E-mail. Eles estão por toda parte. E se você dirige uma empresa - ou mesmo apenas faz parte de uma equipe, você sabe que um e-mail mal escrito pode fazer você parecer desleixado ou pouco profissional. Ao contrário de uma mensagem de bate-papo ou texto, os e-mails permanecem. Para sempre. Uma linha descuidada pode deixar alguém confuso ou frustrado e, de repente, você dá a impressão de que isso não é importante para você. Usar serviços de e-mail profissionais pode ajudá-lo a evitar esses problemas e garantir que suas mensagens tenham sempre uma aparência elegante.

ssssAcertar a etiqueta do e-mail não significa ser formal ou robótico. Trata-se de deixar suas mensagens claras, respeitosas e fáceis de seguir. E muitas vezes, alguns pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença. Combinar uma configuração de e-mail forte com um domínio de baixo preço para o seu negócio também lhe dá credibilidade e, ao mesmo tempo, mantém os custos gerenciáveis.

Use um endereço de e-mail profissional

Comecemos pelo princípio: seu endereço de e-mail é importante. As pessoas percebem. Se você ainda usa algo como [email protected] para negócios, pare de usá-lo. Mantenha a simplicidade. Normalmente, seu nome, talvez uma inicial do meio, mais o domínio da sua empresa funcionam melhor, como

[email protected] Limpo, profissional, sem números ou apelidos estranhos. É o primeiro pequeno aumento de credibilidade que alguém vê antes mesmo de abrir seu e-mail.

Linhas de assunto que realmente dizem às pessoas o que está acontecendo

Sua linha de assunto é como a manchete de um jornal. Torne-o descritivo. “Pergunta” ou “Olá” não são claros o suficiente. Algo como “Feedback necessário no relatório do terceiro trimestre” ou “Proposta para o cliente X” funciona muito melhor. As pessoas estão ocupadas – elas precisam saber por que deveriam abrir seu e-mail imediatamente.

Comece com uma saudação adequada

É fácil ignorar as saudações nos e-mails, especialmente se você estiver com pressa. Evite fazer isso. Um simples “Oi, [Nome]” é adequado para a maioria dos e-mails. “Querido [Nome]” funciona se for mais formal. Evite “Ei”, a menos que você realmente conheça a pessoa. Demora um segundo, mas dá um tom respeitoso.

Mantenha os e-mails claros e diretos

Ninguém quer ler um ensaio em sua caixa de entrada. Parágrafos curtos, marcadores quando necessário e vá direto ao ponto. Não enterre a ideia principal em algum lugar no meio. Clareza mostra que você respeita o tempo do destinatário. Usar as soluções confiáveis ​​de hospedagem e e-mail do MilesWeb também garante que suas mensagens sejam entregues sem problemas, para que todo esse esforço realmente chegue à pessoa certa.

Revisar (sim, sério)

Erros de digitação acontecem. Todos nós fazemos isso. Mas se o seu e-mail estiver cheio de erros, parecerá descuidado. Dica rápida: leia seu e-mail em voz alta antes de enviá-lo – isso ajuda a detectar frases estranhas, palavras faltando e erros de digitação óbvios. Uma revisão de um minuto pode evitar constrangimentos posteriores.

Assine profissionalmente

Sua assinatura não é apenas a cereja do bolo. Ele comunica às pessoas quem você é, qual é o seu trabalho e como entrar em contato com você. Mantenha a simplicidade: nome, cargo, empresa, telefone/e-mail. Um link para o seu site também é adequado. Você não precisa de uma citação de um livro aqui – realmente, pule as citações.

Respondendo é importante

Não deixe as pessoas esperando. Mesmo que você ainda não consiga responder completamente, um rápido “Entendi, o acompanhamento será feito até [data]” é melhor do que o silêncio no rádio. Responder proativamente gera confiança.

Mantenha seu tom sob controle

Os e-mails não têm expressões faciais. Isso significa que o sarcasmo e as piadas podem desaparecer rapidamente. Mantenha as coisas educadas, neutras e profissionais. Se você estiver frustrado, reserve um minuto antes de enviar. Isso faz uma grande diferença.

Não exagere no CC e responda a todos

Pense antes de enviar CC ou clicar em “Responder a todos”. Inclua apenas pessoas que realmente precisam do e-mail. Caso contrário, você estará apenas desorganizando caixas de entrada e irritando colegas.

Anexos e Links

Nada pior do que dizer “ver anexo” e esquecer de anexar o arquivo. Ou enviando um link que não funciona. Sempre verifique antes de enviar. Um segundo de verificação salva cinco e-mails depois.

Observe as horas

Enviando e-mails às 2 da manhã? Isso é aceitável. Só não espere uma resposta imediata. Respeite o tempo e os limites das pessoas.

Mantenha-o confidencial

Informações confidenciais são confidenciais. Verifique os endereços e certifique-se de que está enviando para a pessoa certa. Um clique errado e de repente tudo fica uma bagunça.

Exemplos na vida real

Um cliente solicitou uma atualização do projeto na semana passada. Teria sido fácil digitar:

"O projeto está bom. Será atualizado mais tarde."

Ou poderia ser escrito assim:

"Olá, [nome do cliente], aqui está o andamento do projeto: [resumo]. Próximas etapas: [lista]. Estamos no caminho certo para [data]. Entre em contato se tiver alguma dúvida."

Grande diferença, certo? Um é casual e descuidado. O outro é claro, educado e profissional. Os clientes notam.

Outra vez, alguém mandou uma piada para toda a equipe. Não foi necessário e foi ignorado. E-mails profissionais vão direto ao ponto.

Pequenos ajustes, grande impacto

• Divida parágrafos longos.
• Use marcadores para listas.
• Mantenha o tom neutro.
• Verifique os anexos.
• Responda em tempo hábil.

Tudo isso pode parecer óbvio, mas é realmente importante. Um pequeno ajuste – como corrigir a linha de assunto – pode mudar completamente a forma como seu e-mail é recebido.

Fechando insights

A etiqueta do e-mail comercial não significa ser profissional. Trata-se de ser claro, educado e facilitar a resposta da outra pessoa. Siga algumas regras simples e tudo correrá melhor, todos saberão o que está acontecendo e você parecerá um profissional. Ter e-mail e hospedagem confiáveis ​​do MilesWeb também ajuda a garantir que suas mensagens cheguem à caixa de entrada correta sem problemas.

Um e-mail inteligente e educado mostra que você valoriza o seu tempo e o deles. Isso é o que realmente significa ser profissional . Facilite, seja educado, e seus e-mails funcionarão a seu favor, e não contra seus esforços.