E-mail. Są wszędzie. A jeśli prowadzisz firmę — lub nawet jesteś częścią zespołu, wiesz, że jeden źle napisany e-mail może sprawić, że będziesz wyglądać niechlujnie lub nieprofesjonalnie. W przeciwieństwie do wiadomości na czacie lub SMS-a, e-maile pozostają. Na zawsze. Jedna nieostrożna linijka może sprawić, że ktoś będzie zdezorientowany lub sfrustrowany i nagle sprawisz wrażenie, że nie jest to dla ciebie ważne. Korzystanie z profesjonalnych usług e-mailowych może pomóc uniknąć tych problemów i mieć pewność, że Twoje wiadomości będą za każdym razem wyglądać elegancko.

ssss Właściwa etykieta e-mailowa nie polega na tym, aby była ona formalna czy zautomatyzowana. Chodzi o to, aby Twoje wiadomości były jasne, pełne szacunku i łatwe do zastosowania. Często kilka drobnych poprawek może mieć duże znaczenie. Połączenie solidnej konfiguracji poczty e-mail z domeną o niskiej cenie dla Twojej firmy zapewnia również wiarygodność, a jednocześnie pozwala na zarządzanie kosztami.

Użyj profesjonalnego adresu e-mail

Po pierwsze: Twój adres e-mail ma znaczenie. Ludzie zauważają. Jeśli nadal używasz czegoś takiego jak [email protected] w celach biznesowych, przestań go używać. Zachowaj prostotę. Zwykle najlepiej sprawdza się Twoje imię i nazwisko, może środkowy inicjał oraz domena Twojej firmy – np

[email protected] Czysto, profesjonalnie, bez dziwnych numerów i pseudonimów. To pierwszy niewielki wzrost wiarygodności, jaki ktoś widzi, zanim jeszcze otworzy Twój e-mail.

Wiersze tematyczne, które tak naprawdę mówią ludziom, co się dzieje

Twój temat jest jak nagłówek w gazecie. Zrób to opisowo. „Pytanie” lub „Witam” nie jest wystarczająco jasne. Coś w rodzaju „Potrzebna opinia na temat raportu za III kwartał” lub „Propozycja dla Klienta X” działa znacznie lepiej. Ludzie są zajęci — muszą wiedzieć, dlaczego powinni od razu otworzyć Twój e-mail.

Zacznij od odpowiedniego powitania

Łatwo jest pominąć pozdrowienia w e-mailach, zwłaszcza jeśli się spieszysz. Unikaj tego. W przypadku większości e-maili wystarczy proste „Cześć [Imię]”. „Drogi [Imię]” sprawdza się, jeśli jest bardziej formalne. Unikaj „Hej”, chyba że naprawdę znasz tę osobę. Zajmuje to sekundę, ale nadaje ton szacunku.

Dbaj o to, aby e-maile były jasne i na temat

Nikt nie chce czytać eseju w swojej skrzynce odbiorczej. Krótkie akapity, wypunktowania, kiedy ich potrzebujesz, i przejdź do sedna. Nie chowaj głównej idei gdzieś pośrodku. Przejrzystość pokazuje, że szanujesz czas odbiorcy. Korzystanie z niezawodnych rozwiązań hostingowych i poczty e-mail MilesWeb gwarantuje również sprawne dostarczanie wiadomości, dzięki czemu cały wysiłek faktycznie dotrze do właściwej osoby.

Korekta (tak, poważnie)

Literówki się zdarzają. Wszyscy to robimy. Ale jeśli Twój e-mail jest pełen błędów, wygląda na nieostrożny. Szybka wskazówka: przeczytaj e-mail na głos przed wysłaniem — pomoże to wyłapać niezręczne sformułowania, brakujące słowa i oczywiste literówki. Minutowa korekta może zapobiec późniejszemu zakłopotaniu.

Wyloguj się profesjonalnie

Twój podpis to nie tylko wisienka na torcie. Komunikuje ludziom, kim jesteś, jaka jest twoja praca i jak się z tobą skontaktować. Zachowaj prostotę: imię i nazwisko, stanowisko, firma, telefon/e-mail. Link do Twojej witryny internetowej też jest w porządku. Nie potrzebujesz tutaj cytatu z książki – naprawdę, pomiń cytaty.

Odpowiadanie ma znaczenie

Nie zostawiaj ludzi w zawieszeniu. Nawet jeśli nie możesz jeszcze odpowiedzieć w pełni, szybkie „Rozumiem, skontaktuję się z Tobą do [data]” jest lepsze niż cisza radiowa. Aktywne reagowanie buduje zaufanie.

Trzymaj swój ton pod kontrolą

E-maile nie mają mimiki. Oznacza to, że sarkazm i żarty mogą szybko odejść w niepamięć. Zachowuj się kulturalnie, neutralnie i profesjonalnie. Jeśli jesteś sfrustrowany, poświęć chwilę przed wysłaniem. To robi dużą różnicę.

Nie przesadzaj CC i odpowiadaj wszystkim

Pomyśl, zanim napiszesz CC lub naciśnij „Odpowiedz wszystkim”. Uwzględnij tylko osoby, które rzeczywiście potrzebują wiadomości e-mail. W przeciwnym razie po prostu zaśmiecisz skrzynki odbiorcze i denerwujesz współpracowników.

Załączniki i linki

Nie ma nic gorszego niż powiedzenie „patrz załącznik” i zapomnienie o załączeniu pliku. Lub wyślij link, który nie działa. Zawsze sprawdź dwukrotnie przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”. Jedna sekunda weryfikacji pozwala zaoszczędzić pięć e-maili później.

Obejrzyj Godziny

Wysyłasz e-maile o 2 w nocy? To dopuszczalne. Tylko nie oczekuj natychmiastowej reakcji. Szanuj czas i granice innych ludzi.

Zachowaj to w tajemnicy

Wrażliwe informacje są wrażliwe. Dokładnie sprawdź adresy i upewnij się, że wysyłasz do właściwej osoby. Jedno błędne kliknięcie i nagle panuje bałagan.

Przykłady z prawdziwego życia

W zeszłym tygodniu klient poprosił o aktualizację projektu. Łatwo byłoby wpisać:

"Projekt jest w porządku. Zaktualizuję później."

Lub można to zapisać w ten sposób:

"Witam [nazwa klienta], oto etap projektu: [podsumowanie. Kolejne kroki: [lista]. Jesteśmy na dobrej drodze do [data. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania."

Duża różnica, prawda? Jeden jest przypadkowy i nieostrożny. Drugi jest jasny, uprzejmy i profesjonalny. Klienci zauważają.

Innym razem ktoś wysłał żart całemu zespołowi. Nie było to konieczne i zostało zignorowane. Profesjonalne e-maile trzymają się sedna.

Małe korekty, duży wpływ

• Podziel długie akapity.
• W przypadku list używaj wypunktowań.
• Zachowaj neutralny ton.
• Sprawdź załączniki.
• Odpowiadaj w odpowiednim czasie.

Wszystko to może wydawać się oczywiste, ale naprawdę ma znaczenie. Drobna zmiana, np. poprawka tematu, może całkowicie zmienić sposób odbierania wiadomości e-mail.

Podsumowanie podsumowań

Etykieta poczty elektronicznej w biznesie nie polega na zachowaniu profesjonalizmu. Chodzi o to, aby wyrażać się jasno, uprzejmie i ułatwiać drugiej osobie udzielenie odpowiedzi. Trzymaj się kilku prostych zasad, a wszystko pójdzie gładko, wszyscy będą wiedzieć, co się dzieje, a Ty będziesz sprawiać wrażenie profesjonalisty. Posiadanie niezawodnej poczty e-mail i hostingu w MilesWeb pomaga również mieć pewność, że Twoje wiadomości rzeczywiście dotrą do właściwej skrzynki odbiorczej bez żadnych problemów.

Inteligentny i uprzejmy e-mail pokazuje, że cenisz swój i ich czas. Tak naprawdę wygląda bycie profesjonalistą . Ułatw to sobie i uprzejmie, a Twoje e-maile będą faktycznie działać na Twoją korzyść, a nie wbrew Twoim wysiłkom.