E-mail. Sunt peste tot. Și dacă conduceți o afacere – sau chiar faceți parte dintr-o echipă, știți că un e-mail scris prost vă poate face să arăți neglijent sau neprofesionist. Spre deosebire de un mesaj de chat sau text, e-mailurile rămân. Pentru totdeauna. O singură linie neglijentă poate lăsa pe cineva confuz sau frustrat și, brusc, dai impresia că nu este important pentru tine. Folosirea serviciilor de e-mail profesionale vă poate ajuta să evitați aceste probleme și să vă asigurați că mesajele dvs. arată bine de fiecare dată.

ssssObținerea corectă a etichetei prin e-mail nu înseamnă a fi formal sau robotic. Este vorba despre a vă face mesajele clare, respectuoase și ușor de aplicat. Și adesea, câteva mici modificări pot face o mare diferență. Asocierea unei configurații puternice de e-mail cu un domeniu de preț scăzut pentru afacerea dvs. vă oferă, de asemenea, credibilitate, menținând în același timp costurile gestionabile.

Utilizați o adresă de e-mail profesională

În primul rând, adresa dvs. de e-mail contează. Oamenii observă. Dacă încă folosiți ceva de genul [email protected] pentru afaceri, nu mai utilizați. Păstrați-o simplu. De obicei, numele dvs., poate o inițială de mijloc, plus domeniul companiei dvs. funcționează cel mai bine

[email protected] Curat, profesionist, fără numere sau porecle ciudate. Este primul mic spor de credibilitate pe care îl vede cineva înainte de a vă deschide e-mailul.

Subiecte care le spun de fapt oamenilor ce se întâmplă

Subiectul tău este ca un titlu într-un ziar. Fă-l descriptiv. „Întrebare” sau „Bună ziua” nu sunt suficient de clare. Ceva de genul „Feedback Needed on Q3 Report” sau „Propunere pentru clientul X” funcționează mult mai bine. Oamenii sunt ocupați – trebuie să știe de ce ar trebui să vă deschidă e-mailul imediat.

Începeți cu un salut adecvat

Este ușor să omiteți salutările în e-mailuri, mai ales dacă vă grăbiți. Evită să faci asta. Un simplu „Bună [Nume]” este bine pentru majoritatea e-mailurilor. „Dragă [Nume]” funcționează dacă este mai formal. Evită „Hei”, dacă nu cunoști cu adevărat persoana respectivă. Durează o secundă, dar dă un ton respectuos.

Păstrați e-mailurile clare și la obiect

Nimeni nu vrea să citească un eseu în căsuța de e-mail. Paragrafe scurte, puncte când aveți nevoie de ele și ajungeți la subiect. Nu îngropa ideea principală undeva la mijloc. Claritatea arată că respecti timpul destinatarului. Utilizarea soluțiilor de găzduire și e-mail de încredere ale MilesWeb asigură, de asemenea, că mesajele dvs. sunt livrate fără probleme, astfel încât tot acest efort ajunge cu adevărat la persoana potrivită.

Corectează (Da, serios)

Se întâmplă greșeli de scriere. Toți o facem. Dar dacă e-mailul tău este plin de greșeli, pare neglijent. Sfat rapid: citește-ți e-mailul cu voce tare înainte de a-l trimite — te ajută să descoperi frazele incomode, cuvintele lipsă și greșelile evidente. Un minut de corectare poate preveni stânjeneala ulterioară.

Închideți-vă profesional

Semnătura ta nu este doar cireașa de pe tort. Le comunică oamenilor cine ești, care este jobul tău și cum să te contactezi. Păstrați-l simplu: nume, titlu, companie, telefon/e-mail. Un link către site-ul dvs. este de asemenea bine. Nu aveți nevoie de un citat dintr-o carte aici - cu adevărat, săriți peste ghilimele.

Răspunsul contează

Nu lăsa oamenii spânzurați. Chiar dacă încă nu puteți răspunde complet, un rapid „Am înțeles, va urma până la [data]” este mai bun decât tăcerea radioului. Răspunsul proactiv creează încredere.

Păstrează-ți tonul sub control

E-mailurile nu au expresii faciale. Asta înseamnă că sarcasmul și glumele pot merge rapid în lateral. Păstrați lucrurile politicoase, neutre și profesioniste. Dacă sunteți frustrat, luați un minut înainte de a trimite. Face o mare diferență.

Nu exagerați CC și răspundeți tuturor

Gândește-te înainte de a CC sau a apăsa „Răspunde tuturor”. Includeți numai persoanele care au nevoie de e-mail. În caz contrar, doar aglomerați căsuțele de e-mail și îi enerviți pe colegi.

Atasamente si Link-uri

Nimic nu este mai rău decât să spui „vezi atașat” și să uiți să atașezi fișierul. Sau trimiterea unui link care nu funcționează. Verificați întotdeauna înainte de a apăsa trimite. O secundă de verificare salvează cinci e-mailuri mai târziu.

Urmăriți Orele

Trimiteți e-mailuri la 2 AM? Asta e acceptabil. Doar nu vă așteptați la un răspuns imediat. Respectați timpul și limitele oamenilor.

Păstrați-l confidențial

Informațiile sensibile sunt sensibile. Verificați de două ori adresele și asigurați-vă că trimiteți către persoana potrivită. Un clic greșit și dintr-o dată este o mizerie.

Exemple în viața reală

Un client a cerut o actualizare a proiectului săptămâna trecută. Ar fi fost ușor să tastezi:

"Proiectul este bine. Se va actualiza mai târziu."

Sau, ar putea fi scris astfel:

„Bună [Client Name], iată unde se află proiectul: [rezumat]. Următorii pași: [listă]. Suntem pe drumul cel bun pentru [data]. Anunțați-mă dacă aveți întrebări.”

Mare diferență, nu? Unul este dezinvolt și neglijent. Celălalt este clar, politicos și profesionist. Clientii noteaza.

Altă dată, cineva a trimis o glumă întregii echipe. Nu a fost necesar și a fost ignorat. E-mailurile profesionale rămân la obiect.

Mici ajustări, impact mare

• Despărțiți paragrafele lungi.
• Folosiți marcatori pentru liste.
• Păstrați tonul neutru.
• Verificați atașamentele.
• Răspundeți în timp util.

Toate acestea ar putea părea evidente, dar contează cu adevărat. O mică modificare, cum ar fi fixarea subiectului, poate schimba complet modul în care este primit e-mailul.

Informații de închidere

Eticheta de e-mail de afaceri nu înseamnă să fii profesionist. Este vorba de a fi clar, de politicos și de a face mai ușor pentru cealaltă persoană să răspundă. Respectați câteva reguli simple și lucrurile se desfășoară mai bine, toată lumea știe ce se întâmplă, iar tu pari profesionist. Având e-mail și găzduire de încredere de la MilesWeb, de asemenea, vă ajută să vă asigurați că mesajele dvs. ajung cu adevărat în căsuța de e-mail potrivită, fără probleme.

Un e-mail inteligent și politicos arată că prețuiești timpul tău și al lor. Așa arată cu adevărat să fii profesionist . Ușurează-l, fă-l politicos, iar e-mailurile tale vor funcționa în favoarea ta, nu împotriva eforturilor tale.