E-mail. Mereka ada dimana-mana. Dan jika Anda menjalankan bisnis—atau bahkan hanya bagian dari sebuah tim, Anda tahu bahwa satu email yang ditulis dengan buruk dapat membuat Anda terlihat ceroboh atau tidak profesional. Tidak seperti pesan obrolan atau teks, email tetap ada. Selamanya. Satu kalimat yang ceroboh bisa membuat seseorang bingung atau frustrasi, dan tiba-tiba, Anda memberi kesan bahwa itu tidak penting bagi Anda. Menggunakan layanan email profesional dapat membantu Anda menghindari masalah ini dan memastikan pesan Anda terlihat rapi setiap saat.

ssssMemperbaiki etiket email bukan berarti bersikap formal atau robotik. Ini tentang membuat pesan Anda jelas, penuh hormat, dan mudah ditindaklanjuti. Dan seringkali, beberapa perubahan kecil dapat membuat perbedaan besar. Memasangkan pengaturan email yang kuat dengan domain harga rendah untuk bisnis Anda juga memberi Anda kredibilitas sekaligus menjaga biaya tetap terkendali.

Gunakan Alamat Email Profesional

Hal pertama yang pertama: alamat email Anda penting. Orang-orang memperhatikan. Jika Anda masih menggunakan sesuatu seperti [email protected] untuk bisnis, berhentilah menggunakannya. Tetap sederhana. Biasanya, nama Anda, mungkin inisial tengah, ditambah domain perusahaan Anda berfungsi paling baik

[email protected] Bersih, profesional, tidak ada nomor atau nama panggilan yang aneh. Ini adalah peningkatan kredibilitas kecil pertama yang dilihat siapa pun bahkan sebelum mereka membuka email Anda.

Baris Subjek yang Sebenarnya Memberi Tahu Orang Ada Apa

Baris subjek Anda seperti berita utama di surat kabar. Buatlah deskriptif. “Pertanyaan” atau “Halo” tidak cukup jelas. Sesuatu seperti “Umpan Balik Diperlukan pada Laporan Q3” atau “Proposal untuk Klien X” bekerja jauh lebih baik. Orang-orang sibuk—mereka perlu tahu mengapa mereka harus segera membuka email Anda.

Mulailah Dengan Salam yang Benar

Sangat mudah untuk melewatkan salam di email, terutama jika Anda sedang terburu-buru. Hindari melakukan itu. Ucapan “Hai [Nama]” yang sederhana sudah cukup untuk sebagian besar email. “[Nama] yang terhormat” berfungsi jika lebih formal. Hindari “Hei” kecuali Anda benar-benar mengenal orang tersebut. Memang butuh beberapa detik, tapi itu menghasilkan nada hormat.

Jaga agar Email Jelas dan Langsung pada Intinya

Tidak ada yang mau membaca esai di kotak masuk mereka. Paragraf pendek, poin-poin penting saat Anda membutuhkannya, dan langsung pada intinya. Jangan mengubur gagasan utama di tengah-tengah. Kejelasan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu penerima. Menggunakan solusi hosting dan email MilesWeb yang andal juga memastikan pesan Anda terkirim dengan lancar, sehingga semua upaya tersebut benar-benar sampai ke orang yang tepat.

Koreksi (Ya, Serius)

Terjadi kesalahan ketik. Kita semua melakukannya. Namun jika email Anda penuh dengan kesalahan, maka terlihat asal-asalan. Kiat singkat: bacalah email Anda dengan lantang sebelum mengirim—ini membantu menangkap frasa yang janggal, kata-kata yang hilang, dan kesalahan ketik yang jelas terlihat. Pengoreksian satu menit dapat mencegah rasa malu di kemudian hari.

Keluar Secara Profesional

Tanda tangan Anda bukan sekedar hiasan pada kue. Ini mengkomunikasikan kepada orang-orang siapa Anda, apa pekerjaan Anda, dan bagaimana menghubungi Anda. Sederhanakan: nama, jabatan, perusahaan, telepon/email. Tautan ke situs web Anda juga baik-baik saja. Anda tidak memerlukan kutipan dari buku di sini—tentu saja, lewati saja tanda kutipnya.

Membalas Masalah

Jangan biarkan orang menggantung. Meskipun Anda belum dapat menjawab secara lengkap, kalimat singkat “Saya mengerti, akan ditindaklanjuti paling lambat [tanggal]” lebih baik daripada diam di radio. Menanggapi secara proaktif membangun kepercayaan.

Jaga Nada Anda

Email tidak memiliki ekspresi wajah. Itu berarti sarkasme dan lelucon bisa menyimpang dengan cepat. Jagalah segala sesuatunya tetap sopan, netral, dan profesional. Jika Anda frustrasi, luangkan waktu sebentar sebelum mengirim. Ini membuat perbedaan besar.

Jangan Berlebihan CC dan Balas Semua

Berpikirlah sebelum Anda CC atau tekan “Balas Semua.” Hanya sertakan orang yang benar-benar membutuhkan email tersebut. Jika tidak, Anda hanya akan mengacaukan kotak masuk dan mengganggu rekan kerja.

Lampiran dan Tautan

Tidak ada yang lebih buruk daripada mengatakan “lihat terlampir” dan lupa melampirkan file. Atau mengirimkan tautan yang tidak berfungsi. Selalu periksa ulang sebelum menekan kirim. Verifikasi satu detik akan menyimpan lima email kemudian.

Perhatikan Jamnya

Mengirim email pada jam 2 pagi? Itu bisa diterima. Hanya saja, jangan mengharapkan tanggapan segera. Hargai waktu dan batasan orang lain.

Jaga Kerahasiaannya

Info sensitif itu sensitif. Periksa kembali alamat dan pastikan Anda mengirim ke orang yang tepat. Satu klik salah, dan tiba-tiba jadi berantakan.

Contoh dalam Kehidupan Nyata

Seorang klien meminta pembaruan proyek minggu lalu. Akan mudah untuk mengetik:

"Proyeknya baik-baik saja. Akan diperbarui nanti."

Atau bisa juga ditulis seperti ini:

"Hai [Nama Klien], inilah posisi proyek ini: [ringkasan]. Langkah selanjutnya: [daftar]. Kami berada di jalur yang tepat untuk [tanggal]. Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan."

Perbedaan besar, bukan? Yang satu santai dan ceroboh. Yang lainnya jelas, sopan, dan profesional. Pemberitahuan klien.

Di lain waktu, seseorang mengirimkan lelucon ke seluruh tim. Itu tidak perlu dan diabaikan. Email profesional tetap pada intinya.

Penyesuaian Kecil, Dampak Besar

• Pisahkan paragraf yang panjang.
• Gunakan poin-poin untuk daftar.
• Pertahankan nada netral.
• Periksa lampiran.
• Tanggapi secara tepat waktu.

Semua ini mungkin tampak jelas, tapi ini sangat penting. Perubahan kecil—seperti memperbaiki baris subjek—dapat sepenuhnya mengubah cara email Anda diterima.

Menutup Wawasan

Etiket email bisnis bukanlah tentang menjadi profesional. Ini tentang bersikap jelas, sopan, dan memudahkan orang lain untuk membalas. Patuhi beberapa aturan sederhana, dan segalanya akan berjalan lebih lancar, semua orang tahu apa yang terjadi, dan Anda tampil profesional. Memiliki email dan hosting yang andal dari MilesWeb juga membantu memastikan pesan Anda benar-benar sampai ke kotak masuk yang tepat tanpa masalah.

Email yang cerdas dan sopan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu Anda dan waktu mereka. Seperti itulah sesungguhnya menjadi profesional . Permudah, buatlah sopan, dan email Anda akan benar-benar menguntungkan Anda, bukan merugikan upaya Anda.