integrante da gestão de um negócio, assim como a capacidade de tomar decisões inteligentes e atenciosas.

3. Construção e retenção de relacionamento

A essência da gestão de pequenas empresas é a importância de construir relacionamentos, seja com seus funcionários ou clientes. O marketing, por exemplo, só é eficaz quando uma empresa consegue cultivar um relacionamento com o consumidor.

Ter relacionamentos fortes no local de trabalho incentiva a confiança e diminui a probabilidade de os funcionários se demitirem sem aviso prévio.

Quando os trabalhadores se sentem valorizados e respeitados pela gerência, eles não têm medo de comunicar suas necessidades.

Software de gestão e automação de negócios

A automação de negócios tornou cada vez mais fácil para os empreendedores gerenciarem seus empreendimentos. Muitas pequenas empresas usam software para auxiliar no gerenciamento de suas operações diárias, simplificar tarefas e economizar tempo.

Existem milhares de opções para escolher, cada uma com prós e contras, mas qualquer ferramenta que você decida usar deve oferecer um ótimo retorno sobre o investimento (ROI).

O software de gestão é usado para melhorar a comunicação (tanto no local de trabalho quanto com os clientes), planejar e executar campanhas de marketing, acompanhar as finanças e gerenciar projetos de forma simplificada.

Algumas das melhores opções de software de gerenciamento são:

• Por hora: a compensação dos trabalhadores é um aspecto crucial da gestão de qualquer pequena empresa. Ter a compensação dos trabalhadores não apenas protege seus funcionários, mas também protege sua pequena empresa de processos judiciais dispendiosos. Hourly simplifica o processo de compensação dos trabalhadores altamente complexo, conectando seus dados de folha de pagamento em tempo real com o seguro de compensação de seus trabalhadores. Dessa forma, você está pagando apenas pela cobertura necessária e não há surpresas na hora da auditoria.

• GanttPro: GanttPro é a ferramenta de automação de negócios perfeita para pequenas empresas e é uma opção acessível para startups que estão começando a crescer. Ele permite que os empreendedores criem gráficos de Gantt a partir de modelos que podem ser usados ​​para gerenciar projetos e acompanhar o progresso. Ele se integra ao Slack, Jira Cloud e Google Drive.

• HappyFox: Este software também é uma ótima opção para pequenas empresas, pois é extremamente fácil de usar.   O foco da HappyFox está no atendimento ao cliente e usa um sistema abrangente de tickets para agilizar a comunicação. Além disso, HappyFox oferece ferramentas de análise, a opção de automatizar tarefas e uma variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos.

• Mailchimp: Mailchimp é focado principalmente em email marketing – uma parte crucial do crescimento e sustentação de uma pequena empresa. É fácil de usar e permite que os gerentes executem várias tarefas. Isso inclui o lançamento de sites, agendamento de compromissos/reuniões, uso de marketing de mídia social e acompanhamento dos clientes por e-mail e boletins informativos.

• Noção: Este aplicativo é uma ótima ferramenta de gerenciamento geral. O software facilita o rastreamento de projetos, compartilhamento de documentos, criação de gráficos de Gantt (assim como quadros Kanban), definição de agendas, construção de wikis de produtos e muitas outras tarefas.

O take-away

Gerenciar uma pequena empresa é uma tarefa difícil. Mas com o conjunto de habilidades certo, ferramentas de automação de negócios e vontade de aprender, pode ser incrivelmente recompensador.

Acima de tudo, os gestores precisam enfrentar dificuldades, encontrar soluções inovadoras e ser um líder decisivo, que motiva e une sua equipe, por mais desafiadora que seja.

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