Przewodnik po zarządzaniu małymi firmami

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak skutecznie zarządzać swoją małą firmą? Zarządzanie małą firmą jest dokładnie tym, czego dowiesz się z tego artykułu.

Sektor małych przedsiębiorstw odpowiada za tworzenie dwóch trzecich nowych miejsc pracy w USA i wytwarza około 43,5% PKB Stanów Zjednoczonych.

Jednak zarządzanie małą firmą wiąże się z wieloma wyzwaniami, dlatego przedsiębiorcy muszą posiadać umiejętności, aby poradzić sobie z każdą trudnością, która pojawia się po drodze.

Istnieje kilka dziedzin wiedzy, które nie podlegają negocjacjom, jeśli chodzi o sukces małej firmy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, czytaj dalej, aby poznać praktyczne wskazówki i porady dotyczące efektywnego zarządzania małą firmą.

Co to jest mała firma?

Etykieta „mała firma” dotyczy każdej prywatnej firmy zatrudniającej mniej pracowników niż firma „średniej wielkości”. Wytyczne określające, co jest uważane za „małe”, różnią się w zależności od lokalizacji geograficznej i rodzaju firmy.

W Ameryce US Small Business Administration klasyfikuje małe firmy według branży. W sektorze produkcyjnym i wydobywczym mała firma może zatrudniać do 500 pracowników, a firmy handlu hurtowego mogą zatrudniać nie więcej niż 250 pracowników.

Ale te liczby mogą być mylące, jeśli chodzi o zrozumienie prawdziwego stanu sektora małych firm w USA.

Znaczny odsetek małych firm zatrudnia mniej niż pięciu pracowników. Tak ogromne różnice wymagają oczywiście odmiennego podejścia do zarządzania.

Mając to na uwadze, w tym artykule skupimy się głównie na firmach zatrudniających mniej niż 100 pracowników.

Właściciel małej firmy a menedżer

Punktem do wyjaśnienia przed nurkowaniem jest różnica między przedsiębiorcą a menedżerem małej firmy.

Przedsiębiorca rozpoczyna działalność, ale nie zawsze kończy jako menedżer. W procesie zakładania startupu przedsiębiorca może tymczasowo pełnić funkcję menedżera. Z czasem niektórzy odkrywają, że nie nadają się do tej roli, i zamiast tego delegują ją na pracownika. Może to spowodować zmianę hierarchii i aktualizację schematu organizacyjnego małej firmy.

Niezależnie od tego, czy jesteś zarówno właścicielem, jak i menedżerem swojego startupu, obowiązują te same ogólne zasady. Obowiązki właściciela i menedżera często się pokrywają, nawet gdy role pełnią różne osoby.

Co obejmuje zarządzanie małymi firmami?

Menedżer małej firmy odpowiada za szeroki zakres procesów w codziennym prowadzeniu firmy, w tym:

• Rozwój biznesu pod względem sprzedaży i przychodów
• Wyznaczanie celów i ocena postępów
• Komunikowanie się z pracownikami i udzielanie wskazówek dotyczących ich ról w biznesie
• Nadzorowanie pracowników i monitorowanie ich wydajności
• Pozyskiwanie i szkolenie nowych pracowników
• Budżetowanie ogólne (często odpowiedzialność ta jest dzielona z dedykowanym menedżerem finansowym)
• Nadzorowanie operacji biznesowych

Menedżerowie małych firm muszą być dobrze zorganizowani, zorientowani na szczegóły i doskonale komunikować się. Są zobowiązani do nawiązania kontaktu z szeroką gamą osób, od dostawców hurtowych po potencjalnych klientów.

Rodzaje stylów zarządzania dla małych firm

Menedżer małej firmy jest odpowiedzialny za nadzorowanie codziennego funkcjonowania firmy, a także stymulowanie rozwoju.

Jakość zarządzania w małej firmie ma ogromny wpływ na produktywność i sukces firmy.

Dobre zarządzanie może uratować słabnącą firmę, podczas gdy nieefektywne zarządzanie może zepchnąć ją na ziemię.

Przedsiębiorcy muszą mieć umiejętność budowania biznesu; wypełnienie luki między pomysłem a jego realizacją ma fundamentalne znaczenie.

Menedżer, który nie jest właścicielem firmy, mógł nie być obecny od samego początku, ale powinien również posiadać umiejętności niezbędne do rozwoju firmy.

Istnieje wiele różnych stylów zarządzania. Każdy styl ma unikalny wpływ na kulturę miejsca pracy, wydajność i ogólny sukces firmy.

Zwłaszcza w małych firmach menedżerowie są bardziej skłonni do bardziej osobistych interakcji z poszczególnymi pracownikami. W związku z tym będą miały większy wpływ na kulturę miejsca pracy i wydajność pracowników.

W praktyce menedżerowie prawie zawsze łączą różne podejścia, aby zaspokoić swoje specyficzne potrzeby. Cztery popularne podejścia do zarządzania małym przedsiębiorstwem to:

1. Strategiczny
2. Transformacyjny
3. Współpraca
4. Demokratyczny

1. Zarządzanie strategiczne

Strategia polega na planowaniu na przyszłość – ocenie teraźniejszości, aby znaleźć najlepszą drogę naprzód. Styl zarządzania strategicznego koncentruje się na realizacji długoterminowych planów i celów; kluczowa umiejętność dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą od podstaw.

Skuteczny menedżer strategiczny jasno komunikuje się z pracownikami, aby upewnić się, że rozumieją cele firmy, a także przyjmuje informacje zwrotne na temat tego, jak je osiągnąć. Ogólnie rzecz biorąc, takie podejście pozwala członkom zespołu na pracę bez stałego nadzoru.

2. Zarządzanie transformacyjne

Ten styl zarządzania podkreśla również wagę osiągania celów długoterminowych. Koncentruje się również bardziej na potrzebie dostosowania się i dostosowania do wyzwań stojących przed biznesem.

Małe firmy są szczególnie podatne na nieprzewidywalne wydarzenia, takie jak zmiany na rynku i stan gospodarki. Dlatego elastyczność jest tak ważnym atrybutem dla przedsiębiorców i menedżerów.

Takie podejście zachęca do innowacji i może być skuteczne dla przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać swoją działalność tak szybko, jak to możliwe.

3. Zarządzanie zespołowe

Zarządzanie oparte na współpracy robi to, co mówi na opakowaniu. Koncentruje się na współpracy w miejscu pracy, a nie autorytatywnym podejściu.

Podobnie jak menedżerowie strategiczni i transformacyjni, wykwalifikowani menedżerowie współpracujący są otwarci na informacje zwrotne i chętni do współpracy ze swoimi pracownikami, a nie tylko ich nadzorowania.

Wdrożenie tej metody zarządzania nie oznacza, że ​​każdy pracownik ma prawo do podejmowania decyzji wykonawczych. Ale pozwala członkom zespołu dzielić się pomysłami.

Ten styl jest odpowiedni dla bardziej kreatywnych branż, w których burza mózgów jest istotną częścią procesu.

4. Zarządzanie demokratyczne (zwane również przywództwem demokratycznym)

Style zarządzania demokratycznego i opartego na współpracy mają ze sobą wiele wspólnego. Chociaż współpracujący liderzy wspierają podejście całkowicie skoncentrowane na zespole, demokratyczni menedżerowie mogą zachować bardziej autorytatywną rolę.

Takie podejście do zarządzania i przywództwa może być skuteczne we włączaniu pracowników w procesy i umożliwianiu wysłuchania ich opinii.

Demokratyczny menedżer przyjmuje informacje zwrotne, ale zachowuje uprawnienia do podejmowania decyzji bez kierownictwa pracowników. Są blisko szczytu schematu organizacyjnego małej firmy i często znajdują się na szczycie tylko właściciela w procesie podejmowania decyzji.

Wpływ menedżerów na małe firmy

Menedżerowie spędzają dużo czasu koncentrując się na swoich pracownikach i nawiązując z nimi kontakt. Jest więc zrozumiałe, że na wydajność pracowników duży wpływ ma zastosowany styl zarządzania i jego skuteczność.

Dobry menedżer może przyciągnąć dobrych pracowników, zatrzymać ich i pomóc startupowi rozkwitnąć w dobrze prosperującym biznesie.

Ankieta przeprowadzona wśród pracowników, którzy zrezygnowali z małych firm, wykazała, że ​​ponad połowa z nich uważa, że ​​kierownictwo mogło bardziej się starać, aby przekonać ich do pozostania.

Małe firmy mają większe szanse na sukces, gdy pracownicy są lojalni wobec firmy, ponieważ tworzy to kulturę wzrostu i postępu.

Jednym z najgorszych scenariuszy jest sytuacja „drzwi obrotowych”: alarmująco wysoka rotacja personelu. Jeśli pracownicy opuszczają firmę samotnie, łatwo jest utknąć w cyklu szkolenia nowych pracowników tylko po to, aby stracić ich tygodnie lub miesiące później.

Nie tylko to, ale koszt zastąpienia pracowników, którzy zrezygnowali, jest wysoki. To niepotrzebny wydatek, którego każdy właściciel małej firmy chce uniknąć.

Kluczowe umiejętności dla świetnych menedżerów małych firm

Skuteczne zarządzanie wymaga kilku podstawowych umiejętności.

1. Doskonała komunikacja

Oprócz bycia zorganizowaną i pracowitą, menedżerowie małych firm powinni mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne, ponieważ będą spędzać dużo czasu na interakcji z pracownikami, klientami i dostawcami.

Subtelną oznaką świetnego komunikatora jest umiejętność wyjaśniania skomplikowanych pojęć w prosty, łatwy do zrozumienia sposób. Ta umiejętność jest szczególnie nieoceniona w zarządzaniu małym przedsiębiorstwem. Gwarantuje, że Twój zespół będzie na tej samej stronie, jeśli chodzi o Twoją wizję przyszłości Twojego startupu.

2. Uczciwość i przejrzystość

Niektórzy uważają, że w biznesie „wszystko jest możliwe” („cele uświęcają środki”). Ale najlepsi menedżerowie są uczciwi i starają się być transparentni, co zdobywa zaufanie zarówno pracowników, jak i klientów.

Rozwijanie silnych umiejętności przywódczych jest integralną częścią zarządzania firmą, podobnie jak umiejętność podejmowania inteligentnych i rozważnych decyzji.

3. Budowanie i utrzymanie relacji

Istotą zarządzania małym przedsiębiorstwem jest znaczenie budowania relacji, zarówno z pracownikami, jak i klientami. Na przykład marketing jest skuteczny tylko wtedy, gdy firmie uda się pielęgnować relację z konsumentem.

Silne relacje w miejscu pracy wzmacniają zaufanie i zmniejszają prawdopodobieństwo, że pracownicy odejdą bez wypowiedzenia.

Kiedy pracownicy czują się doceniani i szanowani przez kierownictwo, nie boją się komunikować swoich potrzeb.

Oprogramowanie do zarządzania i automatyzacja biznesu

Automatyzacja biznesu sprawiła, że ​​przedsiębiorcom coraz łatwiej jest zarządzać swoimi przedsięwzięciami. Wiele małych firm korzysta z oprogramowania, które pomaga w zarządzaniu codziennymi operacjami, usprawnia zadania i oszczędza czas.

Do wyboru są tysiące opcji, każda z zaletami i wadami, ale niezależnie od tego, z którego narzędzia zdecydujesz się skorzystać, uzyskasz duży zwrot z inwestycji (ROI).

Oprogramowanie do zarządzania służy do usprawnienia komunikacji (zarówno w miejscu pracy, jak i z klientami), planowania i realizacji kampanii marketingowych, śledzenia finansów i zarządzania projektami w sprawny sposób.

Niektóre z lepszych wyborów oprogramowania do zarządzania to:

• Godzinowo: Kompensacja pracownicza jest kluczowym aspektem zarządzania każdą małą firmą. Posiadanie kompa dla pracowników nie tylko chroni pracowników, ale także chroni małą firmę przed kosztownymi procesami sądowymi. Funkcja godzinowa upraszcza bardzo złożony proces rozliczania pracowników, łącząc dane płacowe w czasie rzeczywistym z ubezpieczeniem pracowniczym. W ten sposób płacisz tylko za pokrycie, którego potrzebujesz, i nie ma niespodzianek związanych z czasem audytu.

• GanttPro: GanttPro to idealne narzędzie do automatyzacji biznesu dla mniejszych firm i jest niedrogą opcją dla start-upów, które są na dobrej drodze. Umożliwia przedsiębiorcom tworzenie wykresów Gantta z szablonów, które można wykorzystać do zarządzania projektami i śledzenia postępów. Integruje się ze Slack, Jira Cloud i Google Drive.

• HappyFox: To oprogramowanie jest również doskonałym wyborem dla małych firm, ponieważ jest niezwykle przyjazne dla użytkownika.   HappyFox koncentruje się na obsłudze klienta i wykorzystuje kompleksowy system zgłoszeń, aby usprawnić komunikację. Oprócz tego HappyFox oferuje narzędzia analityczne, opcję automatyzacji zadań oraz szereg narzędzi do zarządzania projektami.

• Mailchimp: Mailchimp koncentruje się głównie na marketingu e-mailowym – kluczowym elemencie rozwoju i utrzymania małej firmy. Jest łatwy w użyciu i umożliwia menedżerom wykonywanie wielu zadań. Obejmują one uruchamianie stron internetowych, planowanie spotkań/spotkań, korzystanie z marketingu w mediach społecznościowych oraz utrzymywanie kontaktu z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej i biuletynów.

• Notion: Ta aplikacja jest doskonałym wszechstronnym narzędziem do zarządzania. Oprogramowanie ułatwia śledzenie projektów, udostępnianie dokumentów, tworzenie wykresów Gantta (a także tablic Kanban), ustalanie harmonogramów, budowanie wiki produktów i wiele innych zadań.

Na wynos

Zarządzanie małą firmą to trudne zadanie. Ale dzięki odpowiedniemu zestawowi umiejętności, narzędziom do automatyzacji biznesu i chęci do nauki może to być niezwykle satysfakcjonujące.

Przede wszystkim od menedżerów wymaga się stawiania czoła trudnościom, znajdowania innowacyjnych rozwiązań i bycia zdecydowanym liderem, który motywuje i jednoczy swój zespół, bez względu na to, jak trudne.

Zarejestruj się już dziś, aby uzyskać bezpłatną wersję próbną na Vonza, aby utworzyć kurs online, członkostwo, lejki sprzedaży i wiele innych.