Электронная почта. Они повсюду. А если вы управляете бизнесом или даже просто являетесь частью команды, вы знаете, что одно плохо написанное электронное письмо может заставить вас выглядеть неряшливо или непрофессионально. В отличие от сообщений чата или текстовых сообщений, электронные письма остаются. Навсегда. Одна небрежная фраза может сбить с толку или расстроить кого-то, и внезапно у вас создастся впечатление, что для вас это не важно. Использование профессиональных служб электронной почты поможет вам избежать этих проблем и гарантировать, что ваши сообщения всегда будут выглядеть безупречно.

ssssПравильный этикет электронной почты не означает формальности или роботизации. Речь идет о том, чтобы ваши сообщения были ясными, уважительными и простыми в исполнении. И часто несколько небольших изменений могут иметь большое значение. Сочетание надежной системы электронной почты с дешевым доменом для вашего бизнеса также повышает доверие к вам, сохраняя при этом управляемость расходов.

Используйте профессиональный адрес электронной почты

Перво-наперво: ваш адрес электронной почты имеет значение. Люди замечают. Если вы все еще используете что-то вроде [email protected] для бизнеса, прекратите его использовать. Будьте проще. Обычно лучше всего использовать ваше имя, возможно, отчество, а также домен вашей компании, например

[email protected] Чисто, профессионально, без странных цифр и прозвищ. Это первое небольшое повышение доверия, которое кто-либо увидит еще до того, как откроет ваше электронное письмо.

Темы, которые на самом деле говорят людям, что происходит

Ваша тема похожа на заголовок в газете. Сделайте это описательным. «Вопрос» или «Здравствуйте» недостаточно ясны. Что-то вроде «Необходим отзыв по отчету за третий квартал» или «Предложение для клиента X» работает гораздо лучше. Люди заняты — им нужно знать, почему им следует сразу же открыть ваше письмо.

Начните с правильного приветствия

Поздравления в электронных письмах легко пропустить, особенно если вы спешите. Избегайте этого. Простое «Привет, [Имя]» подойдет для большинства писем. «Дорогой [Имя]» подойдет, если оно более формальное. Избегайте «Привет», если вы действительно не знаете этого человека. Это занимает секунду, но задает уважительный тон.

Держите электронные письма ясными и по существу

Никто не хочет читать эссе в своем почтовом ящике. Короткие абзацы, пункты списка, когда они вам нужны, и переходите к сути. Не хороните главную идею где-то посередине. Ясность показывает, что вы уважаете время получателя. Использование надежного хостинга и решений электронной почты MilesWeb также гарантирует бесперебойную доставку ваших сообщений, поэтому все усилия действительно достигают нужного человека.

Корректура (да, серьезно)

Опечатки случаются. Мы все это делаем. Но если ваше письмо полно ошибок, оно выглядит небрежным. Совет: прочитайте электронное письмо вслух перед отправкой — это поможет обнаружить неловкие фразы, пропущенные слова и очевидные опечатки. Минутная корректура может предотвратить последующие затруднения.

Выйдите из системы профессионально

Ваша подпись не просто вишенка на торте. Он сообщает людям, кто вы, какая у вас работа и как с вами связаться. Будьте проще: имя, должность, компания, телефон/электронная почта. Ссылка на ваш сайт тоже подойдет. Здесь вам не нужна цитата из книги — действительно, пропустите цитаты.

Ответ имеет значение

Не оставляйте людей в подвешенном состоянии. Даже если вы пока не можете ответить полностью, быстрое «Понял, ответим до [дата]» лучше, чем молчание по радио. Проактивное реагирование укрепляет доверие.

Держите свой тон под контролем

В электронных письмах нет выражений лица. Это означает, что сарказм и шутки могут быстро выйти из-под контроля. Ведите себя вежливо, нейтрально и профессионально. Если вы расстроены, уделите минуту перед отправкой. Это имеет большое значение.

Не переусердствуйте с CC и отвечайте всем

Подумайте, прежде чем отправлять копию или нажимать «Ответить всем». Включайте только тех людей, которым действительно нужна электронная почта. В противном случае вы просто захламляете почтовые ящики и раздражаете коллег.

Вложения и ссылки

Нет ничего хуже, чем сказать «см. прикрепленный файл» и забыть прикрепить файл. Или отправить ссылку, которая не работает. Всегда проверяйте дважды, прежде чем нажать «Отправить». Одна секунда проверки позволяет сохранить пять писем позже.

Следите за часами

Отправляете электронные письма в 2 часа ночи? Это приемлемо. Только не ждите немедленного ответа. Уважайте время и границы людей.

Держите это в секрете

Конфиденциальная информация конфиденциальна. Еще раз проверьте адреса и убедитесь, что отправляете нужному человеку. Один неверный щелчок, и вдруг начинается бардак.

Примеры из реальной жизни

На прошлой неделе клиент запросил обновленную информацию о проекте. Было бы легко напечатать:

"Проект в порядке. Обновлю позже."

Или это можно было бы написать так:

"Привет, [имя клиента], вот состояние проекта: [сводка]. Следующие шаги: [список]. Мы находимся на правильном пути к [дата]. Если у вас возникнут вопросы, дайте мне знать".

Большая разница, правда? Один случайен и небрежен. Другой — ясный, вежливый и профессиональный. Клиенты замечают.

В другой раз кто-то прислал шутку всей команде. В этом не было необходимости, и его проигнорировали. Профессиональные электронные письма соответствуют сути.

Маленькие корректировки, большое влияние

• Разбивайте длинные абзацы.
• Используйте пункты списка для списков.
• Сохраняйте нейтральный тон.
• Проверьте вложения.
• Реагируйте своевременно.

Все это может показаться очевидным, но это действительно важно. Небольшая настройка — например, исправление темы — может полностью изменить способ получения вашей электронной почты.

Заключительные выводы

Этикет деловой переписки не предполагает профессионализма. Речь идет о том, чтобы быть ясным, вежливым и облегчить собеседнику возможность ответить. Придерживайтесь нескольких простых правил, и все пойдет более гладко, все будут знать, что происходит, и вы станете профессионалом. Наличие надежной электронной почты и хостинга от MilesWeb также помогает гарантировать, что ваши сообщения без проблем дойдут до нужного почтового ящика.

Умное и вежливое электронное письмо покажет, что вы цените свое и их время. Вот как на самом деле выглядит профессионализм . Сделайте это простым, вежливым, и ваши электронные письма будут работать в вашу пользу, а не против ваших усилий.