Guía de gestión de pequeñas empresas

¿Alguna vez te has preguntado cómo administrar tu pequeña empresa de manera efectiva? La gestión de pequeñas empresas es exactamente lo que aprenderá en este artículo.

El sector de las pequeñas empresas es responsable de la creación de dos tercios de los nuevos puestos de trabajo en los EE. UU. y aporta alrededor del 43,5 % del PIB de los Estados Unidos.

Sin embargo, administrar una pequeña empresa incluye muchos desafíos, es por eso que los emprendedores deben tener las habilidades para enfrentar cada dificultad que se presenta en el camino.

Hay varias áreas de especialización que no son negociables para el éxito de las pequeñas empresas. Si es un emprendedor, siga leyendo para descubrir trucos y consejos prácticos para administrar su pequeña empresa de manera efectiva.

¿Qué es una pequeña empresa?

La etiqueta de "pequeña empresa" se aplica a cualquier empresa privada con menos trabajadores que una empresa de "tamaño medio". Las pautas que determinan lo que se considera "pequeño" difieren según la ubicación geográfica y el tipo de negocio.

En Estados Unidos, la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. clasifica a las pequeñas empresas según la industria. En el sector manufacturero y minero, una pequeña empresa puede tener hasta 500 empleados, mientras que las empresas de comercio mayorista no pueden emplear a más de 250 trabajadores.

Pero estas cifras pueden ser engañosas cuando se trata de comprender el verdadero estado del sector de las pequeñas empresas en los EE. UU.

Un porcentaje significativo de pequeñas empresas opera con menos de cinco empleados. Estas grandes diferencias obviamente requieren diferentes enfoques de gestión.

Teniendo eso en cuenta, este artículo se centrará principalmente en las empresas con menos de 100 empleados.

Propietario de pequeña empresa versus gerente

Un punto a aclarar antes de sumergirse es la diferencia entre un emprendedor y un gerente de una pequeña empresa.

Un emprendedor inicia el negocio pero no siempre termina como gerente. En el proceso de establecimiento de una startup, un empresario puede actuar temporalmente como gerente. Con el tiempo, algunos descubren que no son aptos para el puesto y, en cambio, delegan el puesto en un empleado. Esto puede provocar un cambio en la jerarquía y una actualización del organigrama de la pequeña empresa.

Tanto si eres propietario como administrador de tu startup o no, se aplican los mismos principios generales. Los deberes del propietario y del gerente a menudo se superponen incluso cuando los roles los ocupan diferentes personas.

¿Qué incluye la gestión de pequeñas empresas?

El gerente de una pequeña empresa es responsable de una amplia gama de procesos en el funcionamiento diario de la empresa, que incluyen:

• Hacer crecer el negocio en términos de ventas e ingresos.
• Establecer metas y evaluar el progreso
• Comunicarse con los empleados y proporcionar orientación sobre sus roles en el negocio.
• Supervisar a los empleados y monitorear su desempeño.
• Adquirir y capacitar a nuevos empleados.
• Presupuesto general (esta responsabilidad a menudo se comparte con un gerente financiero dedicado)
• Supervisar las operaciones comerciales

Los gerentes de pequeñas empresas deben ser muy organizados, orientados a los detalles y excelentes comunicadores. Se les exige que interactúen con una amplia variedad de personas, desde proveedores mayoristas hasta clientes potenciales.

Tipos de estilos de gestión para pequeñas empresas

El gerente de una pequeña empresa es responsable de supervisar el funcionamiento diario de la empresa, así como de impulsar el crecimiento.

La calidad de la gestión en una pequeña empresa tiene un gran impacto en la productividad y el éxito de la empresa.

Una buena administración puede salvar un negocio que se está debilitando, mientras que una administración ineficaz puede llevarlo al suelo.

Los empresarios deben tener la capacidad de construir un negocio; cerrar la brecha entre una idea y su realización es fundamental.

Es posible que un gerente que no sea el propietario del negocio no haya estado allí desde su inicio, pero también debe tener las habilidades necesarias para hacer crecer una empresa.

Hay muchos estilos de gestión diferentes. Cada estilo tiene un efecto único en la cultura del lugar de trabajo, la eficiencia y el éxito general de una empresa.

Especialmente en una pequeña empresa, es más probable que los gerentes tengan una interacción más personal con los empleados individuales. Por lo tanto, tendrán un mayor impacto en la cultura del lugar de trabajo y el desempeño de los empleados.

En la práctica, los gerentes casi siempre combinan diferentes enfoques para satisfacer sus necesidades específicas. Cuatro enfoques para la gestión de pequeñas empresas que son bastante populares son:

1. Estratégico
2. transformacional
3. colaborativo
4. Democrático

1. Gestión Estratégica

La estrategia tiene que ver con la planificación para el futuro: evaluar el presente para encontrar el mejor camino a seguir. Un estilo de gestión estratégica se centra en el logro de planes y metas a largo plazo; una habilidad crucial para los empresarios que inician un negocio desde cero.

Un gerente estratégico efectivo se comunica claramente con los empleados para asegurarse de que comprendan los objetivos de la empresa, además de recibir comentarios sobre cómo alcanzarlos. En general, este enfoque permite que los miembros del equipo trabajen sin supervisión constante.

2. Gestión transformacional

Este estilo de gestión también enfatiza la importancia de lograr objetivos a largo plazo. También se enfoca más en la necesidad de adaptarse y ajustarse para enfrentar los desafíos que enfrenta el negocio.

Las pequeñas empresas son especialmente vulnerables a los acontecimientos impredecibles, como los cambios en el mercado y el estado de la economía. Esta es la razón por la que la flexibilidad es un atributo tan importante para los empresarios y gerentes.

Este enfoque fomenta la innovación y tiene el potencial de ser efectivo para los empresarios que desean hacer crecer sus negocios lo más rápido posible.

3. Gestión colaborativa

La gestión colaborativa hace lo que dice en la lata. Se centra en la colaboración en el lugar de trabajo en lugar de un enfoque autoritario.

Al igual que los gerentes estratégicos y transformacionales, los gerentes colaborativos calificados están abiertos a recibir comentarios y dispuestos a trabajar con sus empleados, no solo a supervisarlos.

Implementar este método de gestión no significa que cualquier empleado tenga el poder de tomar decisiones ejecutivas. Pero sí permite que los miembros del equipo compartan ideas.

Este estilo se adapta bien a las industrias más creativas donde la lluvia de ideas es una parte esencial del proceso.

4. Gestión democrática (también llamada liderazgo democrático)

Los estilos de gestión democráticos y colaborativos tienen mucho en común. Aunque los líderes colaborativos fomentan un enfoque totalmente centrado en el equipo, los gerentes democráticos pueden mantener un papel más autoritario.

Este enfoque de gestión y liderazgo puede ser efectivo para incluir al personal en los procesos y permitir que se escuchen sus comentarios.

Un gerente democrático toma retroalimentación pero retiene el poder de tomar decisiones sin ser dirigido por los empleados. Están cerca de la parte superior del organigrama de la pequeña empresa y, a menudo, solo el propietario los encabeza en el proceso de toma de decisiones.

El impacto de los gerentes en las pequeñas empresas

Los gerentes pasan mucho tiempo enfocados en sus empleados y comprometiéndose con ellos. Entonces, es lógico que el desempeño de los trabajadores esté fuertemente influenciado por el estilo de gestión implementado y su efectividad.

Un buen gerente puede atraer a buenos empleados, retenerlos y ayudar a que una startup se convierta en un negocio próspero.

Una encuesta de empleados que renunciaron a pequeñas empresas encontró que más de la mitad de ellos creían que la gerencia podría haberse esforzado más para persuadirlos de que se quedaran.

Las pequeñas empresas tienen más probabilidades de tener éxito cuando el personal es leal a la empresa, ya que crea una cultura de crecimiento y progreso.

Uno de los peores escenarios es una situación de “puerta giratoria”: una tasa de rotación de personal alarmantemente alta. Si los empleados abandonan su negocio por impulso, es fácil terminar atrapados en un ciclo de capacitación de nuevos trabajadores solo para perderlos semanas o meses después.

No solo eso, sino que el costo de reemplazar a los empleados que han renunciado es alto. Este es un gasto innecesario que todo propietario de una pequeña empresa quiere evitar.

Habilidades clave para grandes gerentes de pequeñas empresas

La gestión eficaz requiere algunas habilidades fundamentales.

1. Excelente comunicación

Además de ser organizados y trabajadores, los gerentes de pequeñas empresas deben tener excelentes habilidades de comunicación, ya que pasarán gran parte de su tiempo interactuando con empleados, clientes y proveedores.

Una señal sutil de un gran comunicador es su capacidad para explicar conceptos complicados de una manera sencilla y fácil de entender. Esta habilidad en particular es invaluable en la gestión de pequeñas empresas. Asegura que todo su equipo estará en sintonía con respecto a su visión para el futuro de su startup.

2. Honestidad y transparencia

Algunas personas creen que “todo vale” en los negocios (actitud de “el fin justifica los medios”). Pero los mejores gerentes tienen integridad y se esfuerzan por ser transparentes, lo que se gana la confianza de empleados y clientes por igual.

El desarrollo de sólidas habilidades de liderazgo es una parte integral de la gestión de una empresa, al igual que la capacidad de tomar decisiones inteligentes y consideradas.

3. Construcción y retención de relaciones

La esencia de la gestión de pequeñas empresas es la importancia de construir relaciones, ya sea con sus empleados o clientes. El marketing, por ejemplo, solo es efectivo cuando una empresa logra cultivar una relación con el consumidor.

Tener relaciones sólidas dentro del lugar de trabajo fomenta la confianza y disminuye la probabilidad de que los empleados renuncien sin previo aviso.

Cuando los trabajadores se sienten valorados y respetados por la gerencia, no tienen miedo de comunicar sus necesidades.

Software de Gestión y Automatización de Negocios

La automatización empresarial ha facilitado cada vez más a los empresarios la gestión de sus empresas. Muchas pequeñas empresas utilizan software para ayudar en la gestión de sus operaciones diarias, agilizar las tareas y ahorrar tiempo.

Hay miles de opciones para elegir, cada una con ventajas y desventajas, pero cualquier herramienta que decidas usar debería darte un gran retorno de la inversión (ROI).

El software de gestión se utiliza para mejorar la comunicación (tanto en el lugar de trabajo como con los clientes), planificar y ejecutar campañas de marketing, realizar un seguimiento de las finanzas y gestionar proyectos de forma ágil.

Algunas de las mejores opciones de software de gestión son:

• Por hora: la compensación de los trabajadores es un aspecto crucial de la gestión de cualquier pequeña empresa. Tener compensación laboral no solo protege a sus empleados, sino que también protege a su pequeña empresa de juicios costosos. Hourly simplifica el proceso altamente complejo de compensación de trabajadores al conectar sus datos de nómina en tiempo real con su seguro de compensación de trabajadores. De esa manera, solo pagará por la cobertura que necesita y no habrá sorpresas cuando llegue el momento de la auditoría.

• GanttPro: GanttPro es la herramienta de automatización comercial perfecta para empresas más pequeñas y es una opción asequible para las empresas emergentes que se están consolidando. Permite a los empresarios crear diagramas de Gantt a partir de plantillas que se pueden usar para administrar proyectos y realizar un seguimiento del progreso. Se integra con Slack, Jira Cloud y Google Drive.

• HappyFox: este software también es una excelente opción para las pequeñas empresas, ya que es extremadamente fácil de usar.   El enfoque de HappyFox está en el servicio al cliente y utiliza un sistema integral de tickets para agilizar la comunicación. Aparte de eso, HappyFox ofrece herramientas de análisis, la opción de automatizar tareas y una variedad de herramientas de gestión de proyectos.

• Mailchimp: Mailchimp se centra principalmente en el marketing por correo electrónico, una parte crucial del crecimiento y el mantenimiento de una pequeña empresa. Es fácil de usar y permite a los gerentes realizar una serie de tareas. Estos incluyen el lanzamiento de sitios web, la programación de citas/reuniones, el uso de marketing en redes sociales y el mantenimiento del contacto con los clientes a través de correos electrónicos y boletines.

• Noción: esta aplicación es una excelente herramienta de administración integral. El software facilita el seguimiento de proyectos, el intercambio de documentos, la creación de diagramas de Gantt (así como tableros Kanban), el establecimiento de agendas, la creación de wikis de productos y muchas otras tareas.

la comida para llevar

Administrar una pequeña empresa es una tarea difícil. Pero con el conjunto de habilidades adecuado, las herramientas de automatización empresarial y la voluntad de aprender, puede ser increíblemente gratificante.

Sobre todo, se requiere que los gerentes enfrenten las dificultades, encuentren soluciones innovadoras y sean líderes decisivos que motiven y unan a su equipo, sin importar cuán desafiante sea.

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