อีเมล. พวกเขาอยู่ทุกหนทุกแห่ง และหากคุณกำลังดำเนินธุรกิจ หรือแม้แต่เป็นส่วนหนึ่งของทีม คุณจะรู้ว่าอีเมลที่เขียนไม่ดีเพียงฉบับเดียวสามารถทำให้คุณดูเลอะเทอะหรือไม่เป็นมืออาชีพได้ ไม่เหมือนข้อความแชทหรือข้อความ อีเมลยังคงอยู่ ตลอดไป. การใช้ประโยคที่ไม่ใส่ใจอาจทำให้ใครบางคนสับสนหรือหงุดหงิด และทันใดนั้น คุณก็รู้สึกว่าสิ่งนั้นไม่สำคัญสำหรับคุณ การใช้ บริการอีเมลระดับมืออาชีพ สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้และทำให้ข้อความของคุณดูสวยงามทุกครั้ง

ssssการได้รับมารยาททางอีเมลที่ถูกต้องไม่ได้เกี่ยวกับการเป็นทางการหรือหุ่นยนต์ เป็นการทำให้ข้อความของคุณชัดเจน ให้เกียรติ และดำเนินการได้ง่าย และบ่อยครั้ง การปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้ การจับคู่การตั้งค่าอีเมลที่มีประสิทธิภาพกับ โดเมนราคาต่ำ สำหรับธุรกิจของคุณยังช่วยให้คุณมีความน่าเชื่อถือในขณะที่ยังคงบริหารจัดการต้นทุนได้

ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

สิ่งแรกสุด: ที่อยู่อีเมลของคุณมีความสำคัญ ผู้คนสังเกตเห็น หากคุณยังคงใช้บางสิ่งเช่น [email protected] เพื่อธุรกิจอยู่ ให้หยุดใช้มัน ทำให้มันง่าย โดยปกติแล้ว ชื่อของคุณ อาจเป็นอักษรย่อกลาง บวกด้วยโดเมนบริษัทของคุณจะทำงานได้ดีที่สุด

[email protected] สะอาด เป็นมืออาชีพ ไม่มีเบอร์หรือชื่อเล่นแปลกๆ นี่เป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือเล็กๆ น้อยๆ ครั้งแรกที่ทุกคนเห็นก่อนที่จะเปิดอีเมลของคุณด้วยซ้ำ

หัวเรื่องที่บอกผู้คนจริงๆ ว่ามีอะไรเกิดขึ้น

หัวเรื่องของคุณเหมือนกับหัวข้อข่าวในหนังสือพิมพ์ ทำให้เป็นคำอธิบาย “คำถาม” หรือ “สวัสดี” ยังชัดเจนไม่เพียงพอ บางอย่างเช่น “ข้อเสนอแนะที่จำเป็นในรายงานไตรมาส 3” หรือ “ข้อเสนอสำหรับลูกค้า X” ทำงานได้ดีกว่ามาก ผู้คนมีงานยุ่ง พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าทำไมพวกเขาจึงควรเปิดอีเมลของคุณทันที

เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม

การข้ามคำทักทายในอีเมลเป็นเรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังรีบ หลีกเลี่ยงการทำอย่างนั้น “สวัสดี [ชื่อ]” ธรรมดาๆ ใช้ได้กับอีเมลส่วนใหญ่ “เรียน [ชื่อ]” ใช้ได้ผลหากเป็นทางการกว่านี้ หลีกเลี่ยง "เฮ้" เว้นแต่คุณจะรู้จักบุคคลนั้นจริงๆ อาจใช้เวลาสักครู่แต่ก็สร้างน้ำเสียงที่น่าเคารพ

รักษาอีเมลให้ชัดเจนและตรงประเด็น

ไม่มีใครอยากอ่านเรียงความในกล่องจดหมายของพวกเขา ย่อหน้าสั้นๆ หัวข้อย่อยเมื่อคุณต้องการ และตรงประเด็น อย่าฝังแนวคิดหลักไว้ตรงกลาง ความชัดเจนแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพเวลาของผู้รับ การใช้โซลูชันโฮสติ้งและอีเมลที่เชื่อถือได้ของ MilesWeb ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะถูกส่งอย่างราบรื่น ดังนั้นความพยายามทั้งหมดนั้นจึงจะส่งถึงคนที่เหมาะสมจริงๆ

พิสูจน์อักษร (ใช่อย่างจริงจัง)

พิมพ์ผิดเกิดขึ้น เราทุกคนทำมัน แต่หากอีเมลของคุณเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด ก็ดูไม่ระมัดระวัง เคล็ดลับด่วน: อ่านอีเมลของคุณออกมาดัง ๆ ก่อนส่ง ซึ่งจะช่วยจับการใช้ถ้อยคำที่น่าอึดอัด คำที่หายไป และการพิมพ์ผิดที่ชัดเจน การพิสูจน์อักษรเพียงนาทีเดียวสามารถป้องกันความลำบากใจในภายหลังได้

ออกจากระบบอย่างมืออาชีพ

ลายเซ็นของคุณไม่ได้เป็นเพียงไอซิ่งบนเค้กเท่านั้น โดยจะสื่อสารกับผู้คนว่าคุณเป็นใคร งานของคุณคืออะไร และจะติดต่อคุณได้อย่างไร ทำให้เข้าใจง่าย: ชื่อ ตำแหน่ง บริษัท โทรศัพท์/อีเมล ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของคุณก็ดีเช่นกัน คุณไม่จำเป็นต้องอ้างอิงคำพูดจากหนังสือที่นี่ ข้ามเครื่องหมายคำพูดได้เลย

เรื่องตอบกลับ

อย่าปล่อยให้คนแขวนคอ แม้ว่าคุณจะยังตอบได้ไม่ครบถ้วน แต่การพูดว่า "เข้าใจแล้ว จะติดตามผลภายใน [วันที่]" ก็ยังดีกว่าความเงียบทางวิทยุ การตอบสนอง เชิงรุก สร้างความไว้วางใจ

รักษาน้ำเสียงของคุณไว้ในเช็ค

อีเมลไม่มีการแสดงออกทางสีหน้า นั่นหมายความว่าการเสียดสีและมุกตลกอาจเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว รักษาสิ่งที่สุภาพ เป็นกลาง และเป็นมืออาชีพ หากคุณหงุดหงิด โปรดสละเวลาสักครู่ก่อนที่จะส่ง มันสร้างความแตกต่างอย่างมาก

อย่าหักโหม CC และตอบกลับทั้งหมด

คิดก่อน CC หรือกด "ตอบกลับทั้งหมด" รวมเฉพาะผู้ที่ต้องการอีเมลจริงๆ ไม่อย่างนั้น คุณก็แค่ทำให้กล่องจดหมายยุ่งเหยิงและเพื่อนร่วมงานที่น่ารำคาญ

สิ่งที่แนบมาและลิงค์

ไม่มีอะไรจะแย่ไปกว่าการพูดว่า “ดูไฟล์แนบ” แล้วลืมแนบไฟล์ หรือส่งลิงค์ที่ใช้งานไม่ได้ ตรวจสอบอีกครั้งก่อนกดปุ่มส่งเสมอ การยืนยันหนึ่งวินาทีจะบันทึกอีเมลห้าฉบับในภายหลัง

ดูชั่วโมง

ส่งอีเมลเวลา 02.00 น.? นั่นเป็นที่ยอมรับ อย่าคาดหวังคำตอบทันที เคารพเวลาและขอบเขตของผู้คน

เก็บเป็นความลับ

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมีความละเอียดอ่อน ตรวจสอบที่อยู่อีกครั้งและให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้อง คลิกผิดเพียงครั้งเดียว ทันใดนั้นมันก็ยุ่งเหยิง

ตัวอย่างในชีวิตจริง

ลูกค้าขออัปเดตโครงการเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว มันจะง่ายที่จะพิมพ์:

“โครงการเรียบร้อยดี จะอัปเดตในภายหลัง”

หรืออาจเขียนได้ดังนี้:

“สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ที่มาของโครงการมีดังนี้: [สรุป] ขั้นตอนถัดไป: [รายการ] เรากำลังดำเนินการในวันที่ [date] โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ”

ความแตกต่างใหญ่ใช่มั้ย? คนหนึ่งเป็นคนสบายๆ และไม่ใส่ใจ อีกคนชัดเจน สุภาพ และเป็นมืออาชีพ ลูกค้าแจ้งให้ทราบล่วงหน้า.

อีกครั้งมีคนส่งมุกตลกให้ทั้งทีม ไม่จำเป็นและถูกละเลย อีเมลระดับมืออาชีพเน้นประเด็น

การปรับเปลี่ยนเล็กน้อย ผลกระทบที่ยิ่งใหญ่

• แบ่งย่อหน้ายาวๆ
• ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับรายการ
• รักษาโทนเสียงให้เป็นกลาง
• ตรวจสอบเอกสารแนบ
• ตอบสนองในเวลาที่เหมาะสม

ทั้งหมดนี้อาจดูชัดเจนแต่ก็สำคัญจริงๆ การปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ เช่น การแก้ไขหัวเรื่อง สามารถเปลี่ยนวิธีการรับอีเมลของคุณได้อย่างสิ้นเชิง

ปิดข้อมูลเชิงลึก

มารยาททางอีเมลธุรกิจไม่ได้เกี่ยวกับการเป็นมืออาชีพ เป็นเรื่องเกี่ยวกับความชัดเจน สุภาพ และทำให้อีกฝ่ายตอบกลับได้ง่าย ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ ไม่กี่ข้อ แล้วทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น ทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น และคุณจะเป็นมืออาชีพ การมีอีเมลและโฮสติ้งที่เชื่อถือได้จาก MilesWeb ยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อความของคุณส่งถึงกล่องจดหมายที่ถูกต้องโดยไม่มีปัญหาใดๆ

อีเมลที่ชาญฉลาดและสุภาพจะแสดงให้คุณเห็นคุณค่าของเวลาของคุณและพวกเขา นั่นคือสิ่งที่ดูเหมือนเป็นมืออาชีพ จริงๆ ทำให้เป็นเรื่องง่าย ทำให้สุภาพ แล้วอีเมลของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อคุณจริงๆ ไม่ใช่ขัดต่อความพยายามของคุณ