As maneiras mais eficazes de estruturar suas assinaturas de e-mail para impulsionar sua comunicação comercial

1. Por que você precisa de uma assinatura de e-mail bem estruturada?
2. O que escolher - logotipo, foto ou ambos - em uma assinatura de e-mail
3. Como estruturar as informações de contato em uma assinatura de e-mail
4. Quais ícones de mídia social você deve adicionar à assinatura?
5. Por que você precisa de um aviso legal em sua assinatura de e-mail?
6. Banners promocionais em uma assinatura de e-mail e como usá-los
7. Adicione botões de apelo à ação
8. Erros a evitar em uma assinatura de e-mail
9. Como gerenciar assinaturas de e-mail para toda a equipe?

Como é a sua assinatura de e-mail comercial? É uma simples assinatura com seu nome no final ou é uma declaração bem estruturada da marca da sua empresa?

Uma assinatura comercial pode dizer muito sobre seu nível de profissionalismo e a empresa que você representa. Uma assinatura de e-mail bem projetada é uma excelente ferramenta de marketing para profissionais e empresários de vários setores. Se você deseja aumentar as vendas, aumentar suas redes sociais, direcionar o tráfego do site ou melhorar sua taxa de resposta de e-mail, um rodapé de e-mail bem pensado pode ajudá-lo a alcançar tudo isso e muito mais.

Neste artigo, veremos os principais ingredientes de uma assinatura de e-mail bem-sucedida e mostraremos como estruturá-los para a vantagem da sua empresa.

Por que você precisa de uma assinatura de e-mail bem estruturada?

Ter uma assinatura de e-mail HTML profissional o ajudará de várias maneiras. Veja por que você deve se esforçar para criar um:

• Uma assinatura de e-mail faz sua correspondência parecer profissional
• É o seu cartão de visita digital - uma fonte de suas informações de contato
• Aumenta o reconhecimento da sua marca
• Aumenta a confiança em seu e-mail comercial
• Gera tráfego para seu site
• Ele chama a atenção para o seu conteúdo
• Ajuda você a promover seu produto ou serviço
• Ele permite que você obtenha leads
• Ele permite que você se conecte com as pessoas

Em outras palavras, uma assinatura de e-mail bem estruturada ajudará você a atingir uma ou mais de suas metas de negócios, marketing ou vendas. E aqui está o que deve incluir: uma imagem (sua foto ou logotipo corporativo), suas informações de contato, ícones de mídia social, um aviso legal, um banner promocional. Vamos ver cada um desses elementos em profundidade.

O que escolher - logotipo, foto ou ambos - em uma assinatura de e-mail

Você precisa de algumas imagens de rodapé para tornar sua marca memorável, porque uma assinatura somente de texto pode parecer sem graça. Mas que tipo de recursos visuais é melhor usar? Deve ser um logotipo corporativo, sua foto ou, talvez, ambos?

A resposta curta: use os dois.
A resposta longa: realmente depende de suas atividades de negócios, posição e objetivos.

Se você representa uma marca pessoal, deve adicionar uma foto sua à sua assinatura. Um headshot com uma expressão facial amigável e relaxada será uma escolha perfeita.

As pessoas se lembram melhor do visual do que do texto. No entanto, aqueles que desejam criar uma assinatura de e-mail muitas vezes se perguntam que tipo de fotos é "profissional" e pode ser incluída na assinatura de e-mail comercial.

Aqui estão alguns conselhos sobre como escolher uma foto para a assinatura.

• Adicione sua foto profissional

Adicionar uma foto pessoal pode aumentar a confiança e ajudá-lo a construir um relacionamento com os clientes. Mas certifique-se de usar apenas imagens profissionais, de alta qualidade e não borradas.  

• Não faça a imagem muito grande

O tamanho da imagem depende da largura do restante da sua assinatura de e-mail e de como ela se encaixa no design existente. No entanto, em nosso gerador de assinatura de e-mail, recomendamos usar o tamanho ideal para logotipos e fotos entre 100 e 300 pixels de largura. Quanto maior for sua imagem, mais tempo levará para o destinatário pré-carregá-la.

• Não use fotos impróprias

Certifique-se de usar uma foto profissional, de preferência feita no mesmo estilo para cada membro da equipe, não uma selfie ou foto recortada.

Se você representa uma empresa, usar sua foto também tem algumas vantagens: torna sua comunicação empresarial mais humana, cria confiança e ajuda você a estabelecer uma conexão com seu destinatário.

Um logotipo da empresa em uma assinatura de e-mail para negócios pode ajudar a aumentar o reconhecimento e o reconhecimento da marca. Adicione o logotipo se quiser divulgar melhor sua marca.

Enquanto trabalhávamos em nosso relatório State of Business Email Marketing , pesquisamos mais de 750 profissionais de marketing e empresários e descobrimos que eles preferem um logotipo da empresa a uma foto profissional. O uso da marca da empresa em todos os canais de comunicação torna a empresa reconhecível entre todas as partes interessadas e cria consistência.

Portanto, a melhor solução é usar sua foto na assinatura (alinhada à esquerda) com um logotipo menor da empresa (além das informações de contato da empresa).

Como estruturar as informações de contato em uma assinatura de e-mail

Mesmo a assinatura mais completa e otimizada parecerá pouco profissional se você apenas colocar todas as suas informações sem organizá-las adequadamente. Siga as quatro dicas abaixo para manter sua assinatura bem estruturada.

Limite a quantidade de informações de contato. Adicione apenas os detalhes necessários. Diga, não inclua seu nome Skype se você não o usa muito.

Organize as informações logicamente. Use primeiro o seu número de telefone e o endereço web da empresa e, em seguida, todos os detalhes adicionais. Certifique-se de que seus ícones sociais cheguem ao final (a menos que seus perfis sociais sejam a principal maneira de manter contato com você).

Use divisores. Não inicie todos os detalhes de contato da nova linha. Você pode usar um símbolo de linha vertical para dividir diferentes elementos em uma linha.

Use a cor do texto. Aproveite as cores da sua marca para destacar partes de conteúdo específicas. Pode ser o seu nome ou o nome da sua empresa ou palavras como "telefone" ou "e-mail".

Tenha em mente que uma ótima assinatura de e-mail não precisa ser complicada. Quanto mais simples, melhor. Ele deve fornecer informações básicas sobre você.

• Nome

Você ficaria surpreso, mas cerca de 30% dos rodapés de e-mail nem sequer têm um nome, o que pode afetar negativamente a imagem da sua empresa.

• Posição

É essencial incluir seu cargo para que os destinatários saibam com quem estão lidando e resolvam seus problemas.

• Nome da empresa

Se você representa uma empresa, o rodapé do seu e-mail também deve conter o nome da sua empresa.

• Logo da empresa

Você também pode usar seu logotipo corporativo, mas certifique-se de que ele se encaixe no restante da estética do rodapé do seu e-mail.

• Site da empresa

Se você tem um site e está procurando maneiras de trazer tráfego para ele, considere adicionar o URL do site à sua assinatura de e-mail corporativo.

• Informações de Contato

Endereço de email

Alguns artigos contêm conselhos para não incluir seu endereço de e-mail, pois os destinatários podem clicar em "Responder" para responder à sua mensagem, mas alguns clientes de e-mail exibem nomes em vez de endereços de e-mail no campo "De". E quando uma pessoa encaminha sua mensagem, os destinatários verão seu nome, não o endereço.

Número de telefone

Evite usar muitos números de telefone. Pode ser irritante para o leitor, especialmente se ele usar dispositivos móveis para ler seu e-mail.

Endereço

Uma assinatura de e-mail básica pode não fornecer seu endereço. Antes de incluir seu endereço comercial, certifique-se de que ele não sobrecarregue sua assinatura.

Quais ícones de mídia social você deve adicionar à assinatura?

Se você tiver perfis sociais corporativos bem gerenciados, você deve vinculá-los em sua assinatura. Isso ajudará você a direcionar o tráfego para essas plataformas e, eventualmente, aumentar seu número de seguidores.

Ao contrário do site, você não pode usar apenas URLs aqui. Eles tornarão sua assinatura muito confusa. Adicione ícones em vez disso. Eles ocupam muito pouco espaço e você pode organizá-los perfeitamente.

Então, quais perfis você precisa incluir na sua assinatura? Certamente não suas contas pessoais onde você se conecta com amigos e familiares (e compartilha suas opiniões políticas ou vídeos de gatos).

Se você usa o Facebook e o Twitter profissionalmente, sinta-se à vontade para criar um link para eles. Você pode, no entanto, adicionar seu LinkedIn pessoal. Em geral, encaminhe seus contatos comerciais para os perfis sociais da sua empresa.

A propósito, você pode criar facilmente uma assinatura de e-mail em HTML com ícones de mídia social com a ajuda de nossa ferramenta de geração de assinatura .

Por que você precisa de um aviso legal em sua assinatura de e-mail?

Um aviso de isenção de responsabilidade por e-mail (também chamado de divulgação de e-mail, aviso de confidencialidade, rodapé ou aprovação) é necessário para um e-mail corporativo em muitos países. Para não colocar sua empresa em risco de multas, obtenha informações sobre os requisitos legais em seu país.

Tenha em mente que os exemplos de assinatura de e-mail mais bem elaborados têm isenções de responsabilidade curtas e legíveis.

Tecnicamente, adicionar um aviso legal para assinatura de e-mail geralmente é uma exigência legal, especialmente na UE e na América do Norte. As exigências, no entanto, podem diferir de país para país. Normalmente, você precisará mencionar o endereço registrado da empresa, o número de registro e a autoridade de registro.

Existem opiniões diferentes sobre se você deve incluir coisas como uma declaração de confidencialidade em sua isenção de responsabilidade. Pode ajudá-lo em disputas legais, caso existam.

Você pode ter um exemplo de isenção de responsabilidade de assinatura de e-mail universal para toda a empresa ou criar outros separados para seus departamentos. Neste último caso, você pode escolher quais informações incluir nele dependendo das atividades e necessidades do departamento.

Banners promocionais em uma assinatura de e-mail e como usá-los

Adicionar um banner promocional à sua assinatura de e-mail ajudará sua empresa a atingir suas metas de vendas e marketing. E se você pensou naqueles anúncios animados irritantes que costumavam distraí-lo do conteúdo em muitos sites, é hora de mudar sua ideia de banner.

Veja um exemplo de banner de assinatura de e-mail abaixo. Consiste apenas em uma foto de fundo, uma hashtag e um endereço de site e é bem mínimo.

Se você deseja que seu banner funcione para você (direcione tráfego, gere leads, aumente as vendas etc.), siga nossas três dicas relacionadas a banners.

1. Faça banners de assinatura atraentes

Use imagens vívidas, frases curtas e diretas e as cores da sua marca.

2. Mantenha-o simples.

Seu banner não precisa ser muito grande ou muito brilhante para ser notado. Faça-o alinhar com sua assinatura e mensagem.

3. Adicione um CTA.

Um CTA claro o ajudará a alcançar seu objetivo. Seja para ler seu artigo mais recente ou se inscrever em um webinar, diga isso em seu banner. Caso contrário, pode ser bastante inútil.

Banners em assinaturas de e-mail são ótimos para mostrar sua experiência e aumentar sua promoção. O que você deve inserir no seu banner?

• Use palavras de alerta
  
  Considere usar palavras de alerta que incentivem os usuários a clicar em seus banners. Por exemplo, "Acesso vitalício a mais de 1.000 cursos em vídeo", "Obtenha nossos modelos de anúncios de melhor desempenho", "Os 3 principais truques de fotografia de alimentos não descobertos".
  
  
• Ofereça algo valioso
  
  Dê às pessoas eBooks valiosos, listas de verificação, vídeos, dicas e instruções.
  
  
• Convidar destinatários para um evento
  
  Notifique as pessoas sobre o próximo evento em que elas podem participar. Além disso, certifique-se de fornecer informações como: o que, quando, onde, etc.
  
  
• Apresente uma oferta de venda
  
  Você também pode adicionar banners promocionais ao rodapé do seu e-mail para promover uma venda futura.
  
  
• Apresente os prêmios da sua empresa
  
  Os banners podem ajudá-lo a demonstrar sua experiência para que seus clientes em potencial saibam que você é alguém em quem podem confiar.
  
  
• Faça anúncios em toda a empresa
  
  Cada e-mail enviado pelos funcionários internamente apresenta uma oportunidade de compartilhar suas notícias e anúncios internos, atualizações de marketing, práticas de integração e assim por diante.
  
  
• Introduzir novos produtos
  
  Você pode usar banners para anunciar seus novos produtos.
  
  
• Parabenize os destinatários com feriados
  
  Muitas empresas adicionam banners aos rodapés de seus e-mails na época do Natal, desejando aos seus leitores uma ótima temporada de festas.

Adicionar botões de apelo à ação

Ao conferir ótimos exemplos de assinatura, você notará que os CTAs neles são muito simples, não muito insistentes e geralmente alinhados com o tema da mensagem.

Continue lendo para ver várias ideias para solicitar ações de seus leitores de e-mail.

• Vincule seus perfis de mídia social a botões
  
  Condense longos links de mídia social em palavras ou frases curtas e fáceis que instantaneamente levam os destinatários onde eles precisam estar com o clique de um mouse.
  
  
• Compartilhe seus aplicativos AppStore ou Google Play com botões
  
  Permita que qualquer pessoa com quem você esteja enviando e-mails veja e baixe seus aplicativos.
  
  
• Convidar destinatários para se inscrever
  
  Ao colocar uma chamada à ação com hiperlink no rodapé do seu e-mail, você pode transformar todo leitor em assinante.
  
• Incentive as pessoas a ligar para você
  
  Diga às pessoas que você está aberto a se comunicar com elas.
  
• Adicionar agendadores de compromissos
  
  Dê aos destinatários a opção de marcar um horário com você rapidamente.
  
  
• Promova a demonstração do seu produto
  
  Inclua um link para um vídeo demonstrando seu produto/serviço ou oferta para agendar uma demonstração.
  
  
• Permita que os destinatários assinem seu blog
  
  Postagens de blog bem escritas e cheias de valor podem ser o que convence o destinatário de que o produto ou serviço que você oferece é credível e confiável. Incluir um link de postagem de blog no design do seu cartão de visita on-line pode ser uma excelente maneira de mostrar sua experiência.

Erros a evitar em uma assinatura de e-mail

Agora que você sabe como construir sua assinatura de e-mail e quais elementos usar nela, vamos ver o que você NÃO DEVE fazer. Conheça os sete erros mais comuns nas assinaturas de e-mail.

• Informações de contato inválidas

Sua empresa pode alterar seu endereço ou número de telefone. Quando isso acontecer, verifique se você atualizou as informações relevantes em todos os seus canais de comunicação, incluindo sua assinatura de e-mail .

• Usando imagens como assinatura

Nunca use imagens como assinatura. Na melhor das hipóteses, o destinatário não poderá ligar para o seu telefone com um clique ou copiar o endereço do seu site. Sua assinatura será exibida como um anexo no pior cenário, o que acionará o filtro de spam do destinatário. Use HTML em vez disso.

• Usando muitas cores

Nunca use muitas cores, pois elas distrairão o destinatário da sua mensagem. Alternativamente, sua assinatura só parecerá pouco profissional.

• Adicionando cotações à sua assinatura de e-mail comercial

Citações inspiradoras não servem para nada na correspondência comercial. E se você se identifica com uma citação em particular, isso não significa que seu colecionador também.

• Usando imagens de baixa qualidade

Lembre-se de que quase todo mundo agora tem telas 4k ou Retina em seus telefones. Certifique-se de que sua imagem seja pequena, mas de alta qualidade. Teste-o em computadores e dispositivos móveis antes de utilizá-lo em seus e-mails.

• Usando fontes diferentes

Uma assinatura com várias fontes terá a mesma aparência que uma com muitas cores. Será distrativo e amador. Atenha-se às suas fontes corporativas.

• Não tornar sua assinatura compatível com dispositivos móveis

Com tantas pessoas lendo seus e-mails no celular hoje em dia, seria imperdoável não torná-lo responsivo. Para garantir que sua assinatura fique bem em todos os lugares, use um gerador de assinaturas de e-mail HTML e teste-o antes de publicá-lo.

• Adicionando muitos ícones sociais

O rodapé do seu e-mail ficará confuso se você adicionar um ícone para cada rede de mídia social que sua organização usa. Recomendamos incluir apenas os canais atualizados com mais regularidade.

• Permitir que os funcionários criem assinaturas por conta própria

Uma das maneiras mais simples de prejudicar a imagem da sua empresa é pedir aos seus funcionários que sejam criativos e criem suas assinaturas para e-mails por conta própria. É certo que eles não concordarão com um modelo padronizado de assinatura de e-mail. Adeus, consistência da marca, olá, caos!

• Tornando sua assinatura muito longa

Quando se trata de escolher quais informações você deve incluir, siga a regra "menos é mais". Tenha em mente que os melhores exemplos de assinatura de e-mail são cerca de cinco linhas de texto.

• Ignorando o tamanho da assinatura de e-mail

Se você souber quais dispositivos seu público costuma usar, seria mais fácil exibir sua assinatura da maneira certa. Por exemplo, os usuários móveis devem torná-lo não mais significativo do que 320px (pixels) de largura. Para usuários de desktop, um rodapé de e-mail com a dimensão de 600px de largura funcionaria perfeitamente.

Como gerenciar assinaturas de e-mail para toda a equipe?

Seja você um freelancer, uma pequena empresa ou uma grande organização, seu design de assinatura deve refletir os padrões profissionais de sua empresa. E enquanto no caso de freelancers e equipes pequenas, pode ser muito fácil criar assinaturas consistentes e com marca perfeita, criar e gerenciar vários rodapés de e-mail para um grande número de funcionários pode se tornar uma tarefa complexa. Quais são as coisas a considerar?

Use um modelo de assinatura de e-mail para toda a equipe

A consistência é a prioridade número um para o seu modelo de assinatura de e-mail. Assinaturas inconsistentes dão a impressão de caos e falta de profissionalismo.

Crie assinaturas diferentes para diferentes departamentos

Então você decidiu configurar assinaturas de e-mail em toda a empresa e entendeu que elas precisam ser consistentes para representar sua marca da melhor maneira possível. Isso está certo. No entanto, isso não significa que departamentos diferentes não possam ter informações adicionais incluídas. Por exemplo, é mais provável que sua equipe de marketing precise de links de mídia social em suas assinaturas do que funcionários que gerenciam finanças.

Crie campanhas de marketing em suas assinaturas de e-mail

Use o rodapé do seu e-mail para dar suporte às suas campanhas de marketing. Por exemplo, adicione links para mídias sociais, links para o conteúdo mais recente, links para webinars ou eventos que você participará e um link de assinatura de boletim informativo.

Use o software de gerenciamento de assinatura de e-mail

Para ter certeza de que sua assinatura será exibida corretamente em vários dispositivos e clientes de e-mail, use geradores de assinatura de e-mail pagos ou gratuitos . Oferece diferentes modelos e bom suporte técnico, criado por designers profissionais e compatível com praticamente qualquer cliente de e-mail. Além disso, você pode fazer várias assinaturas mais rapidamente porque você pode criar uma assinatura mestre e, em seguida, fazer upload de um arquivo com dados de contato, e o sistema trabalhará nas assinaturas por si só.

Conclusão

Para parecer profissional na comunicação do seu negócio, tenha sempre uma assinatura no final do seu e-mail. Ao criar um, tenha em mente a estrutura necessária. Além de seu nome e detalhes de contato corporativo, certifique-se de usar imagens. Em suma, as pessoas são seres visuais. Escolha uma foto sua amigável para personalizar suas mensagens e estabelecer uma conexão de confiança com seus destinatários. Inclua ícones de mídia social se você tiver perfis corporativos. Além disso, não se esqueça de um aviso legal exigido com os detalhes de registro da sua empresa. Adicione um banner bonito para ajudar sua empresa a alcançar seus KPIs. Organize todos esses componentes logicamente e acompanhe seu progresso.