이메일. 그들은 어디에나 있습니다. 비즈니스를 운영하고 있거나 팀의 일원일지라도 잘못 작성된 이메일 하나가 당신을 엉성하거나 비전문적으로 보이게 만들 수 있다는 것을 알고 있습니다. 채팅 메시지나 문자와 달리 이메일은 그대로 유지됩니다. 영원히. 부주의한 대사 하나가 누군가를 혼란스럽게 하거나 좌절하게 만들 수 있으며, 갑자기 그것이 자신에게 중요하지 않다는 인상을 줍니다. 전문 이메일 서비스를 사용하면 이러한 문제를 방지하고 메시지가 항상 깔끔하게 보이도록 할 수 있습니다.

ssss이메일 에티켓을 올바르게 지키는 것은 격식을 차리거나 로봇처럼 행동하는 것이 아닙니다. 메시지를 명확하고 정중하며 실행하기 쉽게 만드는 것이 중요합니다. 그리고 종종 몇 가지 작은 조정이 큰 차이를 만들 수 있습니다. 귀하의 비즈니스를 위해 강력한 이메일 설정과 저렴한 가격의 도메인을 결합하면 비용을 관리하기 쉽게 유지하면서 신뢰성을 얻을 수 있습니다.

전문 이메일 주소를 사용하세요

가장 먼저 해야 할 일: 귀하의 이메일 주소가 중요합니다. 사람들은 알아차립니다. 아직도 [email protected]과 같은 서비스를 업무용으로 사용하고 있다면 사용을 중단하세요. 간단하게 유지하세요. 일반적으로 이름, 중간 이니셜, 회사 도메인이 가장 적합합니다.

[email protected] 깔끔하고 전문적이며 이상한 번호나 별명이 없습니다. 이는 이메일을 열기도 전에 누구든지 처음으로 보게 되는 작은 신뢰도 향상입니다.

사람들에게 실제로 무슨 일이 일어나는지 알려주는 제목

제목은 신문의 헤드라인과 같습니다. 설명적으로 작성하세요. "질문" 또는 "안녕하세요"가 충분히 명확하지 않습니다. "3분기 보고서에 필요한 피드백" 또는 "클라이언트 X에 대한 제안"과 같은 것이 훨씬 더 효과적입니다. 사람들은 바쁘기 때문에 이메일을 즉시 열어야 하는 이유를 알아야 합니다.

적절한 인사말로 시작하세요

특히 바쁘다면 이메일에서 인사말을 건너뛰기 쉽습니다. 그렇게하지 마십시오. 대부분의 이메일에는 간단한 "안녕하세요 [이름]"이 적합합니다. 좀 더 격식을 차린 표현이라면 “Dear [Name]”이 적합합니다. 실제로 그 사람을 알지 않는 한 "안녕"이라는 말은 피하세요. 시간은 조금 걸리지만 정중한 분위기를 조성합니다.

이메일을 명확하고 요점을 명확하게 유지하세요

아무도 자신의 편지함에서 에세이를 읽고 싶어하지 않습니다. 짧은 단락, 필요할 때 글머리 기호를 사용하고 요점을 파악하세요. 주요 아이디어를 중간 어딘가에 묻어두지 마십시오. 명확성은 받는 사람의 시간을 존중한다는 것을 보여줍니다. MilesWeb의 안정적인 호스팅 및 이메일 솔루션을 사용하면 메시지가 원활하게 전달되므로 모든 노력이 실제로 올바른 사람에게 전달됩니다.

교정(예, 진지하게)

오타가 발생합니다. 우리 모두는 그것을 합니다. 하지만 이메일에 실수가 가득하다면 부주의해 보입니다. 빠른 팁: 이메일을 보내기 전에 소리내어 읽어보세요. 어색한 문구, 누락된 단어, 눈에 띄는 오타를 찾는 데 도움이 됩니다. 1분만 교정하면 나중에 당황스러운 일을 예방할 수 있습니다.

전문적으로 로그오프

귀하의 서명은 단순한 케이크 장식이 아닙니다. 이는 귀하가 누구인지, 귀하의 직업이 무엇인지, 귀하에게 연락하는 방법을 사람들에게 알려줍니다. 이름, 직위, 회사, 전화/이메일 등 간단하게 유지하세요. 귀하의 웹 사이트에 대한 링크도 괜찮습니다. 여기에는 책의 인용문이 필요하지 않습니다. 실제로 인용문은 건너뛰세요.

회신 문제

사람들을 매달아 두지 마십시오. 아직 완전히 대답할 수 없더라도 "알겠습니다. [날짜]까지 후속 조치를 취하겠습니다."라고 짧게 말하는 것이 무음보다 낫습니다. 적극적으로 대응하면 신뢰가 쌓입니다.

자신의 어조를 점검하세요

이메일에는 표정이 없습니다. 이는 풍자와 농담이 옆으로 빨리 갈 수 있다는 것을 의미합니다. 정중하고 중립적이며 전문적인 태도를 유지하십시오. 실망스러우면 보내기 전에 잠시 시간을 내십시오. 그것은 큰 차이를 만듭니다.

CC를 과도하게 사용하지 말고 모두 답장하세요.

참조에 넣거나 '전체답장'을 누르기 전에 생각해보세요. 실제로 이메일이 필요한 사람만 포함하세요. 그렇지 않으면 받은 편지함은 어수선해지고 동료는 짜증나게 됩니다.

첨부 파일 및 링크

"첨부 파일을 참조하세요"라고 말하고 파일 첨부를 잊어버리는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 또는 작동하지 않는 링크를 보냅니다. 보내기를 누르기 전에 항상 다시 확인하세요. 1초의 확인으로 나중에 5개의 이메일을 절약할 수 있습니다.

영업시간을 확인하세요

새벽 2시에 이메일을 보내나요? 그것은 허용됩니다. 즉각적인 응답을 기대하지 마십시오. 사람들의 시간과 경계를 존중하십시오.

기밀로 유지하세요

민감한 정보는 민감합니다. 주소를 다시 확인하고 올바른 사람에게 보내고 있는지 확인하세요. 한 번 잘못 클릭하면 갑자기 엉망이 됩니다.

실생활의 예

지난주에 한 고객이 프로젝트 업데이트를 요청했습니다. 다음과 같이 입력하는 것이 쉬웠을 것입니다.

"이 프로젝트는 괜찮습니다. 나중에 업데이트하겠습니다."

또는 다음과 같이 작성할 수도 있습니다.

"[클라이언트 이름]님, 안녕하세요. 프로젝트의 현재 위치는 다음과 같습니다. [요약]. 다음 단계: [목록]. [날짜]까지 진행 중입니다. 궁금한 점이 있으면 알려주세요."

큰 차이죠? 하나는 캐주얼하고 부주의합니다. 다른 하나는 명확하고 정중하며 전문적입니다. 클라이언트는 통지합니다.

또 한번은 누군가가 팀 전체에 농담을 보냈습니다. 그럴 필요도 없었고 무시당했습니다. 전문적인 이메일은 요점을 고수합니다.

작은 조정으로 큰 효과

• 긴 단락을 나누십시오.
• 목록에는 글머리 기호를 사용하세요.
• 톤을 중립적으로 유지하세요.
• 첨부파일을 확인하세요.
• 적시에 응답하십시오.

이 모든 것이 당연해 보일 수도 있지만 정말 중요합니다. 제목 줄 수정과 같은 작은 조정만으로도 이메일 수신 방식이 완전히 바뀔 수 있습니다.

마무리 인사이트

비즈니스 이메일 에티켓은 전문적인 태도에 관한 것이 아닙니다. 명확하고 정중하며 상대방이 쉽게 대답할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 몇 가지 간단한 규칙을 지키면 일이 더 원활하게 진행되고 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 있는지 알게 되며 당신은 전문가처럼 보입니다. MilesWeb에서 신뢰할 수 있는 이메일과 호스팅을 사용하면 메시지가 실제로 문제 없이 올바른 받은 편지함에 도달하는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

똑똑하고 정중한 이메일은 당신이 당신의 시간과 그들의 시간을 소중히 여긴다는 것을 보여줍니다. 그것이 바로 전문가가 되는 모습입니다 . 쉽고 정중하게 작성하면 이메일이 실제로 귀하의 노력에 반하는 것이 아니라 귀하에게 유리하게 작용할 것입니다.