دليل إدارة الأعمال الصغيرة

هل تساءلت يومًا عن كيفية إدارة أعمالك الصغيرة بفعالية؟ إدارة الأعمال الصغيرة هي بالضبط ما يجب أن تتعلمه في هذه المقالة.

قطاع الأعمال الصغيرة مسؤول عن خلق ثلثي الوظائف الجديدة في الولايات المتحدة ويساهم بحوالي 43.5٪ من الناتج المحلي الإجمالي للولايات المتحدة.

ومع ذلك ، فإن إدارة شركة صغيرة تتضمن العديد من التحديات ، ولهذا السبب يجب أن يتمتع رواد الأعمال بالمهارات اللازمة لمعالجة كل صعوبة تنشأ على طول الطريق.

هناك العديد من مجالات الخبرة غير القابلة للتفاوض من أجل نجاح الأعمال الصغيرة. إذا كنت رائد أعمال ، فتابع القراءة لاكتشاف النصائح والحيل العملية لإدارة أعمالك الصغيرة بفعالية.

ما هو مشروع صغير؟

ينطبق تصنيف "الأعمال الصغيرة" على أي شركة مملوكة للقطاع الخاص بها عدد أقل من العمال من شركة "متوسطة الحجم". تختلف الإرشادات التي تحدد ما يعتبر "صغيرًا" اعتمادًا على الموقع الجغرافي ونوع النشاط التجاري.

في أمريكا ، تصنف إدارة الأعمال الصغيرة الأمريكية الشركات الصغيرة وفقًا للصناعة. في قطاع التصنيع والتعدين ، يمكن أن تضم الشركات الصغيرة ما يصل إلى 500 موظف ، بينما لا يمكن لشركات تجارة الجملة أن توظف أكثر من 250 عاملاً.

لكن هذه الأرقام يمكن أن تكون مضللة عندما يتعلق الأمر بفهم الحالة الحقيقية لقطاع الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة.

تعمل نسبة كبيرة من الشركات الصغيرة مع أقل من خمسة موظفين. من الواضح أن مثل هذه الاختلافات الشاسعة تتطلب مناهج مختلفة للإدارة.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، ستركز هذه المقالة بشكل أساسي على الشركات التي يقل عدد موظفيها عن 100 موظف.

مدير الأعمال الصغيرة مقابل مدير

نقطة واحدة يجب توضيحها قبل الغوص هي الفرق بين رائد الأعمال ومدير الأعمال الصغيرة.

يبدأ رائد الأعمال العمل ولكن لا ينتهي به الأمر دائمًا كمدير. في عملية إنشاء شركة ناشئة ، قد يعمل رائد الأعمال مؤقتًا كمدير. بمرور الوقت ، يجد البعض أنهم غير مناسبين لهذا الدور ، وبدلاً من ذلك ، يفوضون الدور إلى موظف. يمكن أن يتسبب هذا في حدوث تحول في التسلسل الهرمي وتحديث المخطط التنظيمي للأعمال الصغيرة.

سواء كنت مالكًا ومديرًا لشركتك الناشئة أم لا ، تنطبق نفس المبادئ العامة. غالبًا ما تتداخل واجبات المالك والمدير حتى عندما يتولى الأدوار أشخاص مختلفون.

ماذا تشمل إدارة الأعمال الصغيرة؟

مدير الأعمال الصغيرة مسؤول عن مجموعة واسعة من العمليات في الإدارة اليومية للشركة ، بما في ذلك:

• تنمية الأعمال من حيث المبيعات والإيرادات
• تحديد الأهداف وتقييم التقدم
• التواصل مع الموظفين وتقديم التوجيه فيما يتعلق بأدوارهم في العمل
• الإشراف على الموظفين ومراقبة أدائهم
• اكتساب وتدريب موظفين جدد
• الميزانية العامة (غالبًا ما يتم تقاسم هذه المسؤولية مع مدير مالي مخصص)
• الإشراف على العمليات التجارية

يحتاج مديرو الشركات الصغيرة إلى أن يكونوا منظمين للغاية وموجهين بالتفاصيل وممتازين في التواصل. مطلوب منهم التعامل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص ، بدءًا من موردي الجملة إلى العملاء المحتملين.

أنواع أساليب الإدارة للشركات الصغيرة

مدير الأعمال الصغيرة هو المسؤول عن الإشراف على إدارة الشركة اليومية ، بالإضافة إلى دفع عجلة النمو.

إن جودة الإدارة في الأعمال الصغيرة لها تأثير كبير على إنتاجية الشركة ونجاحها.

الإدارة الجيدة يمكن أن تنقذ الأعمال المتعثرة بينما الإدارة غير الفعالة يمكن أن تدفعها إلى الأرض.

يحتاج رواد الأعمال إلى القدرة على بناء الأعمال التجارية ؛ يعد سد الفجوة بين الفكرة وتحقيقها أمرًا أساسيًا.

قد لا يكون المدير الذي لا يمتلك الشركة موجودًا منذ بدايتها ، ولكن يجب أن يتمتع أيضًا بالمهارات اللازمة لتنمية الشركة.

هناك العديد من أساليب الإدارة المختلفة. كل نمط له تأثير فريد على ثقافة مكان العمل ، والكفاءة ، والنجاح الشامل للأعمال.

في الأعمال التجارية الصغيرة على وجه الخصوص ، من المرجح أن يكون لدى المديرين تفاعل شخصي أكبر مع الموظفين الفرديين. لذلك ، سيكون لديهم تأثير متزايد على ثقافة مكان العمل وأداء الموظفين.

في الممارسة العملية ، يجمع المديرون دائمًا بين الأساليب المختلفة لتلبية احتياجاتهم الخاصة. أربع طرق لإدارة الأعمال الصغيرة تحظى بشعبية كبيرة هي:

1. استراتيجية
2. التحويلية
3. التعاونيه
4. ديمقراطي

1. الإدارة الإستراتيجية

تدور الاستراتيجية حول التخطيط للمستقبل - تقييم الحاضر للعثور على أفضل طريق للمضي قدمًا. يتركز أسلوب الإدارة الإستراتيجية على تحقيق الخطط والأهداف طويلة المدى ؛ مهارة حاسمة لرواد الأعمال لبدء عمل تجاري من الصفر.

يتواصل المدير الاستراتيجي الفعال بشكل واضح مع الموظفين لضمان فهمهم لأهداف الشركة ، بالإضافة إلى تلقي التعليقات على متن الطائرة حول كيفية تحقيقها. بشكل عام ، يتيح هذا النهج لأعضاء الفريق مجال العمل دون إشراف مستمر.

2. الإدارة التحويلية

يؤكد أسلوب الإدارة هذا أيضًا على أهمية تحقيق الأهداف طويلة المدى. كما أنه يركز بشكل أكبر على الحاجة إلى التكيف والتكيف للتعامل مع التحديات التي تواجه الأعمال.

الشركات الصغيرة معرضة بشكل خاص للتطورات غير المتوقعة مثل تغيرات السوق وحالة الاقتصاد. هذا هو السبب في أن المرونة هي سمة مهمة لرجال الأعمال والمديرين.

يشجع هذا النهج على الابتكار ولديه القدرة على أن يكون فعالًا لأصحاب المشاريع الذين يرغبون في تنمية أعمالهم بأسرع ما يمكن.

3. الإدارة التعاونية

الإدارة التعاونية تفعل ما تقوله على القصدير. إنه يركز على التعاون في مكان العمل بدلاً من النهج الرسمي.

مثل المديرين الاستراتيجيين والتحوليين ، فإن المديرين التعاونيين المهرة منفتحون على ردود الفعل وعلى استعداد للعمل مع موظفيهم - وليس مجرد الإشراف عليهم.

لا يعني تطبيق طريقة الإدارة هذه أن أي موظف لديه القدرة على اتخاذ قرارات تنفيذية. لكنها تسمح لأعضاء الفريق بتبادل الأفكار.

هذا النمط مناسب تمامًا للصناعات الإبداعية حيث يعد العصف الذهني جزءًا أساسيًا من العملية.

4. الإدارة الديمقراطية (وتسمى أيضًا القيادة الديمقراطية)

تشترك أساليب الإدارة الديمقراطية والتعاونية في الكثير. على الرغم من أن القادة التعاونيين يتبنون نهجًا يركز على الفريق تمامًا ، إلا أن المديرين الديمقراطيين قد يحتفظون بدور أكثر موثوقية.

يمكن أن يكون هذا النهج للإدارة والقيادة فعالاً لإشراك الموظفين في العمليات والسماح بسماع ملاحظاتهم.

يتلقى المدير الديمقراطي الملاحظات ولكنه يحتفظ بالقدرة على اتخاذ القرارات دون توجيه من الموظفين. إنها قريبة من أعلى المخطط التنظيمي للأعمال الصغيرة وغالبًا ما يتصدرها المالك فقط في عملية صنع القرار.

تأثير المديرين على الشركات الصغيرة

يقضي المديرون الكثير من وقتهم في التركيز على موظفيهم والتفاعل معهم. لذلك ، من المنطقي أن يتأثر أداء العمال بشدة بأسلوب الإدارة المطبق وفعاليته.

يمكن للمدير الجيد جذب الموظفين الجيدين والاحتفاظ بهم ومساعدة الشركة الناشئة في ازدهار الأعمال التجارية.

وجدت دراسة استقصائية للموظفين الذين استقالوا من الشركات الصغيرة أن أكثر من نصفهم يعتقدون أن الإدارة كان بإمكانها بذل جهد أكبر لإقناعهم بالبقاء.

من المرجح أن تنجح الشركات الصغيرة عندما يكون الموظفون مخلصين للشركة ، حيث إنها تخلق ثقافة النمو والتقدم.

أحد أسوأ السيناريوهات هو حالة "الباب الدوار": معدل دوران الموظفين المرتفع بشكل مثير للقلق. إذا كان الموظفون يغادرون عملك من خلال محرك الأقراص ، فمن السهل أن ينتهي بهم الأمر عالقًا في دورة تدريب العمال الجدد فقط لتخسرهم بعد أسابيع أو شهور.

ليس ذلك فحسب ، بل إن تكلفة استبدال الموظفين الذين استقالوا مرتفعة. هذه نفقات غير ضرورية يريد كل صاحب عمل صغير تجنبها.

المهارات الأساسية لمديري الأعمال الصغيرة

تتطلب الإدارة الفعالة بعض المهارات الأساسية.

1. اتصال ممتاز

بصرف النظر عن كونهم منظمين ويعملون بجد ، يجب أن يتمتع مديرو الأعمال الصغيرة بمهارات اتصال ممتازة حيث سيقضون الكثير من وقتهم في التفاعل مع الموظفين والعملاء والموردين.

إحدى العلامات الدقيقة للمتواصل العظيم هي قدرته على شرح المفاهيم المعقدة بطريقة بسيطة وسهلة الفهم. هذه المهارة على وجه الخصوص لا تقدر بثمن في إدارة الأعمال الصغيرة. إنه يضمن أن يكون فريقك جميعًا على نفس الصفحة فيما يتعلق برؤيتك لمستقبل شركتك الناشئة.

2. الصدق والشفافية

يعتقد بعض الناس أن "كل شيء مباح" في العمل ("الغايات تبرر الوسيلة" الموقف). لكن أفضل المديرين يتمتعون بالنزاهة ويسعون جاهدين ليكونوا شفافين ، مما يكسب ثقة الموظفين والعملاء على حد سواء.

يعد تطوير مهارات القيادة القوية جزءًا لا يتجزأ من إدارة الأعمال ، وكذلك القدرة على اتخاذ قرارات ذكية ومراعية.

3. بناء العلاقات والاحتفاظ بها

يكمن جوهر إدارة الأعمال الصغيرة في أهمية بناء العلاقات ، سواء كان ذلك مع موظفيك أو العملاء. التسويق ، على سبيل المثال ، يكون فعالاً فقط عندما تتمكن الشركة من إقامة علاقة مع المستهلك.

إن وجود علاقات قوية في مكان العمل يشجع الثقة ويقلل من احتمالية استقالة الموظفين دون سابق إنذار.

عندما يشعر العمال بالتقدير والاحترام من قبل الإدارة ، فإنهم لا يخشون توصيل احتياجاتهم.

برامج الإدارة وأتمتة الأعمال

جعلت أتمتة الأعمال من السهل على رواد الأعمال إدارة مشاريعهم بشكل متزايد. تستخدم العديد من الشركات الصغيرة البرامج للمساعدة في إدارة عملياتها اليومية وتبسيط المهام وتوفير الوقت.

هناك الآلاف من الخيارات للاختيار من بينها ، ولكل منها إيجابيات وسلبيات ، ولكن مهما كانت الأداة التي تقرر استخدامها ، فمن المفترض أن تمنحك عائدًا كبيرًا على الاستثمار (ROI).

تُستخدم برامج الإدارة لتحسين الاتصال (سواء في مكان العمل أو مع العملاء) ، وتخطيط وتنفيذ الحملات التسويقية ، وتتبع الموارد المالية ، وإدارة المشاريع بطريقة مبسطة.

بعض أفضل خيارات برامج الإدارة هي:

• بالساعة: تعتبر شركات العمال جانبًا حاسمًا في إدارة أي شركة صغيرة. إن وجود شركات عمالية لا يحمي موظفيك فحسب ، بل يحمي أيضًا شركتك الصغيرة من الدعاوى القضائية المكلفة. يعمل كل ساعة على تبسيط عملية شركات العمال المعقدة للغاية من خلال ربط بيانات كشوف المرتبات في الوقت الفعلي بتأمين شركات العاملين لديك. بهذه الطريقة ، ستدفع فقط مقابل التغطية التي تحتاجها ، ولا توجد مفاجآت في وقت التدقيق.

• GanttPro: GanttPro هي أداة أتمتة الأعمال المثالية للشركات الصغيرة وهي خيار ميسور التكلفة للشركات الناشئة التي تجد أقدامها. يسمح لرجال الأعمال بإنشاء مخططات جانت من قوالب يمكن استخدامها لإدارة المشاريع وتتبع التقدم. يتكامل مع Slack و Jira Cloud و Google Drive.

• HappyFox: يعد هذا البرنامج أيضًا خيارًا رائعًا للشركات الصغيرة لأنه سهل الاستخدام للغاية.   ينصب تركيز HappyFox على خدمة العملاء ويستخدم نظام تذاكر شامل لتبسيط الاتصال. بصرف النظر عن ذلك ، تقدم HappyFox أدوات التحليل وخيار أتمتة المهام ومجموعة متنوعة من أدوات إدارة المشاريع.

• Mailchimp: تركز Mailchimp بشكل أساسي على التسويق عبر البريد الإلكتروني - وهو جزء أساسي من نمو واستدامة الأعمال التجارية الصغيرة. إنه سهل الاستخدام ويسمح للمديرين بأداء عدد من المهام. يتضمن ذلك إطلاق مواقع الويب ، وجدولة المواعيد / الاجتماعات ، واستخدام التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، ومواكبة العملاء من خلال البريد الإلكتروني والرسائل الإخبارية.

• الفكرة: هذا التطبيق هو أداة إدارة شاملة رائعة. يسهل البرنامج تتبع المشروع ، ومشاركة المستندات ، وإنشاء مخططات جانت (بالإضافة إلى لوحات كانبان) ، وإعداد جداول الأعمال ، وإنشاء مواقع wiki الخاصة بالمنتج ، والعديد من المهام الأخرى.

الوجبات الجاهزة

إدارة الأعمال الصغيرة مهمة صعبة. ولكن مع مجموعة المهارات المناسبة ، وأدوات التشغيل الآلي للأعمال ، والاستعداد للتعلم ، يمكن أن يكون ذلك مجزيًا بشكل لا يصدق.

قبل كل شيء ، يُطلب من المديرين مواجهة الصعوبات ، وإيجاد حلول مبتكرة ، وأن يكونوا قائدًا حاسمًا يحفز ويوحد فريقهم ، بغض النظر عن مدى التحدي.

اشترك اليوم للحصول على نسخة تجريبية مجانية من Vonza لإنشاء دورة تدريبية عبر الإنترنت ، وعضويات ، ومسارات مبيعات ، وغير ذلك الكثير.